1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент администрации Сокольского муниципального района (далее - Регламент) устанавливает общие правила организации деятельности администрации Сокольского муниципального района (далее - Администрация) по реализации ее полномочий по решению вопросов местного значения и возложенных на нее отдельных государственных полномочий, в том числе правила внутренней организации деятельности Администрации.
1.2. Регламент разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", иными федеральными законами, Уставом Сокольского муниципального района.
1.3. Нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные акты, издаваемые Администрацией, не должны противоречить положениям настоящего Регламента.
1.4. Администрацией руководит на принципах единоначалия глава района.
1.5. Глава района распределяет должностные обязанности между заместителями главы Администрации и управляющим делами, руководителем аппарата и предоставляет им соответствующие полномочия, соответствующим распоряжением администрации района возлагает на первого заместителя главы Администрации осуществление полномочий главы района на период его временного отсутствия в связи с болезнью, отпуском или командировкой, исполнение обязанностей заместителя главы Администрации на период его временного отсутствия возлагается на одного из заместителей главы Администрации или руководителей структурных подразделений, на одного из заместителей руководителя соответствующего структурного подразделения - исполнение обязанностей руководителя структурного подразделения на период его временного отсутствия.
1.6. Порядок формирования, полномочия и организация работы управлений, отделов и должностных лиц администрации определяются положениями, утверждаемыми постановлением администрации района и должностными инструкциями работников.
1.7. За нарушение либо ненадлежащее исполнение настоящего Регламента работники администрации привлекаются к дисциплинарной ответственности по представлению управляющего делами, руководителя аппарата.
3. Подготовка официальных документов главы района, Администрации
3.1. Официальными документами администрации являются постановления и распоряжения администрации Сокольского муниципального района, договоры, соглашения, контракты (далее - документы), письма, обращения, заявления от имени главы района.
3.2. В виде постановлений оформляются:
решения, принимаемые по вопросам, затрагивающим интересы всего района и его жителей;
решения об отмене ранее принятых постановлений.
3.3. В виде распоряжений оформляются решения по оперативным, организационным вопросам, имеющие ограниченный срок действия и касающиеся узкого круга структурных подразделений, должностных лиц, муниципальных служащих и граждан, решения по личному составу.
3.4. Решения главы района по вопросам текущей деятельности и оперативно-организационных мероприятий могут даваться в виде устных или письменных поручений. Контроль за выполнением поручений главы осуществляют специалисты управления делами.
3.5. Проекты постановлений и распоряжений главы района могут готовиться (вноситься) главой, заместителями главы администрации, должностными лицами администрации, органами местного самоуправления, руководителями районных органов федеральных служб (в дальнейшем - исполнители), гражданами в порядке законодательной инициативы, органами территориального общественного самоуправления, зарегистрированными в установленном порядке.
3.6. К подготовке и согласованию проекта постановления (распоряжения) предъявляются определенные требования.
3.6.1. Проект постановления (распоряжения) должен соответствовать следующим требованиям:
- проект официального документа, как правило, состоит из констатирующей и постановляющей частей. Распоряжение может не иметь констатирующей части;
- в констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки документа, а также обязательная ссылка на законодательный или иной акт органов государственной власти, органов местного самоуправления (наименование вида акта, заголовок, дата издания, номер), в соответствии с которым подготовлен документ. Констатирующая часть в проектах постановлений завершается словом "Постановляю";
- постановляющая часть должна содержать четко сформулированные поручения с указанием исполнителей, сроков исполнения и форм отчета о результатах исполнения;
- проект не должен противоречить действующему законодательству, актам органов государственной власти и муниципальным правовым актам;
- должен быть кратким, четко и понятно сформулированным;
- допускается только официальное наименование органов и организаций или их сокращенные официальные наименования;
- проект должен учитывать ранее принятые решения по рассматриваемому вопросу, содержать при необходимости пункты об отмене или изменении этих решений, снятии с контроля;
- проект должен иметь лист согласования с указанием должностных лиц, с которыми согласован, даты согласования, с предложениями по рассылке и опубликованию документов (что автоматически означает необходимость размещения данного документа на Интернет-сайте Администрации района) (приложение 1).
