Постановление Администрации г. Вологды от 15 февраля 2010 г. N 255 "Об утверждении Положения об Службе правового и документационного обеспечения Департамента имущественных отношений Администрации города Вологды"

С изменениями и дополнениями от:

29 марта 2010 г., 31 июля, 20 декабря 2012 г., 19 июля 2013 г.

В соответствии с постановлением Главы города Вологды от 10 декабря 2009 года N 6702 "О мерах по приведению структуры Администрации города Вологды в соответствие с решением Вологодской городской Думы от 27 ноября 2009 года N 179 "Об утверждении структуры Администрации города Вологды", на основании статей 38, 42 Устава муниципального образования "Город Вологда", постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об Службе правового и документационного обеспечения Департамента имущественных отношений Администрации города Вологды.

2. Настоящее постановление подлежит опубликованию в газете "Вологодские новости" и размещению на официальном Интернет-сайте Администрации города Вологды.

Глава города Вологды

Е.Б. Шулепов

Положение
об Службе правового и документационного обеспечения Департамента имущественных отношений Администрации города Вологды
(утв. постановлением Администрации г. Вологды
от 15 февраля 2010 г. N 255)

С изменениями и дополнениями от:

29 марта 2010 г., 31 июля, 20 декабря 2012 г., 19 июля 2013 г.

1. Общие положения

1.1. Служба правового и документационного обеспечения Департамента имущественных отношений Администрации города Вологды (далее - Служба) является структурным подразделением Департамента имущественных отношений Администрации города Вологды (далее - Департамент).

1.2. Служба в своей деятельности подотчетен и подконтролен заместителю Главы города Вологды - начальнику Департамента (далее - начальник Департамента).

1.3. Служба в своей деятельности руководствуется настоящим Положением. правовыми актами органов местного самоуправления города Вологды, Уставом муниципального образования "Город Вологда", законодательством Вологодской области, законодательством Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации.

2. Задачи Службы

Основными задачами Службы являются:

2.1. Правовое обеспечение деятельности Департамента.

2.2. Информационно - справочное обеспечение деятельности Департамента.

2.3. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Департаменте.

2.4. Обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан; исполнения правовых актов органов и должностных лиц государственной власти, органов и должностных лиц местного самоуправления, служебных писем, поступающих в Департамент и отнесенных к компетенции Департамента, адресованных Главе города Вологды, начальнику Департамента (далее по тексту -служебные документы). Обеспечение контроля за исполнением служебных документов, обращений граждан, поручении Главы города Вологды.

2.5. Обеспечение деятельности начальника Департамента, документационное обеспечение деятельности руководителей структурных подразделений Департамента.

2.6. Протокольно - организационное обеспечение совещаний, проводимых начальником Департамента и тематических совещаний при Главе города Вологды по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента.

3. Функции Службы

Служба в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 31 июля 2012 г. N 4325 в пункт 3.1 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. По правовому обеспечению деятельности Департамента:

3.1.1. По поручению начальника Департамента разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Департамента; проекты договоров, соглашений, приказов по вопросам деятельности Департамента.

3.1.2. Проводит правовую экспертизу:

проектов муниципальных правовых актов, уставов муниципальных организаций, договоров, муниципальных контрактов, соглашений о внесении изменений и дополнений к ним по вопросам деятельности Департамента, разрабатываемых специалистами Службы и поступивших на согласование в Службу;

проекта документации (конкурсной, аукционной, котировочной), направляемой в уполномоченный орган по формированию и размещению заказов для муниципальных нужд;

материалов, представляемых на заседания комитетов Вологодской городской Думы, на заседания, совещания, проводимые в Администрации города Вологды по вопросам, входящим в компетенцию Департамента:

методических материалов по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

проектов письменных разъяснений по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

проектов ответов на обращения граждан, органов Администрации города Вологды, Вологодской городской Думы, Контрольно-счетной палаты города Вологды, организаций и государственных органов, поступивших на рассмотрение или на согласование в Службу;

должностных регламентов (инструкций) специалистов Департамента, а также изменений и дополнений к ним;

проектов приказов по вопросам деятельности Департамента.

3.1.3. Осуществляет антикоррупционную экспертизу муниципальных нормативных правовых актов и их проектов.

3.1.4. Участвует:

в подготовке материалов на заседания постоянных комитетов Вологодской городской Думы, на совещания, проводимых в Администрации города Вологды по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

в подготовке должностных регламентов (инструкций) специалистов Департамента и внесении изменений в них;

в работе консультативных и координационных органов по вопросам компетенции Департамента в установленном порядке;

в судебных заседаниях, в рассмотрении дел в отношении Администрации города Вологды и должностных лиц по вопросам компетенции Департамента в уполномоченных государственных органах по доверенности, выданной специалистам Службы Главой города Вологды;

в составлении протоколов об административных правонарушениях;

в проверках использования муниципального имущества.

