Постановление Правительства Вологодской области от 26 августа 2013 г. N 862 "Об автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области"

С изменениями и дополнениями от:

25 ноября 2013 г.

Правительство области постановляет:

ГАРАНТ:

Пункт 1 настоящего постановления вступает в силу с 1 января 2014 г.

1. Утвердить прилагаемое Положение об автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области.

2. Комитету информационных технологий и телекоммуникаций области обеспечить ввод в эксплуатацию автоматизированной системы электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области с 1 января 2014 года.

3. Определить Комитет информационных технологий и телекоммуникаций области (Никуличев А.А.) координатором автоматизированной системы электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области.

4. Определить бюджетное учреждение в сфере информационных технологий Вологодской области "Центр информационных технологий" оператором автоматизированной системы электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области.

ГАРАНТ:

Пункт 5 настоящего постановления вступает в силу с 1 января 2014 г.

5. Постановление Правительства области от 29 мая 2012 года N 536 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области" признать утратившим силу.

6. Контроль за исполнением пункта 2 настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора области А.Ю. Макаровского.

Справку об исполнении постановления представить к 15 февраля 2014 года.

Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия, за исключением пунктов 1 и 5, которые вступают в силу с 1 января 2014 года.

Губернатор области

О.А. Кувшинников

ГАРАНТ:

Пункт 1, утвердивший настоящее Положение, вступает в силу с 1 января 2014 г.

Положение
об автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области
(далее - Положение)
(утв. постановлением Правительства области от 26 августа 2013 г. N 862)

С изменениями и дополнениями от:

25 ноября 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение регулирует вопросы организации и функционирования автоматизированной системы электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области (далее так же - АСЭД).

1.2. Основные понятия, используемые в настоящем Положении:

АСЭД - государственная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме обмен служебными документами и информацией между Губернатором области, членами Правительства области, структурными подразделениями Правительства области и органами исполнительной государственной власти области (далее - участники автоматизированной системы электронного документооборота);

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - движение электронных документов в АСЭД с момента их ввода в АСЭД участниками автоматизированной системы электронного документооборота или с момента их получения участниками автоматизированной системы электронного документооборота до завершения исполнения и отправки ответа адресату;

пользователь - лицо, непосредственно осуществляющее отправку, получение, обработку и хранение электронных документов и информации в АСЭД.

1.3. АСЭД организуется в целях сокращения сроков обмена служебными документами и информацией между Губернатором области, членами Правительства области, структурными подразделениями Правительства области и органами исполнительной государственной власти области.

II. Функции оператора АСЭД

Оператор АСЭД осуществляет следующие функции:

обеспечение бесперебойной работы программно-технических средств АСЭД;

технологическое сопровождение АСЭД;

создание учетных записей для пользователей;

обеспечение защиты информации в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

III. Функции координатора АСЭД

Координатор АСЭД осуществляет следующие функции:

организационно-методическое обеспечение функционирования АСЭД;

разрабатывает и утверждает инструкцию по работе в АСЭД;

осуществляет контроль за функционированием АСЭД.

IV. Общий порядок работы в АСЭД

4.1. Информационный обмен в АСЭД осуществляется по открытым каналам связи с использованием средств криптозащиты, сертифицированных Федеральной службой по техническому и экспортному контролю.

4.2. Электронные документы обрабатываются и хранятся в АСЭД.

Составление и оформление проектов электронных документов осуществляются в соответствии с правовыми актами участника автоматизированной системы электронного документооборота, регулирующими вопросы организации делопроизводства.

Передача и хранение электронных документов в АСЭД осуществляются вместе с их регистрационными данными: датой создания, регистрационным номером.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Вологодской области от 25 ноября 2013 г. N 1184 в пункт 4.3 раздела IV настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. При осуществлении документооборота в АСЭД не допускается хранение, обработка и обмен электронными документами, содержащими сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную охраняемую законом тайну.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, учитываются в АСЭД путем заведения регистрационной карточки с описанием краткого содержания документа без раскрытия информации ограниченного распространения.

4.4. Правила взаимодействия между участниками автоматизированной системы электронного документооборота при работе с документами в АСЭД устанавливаются в Порядке взаимодействия участников автоматизированной системы электронного документооборота области в АСЭД (приложение 1 к настоящему Положению).

V. Порядок предоставления доступа к АСЭД

5.1. Доступ участников к автоматизированной системе электронного документооборота осуществляется через уникальные учетные записи, создаваемые для каждого пользователя.

Ответственность за сохранение паролей к учетным записям пользователей в тайне несут пользователи и оператор АСЭД.

5.2. Предоставление доступа пользователям к АСЭД производится оператором АСЭД на основании письменной заявки участника автоматизированной системы электронного документооборота, составленной по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению, в течение десяти рабочих дней со дня поступления указанной заявки оператору АСЭД.

Изменение учетных записей пользователей производится оператором АСЭД на основании отправленной посредством АСЭД заявки участника автоматизированной системы электронного документооборота, составленной по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению, в течение пяти рабочих дней со дня поступления указанной заявки оператору АСЭД.

5.3. Пользователи получают доступ к электронным документам, по отношению к которым они являются отправителем или получателем.

5.4. На период временного отсутствия пользователя доступ к входящим и исходящим электронным документам такого пользователя передается оператором АСЭД другому пользователю, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего пользователя, на основании заявки участника автоматизированной системы электронного документооборота по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению. Участник автоматизированной системы электронного документооборота направляет оператору АСЭД указанную заявку посредством АСЭД не позднее чем за два рабочих дня до наступления даты, с которой начинается исполнение обязанностей отсутствующего пользователя.

5.5. Оператор АСЭД в течение двух дней со дня поступления заявки, указанной в пункте 5.4 настоящего Положения, предоставляет доступ к электронным документам временно отсутствующего пользователя пользователю, указанному в заявке, и незамедлительно уведомляет об этом посредством АСЭД участника автоматизированной системы электронного документооборота.

VI. Порядок прекращения доступа к АСЭД

6.1. Доступ пользователей к АСЭД прекращается на основании заявки участника автоматизированной системы электронного документооборота, составленной по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.

6.2. В заявке указывается одно из следующих оснований прекращения доступа к АСЭД:

увольнение пользователя из органа исполнительной государственной власти области;

перевод пользователя на должность, не связанную с использованием АСЭД.

6.3. Заявка на прекращение доступа к АСЭД направляется оператору АСЭД посредством АСЭД не позднее трех рабочих дней до дня наступления события, указанного в пункте 6.2 настоящего Положения.

6.4. Оператор АСЭД в течение трех дней со дня поступления заявки, указанной в пункте 6.3 настоящего Положения, прекращает доступ к АСЭД указанного в заявке пользователя, о чем незамедлительно уведомляет посредством АСЭД участника автоматизированной системы электронного документооборота.

Приложение 1
к Положению

Порядок
взаимодействия участников автоматизированной системы электронного документооборота в АСЭД
(далее - Порядок)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает общие правила взаимодействия участников автоматизированной системы электронного документооборота при работе в АСЭД.

1.2. Участники автоматизированной системы электронного документооборота в АСЭД осуществляют работу со следующими видами документов:

входящие документы - электронные документы, поступившие участнику автоматизированной системы электронного документооборота от другого участника автоматизированной системы электронного документооборота;

исходящие документы - электронные документы, создаваемые пользователем для отправки в адрес участника автоматизированной системы электронного документооборота через АСЭД.

Понятия, используемые в настоящем Порядке, применяются в том же значении, в каком они определены в Положении об автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области.

1.3. Настоящий Порядок является обязательным для исполнения всеми участниками автоматизированной системы электронного документооборота.

1.4. На участника автоматизированной системы электронного документооборота возлагаются следующие функции:

использование АСЭД при обмене документами с другими участниками автоматизированной системы электронного документооборота;

своевременная проверка наличия документов, поступающих к участнику автоматизированной системы электронного документооборота в АСЭД.

1.5. По вопросам, связанным с отправкой, получением и обработкой входящих и исходящих документов посредством АСЭД, не урегулированным настоящим Порядком, применяются правовые акты участников автоматизированной системы электронного документооборота, регулирующие вопросы организации делопроизводства.

II. Работа с входящими документами

2.1. При поступлении входящих документов участник автоматизированной системы электронного документооборота:

проводит проверку соответствия участника автоматизированной системы электронного документооборота адресату, указанному во входящем документе, а также проверку наличия приложений, указанных в тексте входящего документа (проверку полноты вложения);

регистрирует входящий документ в АСЭД и принимает его к рассмотрению и исполнению.

2.2. Проверка наличия вновь поступивших в АСЭД входящих документов осуществляется:

первый раз - не позднее 30 минут после начала рабочего дня,

в течение рабочего дня - с интервалом не более 30 минут,

последний раз - не более чем за 30 минут перед окончанием рабочего дня.

III. Работа с исходящими документами

3.1. В целях направления исходящего документа участник автоматизированной системы электронного документооборота регистрирует проект исходящего документа в АСЭД в соответствии с утвержденной координатором АСЭД инструкцией по работе в АСЭД.

3.2. При создании проекта исходящего документа в АСЭД участник автоматизированной системы электронного документооборота определяет список согласующих лиц, подписывающее лицо и направляет указанный проект документа на согласование.

3.3. После согласования проекта исходящего документа в АСЭД участник автоматизированной системы электронного документооборота в тот же день регистрирует исходящий документ в АСЭД, прикрепляет электронный образ документа с подписью руководителя, полученного путем сканирования, к карточке исходящего документа и направляет адресату - участнику автоматизированной системы электронного документооборота по АСЭД.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 2
к Положению

                                                                    Форма

                                 ЗАЯВКА

         на предоставление доступа к автоматизированной системе

          электронного документооборота органов исполнительной

                     государственной власти области

     1. Наименование  участника  автоматизированной  системы электронного

документооборота ________________________________________________________

                  (орган исполнительной государственной власти области)

     2. Ф.И.О.,  должности  пользователей системы АСЭД для предоставления

доступа

Ф.И.О.	Должность пользователя	Адрес с указанием номера кабинета, в котором находится рабочее место пользователя	Логин и пароль получены (заполняется участником АСЭД после получения логина и пароля)	Отметка о предоставлении доступа (заполняется специалистом оператора АСЭД)

______________________                              _____________________

(подпись руководителя)                              (расшифровка подписи)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 3
к Положению

                                                                    Форма

                                 ЗАЯВКА

                на изменение учетной записи пользователя

     1. Наименование  участника  автоматизированной  системы электронного

документооборота ________________________________________________________

                  (орган исполнительной государственной власти области)

     2. Прошу изменить учетную запись пользователя ______________________

(Ф.И.О.   пользователя   и   должность),   в  соответствии  со  следующей

информацией:

Перечень требуемых изменений учетной записи	Основание для изменения учетной записи	Отметка об изменении учетной записи (заполняется специалистом оператора АСЭД)

______________________                              _____________________

(подпись руководителя)                              (расшифровка подписи)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 4
к Положению

                                                                    Форма

                                 ЗАЯВКА

      на предоставление доступа к входящим и исходящим документам

   в автоматизированной системе электронного документооборота органов

              исполнительной государственной власти области

 в связи с исполнением обязанностей временно отсутствующего пользователя

     Наименование   участника   автоматизированной  системы  электронного

документооборота ________________________________________________________

                  (орган исполнительной государственной власти области)

     Прошу   предоставить  доступ  к  входящим  и  исходящим  электронным

документам  пользователя  на  период  его  временного  отсутствия другому

пользователю в соответствии со следующей информацией:

	Временно отсутствующий пользователь		Пользователь, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего пользователя		Основание	дата начала и окончания периода временного отсутствия пользователя
N	Ф.И.О. (полностью)	должность	Ф.И.О. (полностью)	должность
1

______________________                              _____________________

(подпись руководителя)                              (расшифровка подписи)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение 5
к Положению

                                                                    Форма

                                 ЗАЯВКА

                  на прекращение доступа пользователей

       к автоматизированной системе электронного документооборота

          органов исполнительной государственной власти области

     1. Наименование  участника  автоматизированной  системы электронного

документооборота ________________________________________________________

                   (орган исполнительной государственной власти области)

     2. Ф.И.О.,  должности  пользователей,  которым необходимо прекратить

доступ к АСЭД:

Ф.И.О., логин пользователя	Основание прекращения доступа	Дата отправки заявки	Дата получения заявки (заполняется специалистом оператора АСЭД)	Дата прекращения доступа (заполняется специалистом оператора АСЭД)

______________________                              _____________________

(подпись руководителя)                              (расшифровка подписи)