Приложение. Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия

Приложение

Инструкция
о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия
(утв. постановлением Правительства Республики Хакасия от 11 ноября 2011 г. N 761)

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, сокращения количества документов на бумажных носителях, упорядочения документооборота и оптимизации управленческого труда.

Инструкция является нормативным документом, устанавливающим общие правила и порядок документирования и организации работы со служебными документами в Правительстве Республики Хакасия (далее - Правительство).

1.2. Организация, правила и порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены специальными инструкциями.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", правовыми актами, нормативными и методическими документами, регламентирующими создание, обработку, хранение и использование документов, с учетом особенностей постановки делопроизводства в Правительстве.

1.4. Делопроизводство в Правительстве организуется с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - система "Дело") в соответствии с Инструкцией по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия, утвержденной постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия от 26.03.2010 N 11-ПП.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований работы с документами возлагается на Аппарат Правительства Республики Хакасия (далее - Аппарат Правительства).

1.6. Требования Инструкции обязательны для государственных гражданских служащих Республики Хакасия и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Республики Хакасия (далее - сотрудники).

1.7. Об утрате служебных документов немедленно информируется начальник управления делопроизводства Аппарата Правительства (далее - управление делопроизводства). По факту утери документа проводится проверка, о результатах которой информируется Руководитель Аппарата Правительства Республики Хакасия - заместитель Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - Руководитель Аппарата Правительства).

1.8. Информация, содержащаяся в проектах документов и документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц.

1.9. Передача копий подписанных Главой Республики Хакасия - Председателем Правительства Республики Хакасия (далее - Глава Республики Хакасия), заместителями Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - заместители Главы Республики Хакасия) документов сотрудникам сторонних организаций осуществляется по указанию (разрешению) начальника управления делопроизводства.

Передача документов (копий документов), служебной информации представителям средств массовой информации осуществляется через управление информационной политики Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, в отдельных случаях по поручению Руководителя Аппарата Правительства.

1.10. Работать с документами Правительства вне служебных помещений не разрешается, с содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1.11. При работе с документами, поступившими в Аппарат Правительства и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них исправления, делать любые пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

1.12. Переписка между исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

2. Правила
подготовки и оформления документов Правительства Республики Хакасия, его Президиума

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

2.1.2. При подготовке документов Правительства, его Президиума используются:

бланк постановления Правительства Республики Хакасия (приложение 1);

бланк постановления Президиума Правительства Республики Хакасия (приложение 2);

бланк письма Правительства Республики Хакасия (приложение 3).

2.1.3. При внутренней переписке информационного характера между Главой Республики Хакасия, заместителями Главы Республики Хакасия бланки не применяются. Документы оформляются в соответствии с требованиями, установленными в подразделе 2.7 настоящей Инструкции.

2.1.4. Проектирование бланков документов, их оформление осуществляются управлением делопроизводства Аппарата Правительства.

Включение в документооборот новых бланков документов осуществляется по согласованию с Руководителем Аппарата Правительства.

2.1.5. Запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов, копировать их на персональные электронные вычислительные машины исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия.

2.1.6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на управление делопроизводства Аппарата Правительства и специалистов, ответственных за работу с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.

2.1.7. Установлен следующий порядок работы с бланками документов Правительства:

2.1.7.1. Бланки с воспроизведением герба Республики Хакасия подлежат учету.

Управление делопроизводства Аппарата Правительства проставляет на оборотной стороне бланка нумератором учетные порядковые номера.

2.1.7.2. Бланки, используемые при подготовке документов, должны использоваться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

2.1.7.3. К распечатыванию на бланках допускаются экземпляры документов, полностью отредактированные и откорректированные исполнителями совместно с заинтересованными лицами.

Распечатка окончательных текстов документов производится в отделе документационного обеспечения.

К распечатыванию на бланке письма Правительства за подписью заместителей Главы Республики Хакасия допускаются экземпляры, завизированные исполнителем или всеми исполнителями (согласно резолюции, если это ответ) и управлением делопроизводства.

2.1.7.4. Акты Правительства Республики Хакасия, его Президиума оформляются соответственно на бланках постановлений Правительства, его Президиума и подписываются Главой Республики Хакасия или заместителем Главы Республики Хакасия, исполняющим его обязанности.

2.1.7.5. Бланки писем выдаются отделом документационного обеспечения управления делопроизводства Аппарата Правительства исполнительным органам государственной власти Республики Хакасия.

2.1.7.6. Получение бланков писем производится в журналах учета выдачи бланков писем под подпись.

Получатели бланков писем должны хранить их в надежно запираемых сейфах (шкафах).

2.1.7.7. Уничтожение испорченных бланков осуществляется по акту.

2.1.8. Запрещается тиражирование бланков на копировально-множительных аппаратах и использование ксерокопий бланков для оформления документов.

2.2. Общие требования к оформлению документов

2.2.1. Документы Правительства оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). При подготовке проектов документов необходимо применять текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером N 13 (для писем, служебных документов информационного характера, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов), N 14 (для проектов законов), допускается использование шрифта N 12 (для оформления табличных материалов).

Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).

2.2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - от 1 до 1, 5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см.

2.2.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр. " и знаков препинания.

В многостраничных документах оформляется сквозная нумерация страниц.

2.2.4. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, виза согласования, гриф утверждения документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе.

Состав реквизитов документов определяется его видом и назначением.

2.2.5. Датой документа является:

дата подписания (постановления, распоряжения, приказа, письма, докладной, служебной записки, акта и др.);

дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др-);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или управлением делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 строками.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесноцифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 09. 06. 2006.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное написание слова "год" и цифры года разделяются пробелом, например: 08 марта 2011 года или 08 марта 2011 г.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

2.2.6. Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита и присваивается документу после его подписания (утверждения).

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты межстрочным интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

Регистрационный номер входящего документа Правительства состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и индекса, указывающего откуда поступил документ, например: 4152/М; 2121/С или 344/Х.

Индексы: М, С, X - означают регион, откуда поступил документ (Москва, субъекты, Хакасия соответственно).

При присвоении регистрационного номера исходящему документу используется буквенно-цифровой способ, при котором буквы являются инициалами имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, а цифры означают порядковый номер исходящего документа, например: АЛ-M-244, ЛЧ - 682.

Ссылка на дату документа и его регистрационный номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ.

Регистрационный номер постановлений Правительства состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, постановлений Президиума Правительства - из порядкового номера документа в пределах календарного года и дополняется через дефис буквенным литером "п", например: 25-п.

В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.

2.2.7. Заголовок к тексту - обязательный реквизит, составляется ко всем документам Правительства, оформляемым на бумаге формата А4, за исключением телеграмм, телефонограмм.

Заголовок должен быть коротким и точно передавать смысл документа, он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы о чем (о ком)?, чего (кого)?

Например:

постановление (о чем?) "О создании аттестационной комиссии", письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи", правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту на документах, оформленных на бланках, печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа под реквизитами бланка от левой границы поля документа без кавычек, пишется с прописной буквы и не подчеркивается.

В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк не более пяти. Строчки заголовка печатают через одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Не рекомендуется включать в него только фамилию лица, по поводу которого излагается документ, без указания характера предписываемых действий.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

2.2.8. Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение. В связи с этим он должен содержать достоверную, точную и аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.

Установлены следующие требования к текстам управленческих документов:

2.2.8.1. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения.

Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется: использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул;

нейтральным тоном изложения;

определенным порядком (последовательностью) изложения информации, сжатостью и компактностью.

2.2.8.2. От заголовка текст отделяется 2 строками, печатается через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля без переноса слов. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

2.2.8.3. Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей или разных структурных подразделений).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

2.2.8.4. Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Пункты (при наличии) оформляются арабскими цифрами с точкой.

2.2.8.5. Содержание и структура текста документа определяются его функциональным видом (постановление, распоряжение, письмо) и разновидностью (распоряжение по основной деятельности, распоряжение по личному составу, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и т. д.).

Построение текстов документов с учетом их видов и разновидности должно соответствовать требованиям, изложенным в настоящем разделе Инструкции.

2.2.8.6. Тексты документов Правительства оформляют в виде связного текста, таблицы или в виде их сочетания.

Связный текст содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях, применяется при составлении организационно-распорядительных документов, по возможности составляется по одному вопросу.

Связный текст, как правило, состоит из двух смысловых частей: в одной указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. Во второй части (заключительной) - выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (например, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы). Допускается начинать текст документа с его заключительной части, то есть изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных, плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и других.

Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении 4 к настоящей Инструкции.

2.2.8.7. Форма изложения текста.

Изложение текста в документах осуществляется от:

первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "прошу", "считаю", "направляю", "предлагаю");

третьего лица единственного числа ("Правительство Республики Хакасия постановляет... ", "Правительство Республики Хакасия считает возможным... ");

первого лица множественного числа ("просим представить данные о... ", "представляем на рассмотрение и утверждение... ");

третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили");

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках - от третьего лица единственного или множественного числа ("Министерство осуществляет функции", "Руководитель Министерства имеет право", "комиссия установила").

2.2.8.8. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указываются реквизиты документов-оснований (наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки).

Например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

2.2.8.9. Объемные тексты документов следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. При этом разделы нумеруются в пределах всего текста документа; подразделы - в пределах раздела, к которому они относятся, и т. д. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание.

Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию, включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимозависимы и взаимообусловлены. Пункты заголовков не имеют.

Пункт может разбиваться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой, в конце подпункта ставится точка с запятой.

2.2.8.10. При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственного после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

2.2.9. Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись уполномоченного лица.

Подписание документов предусматривает указание полного наименования должности, личную подпись и ее расшифровку (инициал имени и фамилия).

Наименование должности в реквизите "подпись" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 строками.

Например:

Заместитель

Главы Республики Хакасия -

Председателя Правительства Республики

Хакасия

Личная подпись

И. Фамилия

Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности).

Подписание документа исполняющим обязанности должностного лица возможно только при наличии распоряжения (приказа) о его назначении.

При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением (приказом) исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка) подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности Главы

Республики Хакасия - Председателя

Правительства Республики Хакасия

Личная подпись

И. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Министр экономики

Республики Хакасия

Министр экономики

и регионального развития

Красноярского края

Личная подпись

И. Фамилия

Личная подпись

И. Фамилия

Такого рода документы готовятся без использования бланков.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель Аппарата Правительства

Республики Хакасия - заместитель Главы

Республики Хакасия - Председателя

Правительства Республики Хакасия

Личная подпись

И. Фамилия

Главный бухгалтер

Личная подпись

И. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе комиссии, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	И. Фамилия
Члены комиссии:	Личная подпись	И. Фамилия
	Личная подпись	И. Фамилия
	Личная подпись	И. Фамилия
	Личная подпись	И. Фамилия

Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту.

Внесение в подписанные документы исправлений, правок не разрешается. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями:

направляемые Президенту Российской Федерации, Федеральному Собранию Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в правоохранительные и судебные органы Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, прокуратуру Республики Хакасия - Главой Республики Хакасия, в случае его отсутствия - заместителем Главы Республики Хакасия, исполняющим его обязанности;

направляемые в органы государственной власти Российской Федерации, главам муниципальных районов и городских округов Республики Хакасия и в другие организации - Главой Республики Хакасия либо его заместителями, в зависимости от содержания вопросов, изложенных в письмах.

Подписываются руководителями исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия документы, направляемые:

в органы государственной власти Российской Федерации на поступившие от них запросы или по резолюции (поручению) Главы Республики Хакасия, его заместителей;

главам муниципальных районов и городских округов Республики Хакасия и в другие организации по вопросам ведения.

В Правительстве разрешается иметь и допускается использование факсимильного отображения личной подписи Главы Республики Хакасия, его заместителей на документах Правительства Республики Хакасия. Порядок использования клише факсимильного отображения утвержден распоряжением Председателя Правительства Республики Хакасия от 04.06.2009 N 81-рп.

2.2.10. Согласование документа оформляется визой согласования.

Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам, иным документам и выражает согласие руководителя или структурного подразделения, не являющегося автором документа, с его содержанием.