3.1.5. Проводит анализ принятых муниципальных правовых актов в сфере имущественных отношений, готовит разъяснения действующего законодательства по вопросам компетенции Департамента по поручению начальника Департамента.

3.1.6. Ведет перечень и составляет подборку документов, регламентирующих деятельность Администрации города Вологды по вопросам управления и распоряжения муниципальным имуществом.

3.1.7. Организует работу и осуществляет контроль за своевременным мониторингом действующих муниципальных правовых актов, а также обеспечивает ежемесячное проведение мониторинга действующего законодательства по вопросам компетенции Департамента, в том числе предусматривающего (исключающего) необходимость включения (исключения) должностей муниципальной службы Департамента из (в) Перечень должностей муниципальной службы Администрации города Вологды, при назначении на которые граждане и при замещении которых муниципальные служащие Администрации города Вологды обязаны представлять представителю нанимателя (работодателю) сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, утвержденный постановлением Главы города Вологды от 28 августа 2009 года N 4450 (с последующими изменениями).

3.1.8. Вносит начальнику Департамента предложения об изменении структуры Департамента в целях повышения эффективности деятельности Департамента.

3.1.9. Представляет в установленном порядке в Правовое управление Администрации города Вологды информацию об актах прокурорского реагирования, судебных актах федеральных судов, предписаниях Федеральной антимонопольной службы, принятых в отношении муниципальных нормативных правовых актов, с приложением копий указанных актов прокурорского реагирования и судебных актов.

3.1.10. Представляет в установленные сроки в Департамент финансов Администрации города Вологды отчеты и необходимую информацию по итогам процедур размещения заказа для муниципальных нужд.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 31 июля 2012 г. N 4325 пункт 3.1 раздела 3 настоящего Положения дополнен подпунктом 3.1.11

3.1.11. Ведет претензионную и исковую работу по вопросам, входящим в компетенцию Департамента.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 20 декабря 2012 г. N 7584 в подпункт 3.1.12 пункта 3.1 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.1.12. Обеспечивает:

работу в Департаменте с резервом управленческих кадров города Вологды, с кадровым резервом для замещения вакантных должностей муниципальной службы;

подготовку необходимых отчетов, аналитических справок по вопросам входящим в компетенцию Департамента, а также статистической информации;

подготовку предложений по формированию расходной части бюджета по направлениям деятельности Службы;

формирование и размещение на официальном сайте Российской Федерации планов-графиков закупок на очередной финансовый год (изменений в них);

регистрацию и учет муниципальных контрактов, иных гражданско-правовых договоров, подписанных начальником Департамента по итогам размещения заказа для муниципальных нужд;

подготовку и представление в установленном порядке информации по вопросам компетенции Департамента для последующего ее размещения на официальном сайте Администрации города Вологды в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" или в средствах массовой информации;

работу по защите персональных данных в Департаменте;

соответствующий режим хранения и защиты информации, составляющей государственную, служебную, коммерческую и иную тайну, полученной в процессе деятельности.

3.2. По информационно - справочному обеспечению деятельности Департамента:

3.2.1. Организует проведение учебы с работниками Департамента по вопросам владения, пользования и распоряжения муниципальным имуществом.

3.2.2. Изучает практику заключения и исполнения гражданско-правовых договоров, судебную практику в сфере имущественных отношений.

3.2.3. Разрабатывает и внедряет нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения в Департаменте. Проводит обучение основам делопроизводства работников Департамента.

3.3. По организации и обеспечению функционирования единой системы делопроизводства в Департаменте:

3.3.1. Осуществляет контроль за соблюдением в структурных подразделениях Департамента установленного порядка работы с документами, в том числе соответствия оформления документов требованиям Инструкции по делопроизводству в Администрации города Вологды.

3.3.2. Осуществляет анализ документооборота в Департаменте на основании сведений, представленных структурными подразделениями Департамента. Представляет сведения о документообороте в Управление делами Администрации города Вологды ежемесячно.

3.3.3. Разрабатывает (совместно с соответствующими структурными подразделениями Департамента) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.3.4. Составляет номенклатуру дел Департамента на очередной год и предоставляет в Управление делами Администрации города Вологды. Осуществляет контроль за формированием и ведением дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации города Вологды в структурных подразделениях Департамента.

3.3.5. Обеспечивает формирование дел и хранение исполненных документов, связанных с рассмотрением служебной корреспонденции и обращений граждан.

