Приказ Департамента образования Вологодской области от 6 мая 2010 г. N 756 "Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции по приему граждан и формированию ответов на их обращения"

2.1. Информация о местонахождении и графике работы, справочных телефонах, адресах электронной почты, адресе официального сайта в сети Интернет Департамента образования области изложены в приложении N 1 к Административному регламенту. Кроме того, указанная информация размещается на:

- информационном стенде в здании Департамента образования области;

- официальном сайте Департамента образования области в сети Интернет.

2.2. Информирование о правилах исполнения государственной функции осуществляется уполномоченными должностными лицами управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы Департамента образования области.

Государственные гражданские служащие иных структурных подразделений при устном обращении гражданина обязаны представить информацию о справочных телефонах, указанных в приложении N 1 к Административному регламенту.

2.3. При обращении об информировании о правилах исполнения государственной функции представляются сведения о:

местонахождении Департамента образования области;

номерах телефонов и должностных лицах, уполномоченных исполнять государственную функцию;

о графике работы Департамента образования области, о графике личного приема;

об адресе официального сайта Департамента образования области в сети Интернет, адресе электронной почты Департамента образования области;

требованиях к письменному обращению;

порядке проведения личного приема;

порядке приема обращения, его регистрации, направлении его на рассмотрение в структурное подразделение Департамента образования области, государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу;

о ходе исполнения государственной функции;

o порядке и формах контроля за исполнением государственной функции;

о досудебном и судебном порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц Департамента образования области, уполномоченных исполнять государственную функцию, а также решений, принятых в ходе исполнения государственной функции.

2.4. В письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В обращении указывается наименование исполнительного органа государственной власти Вологодской области - Департамент образования области или фамилия, имя, отчество либо должность должностного лица.

В подтверждение приведенных в обращении доводов к письменному обращению могут прилагаться документы и материалы либо их копии.

2.5. Письменное обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.

2.6. Информирование граждан о правилах исполнения государственной функции осуществляется в виде индивидуального или публичного информирования. Информирование проводится в форме устного или письменного информирования.

2.7. Устное информирование об исполнении государственной функции должно проводиться с учетом требований официально-делового стиля речи.

При ответе по телефону ответ следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности государственного гражданского служащего, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.

2.8. Индивидуальное письменное информирование о правилах исполнения государственной функции при обращении граждан в Департамент образования области и его структурные подразделения осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением в порядке, предусмотренном для рассмотрения письменных обращений.

2.9. С момента регистрации обращения гражданин имеет право на получение информации о ходе рассмотрения его обращения, ознакомление с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержится сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Информация о ходе рассмотрения обращения предоставляется должностным лицом Департамента образования области, ответственным за подготовку ответа на обращение.

2.10. При обращении об информировании о ходе исполнения государственной функции представляются сведения о:

получении обращения и направлении его на рассмотрение в структурное подразделение Департамента образования области;

отказе в рассмотрении обращения продлении срока рассмотрения обращения;

результатах рассмотрения обращения по завершении его рассмотрения.

2.11. Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о правилах исполнения государственной функции, ходе исполнения государственной функции, должно принять все необходимые меры для ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц, или сообщить телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо предложить обратиться письменно или назначить другое удобное для гражданина время устного информирования о порядке исполнения государственной функции.

2.12. Общий срок рассмотрения обращений граждан - тридцать дней со дня регистрации письменного обращения.

2.13. В случае дополнительной проверки изложенных в обращении доводов, в том числе с истребованием документов и иных материалов из других государственных органов, органов местного самоуправления, срок рассмотрения обращения может быть продлен начальником Департамента образования области, но не более чем на 30 дней. Такое обращение ставится на дополнительный контроль, о чем исполнителем после согласования с руководителем, давшим поручение, направляется уведомление гражданину с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса (приложение N 7).

Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за 3 дня до его истечения.