В состав визы входят подпись и должность визирующего, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата визирования, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись И. Фамилия

25.07.2011

Виза подтверждает, что должностное лицо ознакомилось с документом.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, который подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа, например:

Замечания прилагаются

Личная подпись И. Фамилия

25.07.2011

Отказ от визирования не допускается. В случае несогласия с документом в целом, делается отметка:

С проектом не согласен, замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись И. Фамилия

25.07.2011

Визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" в нижней части последнего листа второго экземпляра отправляемого документа.

При подготовке документа несколькими исполнителями допускается согласование его в автоматизированной системе "Дело". В этом случае для подписания Главой Республики Хакасия принимаются документы с листом согласования (визирования), распечатанным из автоматизированной системы "Дело", и визированием основным исполнителем второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

Специалисты отдела документационного обеспечения, осуществляющие прием документов от разработчиков в соответствии с должностным регламентом, для подписания документа Главой Республики Хакасия проверяют визы согласующих сторон, которым было дано поручение для исполнения, при необходимости возвращают его исполнителю для получения дополнительных виз.

Срок визирования проекта письма составляет 1 день.

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата или предусматривается правовыми актами.

2.2.11. Согласование документа оформляется грифом согласования.

Гриф согласования включает в себя слово "Согласовано", которое пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже через одинарный межстрочный интервал указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), через двойной межстрочный интервал личная подпись, ее расшифровка и дата согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

Согласовано

Заместитель

Главы Республики Хакасия -

Председателя Правительства

Республики Хакасия

Личная подпись И. Фамилия

"___" ______________2011 г.

Согласовано

Протокол заседания ЭК

Аппарата Правительства

Республики Хакасия

от "___" ______________2011 г. N____

Согласовано

Письмо Минкультуры России

от "___" ______________2011 г. N 01-18/115

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в нижней левой части последнего листа подлинника документа.

2.2.12. На документах Правительства, подлежащих утверждению (введение в действие, санкционирующее распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц), гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Документы утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "Утверждаю", которое пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже через одинарный межстрочный интервал указывается полное наименование должности лица, утверждающего документ, через двойной межстрочный интервал личная подпись, ее расшифровка и дата согласования. Например:

Утверждаю
Заместитель Главы Республики
Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия

Личная подпись И. Фамилия

"___" ______________2011 г.

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

Документ утверждаются должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден (О, Ы, А)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

Утверждено
постановлением Правительства
Республики Хакасия
от "___" _______________2011 г.

Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

2.2.13. Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Приложения к документу могут быть:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом, например, приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение;

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

На самом приложении к документу оформляется отметка о наличии приложения, которая включает в себя наименование документа, наименование организации - автора документа, его дату и номер, например:

Приложение
к письму Правительства
Республики Хакасия
от "___" _____________2011 г. N____

Реквизит располагают в правом верхнем углу первого листа документа- приложения и печатают от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через одинарный межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

При наличии нескольких приложений они нумеруются без указания знака "N".

Сведения о наличии приложений к служебным письмам, документам информационного характера оформляются в следующем порядке:

слово "Приложение" печатается ниже основного текста письма от левого края текстового поля (без красной строки). После слова "Приложение" ставится двоеточие;

если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием наименования, количества листов и экземпляров в каждом приложении, например:

Приложения: 1. Проект государственного стандарта на 20 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка к проекту государственного стандарта на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: письмо Федеральной архивной службы России от 21 мая 2011 г. N 1-102 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Приложения к постановлениям оформляются в соответствии с требованиями подраздела 2.3 настоящей Инструкции.

2.2.14. Отметка об исполнителе документа включает в себя фамилию, номер его телефона или инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона и печатается на лицевой стороне последнего листа документа в две строки шрифтом размером N 10, например:

Николаев

(3902) 23-56-88

или

П.О. Николаев

(3902) 23-56-88

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В случае подготовки документа группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.15. Указание по исполнению документов оформляется в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Подготовить смету и проект

договора к 30.08.2011

Личная подпись 05.07.2011

Резолюция оформляется на первом листе поступившего документа, на свободном поле документа. В случае если поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем считается лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы.

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Допускается оформление резолюции должностного лица на бланке (карточке) формата А6, утвержденной формы (приложение 5 к настоящей Инструкции). В этом случае на карточке резолюции в правом нижнем углу проставляется дата входящего документа и его регистрационный номер. Карточка с резолюцией скрепляется с основным документом и подлежит оформлению в архив.

2.3. Требования
к оформлению проектов постановлений Правительства Республики Хакасия, Президиума Правительства Республики Хакасия

2.3.1. Порядок подготовки, внесения и рассмотрения проектов постановлений Правительства, его Президиума регулируется Регламентом Правительства.

2.3.2. Проекты законов, подготавливаемые для рассмотрения Верховным Советом, оформляются в соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению законопроектов, одобренными Советом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации для использования при осуществлении законодательной деятельности.

2.3.3. Подготовка проектов постановлений Правительства, его Президиума организуется:

во исполнение или в соответствии с нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, Республики Хакасия;

в соответствии с планом заседаний и планом действий Правительства Республики Хакасия;

по инициативе Главы Республики Хакасия, членов Правительства, руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, глав муниципальных районов и городских округов Республики Хакасия

2.3.4. Если подготавливаемый проект акта Правительства, его Президиума влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства, его Президиума, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Если при подготовке проекта постановления предусматривается внесение существенных изменений в ранее принятые (действующие) нормативные акты или по одному и тому же вопросу имеется несколько действующих решений, целесообразно подготовить новый документ, объединяющий все решения по данной проблеме, новые и принятые ранее, которые должны сохранить свою силу.

2.3.5. Проекты постановлений Правительства, его Президиума оформляются на бланках установленного образца согласно приложениям 1, 2 соответственно.

2.3.6. Кроме реквизитов, оформленных на бланках (Государственный герб Республики Хакасия, наименование органа, принявшего постановление, вид правового акта, дата принятия, регистрационный номер, место издания акта), проект постановления содержит следующие реквизиты:

2.3.6.1. Заголовок к проекту постановления, который оформляется в соответствии с пунктом 2.2.7 настоящей Инструкции.

2.3.6.2. Текст проекта постановления оформляется в соответствии с пунктом 2.2.8 настоящей Инструкции.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не применяется. В проектах постановлений употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

Текст проекта постановления должен состоять из двух частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей. Констатирующая часть не должна быть более одной третьей части страницы и составляется для разъяснения целей и мотивов принятия постановления.

Если проект постановления издается на основании законов, актов федеральных органов государственной власти, перечней поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и других документов, в констатирующей части на них делается ссылка и указываются реквизиты документов-оснований в соответствии с пунктом 2.2.8.8 настоящей Инструкции.

Формулировка "Во исполнение" используется, как правило, если в вышеназванных актах имеется прямое (конкретное) предписание выполнения определенных действий. При отсутствии прямого (конкретного) предписания используются формулировки "В соответствии с... ", "В целях... ", "На основании... ".

Преамбула в постановлениях Правительства, его Президиума завершается словом "Постановляет: ", которое выделяется прописными буквами без кавычек, после него ставится двоеточие, и далее излагается постановляющая часть.

В постановляющей части в повелительной форме должно указываться, кому, какие действия необходимо выполнить и в какие сроки.

Если проект постановления предполагает различные по характеру предписываемые действия и нескольких исполнителей, постановляющая часть делится на части (пункты, подпункты).

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Предписания формулируются в категоричной форме, предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме ("создать", "установить", "утвердить").

Не допускается использование неконкретных, расплывчатых выражений ("обратить внимание", "активизировать", "улучшить"), проверка исполнения которых затруднительна.

Если поручение или действие предполагает наличие конкретного исполнителя в соответствующем пункте проекта постановления, должны указываться должность и фамилия исполнителя в дательном падеже, его инициалы, которые ставятся перед фамилией.

Например:

2. Министру здравоохранения Республики Хакасия И. О. Фамилия обеспечить контроль за целевым использованием денежных средств...

Если в качестве исполнителя приводится орган или организация, то в этом случае фамилия руководителя ставится после наименования органа или организации в скобках, в именительном падеже, инициалы руководителя ставятся перед фамилией.

Например:

2. Министерству здравоохранения Республики Хакасия (И. О. Фамилия) обеспечить выполнение мероприятий Программы...

Фамилия предшествует инициалам в том случае, когда составляется алфавитный пофамильный список.

Пункты группируются по их значимости: от наиболее существенных вопросов к второстепенным или в последовательности развития вопроса (темы, содержания документа). Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.

Если возникает необходимость неоднократного упоминания в тексте какого- либо документа, то при первом упоминании приводится его полное наименование с указанием в скобках сокращенного наименования с написанием его с прописной буквы. Например: Порядок подписания и направления запросов в муниципальные образования Республики Хакасия (далее - Порядок). В дальнейшем в тексте допускается использование сокращенного наименования (Инструкция, Правила, Порядок).

В тексте проекта постановления могут быть указаны сроки исполнения поручения.

Сроки исполнения должны быть реальными (следует учитывать время на согласование документа, его печатание и тиражирование, доведение до конкретных исполнителей, опубликование), достаточными для выполнения намеченных мероприятий, соответствовать объему предполагаемых работ (утверждаемые планы не должны содержать мероприятий с уже истекшими сроками исполнения).

При длительных сроках исполнения необходимо предусматривать сроки промежуточного контроля исполнения (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) для представления информации исполнителем (исполнителями).

Указания об отмене, признании утратившими силу, внесении изменений в ранее изданные акты или их части включаются в текст проекта постановления отдельным пунктом.

Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующих постановлений оформляется одним из способов:

"Изложить пункт 2 в новой редакции:

"2......".

"Изложить абзац второй пункта 3 в следующей редакции:

"... ".

"Дополнить пункт 1 подпунктами 1.4 и 1.5 следующего содержания:

"1.4....

1.5....".

"Внести изменение в пункт 4, дополнив его абзацем следующего содержания:

"... ".

В пункте 3 слова "... " заменить словами "... ".

"Исключить из пункта 2 слова "... ".

"Слова "... " заменить словами "... " по всему тексту в соответствующем падеже".

"Дополнить пункт 1 постановления и наименование приложения к постановлению словами "... ".

"Приложение к распоряжению дополнить следующими позициями: "... ". Текст абзаца пишется с новой строки и в кавычках.

Текст проекта постановления нормативного правового характера может содержать положение о сроке и порядке вступления его в законную силу, которое оформляется отдельным пунктом. По умолчанию акт нормативного правового характера вступает в силу в соответствии с нормами действующего законодательства.

При наличии приложений к проекту постановления Правительства, его Президиума в тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии нескольких приложений ссылка на приложения в тексте оформляется по форме: "в соответствии с приложением 2", "согласно приложению 3".

Объем проекта постановления не должен превышать 1-3 страницы, по крупным вопросам - 5-6 страниц. Если документ содержит две и более страницы, обязательной является их нумерация (первая страница не нумеруется).

Текст проекта постановления Правительства о проекте закона Республики Хакасия оформляется согласно приложению 6 к настоящей Инструкции и должен содержать пункты:

об одобрении законодательной инициативы Главы Республики Хакасия по законопроекту;

о представлении законопроекта в Верховный Совет Республики Хакасия;

о согласовании назначения официального представителя Главы Республики Хакасия при рассмотрении проекта закона на сессии Верховного Совета.

2.3.6.3. Приложение дополняет, разъясняет или детализирует отдельные вопросы, затронутые в тексте проекта постановления.

Приложения к постановлениям оформляются на отдельных листах бумаги. Приложения к проектам правовых актов должны быть завизированы руководителем органа, к сфере ведения которого относится разрабатываемый проект правового акта. Виза оформляется на нижнем поле последнего листа приложения или нескольких приложений к проекту постановления.

Сведения о наличии приложений оформляются разными способами. При наличии одного приложения, а также при утверждении или введении в действие какого-либо документа ссылка на него в тексте оформляется словами "прилагаемый", "прилагается", "согласно приложению", "в соответствии с приложением".

Таблицы, планы, графики, схемы, карты, являющиеся неотъемлемой частью проекта постановления, как правило, прилагаются. Например:

Одобрить законодательную инициативу... (приложение).