3.3.6. Обрабатывает в установленном порядке документы, законченные делопроизводством, передает дела в архивный сектор отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды в установленном порядке.

3.3.7. Осуществляет контроль за формированием и ведением дел в соответствии с номенклатурой дел в структурных подразделениях Департамента.

3.3.8. Осуществляет техническое обеспечение работы с документами (выполнение машинописных, копировально-множительных работ, прием и оперативную передачу текстов служебной корреспонденции по официальным каналам факсимильной связи), курьерские работы.

3.3.9. Оказывает структурным подразделениям Департамента методическую и консультативную помощь по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

3.4. По обеспечению рассмотрения устных и письменных обращений граждан и исполнения служебных документов, поступивших в Департамент;

3.4.1. Осуществляет прием, регистрацию (учет) в системе электронного документооборота "Дело" устных и письменных обращений граждан, служебных документов, поступивших в Департамент, передачу, исходя из оценки их содержания, на рассмотрение начальнику Департамента или руководителям структурных подразделений Департамента, направление исполнителям на исполнение, а также подготовку к отправке служебных документов, ответов на обращения граждан за подписью начальника Департамента.

3.4.2. Ведет информационно-справочную работу по исполнению служебных документов и обращений граждан, проводит анализ обращений, поступивших в Департамент. Готовит информацию о прохождении и состоянии рассмотрения служебных документов и обращений граждан, а также информацию о нарушении сроков исполнения или непредставления в установленный срок сведений о выполнении контролируемых служебных документов и обращений граждан и направляет ее начальнику Департамента, руководителям структурных подразделений Департамента.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 31 июля 2012 г. N 4325 в подпункт 3.4.3 пункта 3.4 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.4.3. Организует личный прием граждан начальником Департамента, в том числе в общественных приемных Главы города Вологды, и осуществляет его документационное обеспечение.

3.4.4. Осуществляет своевременное доведение до исполнителей служебных документов, обращений граждан, поручений Главы города Вологды по их исполнению и рассмотрению.

3.4.5. Обеспечивает установленный порядок прохождения зарегистрированных служебных документов и обращений граждан.

3.4.6. Осуществляет контроль за сроками исполнения поручений Главы города Вологды, начальника Департамента, служебных документов, рассмотрения и исполнения обращений граждан, соответствием подготавливаемой исполнителями информации поручениям начальника Департамента. Осуществляет формирование и ведение контрольных дел.

3.4.7. Осуществляет формирование перечней поручений Главы города Вологды, начальника Департамента, находящихся на контроле, подготовку докладов к планерным совещаниям начальника Департамента по исполнительской дисциплине, итоговым совещаниям по исполнительской дисциплине в Департаменте, проведение сверки с отделом делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды.

3.4.8. Осуществляет регистрацию и отправку заявителям ответов о результатах рассмотрения служебных документов и обращений граждан.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 31 июля 2012 г. N 4325 пункт 3.4 раздела 3 настоящего Положения дополнен подпунктом 3.4.9

3.4.9. Осуществляет контроль за соблюдением специалистами Департамента трудовой дисциплины; ведет табель учета рабочего времени.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 31 июля 2012 г. N 4325 пункт 3.4 раздела 3 настоящего Положения дополнен подпунктом 3.4.10

3.4.10. Организует работы по участию специалистов Департамента в общегородских мероприятиях.

3.5. По обеспечению деятельности начальника Департамента, документационному обеспечению деятельности руководителей структурных подразделений Департамента:

3.5.1. Координирует текущую работу Департамента, связанную с деятельностью структурных подразделений Департамента по исполнению служебных документов и рассмотрению обращений граждан.

3.5.2. Готовит проекты поручений (резолюций) начальника Департамента по исполнению входящих служебных документов.

3.5.3. По поручению начальника Департамента рассматривает служебные документы и обращения граждан, готовит проекты служебных писем.

3.5.4. Осуществляет прием и передачу служебных документов по официальным каналам факсимильной связи.

3.5.5. Еженедельно составляет регламент работы начальника Департамента. осуществляет контроль за его соблюдением.

3.5.6. Организует телефонные переговоры начальника Департамента, принимает и передает телефонограммы, записывает принятые сообщения в его отсутствие и доводит до сведения начальника Департамента их содержание.

3.5.7. Обеспечивает исправное состояние компьютерной техники, средств технической связи, находящейся в пользовании начальника Департамента и специалистов Службы.

