Постановление мэрии г. Череповца Вологодской области от 16 мая 2013 г. N 2120 "Об утверждении Положения об отделе по делам архивов мэрии города"

С изменениями и дополнениями от:

17 февраля 2014 г.

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", рекомендациями по итогам проведения функционального анализа отдела по делам архивов мэрии постановляю:

1. Утвердить Положение об отделе по делам архивов мэрии города (прилагается).

2. Признать утратившими силу постановления мэрии города от 27.10.2010 N 4112 "Об утверждении Положения об отделе по делам архивов мэрии города", 10.03.2011 N 800 "О внесении изменений в постановление мэрии города от 27.10.2010 N 4112".

3. Постановление подлежит опубликованию и размещению на официальном интернет-сайте мэрии города Череповца.

Мэр города

Ю.А. Кузин

Положение
об отделе по делам архивов мэрии города
(далее - Положение)
(утв. постановлением мэрии города от 16 мая 2013 г. N 2120)

С изменениями и дополнениями от:

17 февраля 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Отдел по делам архивов мэрии города (далее - отдел) является органом мэрии без прав юридического лица.

1.2. Отдел создан в целях организации и координации архивного дела на территории городского округа, обеспечения сохранности его ретроспективных информационных ресурсов и доступа к ним.

1.3. Отдел входит в систему архивных органов и учреждений Вологодской области.

1.4. Отдел подчиняется в своей деятельности мэру города. Оперативное руководство, координацию и контроль деятельности отдела осуществляет заместитель мэра города, курирующий общие вопросы деятельности мэрии города, непосредственно руководит деятельностью заведующий отделом.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными правовыми актами Вологодской области, в том числе Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", законом Вологодской области "Об архивном деле в Вологодской области", муниципальными правовыми актами, в том числе Уставом города Череповца, Регламентом мэрии города Череповца, постановлениями и распоряжениями мэрии города, настоящим Положением.

1.6. Отдел имеет официальный бланк письма утвержденного образца.

1.7. Для заверения документов и их копий отдел использует простую круглую печать, на которой по внешней окружности располагается надпись следующего содержания: "Мэрия города Череповца Вологодской области. Отдел по делам архивов", в центре - "Для документов".

1.8. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции отдел использует простые штампы с полным наименованием "Отдел по делам архивов мэрии города".

1.9. Местонахождение отдела: ул. Гоголя, 42, г. Череповец, 162612.

2. Основные задачи

2.1. Управление архивным делом на территории городского округа в целях обеспечения сохранности ретроспективных информационных ресурсов города и обеспечения доступа к ним.

2.2. Формирование единых принципов организации хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

2.3. Координация процесса информатизации архивного дела.

3. Функции

3.1. Организация взаимодействия по вопросам своей компетенции с органами государственной власти Российской Федерации, Вологодской области, органами местного самоуправления, органами мэрии, общественными организациями, организациями и гражданами.

3.2. Координация архивного дела на территории городского округа в пределах предоставленных ему полномочий и оказание организационно-методической помощи организациям по вопросам архивного дела и ведения делопроизводства.

3.3. Подготовка проектов решений Череповецкой городской Думы, постановлений и распоряжений мэрии города по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

3.4. Обеспечение в пределах своей компетенции выполнения федеральных и областных программ, а также участие в разработке городских программ развития архивного дела.

3.5. Участие в процессе планирования развития города:

разработка и корректировка карты стратегии и системы сбалансированных целевых показателей отдела в соответствии с картой стратегии и системой сбалансированных целевых показателей города;

подготовка планово-отчетных документов, предусмотренных Положением о планировании развития города, утвержденным постановлением Череповецкой городской Думы от 27.06.2000 N 115;

реализация стратегии развития города в сфере архивного дела.

3.6. Организация работы совета по делам архивов согласно утвержденному положению о нем.

3.7. Мониторинг состояния сохранности архивных документов, находящихся на территории городского округа.

3.8. Обеспечение установленного порядка и сроков передачи документов на постоянное хранение в муниципальное казенное архивное учреждение "Череповецкий центр хранения документации" (далее - центр).

3.9. Управление процессом передачи в муниципальную собственность архивных документов государственных и муниципальных предприятий в случае их приватизации, документов по личному составу ликвидированных немуниципальных организаций.

3.10. Осуществление учета документов по личному составу организаций, находящихся на территории городского округа.

3.11. Организация экспертизы научной и практической ценности документов и отбора их на постоянное хранение.

3.12. Организация обеспечения органов городского самоуправления документированной ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими своих полномочий, принятия и реализации управленческих решений; координация работы по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективности использования архивных документов.

3.13. Организация работы по рассекречиванию архивных документов в центре, консультирование при необходимости работников архивов организаций по данному вопросу.

3.14. Организация автоматизации и комплексной информатизации архивной отрасли и определение приоритетных направлений автоматизации и информатизации архивного дела на территории городского округа.

3.15. Администрирование центра в части:

приема архивных документов;

исполнения Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

наличия и состояния системы научно-справочного аппарата;

соблюдения порядка использования архивных документов;

исполнения запросов юридических и физических лиц;

формирования архивных баз данных.

3.16. Организация доступа к информации о деятельности архивной службы города, ретроспективным информационным ресурсам, в том числе через сеть Интернет.

3.17. Упорядочение архивных документов мэрии города и органов мэрии без прав юридического лица.

3.18. Осуществление приема и предоставление информации по рассмотрению обращений граждан и организаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

3.19. Рассмотрение вопросов передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

3.20. Исполнение отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела в установленном законом порядке.

3.21. Выполнение мероприятий по предупреждению и противодействию коррупции.

3.22. Составление должностными лицами отдела протоколов об административных правонарушениях, предусмотренных действующим законодательством, в пределах полномочий, предоставленных муниципальными правовыми актами.

4. Права и обязанности

4.1. Отдел имеет право:

4.1.1. Вносить на рассмотрение Череповецкой городской Думы, мэрии города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов архивного фонда города; готовить проекты решений, постановлений, распоряжений органов городского самоуправления по вопросам, отнесенным к ведению отдела.

4.1.2. Запрашивать и получать в пределах своей компетенции от органов городского самоуправления, организаций, расположенных на территории городского округа, необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, составе и объеме хранящихся у них документов; заслушивать их представителей по вопросам работы архивов и ведения делопроизводства.

4.1.3. Должностные лица отдела для выполнения своих обязанностей имеют право посещать архивы и делопроизводственные подразделения органов городского самоуправления, организаций, расположенных на территории городского округа.

4.1.4. Направлять своего представителя в состав ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов обеспечения сохранности архивных документов.

4.1.5. Участвовать в совещаниях, семинарах, конференциях для рассмотрения вопросов, относящихся к компетенции отдела, мероприятиях, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Вологодской области в сфере архивного дела.

4.2. Отдел обязан:

4.2.1. Исполнять постановления и распоряжения мэрии города, соблюдать требования действующего законодательства.

4.2.2. Обеспечивать в пределах своей компетенции выполнение федеральных, областных, городских программ развития архивного дела.

Информация об изменениях:

Постановлением мэрии г. Череповца Вологодской области от 17 февраля 2014 г. N 926 в подпункт 4.2.3 пункта 4.2 раздела 4 настоящего Положения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.2.3. Информировать департамент культуры, туризма и охраны культурного наследия Вологодской области, уполномоченный составлять протоколы об административных правонарушениях в соответствии с законом Вологодской области от 08.12.2010 N 2429 "Об административных правонарушениях в Вологодской области", о случаях обнаружения нарушений архивного законодательства, правил работы архивов.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного закона следует читать как "N 2429-ОЗ"

4.2.4. Выполнять задачи и осуществлять функции, предусмотренные настоящим Положением.

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, несоблюдение ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и неисполнение обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции, заведующий и работники отдела несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

5.2. Заведующий отделом несет ответственность за невыполнение и (или) ненадлежащее выполнение возложенных на отдел функций, совершение коррупционных правонарушений, а также непринятие мер по устранению причин коррупции в соответствии с действующим законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи

Отдел для решения возложенных на него задач осуществляет взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления, органами мэрии, общественными организациями, организациями, гражданами по направлениям своей деятельности в соответствии с задачами, стоящими перед отделом, и в пределах своей компетенции.

7. Организация работы отдела

7.1. Структура отдела, штатное расписание и Положение об отделе утверждаются мэром города по представлению заведующего отделом.

7.2. Заведующий отделом является должностным лицом мэрии города, имеющим высшее профессиональное образование, стаж муниципальной службы не менее двух лет или опыт работы по специальности не менее четырех лет, который назначается на должность и освобождается от должности мэром города.

7.3. Заведующий отделом:

7.3.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела, планирует и организует его работу.

7.3.2. Представляет отдел у мэра города, его заместителей, в органах мэрии, государственных органах, иных организациях города по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7.3.3. Выносит на рассмотрение мэра города, должностных лиц мэрии города проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7.3.4. Взаимодействует с другими учреждениями системы архивных органов и учреждений, принимает участие в мероприятиях по вопросам архивного дела, проводимых уполномоченным органом исполнительной власти Вологодской области в сфере архивного дела.

7.3.5. Обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на отдел.

7.3.6. Устанавливает и распределяет функциональные обязанности муниципальных служащих отдела.

7.3.7. Вносит предложения заместителю мэра города, осуществляющему координацию деятельности отдела, о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела.

7.3.8. Ведет прием населения по вопросам деятельности отдела.

7.3.9. Определяет приоритетные направления деятельности центра, утверждает его годовой отчет.

7.3.10. В пределах компетенции дает указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела и центра, организует и контролирует их выполнение.

7.3.11. Подписывает служебную документацию в пределах компетенции отдела.

7.3.12. Несет персональную ответственность за результаты деятельности отдела.

7.4. В период временного отсутствия заведующего отделом его обязанности исполняет главный специалист отдела.

7.5. Создание, реорганизация или ликвидация отдела осуществляются на основании постановления мэрии города.