или

Передать из государственной собственности... в муниципальную собственность муниципального образования Алтайский район имущество согласно приложению.

В случае, когда в приложение, утвержденное ранее постановлением, вносится изменение, изложенное в новой редакции, текст новой редакции приложения оформляется новым приложением.

Перед текстом приложения в правом верхнем углу пишется "Приложение", указывается вид правового акта, его дата и регистрационный номер.

Например:

Приложение
к постановлению Правительства
Республики Хакасия
от "___" _____________2011 г. N ____

Если постановлением утверждается документ, имеющий самостоятельное значение (Программа, Порядок) после слова "Приложение", которое выравнивается от правой границы текстового поля, через одинарный межстрочный интервал в правом верхнем углу первого листа оформляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.2.12 настоящего раздела Инструкции.

Например:

Приложение
Утверждено
постановлением Правительства
Республики Хакасия
от "___" _____________2011 г. N____

Слова "Утверждена", "Утвержден" согласуются в роде и числе с наименованием утверждаемого документа (положение - УтвержденО, правила - УтвержденЫ).

Заголовок к тексту документа-приложения печатается центрованным способом (относительно границ текста). Наименование вида документа- приложения (первое слово заголовка приложения) может выделяться прописными буквами.

Если одним проектом постановления утверждается несколько документов (положение о координационном совете, его состав), они оформляются в качестве нескольких приложений. Приложения нумеруются, при этом знак "N" перед цифровым обозначением не проставляется.

Например:

Приложение 1
Утверждено
постановлением Правительства
Республики Хакасия
от "___" ________________2011 г. N____

Положение
о координационном совете при Правительстве Республики Хакасия...
(далее текст)

или:

Приложение 2
Утвержден
постановлением Правительства
Республики Хакасия
от "___" ________________2011 г. N____

Состав
координационного совета при Правительстве Республики Хакасия...
(далее текст)

В многостраничных постановлениях, имеющих несколько приложений, оформляется сквозная нумерация страниц.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов, подразделов их заголовки печатаются строчными буквами центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Пункты в документах-приложениях большого объема могут иметь заголовки без проставления точки в конце.

Составные части документов-приложений (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, требования к оформлению которой изложены в приложении 4 к настоящей Инструкции.

2.3.6.4. Подпись в постановлении оформляется в соответствии с пунктом 2.2.9 настоящего раздела Инструкции и состоит из слов "Глава Республики

Хакасия - Председатель Правительства Республики Хакасия", инициала имени и фамилии Главы Республики Хакасия.

При подписании постановления заместителем Главы Республики Хакасия, исполняющим обязанности временно отсутствующего Главы Республики Хакасия, подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности Главы

Республики Хакасия - Председателя

Правительства Республики Хакасия

Личная подпись

И. Фамилия

2.3.6.5. Согласование проектов постановлений Правительства и его Президиума регламентируется Инструкцией по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия, утвержденной постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия от 26.03.2010 N 11-ПП и Регламентом Правительства.

В случае необходимости согласования проекта постановления с органами, у которых отсутствует автоматизированная система делопроизводства и документооборота, согласование производится на листе согласования, на бумажном носителе, оформленном согласно приложению 7 к настоящей Инструкции.

2.3.7. В случае, когда проект вносит изменения в уже утвержденное постановление, к регистрационной карточке согласования документа в системе "Дело" целесообразно прикрепить файл, содержащий таблицу изменений (поправок) к проекту постановления.

Таблица изменений (поправок) должна содержать:

номер изменяемого пункта (подпункта, абзаца) постановления;

текст изменяемого пункта (подпункта, абзаца) постановления;

содержание изменения;

текст пункта (подпункта, абзаца) проекта постановления с изменением.

2.3.8. Пакет документов для рассмотрения на заседании Правительства, его Президиума представляется в отдел документационного обеспечения на бумажном носителе в составе:

лист согласования (визирования), распечатанный из автоматизированной системы "Дело", включающий в себя номер регистрационной карточки (например, РКПД 365), наименование проекта постановления, фамилию, имя, отчество докладчика с наименованием его должности. В случае принятия проекта постановления в опросном порядке на листе согласования оформляется соответствующая отметка. Наличие необходимых виз фиксируется визированием листа согласования начальником отдела документационного обеспечения. Обязательным является заполнение оборотной стороны листа согласования, которая содержит перечень организаций и учреждений, куда должны быть направлены копии подписанного постановления (приложение 8). Для уточнения вопросов, возникающих в связи с рассылкой копий постановлений, в установленном месте листа рассылки проставляется подпись, ее расшифровка, дата и рабочий телефон исполнителя;

текст проекта постановления, завизированный руководителем органа, подготовившего проект постановления. При наличии приложения к проекту он также визируется руководителем органа, к сфере ведения которого относится разрабатываемый проект постановления. Виза оформляется на нижнем поле последнего листа приложения или нескольких приложений к проекту постановления. Кроме подлинника текста проекта постановления в отдел документационного обеспечения представляется копия текста проекта постановления в 2 экземплярах;

пояснительная записка или справка к проекту постановления, подписанная руководителем органа, подготовившего проект постановления, и содержащая существенную информацию о проекте, в четкой и краткой форме раскрывающая его замысел. В ней обязательно указывается обоснование необходимости принятия постановления, его цель, выводы, планируемый результат, в случае необходимости - результаты расчетов. Пояснительные записки или справки к проектам постановлений не должны превышать 4 страниц;

заключение Государственного правового комитета Республики Хакасия; перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие документа, и перечень предложений о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации документа;

финансово-экономическое обоснование в случае необходимости; замечания, возникшие в процессе согласования проекта постановления, подписанные автором, в случае наличия.

В тех случаях, когда проект постановления подготавливается на основании письма или ходатайства, к проекту прикладывается основание - подлинник входящего письма.

Для защиты от возможной замены листов проект постановления, приложения к нему полистно штампуются при помощи специального штемпеля с буквенным обозначением "ГПК" Государственным правовым комитетом Республики Хакасия.

Одновременно с предоставлением проекта постановления на бумажном носителе в отдел документационного обеспечения предоставляются в электронном виде, на флэш-карте, в отдельно сформированной папке, название которой включает в себя номер регистрационной карточки проекта постановления с кратким наименованием органа, подготовившего проект, и сокращенное наименование проекта постановления (например, "РКПД Минздрав Модернизация"), проект постановления с пояснительной запиской отдельными файлами ("Постановление", "Приложение" (если есть), "Пояснительная записка"). В случае если приложений несколько, каждое из них оформляется отдельным файлом с наименованием "Приложение 1", "Приложение 2" и т. д. Масштаб документов должен составлять 90%.

Бумажный и электронный варианты проекта постановления должны соответствовать окончательному виду проекта, размещенному в системе "Дело". Специалисты отдела документационного обеспечения осуществляют сверку на соответствие электронной копии текста правового акта подлиннику текста правового акта на бумажном носителе.

2.3.9. Откорректированные специалистами отдела документационного обеспечения и распечатанные на бланке проекты постановлений формируются в папку для рассмотрения на заседании Правительства, его Президиума или, в случае принятия постановлений в опросном порядке, на подписание Главой Республики Хакасия или заместителем Главы Республики Хакасия, временно исполняющим его обязанности.

Постановление оформляется в одном экземпляре.

2.3.10. Рассмотренные и одобренные проекты постановлений подписываются Главой Республики Хакасия или заместителем Главы Республики Хакасия, исполняющим его обязанности во время заседания Правительства, его Президиума. При необходимости постановления дорабатываются исполнителями с учетом высказанных замечаний в течение 3 дней, если более продолжительный срок не оговорен при обсуждении.

Постановления Правительства, его Президиума визируются Руководителем Аппарата Правительства.

2.3.11. Подписанные постановления передаются в отдел документационного обеспечения для регистрации в автоматизированной системе "Дело".

2.3.12. Изготовление копий и рассылка постановлений Правительства, его Президиума осуществляются отделом документационного обеспечения в количестве, определяемом реестром рассылки в трехдневный срок после подписания и регистрации документов.

Правовые акты, требующие срочной рассылки, к регистрации и выпуску принимаются в первоочередном порядке.

Копии рассылаются по электронной почте или в бумажном виде, заверенные печатью подлинности подписи должностного лица, подписавшего правовой акт, на изготовленных копиях, через отдел документационного обеспечения в установленные для этого часы.

2.3.13. Копии принятых нормативных правовых актов Правительства, его Президиума в соответствии с заключениями Государственного правового комитета Республики Хакасия передаются в бумажном и электронном виде специалистами отдела документационного обеспечения:

для опубликования в официальные средства массовой информации;

для ведения федерального Реестра нормативных правовых актов в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия.

2.3.14. Электронные копии текстов принятых постановлений Правительства, его Президиума в соответствии с Перечнем информации о деятельности Правительства, размещаемой в сети Интернет, утвержденным постановлением Главы Республики Хакасия от 04.03.2011 N 07-ПП в пятидневный срок со дня принятия начальником управления делопроизводства передаются в Администрацию Главы Республики Хакасия для размещения на Официальном портале исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия.

2.4. Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, проводимых в Правительстве.

2.4.1. Протоколы заседаний комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов, созданных постановлениями Правительства и его Президиума, составляются и оформляются секретарем либо лицом из числа членов комиссии, совета, рабочей группы, оргкомитета.

Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых первым заместителем, заместителями Главы Республики Хакасия, осуществляются помощниками или специалистами, назначаемыми председательствующим на совещании.

2.4.2. Протокол оформляется в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Для оформления протоколов заседаний, совещаний комиссий, советов, рабочих групп принято использовать полную форму оформления протокола. В данной форме отражается информация по каждому вопросу с записью краткого содержания докладов, приложения их текстов (при наличии), высказанных мнений. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "Текст доклада прилагается".

2.4.3. Протокол совещаний, проводимых первым заместителем, заместителями Главы Республики Хакасия, оформляется в день проведения совещания и представляется на подпись до 18. 00 часов этого же дня при проведении заседания в первой половине дня (до 14. 00 часов) и до 10. 00 часов следующего дня при проведении заседания во второй половине дня, если не установлен иной срок.

2.4.4. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги в соответствии с пунктом 2.2.2 настоящей Инструкции.

2.4.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам протокола: наименование органа, наименование вида документа, вид заседания, место проведения заседания, дата, регистрационный номер, текст, подпись, отметка о наличии приложения, виза согласования.

2.4.5.1. Реквизит "Наименование органа" является собирательным обозначением автора документа.

2.4.5.2. Наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ" - печатается прописными буквами и выравнивается по центру.

2.4.5.3. Вид заседания печатается через одинарный межстрочный интервал центрованным способом ниже реквизита "наименование вида документа", согласуется с ним в родительном падеже, например:

Протокол
совещания у заместителя Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия И. О. Фамилия

2.4.5.4. Место проведения заседания печатается через двойной межстрочный интервал после реквизита "вид заседания" и выравнивается по центру.

В протоколах выездных заседаний указывается место составления или проведения заседания: название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа (г. Сорск, с. Аскиз).

2.4.5.5. Датой протокола является дата проведения совещания, заседания, а не окончательного оформления и подписания протокола.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается у левой границы текстового поля через двойной межстрочный интервал после реквизита "вид заседания". Например, "15 июля 2011 года".

Если протоколируемое мероприятие заняло более одного дня, то указываются начальная и конечная даты.

2.4.5.6. Регистрационный номер печатается на той же строке, что и дата, у правой границы текстового поля.

Номер протоколов совещаний у первого заместителя, заместителей Главы Республики Хакасия состоит из знака N и буквенного литера "Пр", который дополняется через дефис порядковым номером протокола в пределах календарного года, и через дефис литером, состоящим из инициалов имени и фамилии заместителя Главы Республики Хакасия, председательствующего на совещании.

Например, "N Пр-9-ЮЛ".

Регистрация протоколов совещаний у первого заместителя, заместителей Главы Республики Хакасия осуществляется в отделе документационного обеспечения.

Протоколы заседаний (совещаний) комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов регистрируются в составе документов данных органов.