3.5.8. Организует подготовку командирования начальника Департамента, в том числе:

готовит и направляет запросы организаторам мероприятия с целью получения подробной информации об условиях участия;

оформляет регистрационную форму участника (при необходимости);

сотрудничает с организаторами по вопросам оформления визы в случае заграничной командировки начальника Департамента;

готовит памятку с указанием справочной информации (номера телефонов, адреса, маршруты);

осуществляет работу по обеспечению своевременной регистрации и размещения начальника Департамента в гостинице:

взаимодействует с Отделом бюджетного учета, отчетности и методологии Администрации города Вологды по подготовке документов, необходимых для оплаты командировочных расходов (договор, счета, гарантийные письма, заявка на командировочные расходы, акт выполненных работ, авансовый отчет и другие).

3.6. По осуществлению протокольно - организационного обеспечения совещаний, проводимых начальником Департамента и тематических совещаний при Главе города Вологды по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента:

3.6.1. По поручению начальника Департамента формирует повестку дня совещания, осуществляет подготовку справочных и аналитических материалов по теме совещания.

3.6.2. Осуществляет материально-техническое. протокольно организационное обеспечение совещаний.

3.6.3. Ведет протоколы совещаний. Осуществляет контроль за представлением протоколов, поручений с тематических совещаний при Главе города Вологды в отдел делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды.

3.6.5. Выполняет иные поручения начальника Департамента.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Вологды от 19 июля 2013 г. N 5845 раздел 3 настоящего Положения дополнен пунктом 3.7

3.7. В соответствии с распоряжением Администрации города Вологды от 27 мая 2013 года N 226 "Об оценке эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципальных служащих Администрации города Вологды" осуществляет подготовку плана работы Отдела, подготовку и направление отчета о выполнении плана (проделанной работе) Отдела начальнику Департамента.

4. Полномочия Службы

4.1. Служба для решения поставленных задач и выполнения возложенных на него функций в пределах своей компетенции имеет право:

4.1.1. Давать разъяснения по вопросам компетенции Службы.

4.1.2. Вносить начальнику Департамента предложения по вопросам, относящимся к компетенции Службы, участвовать в их рассмотрении.

4.1.3. Знакомиться с документами для выполнения возложенных на Службу задач и функций.

4.1.4. Запрашивать и получать в установленном порядке от органов Администрации города Вологды необходимую информацию для решения вопросов, входящих в компетенцию Службы.

4.1.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.6. Вносить предложения об образовании и упразднении консультативных и координационных органов Администрации города Вологды по вопросам компетенции Службы.

4.1.7. Участвовать и проводить совещания, семинары, конференции, круглые столы по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, по поручению начальника Департамента.

4.1.8. Осуществлять иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством.

5. Организация деятельности Службы

5.1. Руководство деятельностью Службы на основе единоначалия осуществляет начальник Службы, который назначается на должность и освобождается от должности Главой города Вологды в установленном порядке.

5.2. Начальник Службы подчиняется начальнику Департамента.

5.3. Начальник Службы:

5.3.1. Организует выполнение возложенных на Службу задач и функций, несет персональную ответственность за их выполнение.

5.3.2. Представляет Службу по вопросам, входящим в компетенцию Службы, по поручению начальника Департамента.

5.3.3. Распределяет должностные обязанности между специалистами Службы, обеспечивает подготовку должностных регламентов (инструкций) по штатным должностям специалистов Службы и представление их для утверждения в установленном порядке.

5.3.4. Дает поручения и задания в пределах компетенции Службы, обязательные для исполнения специалистами Службы, в том числе по рассмотрению писем и обращений граждан и юридических лиц.

5.3.5. Осуществляет контроль за соблюдением специалистами Службы трудовой дисциплины.

5.3.6. Вносит в установленном порядке предложения по:

численности специалистов Службы;

замещению вакантных должностей муниципальной службы Службы:

переподготовке, повышению квалификации специалистов Службы;

поощрению и привлечению к дисциплинарной ответственности специалистов Служба.

5.3.7. Вносит начальнику Департамента в установленном порядке предложения по представлению специалистов Службы к наградам и поощрениям Главы города Вологды. Вологодской городской Думы. Губернатора Вологодской области, к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации.

5.3.8. В период временного отсутствия начальника Службы его обязанности исполняет должностное лицо, уполномоченное в установленном порядке.

5.3.9. Специалисты Службы несут ответственность за выполнение возложенных на Службу задач и функций.

6. Взаимодействие с другими органами Администрации города Вологды, организациями, органами местного самоуправления и органами государственной власти

6.1. Служба взаимодействует по вопросам своей компетенции с органами Администрации города Вологды, органами местного самоуправления города Вологды, органами государственной власти Российской Федерации, бюджетными учреждениями и иными организациями города Вологды.

6.2. Служба не имеет права от своего имени и по своей инициативе предоставлять информацию органам государственной власти, в том числе по их запросу. Информация может быть подготовлена начальнику Департамента по его поручению.