3.6.2. Проект подлежит обязательному предварительному рассмотрению юридической службой либо юристом (структурным подразделением либо при его отсутствии муниципальным служащим, в основные служебные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы проектов правовых актов, подготовка и редактирование проектов правовых актов и их визирование в качестве юриста).
При наличии заключения юридической службы или юриста о несоответствии Проекта действующему законодательству, наличии в Проекте коррупционных факторов Проект представляется для согласования с обязательным приобщением указанного заключения. Указанное заключение является неотъемлемым приложением к материалам Проекта.
В случае отсутствия в органе местного самоуправления района, структурном подразделении Администрации юридической службы или юриста предварительная правовая экспертиза Проекта не проводится.
Проект, подготовленный Исполнителем, затрагивающий права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежит обязательной независимой экспертизе на коррупциогенность. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы Проектов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций или имеющих межведомственный характер, Исполнитель Проекта в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанного проекта на рассмотрение в правовое управление, размещает этот Проект на официальном сайте администрации Сокольского муниципального района в сети Интернет с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы Проекта Исполнитель Проекта в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанного Проекта на согласование размещает этот проект на официальном сайте администрации в сети Интернет с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
Срок проведения независимой экспертизы на коррупциогенность составляет семь календарных дней.
По результатам независимой экспертизы на коррупциогенность орган местного самоуправления района, структурное подразделение Администрации - Исполнитель Проекта готовит справку, содержащую сведения о дате, месте размещения Проекта, наличии (отсутствии) замечаний о результатах проведенной независимой экспертизы, которая приобщается к материалам Проекта.
В случае выявления в Проекте при проведении независимой экспертизы на коррупциогенность положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, они устраняются Исполнителем Проекта на стадии доработки Проекта.
В случае несогласия органа местного самоуправления района, структурного подразделения Администрации с результатами независимой экспертизы Исполнитель Проекта вносит указанный Проект на рассмотрение главы района или Муниципального Собрания района с обоснованием своего несогласия в справке.
3.7. Подготовка проекта официального документа включает:
- проработку вопроса в соответствующих структурных подразделениях администрации;
- определение круга организаций и должностных лиц, осуществляющих его подготовку, экспертизу и согласование;
- непосредственную подготовку официального документа;
- организацию сбора необходимых заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку проекта документа;
- согласование (получение виз) разработанного проекта документа и приложений к нему с определенным кругом органов, организаций и должностных лиц.
Согласованный проект передается для экспертизы в правовое управление, а затем управляющему делами, руководителю аппарата, который определяет полноту согласования документа,, регистрирует, передает проект в печать, а затем на подпись главе района.
Проект должен соответствовать действующему законодательству, не должен содержать положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции.
В случае выявления правовым управлением администрации района в проекте противоречий действующему законодательству, коррупционных факторов начальник правового управления администрации района не визирует проект и возвращает его исполнителю с соответствующим заключением на доработку. После доработки проекта, начальник правового управления, повторно согласует проект путем визирования в листе согласования с указанием даты проведения повторной правовой экспертизы либо готовит заключение о несоответствии проекта действующему законодательству. Указанное заключение является неотъемлемым приложением к материалам проекта.
3.8. Ответственность за содержание текста проекта документа, качество подготовки проектов, отсутствие в их содержании коррупционных факторов, доработку, полноту согласования с заинтересованными структурами несут исполнители, вносящие проекты.
3.9. При отсутствии у должностных лиц замечаний по проекту они проставляют в листе согласования напротив своей фамилии и должности слово "Согласовано", подпись и дату согласования.
При наличии у должностных лиц особого мнения либо дополнительных замечаний и предложений по проекту документа они излагают их в виде отдельной записки, которая передается вместе с проектом и в обязательном порядке докладывается главе района. В этом случае лицом, визирующим проект в листе согласования, рядом с визой делается запись "Замечания прилагаются".
3.10. При наличии разногласий по проекту исполнитель, вносящий проект,обязан провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения, в противном случае проект с перечнем (таблица) разногласий и подлинниками замечаний или предложений передается главе района для принятия решения по данному вопросу.
3.11. При внесении в первоначальный проект документа дополнений и изменений после проведения соответствующих согласований исполнителем оформляется окончательный текст с грифом "проект", доработанный с учетом замечаний и предложений. При этом тексты первоначального проекта и заключения по нему не изымаются, а прилагаются к материалам проекта.
3.12. Замечания правового управления, а также замечания, касающиеся использования бюджетных средств, разрешаются главой при представлении документа ему на подпись.
3.13. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения, существенно меняющие содержание документа, какой-либо его части, то он подлежит повторному визированию руководителями заинтересованных служб, органов и организаций.
3.14. Срок согласования проекта документа каждым должностным лицом, указанным в листе согласования, не должен превышать одного дня. Ответственность за согласование проектов постановлений и распоряжений несут должностные лица, подготовившие документ.
Для проведения экспертизы по проектам сложных либо объемных документов (свыше 3 листов) и составления заключения допускается согласование документа в течение 3 дней, а в правовом управлении и финансовом управлении - в течение 5 дней.
В отношении документов, сданных на согласование за 2 часа до окончания рабочего дня, течение срока исполнения начинается со следующего рабочего дня. Течение указанного срока приостанавливают:
выходные и праздничные дни;
нахождение должностного лица в командировке или на больничном в том случае, когда его должностные обязанности не возложены на кого-либо.
Срок согласования проекта административного регламента предоставления муниципальных услуг не должен превышать 15 рабочих дней в каждом согласующем органе. В случае представления согласующим органом замечаний по проекту административного регламента уполномоченный орган в срок не более 5 рабочих дней обеспечивает доработку проекта административного регламента. При повторном согласовании проекта административного регламента срок согласования не должен превышать 10 рабочих дней.
3.15. Должностные лица, виновные в нарушении установленного срока рассмотрения проекта документа и волоките при его согласовании, привлекаются к дисциплинарной ответственности по представлению управляющего делами, руководителя аппарата.
3.16. Проекты документов, подготовленные с нарушением настоящего порядка, не должны представляться для подписания главе, за исключением чрезвычайных ситуаций, когда решение об ином порядке подготовки официального документа принимает непосредственно глава (или лицо, его замещающее).
3.17. Подписанные главой района, либо лицом, на которое возложены полномочия главы администрации района, проекты официальных документов (постановления, распоряжения администрации района) передаются на регистрацию и в печать. Тиражируется необходимое количество экземпляров, согласно листу согласования. Официальные документы выдаются адресатам рассылки на бумажном носителе с подлинной подписью, либо с оттиском факсимиле, на документе проставляется печать. В исключительных случаях, когда документ имеет большой объем и направляется большому количеству адресатов, по распоряжению управляющего делами, руководителя аппарата администрации района документ может передаваться с помощью электронных средств связи или на электронных носителях. Время на регистрацию, печатание, рассылку, размещение на официальном сайте администрации района и передачу документа на опубликование в средствах массовой информации не может превышать трех рабочих дней.
3.18. Постановления и распоряжения главы района вступают в силу со дня их подписания, если иное не предусмотрено в самом постановлении или распоряжении.
Постановления, носящие нормативно-правовой характер, вступают в силу со дня их официального опубликования (обнародования).
Официальным опубликованием является публикация в газете "Сокольская правда" или в приложениях к ней.
3.19. Формирование в дела подлинников постановлений и распоряжений, сдача их в архив в соответствии с действующими правилами производится специалистом управления делами.
Замена разосланных постановлений и распоряжений (внесение в них технических поправок, не связанных со смысловой нагрузкой) производится по указанию управляющего делами, руководителя аппарата.
3.20. Копии постановлений и распоряжений главы района физическим и юридическим лицам выдаются на основании письменной заявки, согласованной с управляющим делами, руководителем аппарата администрации района, в 3-дневный срок специалистом управления делами. Выданные копии документов фиксируются в журнале (приложение 3).
4. Организация работы со служебными документами
4.1. Работа со служебными документами в администрации района осуществляется согласно Инструкции по делопроизводству.
4.2. Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.
4.3. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Использование служебных документов в печати допускается только - с разрешения главы района.
4.4. Поступающие на имя главы района документы регистрируются и учитываются специалистами управления делами и в тот же день передаются для рассмотрения главе района. Документы с визой главы передаются по назначению. Документы, поступающие на имя заместителей главы Администрации, руководителей структурных подразделений Администрации, обрабатываются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
4.5. Поручения главы, руководителей структурных подразделений по исполнению документа должны содержать конкретных исполнителей и реальные сроки его исполнения, а при необходимости - указания "контроль" или "особый контроль" за его исполнением. В соответствии с наложенной резолюцией и поручениями документы доводятся до ответственных исполнителей. В журнале регистрации учета входящих документов делается отметка о дате передачи и содержании поручения, сроках исполнения.
4.6. Для ознакомления с документами вышестоящей организации для сотрудника отводится не более одного дня, для работы с иными документами - до трех дней, если иной срок не указан в резолюции руководителя.
4.7. Срок исполнения служебных документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок) со дня регистрации документа. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются руководителями структурных подразделений администрации с учетом срока; установленного организацией, направившей документ, и сроков, определенных законодательством. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в администрацию.
4.8. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, а в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку материалов является лицо, указанное в резолюции первым.
4.9. Переписка с организациями, предприятиями, общественными организациями осуществляется как главой района, так и его заместителями и руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
4.10. Оформленные и согласованные должным образом исходящие документы в количестве, равном числу адресатов на документе плюс один, принимает специалист приемной главы района для передачи на подпись.
Глава района, а в его отсутствие лицо, на которое возложено исполнение полномочий главы района, подписывает следующие исходящие документы:
1) направляемые в органы государственной исполнительной и представительной власти Российской Федерации и Вологодской области, Губернатору Вологодской области;
2) исковые заявления, отзывы, ходатайства, жалобы и иные процессуальные документы, направляемые в суды общей юрисдикции, арбитражные суды;
3) ответы на протесты и представления прокуратуры, поступившие на имя главы района;
4) оформляемые от имени муниципального образования - Сокольский муниципальный район.
Иные исходящие документы подписывает первый заместитель главы администрации района, а в его отсутствие - лицо, на которое возложено исполнение полномочий первого заместителя главы администрации района.
Специалист приемной главы района передает исходящие документы главе района и первому заместителю главы района, после подписания - регистрирует их и отправляет по назначению.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку
4.11. Документы, зарегистрированные в приемной главы района и предназначенные к отправке, отсылаются специалистом приемной главы района, в тот же день.
4.12. Ответы организаций по запросам, письмам и другим документам администрации регистрируются специалистом приемной для осуществления контроля за прохождением документов.
4.13. Контроль за сроками прохождения служебных документов осуществляют специалист приемной, специалисты структурных подразделений администрации.
Ответственность за несвоевременную передачу документа исполнителю несет специалист приемной и специалисты структурных подразделений администрации.
4.14. Прием и передача телефонограмм, телеграмм, факсограмм, адресованных главе, а также подписанных им, производится специалистом приемной главы или специалистами управления делами согласно Инструкции по делопроизводству.
5. О порядке заключения договоров (соглашений) администрацией района
5.1. Договоры, заключаемые от имени администрации района, подписываются главой района. Глава вправе уполномочить соответствующего заместителя либо иное ответственное должностное лицо на подписание конкретного договора или определенного вида договоров.
5.2. Подписание договоров заместителями главы осуществляется на основании распоряжения главы района о распределении обязанностей между главой района и его заместителями, а также по доверенности, выданной главой района.
5.3. Договоры, предусматривающие расходы из средств бюджета муниципального района, подлежат обязательному согласованию с финансовым управлением с целью определения конкретного источника финансирования.
5.4. Договоры, подлежащие подписанию главой либо иным лицом, им уполномоченным, в обязательном порядке проходят согласование с соответствующими структурными подразделениями администрации и заинтересованными органами путем оформления листа согласования (приложение 2) в порядке, определенном настоящим Регламентом в части оформления проектов постановлений (распоряжений) главы района. Все договоры, заключаемые администрацией района, проходят согласование в правовом управлении дважды: в изначально подготовленной (примерной) форме и в окончательном варианте. Лицо, подписавшее договор без виз или без учета представленных замечаний, несет ответственность за содержание и исполнение договора в полном объеме.
5.5. При наличии у должностных лиц, с которыми согласовывается проект договора, предложений и замечаний, последние излагаются в виде отдельной записки, которая прилагается к проекту договора. В листе согласования делается отметка "Замечания прилагаются".
5.6. В случае выявления правовым управлением в проекте договора противоречий действующему законодательству документ не визируется и возвращается его исполнителю с соответствующим заключением.
5.7. Разногласия по проекту договора должны быть урегулированы до представления документа на подпись главе в порядке, предусмотренном для урегулирования разногласий по проектам постановлений и распоряжений главы.
5.8. Срок согласования договора каждым из заинтересованных должностных лиц не должен превышать, как правило, одного дня.
Для проведения экспертизы по особо важным и сложным договорам либо составления заключения допускается согласование договора в течение трех дней в правовом управлении и финансовом управлении.
5.9. Договоры, подготовленные администрацией района, подлежат регистрации в правовом управлении в отдельном журнале по форме:
- регистрационный номер договора;
- дата договора;
- контрагент;
- структурное подразделение, подготовившее договор;
- предмет договора;
- срок действия договора;
- фамилия, имя, отчество и должность работника, ответственного за исполнение и хранение договора. Если договор подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", он подлежит регистрации в комитете экономики, в реестре контрактов.
5.10. Все проекты договоров, поступившие в администрацию от иных инициаторов, регистрируются в приемной главы и передаются на экспертизу в правовое управление. Срок, необходимый для рассмотрения договора и подготовки ответа о принятии предложения о заключении представленного договора или его отклонении, начинается с даты регистрации договора.
5.11. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть подготовлен структурным подразделением в течение разумного времени. В случае если предложение содержит срок для ответа, необходимо, чтобы он был соблюден. Если заключение договора является обязательным, ответ должен быть подготовлен в течение 30 дней со дня получения предложения.
5.12. Проект договора, разработанный администрацией и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, рассматривается структурным подразделением администрации, ответственным за его заключение, совместно с заинтересованными специалистами и правовым управлением.
Если разногласия принимаются, протокол разногласий подписывается уполномоченным лицом, один экземпляр протокола возвращается контрагенту с сопроводительным письмом соответствующего структурного подразделения администрации.
5.13. Контроль за заключением и надлежащим исполнением договоров возлагается на заместителей и руководителей структурных подразделений, курирующих соответствующие отрасли.
5.14. Структурные подразделения администрации и должностные лица, принимающие участие в исполнении договоров, обеспечиваются копиями договоров. Обеспечение копиями договоров осуществляет структурное подразделение, в котором хранится договор. Копии договоров заверяет управляющий делами.
5.15. В случае неисполнения, несвоевременного или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору лицо, ответственное за исполнение договора, принимает все меры для добровольного урегулирования спора.
При не достижении положительного результата с учетом сроков исковой давности и сроков предъявления претензий ответственное лицо передает все необходимые документы в правовое управление для предъявления претензий или искового заявления.
5.16. При рассмотрении спора в суде лица, ответственные за исполнение договора, участвуют в судебном заседании, подготовке документов, составлении исковых требований и отзывов совместно с правовым управлением.
5.17. Руководители структурных подразделений администрации, ответственные за исполнение договора, обязаны контролировать окончание срока действия договора, его пролонгацию и в конце каждого календарного года представлять информацию в правовое управление о действующих договорах.