2.4.5.7. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола строится по схеме:

председатель заседания - фамилия и инициалы председательствующего в именительном падеже и его должность;

секретарь заседания - фамилия и инициалы в именительном падеже и его должность.

В случае проведения заседания коллегиального органа лицом, исполняющим обязанности председателя этого органа, или отсутствия других членов комиссий, советов, рабочих групп, в водной части текста делается сноска о нахождении председателя (иных членов коллегиального органа) в отпуске или командировке, которая оформляется звездочкой. Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы текста. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Слова "Присутствовали" и "Приглашенные" оформляются от границы левого поля с прописной буквы и заканчиваются двоеточием.

Через одинарный - двойной межстрочный интервал печатаются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших и приглашенных, а справа - наименования их должностей через одинарный межстрочный интервал.

Допускается обобщенное указание наименование должностей, если состав коллегиального органа утвержден отдельным распорядительным документом, например:

руководители министерств и государственных комитетов Республики Хакасия:

(фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке)

Если количество присутствующих и приглашенных превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Указание должности обязательно при перечислении приглашенных.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, которая оформляется в составе протокола.

Слова "Повестка дня" печатается прописными буквами центрованным способом через 1-2 строки ниже состава присутствующих и приглашенных, и заканчиваются двоеточием.

Ниже с красной строки пишут перечень обсуждаемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости. Вопросы нумеруются арабскими цифрами. Перечисление вопросов в повестке дня начинается с предлога "О" ("Об"). Далее указываются вид выступления: доклад, сообщение, отчет, информация - в именительном падеже, наименование должности, фамилия и инициалы докладчика - в родительном падеже. Например: Доклад Министра регионального развития Республики Хакасия Фамилия И. О.

Допускается не указывать докладчиков при оформлении повестки дня в протоколе заседания, если эта повестка прикладывается к протоколу.

Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения и размещается через 1-2 строки ниже повестки заседания.

Текст каждого раздела, отражая ход заседания, строится по схеме:

Слушали:

Выступили: (для полной формы протокола)

Решили:

Эти слова оформляются от границы левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием, зрительно разбивая текст.

Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

В разделе "Слушали" приводятся формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы докладчика, краткое содержание его доклада (для полной формы протокола). Если текст доклада прилагается, делается пометка "Текст доклада прилагается".

В разделе "Выступили" указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделе фиксируются вопросы, заданные докладчику.

В разделе "Решили" записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, таким образом, чтобы не возникало двоякого толкования.

Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, разделенными точками. Постановляющая часть решения содержит составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -... ", прикладывается список лиц, не участвующих в голосовании.

При подготовке полной формы протокола совещания у первого заместителя, заместителей Главы Республики Хакасия допускается иное оформление основной части протокола.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой в соответствии с повесткой дня, начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом размером шрифта N 13, выделяется шрифтом более яркой насыщенности.

Ниже через одинарный межстрочный интервал в круглых скобках через запятую указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

Затем указывается принятое по вопросу решение или решения, которые оформляются установленным выше способом. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: "утвердить... ", "предусмотреть... ", "внести изменения... ".

2.4.5.8. Подпись отделяется от текста 2-3 строками и оформляется в соответствии с пунктом 2.2.10 настоящей Инструкции.

Протокол совещания у первого заместителя, заместителей Главы Республики Хакасия подписывается председательствующим.

Протокол может быть подписан всеми участниками заседания, если такое решение было принято в ходе проведения заседания.

2.4.5.9. Приложения к протоколам оформляются на отдельном листе бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется (с прописной буквы) слово "Приложение", на одинарный межстрочный ниже дается ссылка на протокол заседания, его дату и номер. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правым полем документа, например:

Приложение
к протоколу заседания комиссии
от "___" ________________2011 г. N____

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

2.4.5.10. До представления на подпись председательствующему протокол в обязательном порядке должен быть согласован автором (исполнителем). Виза согласования оформляется в соответствии с пунктом 2.2.11 настоящей Инструкции.

2.4.6. Образцы оформления протоколов приведены в приложениях 9, 10.

2.4.7. Подлинные экземпляры протоколов совещаний у первого заместителя, заместителей Главы Республики Хакасия после регистрации в отделе документационного обеспечения, вместе с имеющейся служебной перепиской, формируются в дела по мере возрастания их порядковых номеров помощниками, секретарем комиссии, совета, рабочей группы, оргкомитета или лицом, ответственным за хранение документации.

Регистрационная карточка вместе со сканированным протоколом по системе "Дело" направляется помощнику первого заместителя, заместителя Главы Республики Хакасия, секретарю комиссии, совета, рабочей группы, оргкомитета для рассылки заинтересованным организациям, должностным лицам и организации контроля исполнения протокола.

2.4.8. При необходимости заинтересованным организациям и должностным лицам рассылаются копии протоколов или выписки из протоколов.

2.4.9. По решению руководителя по итогам заседаний, совещаний оформляется перечень поручений, который подготавливается исполнителем (автором), утверждается руководителем, регистрируется и отрабатывается аналогично протоколу.

2.4.10. Копии протоколов, содержащих поручения, рассылаются в трехдневный срок, а содержащих срочные поручения - в первоочередном порядке. Копии протоколов заседаний готовятся автором (исполнителем), осуществлявшим подготовку текста протокола.

2.4.11. Оформление выписки из протокола.

Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, и исполнения их оформляется выписка из протокола.

Центрованным способом прописными буквами печатается реквизит "Наименование вида документа" - слова "Выписка из протокола".

Вводная часть оформляется полностью, а из основной части берется та информация (обсужденный вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Оформляются подписи. Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется отделом документационного обеспечения для подтверждения соответствия выписки подлиннику протокола после реквизита "Подпись".

Форма выписки из протокола содержится в приложении 11 к настоящей Инструкции.

2.5. Подготовка и оформление
служебных писем Правительства Республики Хакасия

2.5.1. Общие требования.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами.

Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Для письма характерно использование простых распространенных предложений. Следует избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу лиц.

Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по разнородным вопросам, целесообразнее составлять отдельные письма по каждому из них.

Служебное письмо по объему не должно превышать 1-2 машинописных страницы, а в случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать 5 страниц.

Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы организаций, юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов.

2.5.2. Реквизиты оформления письма.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы, согласно приложению 3 к настоящей Инструкции.

Письма, оформленные на бланке Правительства, подписываются Главой Республики Хакасия, первым заместителем, заместителями Главы Республики Хакасия.

Кроме реквизитов, оформленных на бланке (Государственный герб Республики Хакасия, наименование органа, справочные данные), письмо содержит следующие реквизиты:

2.5.2.1. Дата письма оформляется цифровым способом и размещается в составе реквизитов бланка в установленном месте, согласно пункту 2.2.6 настоящего раздела Инструкции.

В документах, содержащих сведения финансового характера, как правило, применяется словесно-цифровой способ оформления даты.

Дата на документе проставляется лицом, его подписавшим. Если должностным лицом, подписавшим документ, дата не проставлена, то она указывается специалистом отдела документационного обеспечения, ответственным за регистрацию, в соответствии с фактической датой поступления документа на регистрацию.

2.5.2.2. Регистрационный номер письма размещается в составе реквизитов бланков в установленном месте и оформляется согласно пункту 2.2.6 настоящего раздела Инструкции.

При подготовке ответных писем необходимо указывать регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

2.5.2.3. Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы через одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8-9 см и располагается в пределах ограничительных отметок.

Реквизит "Адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия (в дательном падеже);

почтовый адрес.

Составные части почтового адреса указываются в последовательности, определенной правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами при направлении писем являются:

Администрация Президента Российской Федерации;

Федеральное Собрание Российской Федерации;

Правительство Российской Федерации;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории Республики Хакасия;

исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия;

муниципальные районы и городские округа Республики Хакасия.

Инициалы имени, отчества и фамилия отделяются от наименования организации, структурного подразделения, должности, почтового адреса 1 строкой.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

При адресовании документа должностному лицу и (или) физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Существует несколько способов оформления реквизита "Адресат":

1) адресование документа в организацию и ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Администрация Президента
Российской Федерации
Управление по работе с
обращениями граждан

2) адресование документа конкретным должностным лицам.

Должность и фамилия должностного лица указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Министру юстиции
Российской Федерации

И.О. Фамилия

При направлении документа иным должностным лицам наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Министерство образования и
науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту

А.И. Иванову

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

Начальнику штаба в/ч 4532
генерал-майору

К.Н. Серову

или

Директору Института
твердых металлов
доктору технических наук

М.Т. Соснину

Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется ему по той должности, к которой относится его содержание. Указывать в составе адресата все занимаемые им должности не допускается.

Если документ направляется лицу, исполняющему обязанности руководителя, сокращение И. о. в адресате не допускается и оформляется следующим образом:

Исполняющему обязанности
директора Института
твердых металлов
доктору технических наук

И.С. Петрову

3) адресование документа физическому лицу.

Например:

И.П. Смирнову

ул. Советская, д. 25, кв. 15,
г. Березники, Пермский край, 618400

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 строкой.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, при этом на каждом экземпляре подготовленного на бланке документа указывается только один адресат, на экземпляре канцелярии (без бланк а, визовый) в реквизите "адресат" указывают "(согласно списку)".

Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, их почтовые адреса (кроме постоянных адресатов). Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

2.5.2.4. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через одинарный межстрочный интервал в соответствии с пунктом 2.2.7 настоящего раздела Инструкции.

При направлении письма в качестве дополнения к ранее отправленному, в его заголовке с новой строки в скобках допускается оформление подзаголовка.

Например:

О разъяснении вопросов при изготовлении бланков

документов и печатей исполнительными органами

государственной власти Республики Хакасия

(в дополнение к письму от "___" ____________2011 г. N______)

Ссылку на номер и дату письма, отправленного ранее, можно оформить и в тексте служебного письма.

2.5.2.5. Текст письма отделяется от заголовка 2 строками и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Письма могут содержать:

вступительное обращение к адресату, например: "Уважаемый Иван Иванович! ", "Уважаемый господин Иванов! ";

заключительную формулу вежливости, например: "С уважением".

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы, за исключением наименования должностей - Глава Республики Хакасия, Заместитель Главы Республики Хакасия.

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем Вам на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Правительство Республики Хакасия не возражает...", "Министерство образования и науки Республики Хакасия предлагает... ").

Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

В связи с этим служебные письма могут подразделяться на виды:

1) письма-просьбы. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность государственного органа в ее исполнении.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Правительство Республики Хакасия просит Вас... ", от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания: "Просим...

Вас проверить качество изготовления бланков...,

выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу,

включить в план изобретений... ";

"Прошу... принять меры...,

сообщить данные о сроках поставки, направить нам договор..., подтвердить получение документов...";

2) письма-ответы (отказы). Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов должностного лица. Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: повторение просьбы, на которую составляется ответ; обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ); констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

"Ваше предложение отклонено по следующим причинам... ",

"Считаем нужным сообщить Вам... ",

"Предлагаемые Вами сроки проведения... ",

"Ваше предложение не получило поддержки. ";

3) сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов.

Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе;

4) договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Например:

Направляем подписанный с нашей стороны договор. Справка о финансировании будет выслана...;

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор

от "___" _______________2011 г. N _____, а также..., которую просим считать его

неотъемлемой частью;

Направляем... экземпляра, подписанного нами договора на поставку...; Просим... и один экземпляр договора... возвратить нам;

5) письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме- напоминании являются формы глагола "напоминать".

Пометка "вторично", помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания: "Напоминаем, что...

по проекту совместного строительства Вы должны..., в соответствии с... Вы должны... ";

"Напоминаем Вам, что...

Ваша задолженность по оплате... составляет..., срок представления условий договора истекает... ";

"Несмотря на неоднократные напоминания....

Вы до сих пор не представили..., мы до сих пор не получили... ".

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства;

6) информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте.

Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

Например:

... информирует Вас о том, что постановление Правительства Республики Хакасия от 27.10.2009 N 477 "О.... " опубликовано в газете "Хакасия" от 09.04.2010 N 63.

7) письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Например:

16 сентября 2011 года в 12.00 в конференц-зале Правительства Республики Хакасия состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу...;

8) письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

Например:

... (Наименование органа) рассмотрела заявление и прилагаемые документы. ... и считает возможным выдать ей...;

9) письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосочетания: "Подтверждаем... получение документов на...,

Ваши условия поставки оборудования... ";

"С благодарностью подтверждаем... получение Вашего письма от...,

получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению... "; "Правительство Республики Хакасия подтверждает... свой запрос о выполнении постановления..., условия поставки компьютеров... ".

2.5.2.6. Отметка о наличии приложения к служебному письму оформляется в соответствии с пунктом 2.2.13 настоящего раздела Инструкции.

Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

2.5.2.7. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей между Г лавой Республики Хакасия и его заместителями и предоставленными им полномочиями.

Подпись оформляется в соответствии с пунктом 2.2.9 настоящего раздела Инструкции.

При направлении письма в один адрес на подпись представляются: один экземпляр письма, оформленный на бланке; один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр); два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленных на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

два экземпляра списка рассылки в случае, если на письме указывается только один адресат.

При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке, в котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам городских округов и муниципальных районов Республики Хакасия", "Согласно списку", "Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия");

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр); один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

два экземпляра списка рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

При принятии решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письмо, оформленное на бланке, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр); приложение к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

два экземпляра списка рассылки.

2.5.2.8. Визы согласования письма.

Виза согласования письма оформляется в соответствии с пунктом 2.2.10 настоящего раздела Инструкции и проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, оформляемом без бланка.

До представления на подпись Главе Республики Хакасия или исполняющему обязанности Главы Республики Хакасия проекты писем в обязательном порядке должны быть согласованы:

автором (исполнителем);

руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия;

курирующим заместителем Главы Республики Хакасия (если документ адресован Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации);

первым заместителем Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия - Министром финансов Республики Хакасия (если в документе затронуты вопросы финансового характера);

председателем Государственного правового комитета Республики Хакасия (если документ направляется в Верховный Совет Республики Хакасия, в судебные и правоохранительные органы Российской Федерации и Республики Хакасия);

Руководителем Администрации Главы Республики Хакасия (если документ направляется в Верховный Совет Республики Хакасия и подготовлен в порядке прямой законодательной инициативы Главы Республики Хакасия).

2.5.2.9. Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с пунктом 2.2.14 настоящего раздела Инструкции и печатается на лицевой стороне последнего листа письма в левом нижнем углу шрифтом размером N 10.

2.5.2.10. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Правительства, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" и проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.6. Особенности подготовки и оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи

2.6.1. Телеграммы.

Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

По степени срочности выделяются следующие категории телеграмм: обыкновенная (без отметки), срочная (с отметкой "срочная").

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

Телеграммы, направляемые за подписью Главы Республики Хакасия, его заместителей, оформляются на стандартных листах формата А4 с использованием шрифта Times New Roman размером N 13 прописными буквами.

В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: адресат, текст, подпись, регистрационный номер, наименование и адрес отправителя, отметка об исполнителе, ссылка на регистрационные номер и дату документа.

Текст адреса печатается прописными буквами через одинарный межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В реквизит "Адресат" входит полный или условный (присваивается адресату оператором связи) телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица и наименование адресата.

Полный телеграфный адрес указывается в следующей последовательности:

наименование населенного пункта (в именительном падеже);

наименование республики, края, области, на территории которых находится населенный пункт, или наименование района указываются в родительном падеже;

местожительство или местонахождение адресата (название улицы, проспекта, бульвара, номер дома, корпуса, номер квартиры).

наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени, отчества и фамилия получателя, например:

Киселевск

Кемеровской 650000

Улица Короленко 8 Квартира 12

П.П. Петрову

В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, строений, квартир указываются слова "дом", "строение", "корпус", "квартира", а не их сокращенные обозначения. Слово "улица" и остальные слова, используемые при написании адреса, такие как "область", "район", "проспект", указываются полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир указываются цифрами. Наименования номерных улиц и номерных организаций указываются словами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

В наименование адресата входят:

наименование организации, если адресатом является организация; наименование организации, должности, фамилия, если адресатом является должностное лицо;

фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

Имена и отчества лиц, которым направляется телеграмма, или их инициалы указываются по желанию отправителя.

В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном.

В реквизите "Адресат" не должно быть кавычек.

Москва улица Воронцово поле дом 4

Министерство Юстиции Российской Федерации

Министру Коновалову

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование, или указывается "Согласно списку", или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

Главам городских округов

и муниципальных районов

Республики Хакасия

или

По списку

или

Схема N 560

При указании в реквизите "Адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Содержание телеграммы излагается кратко, по возможности, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц.

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 строками и печатается прописными буквами через одинарный межстрочный интервал.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш".

Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" указываются соответствующими символьными знаками ". ", ", ", "(...)".

Знаки "вопросительный знак", "плюс", "минус" "дробная черта" указываются соответствующими символьными знаками "? ", "+", "-", "/".

Знаки "восклицательный знак" и "тире" пишутся полными словами.

Знак "номер" может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом "НР".

Другие знаки указываются полными словами.

Подпись отделяется от текста 2-3 строками, оформляется отдельной строкой, указываются наименование должности в сокращенном виде и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Глава Республики Хакасия фамилия

Регистрационный номер проставляется на телеграммах у левой границы текстового поля после текста перед подписью и состоит из сокращенного слова "НР", буквенного литера, состоящего из начальных букв имени и фамилии подписавшего телеграмму, порядкового номера в пределах календарного года, и буквенного литера "Т", например: HP ВЗ-17Т.

Под чертой в правой части листа указывается дата и ниже даты - подпись, которая состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личной подписи и расшифровки подписи.

Адрес и наименование отправителя не указываются.

В нижней части листа оформляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы, и номера его телефона.

Телеграммы визируются исполнителем.

Регистрация, отправка и дальнейшее хранение телеграмм осуществляется сектором специальной документальной связи Аппарата Правительства.

2.6.2. Телефонограммы.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания).

Телефонограммы оформляются на чистом листе бумаги с указанием всех необходимых реквизитов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается Главой Республики Хакасия или его заместителем. Приглашение глав муниципальных образований Республики Хакасия производится по согласованию с Главой Республики Хакасия или его первым заместителем.

Входящие телефонограммы на имя руководителей принимаются специалистами приемных.

Исходящие телефонограммы готовятся и передаются по поручению Главы Республики Хакасия или его заместителя специалистами приемных.

При оформлении телефонограмм указываются:

наименование органа-отправителя;

дата;

время приема-передачи;

адресат;

текст;

подпись;

отметка о передаче; отметка о приеме.

Наименование органа-отправителя входит в состав текста телефонограммы. Наименование вида документа - Телефонограмма - печатается прописными буквами центрованным способом.

Дата оформляется ниже от левой границы текстового поля. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Реквизит "Адресат" оформляется в правом верхнем углу.

Если телефонограмма передается в несколько однородных организаций, то адрес указывается обобщенно и делается отметка "Согласно списку".

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

Отметка о передаче оформляется ниже подписи от границы левого поля и состоит из слова "Передал", наименования должности, инициалов и фамилии лица, передавшего телефонограмму, номера телефона, по которому передана телефонограмма.

Отметка о приеме оформляется также от границы левого поля ниже отметки о передаче и состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.

Входящая телефонограмма передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована.

Входящие и исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в приемных заместителей Главы Республики Хакасия или структурных подразделениях Аппарата Правительства, исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.

2.7. Подготовка и оформление
информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы являются формой передачи информации с одного уровня управления на другой, а также основаниями для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа.

Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов в Правительстве являются:

служебная (докладная) записка;

предложение;

объяснительная записка;

пояснительная записка;

акт.

Информационно-справочные документы оформляются без бланков, на стандартных листах бумаги.

2.7.1. Служебная (докладная) записка - документ, адресованный Главе Республики Хакасия, его заместителям, содержащий обстоятельное изложение кого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная (докладная) записка составляется как по указанию руководителя, так и по инициативе руководителя, государственного гражданского служащего.

Служебные (докладные) записки, адресованные Главе Республики Хакасия или его заместителям, за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, оформляются на соответствующих бланках писем в соответствии с подразделом 2.5 настоящей Инструкции.

Служебные (докладные) записки, адресованные Главе Республики Хакасия или его заместителям, оформляются без бланка, на стандартных листах бумаги формата А4, когда подписываются заместителем Главы Республики Хакасия, руководителем структурного подразделения Аппарата Правительства или составителем (в зависимости от адресования).

В состав реквизитов служебных (докладных) записок входят адресат, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата.

Наименование вида документа печатается строчными буквами (кроме первой) центрованным способом.

Датой служебной (докладной) записки является дата ее подписания. Дата на документе проставляется лицом, его подписавшим, и оформляется ниже реквизита "подпись" цифровым способом от левой границы текстового поля.

Текст оформляется от первого лица единственного числа и состоит из двух частей. В первой части указываются основание или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.

Должностное лицо, которому адресована записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции (при необходимости).

2.7.2. Предложение - документ, представляющий собой разновидность служебной (докладной) записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Текст не содержит аналитическую часть, только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений). Оформляется аналогично служебным (докладным) запискам.

2.7.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого- либо действия (бездействия), происшествия, ситуации, события, факта.

Объяснительная записка составляется структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Оформляется аналогично служебным (докладным) запискам.

Объяснительная записка подписывается составителем.

2.7.4. Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа; содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта постановления, приказа); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.

Составляется на стандартных листах.

Текст оформляется в виде связного текста. В одной его части констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, событий, фактов. В другой - объясняются причины: приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства. Пояснения к положениям, разделам, пунктам основного документа могут располагаться с учетом степени их значимости или могут быть пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Заголовок записки должен сочетаться с наименованием основного документа, например:

"Пояснительная записка к проекту постановления Правительства Республики Хакасия "О переводе земельного участка из одной категории в другую".

Пояснительная записка к проектам актов Правительства, его Президиума подписывается должностным лицом с указанием наименования должности.

2.7.5. Акты составляются для оформления результатов приема-передачи, ревизии, инвентаризации, ликвидации и т. д.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование формы документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события или действия (передачи, проверки, обследования, экспертизы).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При этом первой указывается фамилия председателя комиссии, далее в алфавитном порядке фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта.

В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Акт считается принятым и вступает в действие после подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

По решению Руководителя Аппарата Правительства акты могут быть зарегистрированы в отделе документационного обеспечения. В этом случае подлинные экземпляры актов хранятся в отделе документационного обеспечения, для работы передаются копии актов.

3. Организация документооборота

3.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.1.1. Движение документов в Правительстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. В Правительстве используется централизованная форма делопроизводства.

Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляются отделом документационного обеспечения.

Прием и отправка документов осуществляется другими структурными подразделениями Аппарата Правительства в случаях, установленных пунктами 3.1.4, 3.1.6 настоящей Инструкции.

3.1.3. Доставка корреспонденции в Правительство осуществляется:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;

нарочно - представителями (экспедиторами, курьерами) различных организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы в Правительство при личном приеме.

3.1.4. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, осуществляется отделом по защите государственной тайны и мобилизационной работе Аппарата Правительства.

Передача корреспонденции, принятой отделом по защите государственной тайны и мобилизационной работе Аппарата Правительства, в отдел документационного обеспечения для регистрации осуществляется в день их поступления. В журнале учета проставляется подпись лица, принявшего документ, и время.

3.1.5. Прием корреспонденции, доставляемой в рабочие дни почтовым отделением связи, факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью, нарочно, осуществляется отделом документационного обеспечения.

3.1.6. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с телеграфных и факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера Правительства сектором специальной документальной связи Аппарата Правительства и специалистами приемных заместителей Главы Республики Хакасия.

Передача корреспонденции, принятой сектором специальной документальной связи и специалистами приемных заместителей Главы Республики Хакасия, в отдел документационного обеспечения для регистрации осуществляется в день их поступления.

3.1.7. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.

При отсутствии реестра (разносной книги) на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов проставляется дата приема документа и подпись.