В интересах граждан письменные обращения граждан могут быть поставлены на долгосрочный контроль до окончательного разрешения вопросов, поставленных в обращении, после согласования с руководителем, давшим поручение. В этом случае заявитель в 30-дневный срок уведомляется письменно о планируемых сроках разрешения вопросов, поставленных в обращении (приложение N 7), затем уведомляется письменно о конечных результатах рассмотрения обращения.

2.14. Начальник Департамента образования области вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения обращений.

2.15. Обращение, поступившее из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства области, рассматривается в срок, указанный в поручении. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

Поручение, содержащее указание "срочно", подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание "оперативно" предусматривает десятидневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до одного месяца с даты его подписания.

2.16. Письменное обращение, поступившее непосредственно в Департамент образования области, подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган.

Время ожидания личного приема не должно превышать 30 минут от назначенного времени приема.

2.17. Письменные обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Департамента образования области, в срок до семи дней со дня их регистрации подлежат направлению в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления и соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

2.18. Исполнение государственной функции приостанавливается в течение одного рабочего дня с момента поступления от гражданина заявления о приостановлении рассмотрения обращения.

2.19. Начальником Департамента образования области (заместителем начальника Департамента образования области) принимается решение об отказе в рассмотрении письменного обращения по существу поставленных в нем вопросов, если:

2.20. Об отказе в рассмотрении обращения по существу сообщается обратившемуся гражданину в письменном виде.

2.21. В случае если причины, по которым ответ по существу вопросов, поставленных в обращении, не дан, устранены, гражданин вправе вновь обратиться в орган государственной власти, орган местного самоуправления или к должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

В этом случае срок рассмотрения обращения исчисляется с даты регистрации обращения.

2.22. В ходе личного приема гражданину начальником Департамента образования области, заместителем начальника Департамента образования области может быть отказано в рассмотрении обращения, если:

2.23. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является поступление от гражданина заявления о приостановлении рассмотрения обращения.

2.24. Помещения, предназначенные для исполнения государственной функции, должны быть оборудованы в соответствии с санитарными правилами и нормами, с соблюдением необходимых мер безопасности.

2.25. В здании, где ведется прием граждан руководством Департамента образования области, на видном месте устанавливается вывеска, содержащая информацию о графике приема граждан.

2.26. Помещения личного приема граждан оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Вход в здание, где ведется личный прием граждан, оборудуется пандусами, обеспечивающими беспрепятственный доступ инвалидов.

На автомобильной стоянке у здания, в котором исполняется государственная функция, предусматриваются места для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов.

2.27. Места ожидания личного приема граждан оборудуются достаточным количеством стульев, столом для возможности оформления документов, информационным стендом, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями.

2.28. Личный прием граждан осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

2.29. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

3.1. Исполнение государственной функции включает следующие административные действия (процедуры):

3.2. Основанием для начала административной процедуры по личному приему граждан является личное обращение гражданина.

3.3. Начальник Департамента образования области, заместители начальника Департамента образования области проводят личный прием граждан по вопросам, входящим в их компетенцию.

3.4. Личный прием граждан производится по адресу: г. Вологда, ул. Козленская, д. 114, в соответствии с графиком (приложение N 2).

В случае отсутствия по уважительной причине на рабочем месте должностных лиц, проводящих личный прием в дни, установленные графиком личного приема граждан, дата личного приема переносится по согласованию с должностным лицом, заявленным в графике личного приема. Граждане, записанные на личный прием, оповещаются о переносе даты должностными лицами управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы о невозможности проведения личного приема в день получения указанными должностными лицами соответствующей информации.

3.5. График личного приема граждан размещается на официальном сайте Департамента образования области в сети Интернет и на информационном стенде в Департаменте образования области.

3.6. Запись на личный прием производится ежедневно специалистом управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы, ответственным за организацию личного приема, по адресу: г. Вологда, ул. Козленская, д. 114, каб. 238 или по телефону: (8172) 75-00-64 с 8 до 17 часов, в предпраздничные дни - с 8 до 16 часов, перерыв - с 12.30 до 13.30.

3.7. Запись на повторный личный прием к начальнику Департамента образования области, заместителям начальника Департамента образования области производится не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение по тому же вопросу.

3.8. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, инвалиды I и I! группы, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

3.9. Личный прием граждан осуществляется в присутствии двух должностных лиц Департамента образования области.

3.10. На граждан, записанных на прием к начальнику Департамента образования области, заместителям начальника Департамента образования области, оформляется карточка личного приема (приложение N 3).

3.11. Если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается руководителем устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.12. По окончании личного приема должностное лицо доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.

В случае если в обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента образования области или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.

3.13. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящим Административным регламентом.

3.14. После завершения личного приема в соответствии с поручениями начальника Департамента образования области, заместителей начальника Департамента образования области, проводящих личный прием, специалист управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы, ответственный за организацию личного приема, направляет документы на рассмотрение должностному лицу Департамента образования области.

Если при рассмотрении обращения поступает дополнительное поручение и обращение остается на контроле, то делается запись о продлении срока рассмотрения обращения.

3.15. Результатом выполнения административных действий (процедур) по проведению личного приема граждан является разъяснение по существу поставленного в обращении вопроса либо принятие должностным лицом, осуществляющим личный прием, мер по решению поставленного вопроса, либо направление поручения о рассмотрении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, либо отказ в рассмотрении обращения.

3.16. Основанием для начала административной процедуры по регистрации обращения является поступление письменного обращения либо личное обращение гражданина в Департамент образования области.

3.17. Письменные обращения могут быть доставлены лично гражданином или его представителем, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования, посредством телеграфа, факсимильной связи.

3.18. Обращения на имя начальника Департамента образования области, заместителей начальника Департамента образования области, в адрес Департамента образования области, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в управление государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы и передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за работу с обращениями граждан.

3.19. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются специалистом управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы Департамента образования области, ответственным за работу с обращениями граждан.

3.20. Обращения, поступившие по факсимильной связи, по информационным системам общего пользования на официальный сайт Департамента образования области в сети Интернет в раздел "Обращения граждан", по электронной почте принимаются уполномоченным должностным лицом управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы и передаются должностному лицу управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы, ответственному за работу с обращениями граждан.

3.21. Письменные обращения регистрируются в управлении государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы в течение трех дней с момента поступления в Департамент образования области.

3.22. Регистрация обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу с заведением регистрационной карточки по прилагаемой форме (приложение N 4).

Информация о зарегистрированных обращениях вносится в автоматизированную систему делопроизводства "Регистрация и учет обращений граждан" в установленном порядке.

3.23. Приложенные к письменному обращению подлинные документы (паспорта, ценные бумаги, свидетельства о смерти, рождении и др.) отделяются от обращения и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет гражданина.

3.24. Должностное лицо управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы, ответственное за работу с обращениями граждан:

- прочитывает обращение, определяют его тематику и тип, выявляет поставленные в обращении вопросы;

- составляет аннотацию обращения. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письменного обращения на рассмотрение;

- проверяет обращение на повторность (многократность), при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской;

- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы должностных лиц, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- готовит проекты резолюций и направляет начальнику Департамента образования области;

- выявляет основания, при которых обращение не рассматривается по существу вопросов;

- определяет государственный орган, орган местного самоуправления, которые в соответствии с компетенцией должны рассматривать обращение.

3.25. К обращению, направляемому на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, должностное лицо, ответственное за работу с обращениями граждан, оформляет сопроводительное письмо. Одновременно в адрес обратившегося гражданина направляется уведомление о дате регистрации обращения, куда и кому оно направлено.

Сопроводительное письмо к обращению и уведомление гражданину оформляются на бланке Департамента образования области (приложения N N 5, 6).

Сопроводительное письмо к обращению и уведомление гражданину подписываются начальником Департамента образования области, заместителем начальника Департамента образования области.

Должностное лицо (исполнитель) при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

3.26. Должностное лицо, ответственное за работу с обращениями граждан, после оформления регистрационной карточки направляет обращение на рассмотрение должностному лицу Департамента образования области.

3.27. Результатом выполнения административных действий (процедур) по регистрации обращений является присвоение обращению порядкового номера в автоматизированной системе делопроизводства "Регистрация и учет обращений граждан", составление резолюции, направление исполнителю на рассмотрение либо направление обращения с уведомлением заявителя для дальнейшего рассмотрения в государственный орган, орган местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3.28. Основанием для рассмотрения письменного обращения в Департаменте образования области является зарегистрированное обращение.

3.29. Передача письменных обращений граждан из одного структурного подразделения Департамента образования области в другой производится через управление государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы.

3.30. Если в соответствии с поручением начальника Департамента образования области должен быть подготовлен обобщенный ответ гражданину, контроль за сроками исполнения обращения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым.

Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.31. Должностное лицо (исполнитель), которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в органах государственной власти, органах местного самоуправления и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.32. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в управление государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы, указывая структурное подразделение, в которое следует направить обращение.

Должностное лицо управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы, ответственное за работу с обращениями, направляет обращение на рассмотрение в иное структурное подразделение Департамента образования области по компетенции.

3.33. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. ...

3.34. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), исполнитель вправе не направлять ответ.

3.35. Письменное обращение гражданина признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю подготовлен письменный ответ. Должностное лицо управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы, ответственное за работу с обращениями граждан, вправе возвратить подготовленный ответ исполнителям на доработку, если рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует требованиям Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", настоящего Административного регламента, Инструкции по делопроизводству Департамента образования области.

3.36. Результатом выполнения административных действий (процедур) по рассмотрению обращений является решение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов гражданам либо направление в государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу поручений о рассмотрении обращений и принятии мер по решению поставленных в обращении вопросов, либо отказ в рассмотрении обращения.

3.37. Основанием оформления ответа на обращение в Департаменте образования области является рассмотрение всех поставленных в нем вопросов.

3.38. Ответы на обращения граждан подписывают начальник Департамента образования области, заместители начальника Департамента образования области.

3.39. Ответы на письменные обращения граждан представляются исполнителем вместе с подлинником обращения и документами, на основании которых они готовились, оформленными на бланке в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Департамента образования области, не позднее, чем за три рабочих дня до контрольного срока должностному лицу управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы, ответственному за работу с обращениями граждан, который направляет их на подпись начальнику Департамента образования области (заместителю начальника Департамента образования области).

После подписи начальником Департамента образования области (заместителем начальника Департамента образования области) ответы передаются в управление государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы. Краткое содержание ответа вносится в автоматизированную систему делопроизводства "Регистрация и учет обращений граждан".

3.40. В ответе в четкой, последовательной, краткой и исчерпывающей форме должны излагаться все разъяснения на поставленные в обращении вопросы. При подтверждении сведений, изложенных в обращении, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению.

3.41. В ответе, направляемом в государственные органы, указывается, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения обращения. В ответах на коллективное обращение указывается, кому из обратившихся граждан дан ответ.

3.42. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные к обращению. Если в обращении не содержится просьба о возврате документов, они приобщаются к материалам дела.

3.43. Если на обращение дается промежуточный ответ, в тексте указывается срок окончательного решения вопроса.

3.44. После регистрации ответа в автоматизированной системе делопроизводства "Регистрация и учет обращений граждан" должностное лицо управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы, ответственное за работу с обращениями граждан, передает его специалисту уполномоченному должностному лицу управления государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы для отправки гражданину и в архив Департамента образования области. Отправление ответов без регистрации в управлении государственной службы, организационной, правовой и кадровой работы не допускается.

Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.45. Оформление дел по обращениям для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Департамента образования области.

3.46. Результатом выполнения административных действий (процедур) по оформлению ответа на обращение является оформление ответа путем изложения разъяснений всех поставленных в обращении вопросов и направление ответа заявителю, а в случае направления промежуточного ответа (указания сроков окончательного решения вопросов.