3.1.8. Прием (передача) телефонограмм осуществляется специалистами приемных заместителей Главы Республики Хакасия. Передача телефонограмм, принятых специалистами приемных заместителей Главы Республики Хакасия, в отдел документационного обеспечения для регистрации не осуществляется.

3.1.9. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

Специалисты отдела документационного обеспечения вправе вернуть документы адресату при неправильном оформлении реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении недостающие документы запрашиваются по телефону, а при необходимости составляется акт. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне листа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

В случае если такой документ решено не возвращать, акт составляется в 3 экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается по назначению.

В случае принятия решения о возврате документа отправителю акт составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится в отделе документационного обеспечения, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.

Акт приема и первичной обработки документов, поступивших в Правительство, оформляется в соответствии с приложением 12 к настоящей Инструкции.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

3.1.10. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу.

3.1.11. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

дата регистрации вложенного документа существенно отличается от даты почтового штемпеля на конверте;

срок исполнения документов истек; документы поступают из судебных органов; поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя; на конверте отсутствуют отметки ("лично" или отметки, обозначающие ограничение доступа к информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;

в конверте вложены только приложения без сопроводительного письма; идет переписка по договорам и государственным контрактам Правительства, Аппарата Правительства, претензиям по их исполнению.

В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе в комплекте.

3.1.12. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения, приведен в приложении 13 к настоящей Инструкции.

3.1.13. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется начальником отдела документационного обеспечения в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Главой Республики Хакасия.

3.1.13.1. Документы, поступившие в Правительство по вопросам, не требующим рассмотрения Главой Республики Хакасия, направляются отделом документационного обеспечения заместителям Главы Республики Хакасия.

3.1.13.2. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

3.1.13.3. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа Главе Республики Хакасия или его заместителям в соответствии с:

установленным распределением обязанностей между Главой Республики Хакасия и его заместителями;

сложностью поставленных вопросов;

авторством;

срочностью исполнения.

3.1.13.4. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление с его содержанием руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, в компетенции которого находится решение данного вопроса, до рассмотрения документа Главой Республики Хакасия или его заместителем.

В этом случае специалистом отдела документационного обеспечения электронный текст документа пересылается по автоматизированной системе "Дело" заинтересованному руководителю с указанием даты отправки.

Электронные тексты документов, поступивших из Верховного Совета Республики Хакасия, судебных и правоохранительных органов Российской Федерации и Республики Хакасия, пересылаются в Государственный правовой комитет Республики Хакасия сразу после регистрации.

3.1.13.5. Обращения граждан, поступившие в адрес Правительства, передаются в управление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия по взаимодействию с муниципальными образованиями Республики Хакасия и работе с обращениями граждан для регистрации и дальнейшей работы с ними.

3.1.13.6. В случае получения документа с прошедшим сроком исполнения начальником отдела документационного обеспечения на нижнем поле первого листа документа проставляется отметка о дате поступления документа.

3.1.14. Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия получают документы Правительства в отделе документационного обеспечения через ответственных за документацию.

3.2. Регистрация документов

3.2.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Все входящие и исходящие документы Правительства при регистрации сканируются, электронный образ текстов документов вкладывается в регистрационную карточку документа.

3.2.2. Документы, поступающие в Правительство, регистрируются в день поступления в отделе документационного обеспечения. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно.

Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.

3.2.3. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки в автоматизированной системе "Дело" в соответствии с разделом 3 Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия, утвержденной постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия от 26.03.2010 N 11-ПП.

При регистрации входящих документов в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; фамилия лица, подписавшего документ; дата документа; исходящий номер; дата поступления; регистрационный номер документа; заголовок документа (краткое содержание); резолюция; срок исполнения; количество листов приложения; дата ответа заявителю;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Основными реквизитами при регистрации исходящих инициативных документов являются:

наименование организации - получателя документа; наименование вида документа; дата и регистрационный номер; заголовок документа (краткое содержание); фамилия руководителя, подписавшего документ; фамилия лица, являющегося составителем документа.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными.

3.2.4. На первом листе регистрируемых документов в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Правительство.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа и включает в себя:

наименование органа исполнительной власти - Правительство Республики Хакасия;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

3.2.5. Входящий регистрационный номер документа Правительства включает в себя:

порядковый номер в пределах календарного года;

через косую черту (слэш) индекс, указывающий откуда поступил документ. Например: 4152/М (Москва); 2121/С (субъекты) или 344/Х (Хакасия). Документу - ответу на инициативный документ присваивается самостоятельный входящий номер.

Исходящий регистрационный номер включает в себя: инициалы имени и фамилии руководителя, подписавшего документ; через дефис буквенный литер "М", в случае направления служебного письма в Москву;

порядковый номер в пределах календарного года.

Например: ВЗ-М-244, ЮЛ-682.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.

3.2.6. При регистрации входящих документов Правительства проводится поиск по реквизитам (дате регистрации, регистрационному номеру и т.п.) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

повторной регистрации одного и того же документа; зарегистрированных ранее документов по данной теме; инициативных писем Главы Республики Хакасия, его заместителей по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

3.2.7. При наличии в поисковой системе связанных между собой документов вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 3.2.3-3.2.5 настоящей Инструкции.

В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка (связка) об их регистрационных номерах.

Подбор связанных между собой документов производится: при нахождении документа в архиве - отделом документационного обеспечения;

при нахождении документа на исполнении - исполнителями.

3.2.8. В исключительных случаях документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения их руководством Правительства.

К исключительным случаям можно отнести ситуации, когда: документ попадает на рассмотрение руководителя при личной встрече с инициатором документа;

поступивший документ содержит пометку "доложить немедленно" и ознакомление с ним руководителя производится до регистрации документа.

3.2.9. Зарегистрированный в отделе документационного обеспечения документ при передаче в управление документационного обеспечения Главы Республики Хакасия, Аппарат Правительства, исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия повторно не регистрируется.

3.2.10. Зарегистрированные в течение дня документы включаются в реестры передачи документов.

Реестр передачи документов формируется для Администрации Главы Республики Хакасия при передаче зарегистрированных входящих документов на рассмотрение Главы Республики Хакасия и для каждой приемной заместителя Главы Республики Хакасия.

Указы, распоряжения, поручения и указания Президента Российской Федерации, а также входящие документы, связанные с исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации в части деятельности высшего должностного лица субъекта Российской Федерации после регистрации передаются в управление документационного обеспечения Главы Республики Хакасия для рассмотрения руководством и дальнейшей организации контроля.

Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Верховного Совета Республики Хакасия, после регистрации сортируются начальником управления делопроизводства на контрольные и неконтрольные документы. Контрольные документы передаются в папку Главе Республики Хакасия или заместителю Главы Республики Хакасия по вопросам ведения для рассмотрения и подготовки резолюции. Контроль за исполнением документов данной категории осуществляется отделом документационного обеспечения.

Федеральные законы, неконтрольные постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Верховного Совета Республики Хакасия подлежат ознакомлению заместителями Главы Республики Хакасия по реестру передачи документов.

Поручения и протоколы Правительства Российской Федерации в части деятельности высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации после рассмотрения Главой Республики Хакасия или заместителем Главы Республики Хакасия, исполняющим его обязанности, контролируются отделом документационного обеспечения.

Зарегистрированные выписки из протоколов заседаний Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации после рассмотрения начальником отдела документационного обеспечения передаются заинтересованным исполнительным органам государственной власти для дальнейшей работы. В электронном журнале передачи документа оформляется соответствующая отметка.

3.2.11. Получение документов осуществляется в течение рабочего дня. Передача по реестру передачи документов в управление документационного обеспечения Главы Республики Хакасия - с 11.00 до 12.00 часов и с 14.00 до 15.00 часов, в приемные заместителей Главы Республики Хакасия - по мере поступления документов с 10.00 до 11.00 часов и с 16.00 до 17.00 часов.

При получении документов в реестре передачи документов проставляется подпись лица, получившего документы.

Дальнейшее движение документа отражается путем заполнения электронного журнала передачи документов.

3.2.12. Реестры передачи документов группируются в хронологическом порядке по месяцам, годам и хранятся в отделе документационного обеспечения в течение 5 лет.

По истечении срока хранения реестры передачи документов уничтожаются отделом документационного обеспечения по акту.

3.2.13. Передача (переадресация) документов из одной приемной заместителя Главы Республики Хакасия в другую производится на основании служебной записки через отдел документационного обеспечения, и отражается в реестре передачи документов и электронном журнале передачи документов.

3.2.14. Специалисты отдела документационного обеспечения несут ответственность за своевременность исполнения документов Правительства и отражение соответствующей информации в базе данных автоматизированной системы "Дело".

3.3. Отправка исходящих документов

3.3.1. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые Правительством. Документы, не связанные с деятельностью Правительства, к отправке не принимаются.

Документы отправляются: почтовым отделением связи; фельдъегерской службой; факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью; нарочно.

3.3.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами возлагается на исполнителя (автора) документа.

В случае подготовки исходящего письма несколькими должностными лицами согласно резолюции Главы Республики Хакасия, его заместителей визирование документа осуществляется всеми исполнителями.

3.3.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;

необходимого количества экземпляров приложений к документу;

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

двух экземпляров списков на рассылку документа;

подписи Главы Республики Хакасия или его заместителей.

3.3.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих служебных писем осуществляется в день регистрации, а телеграмм и срочной корреспонденции - немедленно после регистрации.

Отправка исходящих документов в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, правоохранительных и судебных органов Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, прокуратуры, судебных органов Республики Хакасия осуществляется отделом документационного обеспечения.

В остальных случаях отправка корреспонденции осуществляется исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия, ответственными за подготовку документов.

3.3.5. Исходящие документы:

Администрации Главы Республики Хакасия;

Приемной Президента Российской Федерации в Республике Хакасия;

Главного федерального инспектора в Республике Хакасия полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе;

руководителей структурных подразделений Аппарата Правительства, оформленные на бланках управлений Аппарата Правительства, предназначенные для отправки, передаются в отдел документационного обеспечения полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, укомплектованными, со всеми приложениями.

Документы должны быть упакованы в конверты с указанием почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 04. 2005 N 221.

3.3.6. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в отделе документационного обеспечения и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

3.3.7. Обработка отправляемых документов включает: сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.3.8. При направлении исполнителю подлинника документа, подлежащего возврату, на первой его странице ставится штамп "Подлежит возврату".

3.3.9. Исходящие документы, требующие срочной отправки, передаются для отправки фельдъегерской связью или выдаются на руки автору для доставки адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Направление исходящей корреспонденции с использованием фельдъегерской связи осуществляется по распоряжению Главы Республики Хакасия или его заместителей в соответствии с Регламентом приема и отправки корреспонденции фельдъегерской связью и спецсвязью в Аппарате Правительства, утвержденным Руководителем Аппарата Правительства 05.10.2009.

3.3.10. Выдача документов на руки автору допускается в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

3.3.11. Исходящие документы учитываются в журнале учета отправляемой корреспонденции специалистом отдела документационного обеспечения, за исключением документов, доставляемых через автора, отправляемых факсимильной и телеграфной связью, электронной почтой. В журнале учета фиксируется дата отправки, номер исходящего документа, адресат и стоимость отправленного конверта.

Документы, передаваемые (получаемые) факсимильной и телеграфной связью, учитываются в журналах установленной формы специалистами отдела по защите государственной тайны и мобилизационной работе, сектора специальной документальной связи соответственно.

3.3.12. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются руководителем, подписавшим документ. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

3.3.13. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

передача исходящих инициативных документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в отделе документационного обеспечения;

передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи направляются в отдел документационного обеспечения или возвращаются исполнителям.

3.4. Порядок
прохождения внутренних документов

3.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

3.4.2. Документы передаются на подпись заместителям Главы Республики Хакасия в соответствии с распределением обязанностей.

Должностное лицо, которому адресована записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции (при необходимости), которая оформляется в соответствии с пунктом 2.2.15 настоящей Инструкции.

3.5. Порядок
прохождения и рассмотрения входящих документов

Прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленным.

3.5.1. Зарегистрированные документы передаются специалистами отдела документационного обеспечения по назначению в течение одного дня, по реестру передачи документов в соответствии с пунктами 3.2.10 - 3.2.13 настоящего раздела Инструкции.

При получении документов в реестре передачи документов проставляется подпись лица, получившего документы.

3.5.2. Подготовка документов к рассмотрению Главой Республики Хакасия или заместителем Главы Республики Хакасия, исполняющим его обязанности, переданных отделом документационного обеспечения в управление документационного обеспечения Администрации Главы Республики Хакасия, осуществляется управлением документационного обеспечения Главы Республики Хакасия в соответствии с Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Администрации Главы Республики Хакасия.

3.5.3. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в приемные заместителей Главы Республики Хакасия, осуществляется помощниками и включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

возвращение подготовленных исполнителями ответов, при наличии замечаний, для доработки;

передача документов для рассмотрения заместителю Главы Республики Хакасия.

3.5.4. По документам, требующим исполнения, помощники заместителей Главы Республики Хакасия при необходимости подготавливают проекты резолюций, которые оформляются в соответствии с пунктом 2.2.15 настоящей Инструкции.

В состав резолюции входят следующие элементы:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись (заместитель Главы Республики Хакасия рассматривает документ и подписывает резолюцию);

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении резолюции на бланке).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (напротив его фамилии пишется слово "отв. ", "свод. " или "обобщ. ") либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

3.5.5. Заместители Главы Республики Хакасия рассматривают поступившие документы в день их поступления или на следующий день. При рассмотрении документов:

определяют исполнителя и дают указания в резолюции по исполнению документов (подтверждают или меняют текст резолюций);

подписывают документ или при наличии замечаний возвращают проект документа исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных авторами писем, оформляют отметки о направлении документа в дело.

3.5.6. После рассмотрения документов заместителями Главы Республики Хакасия помощники или специалисты приемных:

заносят резолюции (поручения) руководителя в регистрационные карточки, устанавливая плановые сроки исполнения документов в соответствии с подразделом 4. 3 настоящей Инструкции;

в соответствии с резолюцией руководителя осуществляют передачу подлинника документа и его копий (при необходимости) исполнителю и соисполнителям, оформляя отметку движения документа в электронном журнале передачи документа;

оформляют в регистрационной карточке документа отметку об исполнении: краткую запись о решении вопроса и дату фактического исполнения документа, в случае полного его выполнения и списания в дело руководителем;

передают подписанные письма-ответы в отдел документационного обеспечения или автору для дальнейшей регистрации и отправки в соответствии с требованиями, установленными пунктом 3.3.4 настоящего раздела Инструкции;

формируют пакет документов и передают исполненные и списанные в дело руководителем документы в отдел документационного обеспечения.

Исполненные документы передаются в отдел документационного обеспечения для приобщения к делу и дальнейшему хранению. Каждый документ должен иметь отметку об исполнении "В дело".

Документ списывается в дело руководителем, давшим поручение. При этом сотрудники отдела документационного обеспечения проверяют правильность отнесения документа в то или иное дело, устанавливают последовательность группировки документов внутри дела по принятой системе, изымают лишние дубликаты и черновики документов, удаляют скрепки и булавки.

Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.

3.6. Учет и анализ
объемов документооборота

3.6.1. Объем документооборота - количество документов за определенный период времени.

Объем документооборота определяется суммированием количества входящих, исходящих, внутренних документов Правительства.

3.6.2. Подсчет объема документооборота проводится по регистрационным формам в управлении делопроизводства.

3.6.3. При подсчете документооборота за единицу учета принимается каждый экземпляр документа, включая копии. Входящие, исходящие, внутренние документы подсчитываются раздельно.

3.6.4. Сведения об объеме документооборота в Правительстве ежемесячно составляются отделом документационного обеспечения на основе данных системы автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства.

3.6.5. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота Правительства не учитываются.

3.7. Организация и порядок
работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

3.7.1. К служебной информации ограниченного распространения относится документированная информация, не являющаяся государственной тайной, несанкционированное распространение которой государственным гражданским служащим, которому эти сведения были доведены в связи с исполнением им должностных обязанностей, может нанести ущерб органам государственной власти, государственным предприятиям, учреждениям, организациям или нарушить их функционирование.

3.7.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.7.3. Решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения принимается, как правило, на стадии проекта документа исполнителем документа или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ в соответствии с Перечнем сведений ограниченного доступа и конфиденциального характера, защищаемых в Аппарате Правительства, утвержденным Руководителем Аппарата Правительства 12.11.2009.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

3.7.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

3.7.5. Порядок оформления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеет некоторые отличия от оформления открытых документов.

3.7.6. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования" или "ДСП" и номер экземпляра.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Кроме отметки "Для служебного пользования" и номера экземпляра документа, на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 10 проставляются:

количество отпечатанных экземпляров;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона;

фамилия исполнителя, осуществлявшего печатание документа;

дата печатания документа.

3.7.7. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется сотрудником отдела документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для других служебных документов. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП".

Сканировать и хранить образ документа в системе "Дело" запрещается.

3.7.8. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, передаются исполнительным органам государственной власти Республики Хакасия под расписку.

После подписания такие документы передаются исполнителем вместе с черновиками для регистрации в отдел документационного обеспечения. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка на подлиннике документа.

3.7.9. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской и специальной связью.

Отправка документов в несколько адресатов осуществляется при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с требованиями Инструкции, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.

Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

Запрещается их передача факсимильной связью или по электронной почте по незащищенным каналам.

3.7.10. Размножение документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом документационного обеспечения по заявкам, подписанным Руководителем Аппарата Правительства. После размножения документа на оборотной стороне документа делается отметка о количестве снятых копий, указываются фамилия исполнителя и дата.

3.7.11. Документы с отметкой "Для служебного пользования" хранятся в сейфах или металлических шкафах.

3.7.12. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется отметка "Для служебного пользования".

3.7.13. Уничтожение документов и дел с грифом ограничения доступа к документу, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности производится в подразделениях Аппарата Правительства по акту. В регистрационной карточке делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, специалист Аппарата Правительства может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашение этой информации ставится в известность Руководитель Аппарата Правительства и проводится расследование обстоятельств утраты или разглашения.

3.7.14. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказами Руководителя Аппарата Правительства. Результаты проверки оформляются актом.

3.7.15. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в Аппарате Правительства, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

3.7.16. Обработка информации ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, может производиться на автоматизированных рабочих местах только после проведения организационно-технических мер в соответствии со Специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации, утвержденными приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 N 282.

4. Контроль исполнения документов и поручений

4.1. Организация контроля исполнения документов в Правительстве

4.1.1. Основная задача организации контроля в Правительстве - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.

4.1.2. Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль;

доведение до исполнителя поручения (документа);

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

4.1.3. В Правительстве контролю подлежит исполнение:

поручений и указаний Президента Российской Федерации в части деятельности высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации;

поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации;

поручений и протоколов Правительства Российской Федерации в части деятельности высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации;

поручений, содержащихся в правовых актах Верховного Совета Республики Хакасия;

поручений, содержащихся в правовых актах Правительства, его Президиума;

поручений, содержащихся в договорах, соглашениях Правительства;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых первым заместителем, заместителями Главы Республики Хакасия;

перечней поручений по итогам заседаний Правительства;

поручений, содержащихся в резолюциях заместителей Главы Республики Хакасия, данных по входящим письмам, требующим ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект", "направить ответ".

4.1.4. Исполнение поручений организуется членами Правительства, которым адресованы поручения.

4.1.5. Основанием для постановки на контроль постановлений, распоряжений, поручений и протоколов Правительства Российской Федерации, постановлений Верховного Совета Республики Хакасия, постановлений Правительства, его Президиума являются указания, содержащиеся в текстах нормативных актов.

Основанием для постановки на контроль поручений первого заместителя, заместителей Главы Республики Хакасия являются протоколы оперативных совещаний, тематических совещаний, консультативных советов, протоколы заседаний Правительства, его Президиума, заседаний советов, а также прямые поручения.

Основанием для постановки на контроль входящих документов являются указания, содержащиеся в текстах документов и резолюциях руководителей.

4.1.6. В Правительстве ведется автоматизированный контроль за исполнением документов и поручений.

4.1.7. Постановления, распоряжения, поручения и протоколы Правительства Российской Федерации, постановления Верховного Совета Республики Хакасия, иная входящая корреспонденция ставятся на контроль в день регистрации документов начальником отдела документационного обеспечения.

Постановления Правительства, его Президиума ставятся на контроль в течение 3 дней после регистрации начальником управления делопроизводства.

Поручения Главы Республики Хакасия по итогам заседаний Правительства ставятся на контроль в день поступления утвержденного председательствующим перечня поручений начальником управления делопроизводства.

Поручения первого заместителя Главы Республики Хакасия по итогам совещаний ставятся на контроль в день поступления на регистрацию подписанного на совещании протокола совещания или утвержденного перечня поручений помощником первого заместителя, в случае его отсутствия начальником управления делопроизводства.

Поручения заместителей Главы Республики Хакасия ставятся на контроль в день поступления на регистрацию подписанного председательствующим на совещании протокола совещания или утвержденного перечня поручений помощниками заместителей Главы Республики Хакасия.

Сроки исполнения поручений, содержащихся в вышеуказанных документах, вносятся в регистрационные карточки.

4.1.8. После постановки на контроль документов и поручений исполнителю направляется контрольная карточка, о чем делается отметка в электронном журнале передачи документа. В контрольной карточке отражены содержание документа или поручения, срок исполнения документа или поручения, вид документа, номер, дата, пункт для исполнения.

К контрольной карточке обязательно прилагается электронный образ текста документа или поручения.

Передача контрольной карточки непосредственному исполнителю осуществляется в день постановки на контроль документа или поручения.

Документы, поступившие в исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия не по компетенции, незамедлительно (в день поступления или на следующий день) возвращаются с соответствующим сопроводительным письмом на имя руководителя, давшего поручение.

4.1.9. В поручении, как правило, устанавливается срок (календарная дата) его исполнения, а если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

Сроки исполнения документов и поручений установлены пунктом 4.3.3 настоящего раздела Инструкции.

В других случаях, если срок исполнения не указан, документ или поручение подлежат исполнению в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца, считая от даты подписания поручения). Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, они подлежат исполнению в предшествующий ему рабочий день.

4.1.10. В случае если по объективным причинам исполнение документа или поручения в установленный срок невозможно, соответствующие руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия представляют руководителю, давшему поручение, предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения, а также информируют отдел документационного обеспечения.

Если документ поступил из органа государственной власти Российской Федерации, то ответственным исполнителем в соответствующий государственный орган готовится письмо за подписью Главы Республики Хакасия или его заместителя с указанием объективных причин неисполнения документа и реального срока, в течение которого документ может быть исполнен.

Срок исполнения весьма срочных, срочных и оперативных поручений не продлевается.

4.1.11. Постановления Правительства, его Президиума, срок исполнения которых истек, подлежат продлению согласно резолюции заместителя Главы Республики Хакасия, курирующего функционально-целевой блок, по служебной записке, подписанной руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

Служебную записку, в которой излагается аргументированная просьба о продлении срока исполнения постановления и предложение о новом сроке, может подготовить помощник заместителя Главы Республики Хакасия за своей подписью не позднее, чем за 3 дня до исполнения установленного срока.

Поручения заместителей Главы Республики Хакасия, срок исполнения которых истек, подлежат продлению согласно резолюции заместителя Главы Республики Хакасия по служебной записке, подписанной руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

4.1.12. Документ или поручение считается исполненным:

после фактического выполнения документа или поручения по существу и представления исчерпывающей информации, справки, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

4.1.13. Специалисты Аппарата Правительства, осуществляющие контроль, запрашивают отчеты, справки и другие материалы в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, проверяют исполнение документов на местах, представляют информацию для снятия с контроля руководству Правительства.

4.1.14. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Верховного Совета Республики Хакасия снимаются с контроля заместителями Главы Республики Хакасия в соответствии с распределением обязанностей на основании представленной информации об их выполнении, подписанной руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, исполняющим документ.

Постановления Правительства, его Президиума, снимаются с контроля постановлениями Правительства, его Президиума соответственно. Проекты постановлений подготавливаются управлением делопроизводства.

Поручения и протоколы Правительства Российской Федерации в части деятельности высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации, поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, снимаются с контроля автором резолюции.

Поручения, содержащиеся в утвержденных перечнях поручений по итогам заседаний Правительства, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля начальником управления делопроизводства.

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний межведомственных органов, совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля заместителем Главы Республики Хакасия, председательствовавшим на соответствующем заседании, совещании, завершившемся оформлением протокола.

Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

4.1.15. Все исполненные документы, сформированные в контрольные дела, передаются в отдел документационного обеспечения. Контрольное дело включает в себя подлинник документа (копию для постановлений и приказов), информацию от непосредственных исполнителей, завизированную заместителем Главы Республики Хакасия, курирующим данный вопрос, или справку о его выполнении за подписью заместителя Главы Республики Хакасия с просьбой о снятии документа с контроля.

4.1.16. После снятия с контроля контрольные дела документов хранятся в отделе документационного обеспечения в соответствии с номенклатурой дел.

4.1.17. По распоряжению Главы Республики Хакасия, его заместителей, Аппарат Правительства может осуществлять проверку хода исполнения документов или поручений до истечения сроков исполнения (предварительный контроль).

4.2. Работа исполнителей с документами

4.2.1. Заместителями Главы Республики Хакасия срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные - не позднее следующего дня.

Передача документов исполнителю осуществляется помощниками в день рассмотрения документов руководителем.

4.2.2. В случае временного отсутствия заместителя Главы Республики Хакасия его вопросы (рассмотрение, визирование и подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля) рассматриваются другим заместителем Главы Республики Хакасия в соответствии с распределением обязанностей и взаимозаменяемостью.

4.2.3. Исполнитель обеспечивает своевременное, полное и качественное исполнение документов и поручений и осуществляет:

сбор, обработку и обобщение поступающей информации;

подготовку информации о ходе и итогах исполнения документов с просьбой о снятии с контроля или изменении сроков их исполнения, а также проектов писем- ответов, актов Правительства, поручений Главы Республики Хакасия, его заместителей и других документов;

согласование и представление должностному лицу на рассмотрение, визирование или подписание документов;

контроль за прохождением документов до снятия с контроля.

4.2.4. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам (соисполнителям), ответственный исполнитель, указанный первым, руководит работой соисполнителей документов и поручений, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, контроль за своевременным представлением ему исполнителями необходимых материалов.

Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует срок его нахождения на согласовании, который не должен превышать установленный пунктом 2.2.10 настоящей Инструкции срок визирования документов.

Основной (ответственный) исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (непосредственным исполнителям).

4.2.5. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за исполнение документа, обязан передать другому работнику по согласованию с руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия все контролируемые документы. Передача документов оформляется по акту.

4.2.6. Исполнение документа или поручения может быть завершено в форме: подготовки проекта документа (правового акта, письма, телеграммы, служебной записки и т.п.);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа; в иной форме.

4.2.7. В случае если исполнение документа или поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому представляется на подпись документ.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа.

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, иными правовыми актами, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные руководителем или законодательством сроки.

Проект документа прилагается к подлиннику документа, содержащего поручение, данное по его исполнению, и передается для принятия окончательного решения руководителю.

4.2.8. В случае если исполнение документа или поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа исполнителем делается отметка:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 25 августа 2011 года N 46 (прилагается). В дело.

Личная подпись И. Фамилия

Дата

4.2.9. В случае если исполнение документа или поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа исполнителем делается отметка, соответствующая исполнению.

Например:

О ситуации по выплате заработной платы доложено 25 августа 2011 года заместителю Главы Республики Хакасия И. Фамилия устно. В дело.

Личная подпись И. Фамилия

Дата

4.2.10. В случае если исполнение документа или поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону с начальником отдела по расчетам П. П. Петровым. На совещании будет присутствовать Смирнов С.С., заместитель начальника отдела. Смирнов С.С. включен в список участников совещания. Прошу документ списать в дело.

Личная подпись И. Фамилия

Дата

или

Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме.

Прошу документ списать в дело.

Личная подпись И. Фамилия

Дата

4.2.11. Допускается оформление отметки об исполнении на подлиннике документа помощником заместителя Главы Республики Хакасия или руководителем структурного подразделения, если он является исполнителем документа, в случае полного выполнения документа и исполнение документа не вызывает сомнений.

4.2.12. В ходе исполнения документа или поручения исполнитель может делать отметки на документе:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа Главе Республики Хакасия, его заместителям и временем его получения);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);

о дате и результатах окончательного исполнения.

4.2.13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 4.2.7 - 4.2.10 настоящей Инструкции;

слова "В дело";

подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Не рекомендуется проставление отметки о списании в дело на бланке резолюции.

4.2.14. Итоговая информация по исполнению постановлений Правительства, его Президиума готовится тем исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, который был ответственным за его подготовку на рассмотрение Правительства, Президиума соответственно.

4.3. Сроки исполнения документов

4.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящих документов, от даты подписания (утверждения) - для внутренних документов, от даты отправки - для исходящих документов.

4.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством и определяются сроком до 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (письма, протокола, постановления, приказа).

При определении продолжительности срока исполнения учитывается содержание документа и возможности по решению конкретного вопроса. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока (30 дней), то временем исполнения считается индивидуальный срок.

4.3.3. Документы с пометкой:

"немедленно, весьма срочно" - исполняются в течение 1 дня;

"срочно" - исполняются в течение трех дней;

с пометкой "оперативно" - исполняются в течение 10 дней;

"доложить, проинформировать" - исполняются в течение 10 дней;

остальные - исполняются в течение 1 месяца.

Просьбы, заявления и письма депутатов законодательных, представительных органов власти по их депутатской деятельности - безотлагательно, а по письмам, требующим дополнительного изучения и проверки:

до 30 дней - по письмам и запросам депутатов Верховного Совета Республики Хакасия, депутатов представительных органов местного самоуправления;

предложения, заявления и жалобы граждан - до 1 месяца;

критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати и материалов сессий Верховного Совета Республики Хакасия - до 1 месяца;

телеграммы - безотлагательно или от 2 до 3 дней.

Сроки исполнения поручений по итогам заседаний Правительства, совещаний у заместителей Главы Республики Хакасия определяются текстом поручения или протоколов совещаний. В случаях когда в протоколе не указан срок исполнения поручения, данное поручение ставится на контроль в соответствии с типовым сроком исполнения.

4.3.4. Если установленный срок исполнения документов или поручений приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

Планируемая дата исполнения документов и поручений фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

4.3.5. Изменение срока исполнения производится руководителем, установившим первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в соответствии с пунктом 4.1.6 настоящего раздела Инструкции.

Если срок указан в тексте документа, то перенос срока исполнения предварительно согласовывается с автором документа, а затем на имя руководителя, давшего поручение, представляется мотивированная просьба о продлении.

Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя и дата принятия решения об изменении срока исполнения. Изменения вносятся в электронно-регистрационную карточку, и исполнитель информирует заявителя о новом сроке исполнения документа в виде письма за подписью Главы Республики Хакасия или его заместителя с указанием объективных причин неисполнения документа и указания реального срока, в течение которого документ может быть исполнен.

Допускается в отдельных случаях продление срока исполнения документа помощником руководителя.

Продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за три дня до истечения срока исполнения документа, о чем делается соответствующая отметка на документе и в электронной регистрационной карточке. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Осуществить продление документа при указании индивидуальных сроков исполнения может только руководитель, давший поручение, по письменной информации, подготовленной исполнителем документа с указанием причин неисполнения документа в срок, просьбы о его продлении с указанием нового срока.

4.3.6. Анализ исполнения документов проводится на основе данных регистрационно-контрольных карточек.

Еженедельно специалистами управления делопроизводства (специалисты приемных, помощники заместителей Главы Республики Хакасия), начальником отдела документационного обеспечения осуществляется текущий контроль за ходом работы с документами в Правительстве.

Ежемесячно сотрудниками отдела документационного обеспечения готовятся справка о состоянии исполнительской дисциплины и информация по документообороту для доклада Руководителю Аппарата Правительства, заместителям Главы Республики Хакасия по вопросам, относящимся к их сферам ведения и функциональным обязанностям.

4.3.7. Руководитель Аппарата Правительства ежемесячно докладывает Главе Республики Хакасия о состоянии контрольной работы в Правительстве.

5. Учет, использование, хранение, изготовление, передача и уничтожение печатей и штампов

5.1. Гербовая печать Правительства является основной печатью, имеет круглую форму оттиска с изображением Государственного герба Республики Хакасия, наименованием органа государственной власти.

5.2. В Правительстве используются и хранятся две гербовые печати: Правительства и печать для удостоверений.

На гербовой печати Правительства тремя концентрическими окружностями на русском и хакасском языках расположены слова: по внутренней окружности - Правительство, по средней - Республика Хакасия, по внешней - Российская Федерация.

На гербовой печати Правительства для удостоверений по окружности на русском языке расположены слова: Правительство Республики Хакасия Российской Федерации.

5.3. Гербовые печати используются для удостоверения подлинности документов. Оттиски гербовых печатей проставляются только на подлинные подписи руководителей. Запрещается ставить гербовую печать на неподписанные документы. При этом гербовая печать Правительства удостоверяет документы, подписанные Главой Республики Хакасия и его заместителями.

5.4. Угловой штамп Правительства является основным штампом, содержит полное наименование Правительства, его реквизиты.

5.5. Угловой штамп хранится в управлении бюджетного учета и отчетности Аппарата Правительства, используется в случаях, когда необходимо придать официальный статус документу, подготовленному без использования официального бланка Правительства и подписанному должностным лицом.

5.6. Особого рода штампами являются факсимиле должностных лиц.

Факсимиле должностного лица изготавливается по решению конкретного руководителя, используется в качестве подписи для документов по личному разрешению этого руководителя.

5.7. Учет, замена, хранение, передача и уничтожение печатей, штампов и факсимиле осуществляется советником отдела по защите государственной тайны и мобилизационной работе Аппарата Правительства.

Гербовыми печатями Правительства удостоверяются документы, перечень которых изложен в приложении 14 к настоящей Инструкции.

5.8. Замена и приобретение печатей, штампов производятся по решению Руководителя Аппарата Правительства.

5.9. Печати и штампы, факсимиле, подлежащие замене, уничтожаются по акту, в котором указывается время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения, наименование и оттиски уничтожаемых печатей, штампов, факсимиле, способ уничтожения, подписи членов комиссии. Акт, после его утверждения Руководителем Аппарата Правительства, является основанием для внесения отметки об уничтожении в журнал учета печатей и штампов.

Глава Республики Хакасия -
Председатель Правительства
Республики Хакасия

И. Фамилия

Заместитель Главы
Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия

И. Фамилия

<< Назад		Приложение 1. >> Образец оформления бланка постановления Правительства Республики Хакасия
	Содержание Постановление Правительства Республики Хакасия от 11 ноября 2011 г. N 761 "Об утверждении Инструкции о порядке организации...

Приложение. Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия

Приложение 1. Образец оформления бланка постановления Правительства Республики Хакасия

Приложение 2. Образец оформления бланка постановления Президиума Правительства Республики Хакасия

Приложение 3. Образец оформления бланка письма Правительства Республики Хакасия

Приложение 4. Требования к построению и оформлению таблиц в текстовом редакторе Word

Приложение 5. Форма бланка (карточки) резолюции должностного лица

Приложение 6. Образец оформления текста проекта постановления Правительства Республики Хакасия о проекте закона Республики Хакасия

Приложение 7. Образец оформления листа согласования на бумажном носителе

Приложение 8. Образец оформления оборотной стороны листа согласования на бумажном носителе

Приложение 9. Образец оформления краткой формы протокола

Приложение 10. Образец оформления полной формы протокола

Приложение 11. Образец оформления выписки из протокола

Приложение 12. Образец оформления акта приема и первичной обработки документов, поступивших в Правительство Республики Хакасия

Приложение 13. Перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения Аппарата Правительства Республики Хакасия

Приложение 14. Перечень документов для удостоверения гербовыми печатями Правительства Республики Хакасия

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас