Приложение. Инструкция о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия

Приложение
к постановлению Правительства
Республики Хакасия
от 25 июня 1998 N 106

Инструкция
О порядке организации делопроизводства и контроля
в Аппарате Правительства Республики Хакасия

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами и ведения контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия (далее именуется Правительство) и является нормативным документом.

1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства возлагается на общий отдел, отдел по контролю, кадрам и работе с территориями.

1.3. Работать с документами Правительства не разрешается вне служебных помещений и с содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1.4. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку государственные служащие обязаны передать находящиеся у них на исполнении документы исполняющим их обязанности по распоряжению руководства Правительства.

1.5. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный служащий должен сдать документы в канцелярию или передать по акту вновь назначенному работнику.

1.6. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.7. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляется через отдел по взаимодействию со средствами массовой информации-пресс-службой Правительства Республики Хакасия.

1.8. Государственные служащие Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

1.9. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

2. Прием, регистрация и порядок
прохождения входящих документов

2.1. Поступающая в Правительство корреспонденция, кроме корреспонденции по кадровым вопросам, принимается и регистрируется канцелярией общего отдела Аппарата Правительства Республики Хакасия в день поступления.

2.2. Принятые конверты с корреспонденцией вскрываются, кроме конвертов с надписью "лично" или адресованных общественным организациям, проверяется правильность доставки, наличие вложенных в конверты документов. Ошибочно доставленная корреспонденция канцелярией пересылается по принадлежности. Конверты сохраняются тогда, когда только по ним можно установить адрес отправителя, когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документа. Сохраняются конверты вскрытой корреспонденции, направляемой в приемную по личным вопросам граждан. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

2.3. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним, составляется акт в 2-х экземплярах (приложение 01): первый приобщается к поступившему материалу, а второй направляется отправителю документа.

2.4. Все поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 1).

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей между руководителями Правительства.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством. Документы регистрируются в аппарате 1 раз.

Документу - ответу на инициативный документ, присваивается самостоятельный порядковый номер.

2.5. На зарегистрированный документ в правом нижнем углу на первой странице ставится регистрационный штамп (приложение 2). Краткое содержание документа, корреспондент, дата, номер входящего документа, фамилия контролирующего и исполнителя вносится в базу данных персональной электронно-вычислительной машины (ПЭВМ), то есть заполняется регистрационная карточка (приложение 3), которая в дальнейшем с резолюцией Председателя распечатывается в двух экземплярах, одна из которых с росписью исполнителя помещается в справочную картотеку канцелярии, а другая передается исполнителю вместе с документом.

Документы, поступившие из вышестоящих органов, регистрируются все без исключения.

2.6. Документы могут быть в исключительных случаях зарегистрированы после рассмотрения руководством Правительства. Текст резолюции переносится в базу данных ПЭВМ.

Специалисты приемных несут ответственность за исполнение документов и делают отметки в своих регистрационных карточках.

2.7. Зарегистрированные документы передаются по назначению в течение одного дня.

2.8. Документы, адресованные Правительству, поступившие минуя канцелярию, передаются в канцелярию для регистрации. Прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленным. Следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью.

2.9. Документы, поступившие в адрес Правительства, заведующий общим отделом в день их поступления передает Председателю Правительства Республики Хакасия (далее именуется Председатель Правительства) через его помощника.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то их передают вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

2.10. Документы, поступившие из вышестоящих организаций регистрируются и передаются в тот же день для рассмотрения Председателю Правительства.

Распорядительные документы справочно-информационного характера передаются в юридический отдел для пополнения нормативной базы.

К таким документам, как законы, указы, постановления, распоряжения прикладывается карточка ознакомления (приложение 4). После рассмотрения руководством, данные документы через канцелярию передаются в отдел по контролю, кадрам и работе с территориями, о чем делается пометка в ПЭВМ.

2.11. Рассмотрение поступивших документов руководством Правительства производится, как правило, в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции, в которой указывается исполнитель, срок, порядок и характер исполнения.

Документы, которые исполняются несколькими лицами, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях.

2.12. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

2.13. Специальные поступления: телеграммы, телефонограммы, документы с отметками о срочном вручении, подлежат регистрации в первую очередь и незамедлительно передаются руководителю, на данных документах рекомендуется проставлять часы и минуты поступления.

2.14. Передача корреспонденции от одного исполнителя другому производится через канцелярию, где делается соответствующая отметка в базе данных ПЭВМ.

3. Прием, регистрация и рассмотрение предложений,
заявлений и жалоб граждан

3.1. Все предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в адрес Правительства, передаются из канцелярии в приемную Председателя Правительства по личным вопросам граждан, где их регистрируют и после предварительного просмотра в тот же день передают на рассмотрение руководству Правительства через помощников.

3.2. При регистрации на первой странице заявления, письма, жалобы в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп (приложение 2) с датой поступления и порядковым номером регистрации.

3.3. На каждое предложение, жалобу, заявление заводится дело. Все действия по письму, заявлению, жалобе, согласно резолюции руководства направленные на рассмотрение, остаются в деле.

3.4. Рассмотрение заявлений, жалоб и предложений ставится на контроль. Руководством Правительства дается поручение министерству, комитету, управлению, администрациям городов и районов разобраться в поставленных вопросах и о результатах сообщить заявителю и Правительству.

При направлении предложения, заявления и жалобы в министерства, комитеты и управления, администрации городов и районов для рассмотрения приемная по личным вопросам граждан одновременно письменно сообщает об этом заявителю.

3.5. Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб, взятых на контроль, считается законченным только тогда, когда решены все поставленные в них вопросы и о принятии решения сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается в базе данных ПЭВМ.

3.6. При ответах на предложения, заявления и жалобы исходящим номером является входящий номер полученного письма, жалобы, заявления.

3.7. Все предложения, жалобы и заявления, поступившие в Правительства, должны рассматриваться в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения, в порядке исключения, могут быть продлены Председателем, заместителями Председателя Правительства, но не более, чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

Письма военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно. но не позднее 7 дней со дня поступления.

В тех случаях, когда требуется специальная проверка, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения заявлений, жалоб военнослужащих и их семей, в порядке исключения, могут быть продлены руководством Правительства, но не более, чем на 15 дней с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

Если разбор заявления превышает установленный срок, заведующий приемной по личным вопросам граждан должен выяснить причины задержки и доложить руководству Правительства через помощников.

Ответы заявителям подписываются Председателем, его заместителями письма, рассматриваемые в министерствах, комитетах и управления, подписываются их руководителями.

4. Подготовка, оформление, размножение, порядок
прохождения и исполнения исходящих
и внутренних служебных документов

4.1. Документы, составляемые на основании законов, указов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них.

4.2. Ответственность за подготовку проекта исходящего документа (докладной записки, справки, письма и т.д.) возлагается на работников Аппарата Правительства и руководителей министерств, комитетов и управлений. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к нему. Министры, председатели госкомитетов и комитетов, начальники управлений, заведующие отделами должны тщательно отредактировать проект документа, завизировать его и вместе с материалами, на основании которых он готовился, представить Председателю или заместителю Председателя Правительства на подпись.

4.3. Все исходящие документы регистрируются в день их подписания. Срок контролируемых документов отмечается в регистрационной карточке.

4.4. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы (приложение N 02). Они должны быть краткими и ясными (как правило, не превышать 2 страниц). В том случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложение, размер письма не должен превышать 5 страниц.

Письмо должно составляться, как правило, по одному вопросу. На копии письма ставятся визы исполнителей и других работников, с которыми согласован проект письма. Подпись визирующего должна быть написана разборчиво с указанием даты.

После подписания документ должен быть обязательно зарегистрирован в канцелярии, в деле остается второй подлинно подписанный экземпляр.

На странице последнего листа документа проставляется фамилия исполнителя, номер телефона.

4.5. При адресовании документа необходимо указывать точное наименование учреждения, в которое он направляется, в именительном падеже (например: Министерство образования Республики Хакасия, администрация г. Абакана и т.д.).

При направлении писем в те учреждения или предприятия, где фамилии руководящих работников заранее известны, следует адресовать корреспонденцию конкретным должностным лицам в дательном падеже (например: Министру образования Республики Хакасия Баеву В.И.).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более, чем в четыре адреса, составляется список и на каждом экземпляре указывается адресат.

4.6. К каждому служебному документу составляется заголовок, отражающий в краткой форме его содержание. Заголовок помещается в левой части листа. В письмах, содержание которых не превышает 10-15 строк, заголовок не указывается.

При ответах на запросы указывается дата и номер документа, на который дается ответ.

4.7. В письме, к которому прилагаются какие-либо документы, под текстом после слова "Приложение" указывается наименование, количество листов прилагаемых документов и конкретный адресат, кому направлено приложение. Приложение подписывается руководителем министерства, комитета, отдела, подготовившим письмо (например: приложение на 4-х л. только в первый адрес, или приложение на 4-х л. в 1 экз.).

4.8. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями: направленные Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации и другие вышестоящие правительственные и законодательные органы подписываются Председателем Правительства, в случае его отсутствия - первым заместителем; направленные главам администраций городов и районов и в другие организации, в зависимости от их содержания, подписываются Председателем, соответствующим заместителем Председателя.

Дата проставляется, как правило, непосредственно лицом, подписывающим документ. В состав даты входит число, месяц и год. При оформлении даты необходимо использовать только арабские цифры. Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним проставляется "О" (02.04.97), на финансовых документах дата пишется прописью (2 апреля 1997 года, на международных письмах дата оформляется в соответствии с международными требованиями - 1998.04.02).

В состав подписи входят обозначения должности лица, подписывающего документ, наименование учреждения - автора, личная подпись, инициалы и фамилия. Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

4.9. Телеграммы посылаются в исключительных случаях, они должны излагаться кратко, без союзов, предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы и подлежат обязательной регистрации в канцелярии. Телеграммы пишутся без переноса слов, поправок и исправлений. Подпись пишется с новой строки.

4.10. Служебные документы для печатания должны быть написаны ясно. разборчиво и обязательно чернилами. В верхнем левом углу первой страницы рукописи указывается количество экземпляров, фамилия исполнителя и дата сдачи материала.

4.11. B корректорско-множительном бюро поступивший материал для печатания записывается в журнал, в котором указывается дата печатания материала, количество листов, экземпляров и повторность печатания.

4.12. Ответственность за своевременное и качественное печатание документов в корректорско-множительном бюро возлагается на заведующего бюро, а печатание постановлений Правительства, его Президиума, распоряжений Председателя Правительства - на заведующего протокольным сектором общего отдела Аппарата Правительства.

4.13. Общий отдел принимает проекты постановлений и распоряжений с визами руководства и ответственных лиц, несет ответственность за их своевременную подготовку, печатание, доставку членам Правительства, обеспечивает размножение принятых постановлений, распоряжений и отправку их по назначению исполнителям.

Все материалы по подготовке проектов постановлений и распоряжений хранятся в протокольном секторе общего отдела Аппарата Правительства.

4.14. В се исходящие документы отправляются канцелярией в день их получения, а телеграммы и срочная корреспонденция - немедленно.

Распорядительные документы местным адресатам вручаются под расписку в разносной книге.

4.15. На отправляемом документе и его копии проставляется номер, который состоит из индекса исполнителя, исходящего порядкового номера и дела по номенклатуре.

4.16. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается подлинник письма организации, в регистрационной карточке входящих документов отмечается дата отправки и наименование адресата.

При отправлении подлинника, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".

4.17. Отправляемые одновременно одному и тому же адресату документы должны быть вложены в один конверт.

4.18. Документы, посылаемые постоянным адресатам, отправляются в конвертах с адресом получателя и отправителя, напечатанным типографским способом.

4.19. Исполненные документы передаются в канцелярию для приобщения к делу для дальнейшего хранения. Каждый документ должен иметь отметку о его выполнении и направлении "В дело". При этом проверяется правильность отнесения документа в то или иное дело, устанавливается последовательность группировки документов внутри дела по принятой системе, изымаются лишние дубликаты и черновики документов, удаляются скрепки и булавки. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается. Каждое дело должно иметь не более 250 листов.

4.20. В канцелярии находится справочная картотека поступивших документов, основу которой составляют регистрационные карточки, распечатанные на ПЭВМ.

5. Порядок внесения вопросов на заседание
Правительства и Президиума Правительства

5.1. Министерство, госкомитет, комитет, управление или отдел, которому в соответствии с планом заседаний Правительства или указанием руководства поручено готовить вопрос на заседание Правительства, заранее, без напоминаний, изучает состояние дела, производит проверку на местах и готовит необходимые материалы (справку, проект постановления).

Со всеми материалами и предложениями для заседания Правительства обязательно должны быть ознакомлены проверяемые и докладчики.

Проекты постановлений, представленные с нарушением указанного срока, могут быть рассмотрены только по разрешению Председателя Правительства вне повестки.

Отредактированные проекты постановлений, представляемые на заседании Правительства, должны достаточно полно и, по возможности, кратко излагать существо вопроса и содержать конкретные мероприятия.

Проекты постановлений справки к ним, как правило, не должны превышать по размеру 2-3, а по крупным вопросам - 4-5 страниц.

В тех случаях, когда в проекте содержится ходатайство перед Правительством Российской Федерации и его министерствами, к проекту должен быть приложен проект докладной записки с кратким, но исчерпывающим изложением существа просьбы, предложения.

5.2. Проекты постановлений Правительства, согласованные с заинтересованными организациями, представляются на рассмотрение соответствующему заместителю Председателя Правительства через его помощника, а затем, не позднее, чем за 5 рабочих дней до заседания, передаются в общий отдел.

На листе согласования обязательно должны быть визы заместителя Председателя Правительства, его помощника, руководителя министерства, комитета, управления, которые вносят вопрос, руководителя министерства юстиции, заведующего юридическим отделом, руководителей всех заинтересованных организаций, по наиболее сложным вопросам финансов и экономики - министра финансов и председателя госкомитета экономики.

5.3. Проекты постановлений, носящие нормативный характер, проходят юридическую экспертизу в Министерстве юстиции Республики Хакасия в течение 30 дней.

Проекты постановлений Правительства и его Президиума по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющими нормативного характера, проходят согласование в юридическом отделе Правительства в течение 5 дней.

В случае несоответствия проекта постановления действующему законодательству, министерство юстиции, юридический отдел дают соответствующее заключение с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

При несогласии с отдельными пунктами постановления руководитель министерства юстиции, заведующий юридическим отделом указывают об этом на листе согласования или прилагают к нему справку с обоснованием возражений.

5.4. Все графы листка согласования проекта постановления Правительства (наименование вопроса, дата исполнении, докладчики, приглашенные, кому разослать постановление) должны быть заполнены и согласованы с заместителями Председателя Правительства (приложение 5).

Все приложения к проекту должны быть завизированы всеми заинтересованными руководителями министерств, комитетов, управлений и отделов с указанием даты.

Проекты постановлений, не отвечающие этим требованиям, возвращаются на доработку.

5.5. Повестка дня и материалы к заседанию Правительства (проекты постановлений, справки и т.д.) размножаются и рассылаются общим отделом членам Правительства, Прокурору, Председателю Арбитражного Суда Республики Хакасия не позднее, чем за 5 дней до заседания.

5.6. После заседания Правительства, окончательно отработанные, с учетом замечаний и предложений, постановления сдаются в протокольный сектор общего отдела Аппарата Правительства для подписания, но не позднее, чем через 3 дня после заседания, если более продолжительный срок не оговорен при обсуждении вопроса.

5.7. Заседания Президиума Правительства проводятся в соответствии с регламентом. Проекты постановлений Президиума Правительства визируются также, как проекты постановлений Правительства (приложение 6). Постановления Правительства и Президиума Правительства подписываются Председателем Правительства Республики Хакасия, а приложения к постановлениям - визируются министрами, председателями госкомитетов, комитетов.

5.8. Проекты распоряжений Председателя Правительства визируются также, как проекты постановлений Правительства (приложение 7).

5.9. Подписанные постановления и распоряжения передаются в протокольный сектор общего отдела Аппарата Правительства, где им, после регистрации в журнале и внесения в базу данных, присваивается номер и дата. Нумерация постановлений и распоряжений ведется отдельно с начала и до конца года. а датой выпуска является дата подписания постановлений и распоряжений, к порядковому номеру распоряжений добавляется индекс "р".

5.10. Постановления Правительства, его Президиума, распоряжения печатаются на бланках установленного образца (приложение 03. 04. 05).

6. Организация контроля и проверки исполнения
документов, поступивших в Правительство
Республики Хакасия из вышестоящих органов

6.1. Организация контроля и проверки исполнения всех документов, поступающих в Правительство из вышестоящих органов, содержащихся в них поручений, возлагается на руководство Правительства в соответствии с распределением обязанностей, министров, председателей госкомитетов и комитетов, начальников управлений и заведующих отделами.

6.2. Работники Аппарата Правительства, на которых руководством возложено осуществление контроля, ведут контрольные документы и дела по установленной форме, запрашивают отчеты, справки и другие материалы, проверяют исполнение на местах, готовят предложения по выполнению поручений в министерствах, комитетах, отделах и представляют информацию для снятия с контроля руководству Правительства.

6.3. При передаче документов, находящихся на контроле, от одного исполнителя другому, при получении дополнительных указаний руководства, продлении сроков или других изменений в контроле, помощники руководства Правительства или специалисты Аппарата Правительства должны сделать соответствующую запись в регистрационной карточке и в тот же день сообщить об этом в канцелярию общего отдела Аппарата Правительства Республики Хакасия.

6.4. Руководитель Аппарата Правительства - Заместитель Председателя Правительства ежемесячно докладывает Председателю Правительства Республики Хакасия состояние контрольной работы в Аппарате Правительства.

7. Организация контроля за исполнением документов,
поступающих от администраций городов и районов,
предприятий, учреждений, организаций Республики Хакасия

7.1. Прием, регистрация и исполнение документов, поступающих в Правительство с мест, от предприятий, организаций и учреждений, производится в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 2 настоящей Инструкции.

7.2. Контроль за исполнением этой категории документов организуется в соответствии с резолюцией на документе руководства Правительства помощниками и специалистами Правительства.

7.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты поступления. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководством Правительства и указываются в резолюции. При определении продолжительности срока исполнения учитывается содержание документа и возможности по решению конкретного вопроса. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, то временем исполнения считается индивидуальный срок. Изменение срока исполнения производится, как правило, по указанию руководителя. Допускается в отдельных случаях продление срока исполнения документа помощником руководителя.

Срок исполнения может быть продлен только руководителем, которым он установлен. Продление срока исполнения должно быть оформлено не менее, чем за три дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае, документ считается не исполненным в срок.

7.4. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может тот руководитель, который поставил его на контроль, в отдельных случаях - его помощник по согласованию с руководителем.

7.5. Канцелярия общего отдела Аппарата Правительства не позднее 1 числа каждого месяца готовит список просроченных документов для доклада руководству Правительства.

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Организация контроля и проверки исполнения всех нормативных и правовых документов, поступающих в Правительство, постановлений Правительства и его Президиума, распоряжений Председателя Правительства осуществляется руководством Правительства, министрами, председателями комитетов и заведующими отделов по вопросам, относящимся к их сферам ведения и функциональным обязанностям.

8.2. Работники Аппарата Правительства, на которых руководством возложено осуществление контроля, обеспечивают сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов, а также проектов актов Правительства о ходе и результатах исполнения указанных документов.

8.3. В случае, когда контроль за исполнением документа возлагается на нескольких должностных лиц, то работу координирует должностное лицо, указанное в резолюции первым, которое и представляет в Правительство материалы, согласованные с соисполнителями.

8.4. В случае передачи документа, находящегося на контроле другому исполнителю, изменения сроков исполнения документа, работник аппарата Правительства, на которого возложено осуществление контроля, в тот же день сообщает об этом в отдел по контролю, кадрам и работе с территориями или в канцелярию.

9. Организация контроля за исполнением законов,
постановлений и распоряжений, поступивших из
вышестоящих органов Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Верховного Совета
Республики Хакасия и его Президиума

9.1. Председатель Правительства, рассмотрев поступивший к нему документ, кратко формулирует поручение, указывает фамилию исполнителя и конкретный срок исполнения документа.

9.2. Все документы вышестоящих органов, зарегистрированные канцелярией и рассмотренные Председателем Правительства, поступают в отдел по контролю, кадрам и работе с территориями.

После ознакомления заведующий отделом по контролю, кадрами и работе с территориями оставляет в отделе документы, требующие осуществления контроля. Главный специалист отдела вносит регистрационные карточки этих документов в электронную базу данных. Остальные документы возвращаются в канцелярию для ознакомления с ними членов Правительства.

9.3. Отдел по контролю, кадрам и работе с территориями документ, требующий осуществления контроля, в соответствии с резолюцией Председателя Правительства доводит до сведения заместителя Председателя Правительства, руководителей министерств, комитетов и управлений и организует его исполнение.

9.4. Документ считается исполненным после представления исчерпывающей информации о его выполнении, подписанной заместителем Председателя Правительства, министром, председателем комитета или заведующим отделом, исполняющим документ, и после заключения об этом заведующего отделом по контролю, кадрам и работе с территориями.

9.5. Отдел по контролю, кадрам и работе с территориями по состоянию на 1- ое число каждого месяца анализирует ход исполнения документов, находящихся на контроле, и готовит информацию Руководителю Аппарата Правительства - Заместителю Председателя Правительства Республики Хакасия. Кроме того, на 1- ое и 15-ое число каждого месяца отделом по контролю, кадрам и работе с территориями готовится информация о состоянии контроля за исполнением документов и доводится до сведения работников аппарата Правительства, ответственных за осуществление контроля за исполнением документов по вопросам, относящимся к их сферам ведения и функциональным обязанностям.

10. Организация контроля за исполнением
Указов Президента Российской Федерации

10.1. Работа по контролю за исполнением Указов Президента Российской Федерации организуется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.11.96 N 1536 "О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации" и в соответствии с разделом 9 Инструкции о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия.

10.2. Руководители министерств и ведомств, которым поручено исполнение Указа, разрабатывают и осуществляют комплекс мероприятий, обеспечивающих выполнение поручений Президента Российской Федерации, о чем письменно сообщают в отдел по контролю, кадрам и работе с территориями Аппарата Правительства для направления в Главное контрольное управление Президента Российской Федерации.

Указанная информация должна содержать подробные сведения о ходе выполнения Указа Президента Российской Федерации.

10.3. Срок исполнения Указов президента Российской Федерации, если он не определен в Указе, устанавливается в один месяц.

Поручения Президента Российской Федерации, содержащие указание "срочно", исполняются в-3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. В этот же срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "оперативно".

10.4. Сроки исполнения поручений Президента Российской Федерации, содержащиеся в указах и распоряжениях главы государства, исчисляются в календарных днях с даты вступления в силу.

Сроки исполнения прямых поручений Президента Российской Федерации исчисляются в календарных днях с даты их подписания.

Сроки исполнения прямых поручений Президента Российской Федерации содержащие в тексте указание "срочно" или "оперативно", исчисляются в календарных днях с даты их поступления в Правительство Республики Хакасия.

10.5. При необходимости продления срока исполнения поручения Президента Российской Федерации должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет в отдел по контролю, кадрам и работе с территориями Аппарата Правительства письмо с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.

10.6. Итоговые информации о проделанной работе по выполнению Указов Президента Российской Федерации представляются за 10 дней до установленного срока в отдел по контролю, кадрам и работе с территориями Аппарата Правительства Республики Хакасия.

11. Организация контроля за исполнением
постановлений Правительства Республики Хакасия и его
Президиума, распоряжений Председателя Правительства
Республики Хакасия

11.1 Документы, зарегистрированные в протокольном секторе, передаются в отдел по контролю, кадрам и работе с территориями, работникам аппарата Правительства, организующим контроль за исполнением документов по вопросам, относящимся к их сферам ведения и функциональным обязанностям.

Заведующий отделом отбирает документы, требующие осуществления контроля за исполнением.

Главный специалист отдела вносит сведения о вышеуказанных документах в электронную базу данных, после чего один экземпляр регистрационной карточки передает работнику Аппарата Правительства, организующему контроль за исполнением документа.

11.2. Работники Аппарата Правительства оформляют контрольное дело на каждый документ, требующий осуществления контроля за исполнением.

11.3. Главный специалист отдела по контролю, кадрам и работе с территориями по состоянию на 1-ое и 15-ое число каждого месяца анализирует сроки выполнения документов, находящихся на контроле, и выдает справку Руководителю Аппарата Правительства - Заместителю Председателя Правительства и работникам Аппарата Правительства, осуществляющим контроль за исполнением документов, по вопросам, относящимся к их сферам ведения и функциональным обязанностям.

11.4. Документ считается исполненным после представления исчерпывающей информации о его выполнении за подписью заместителя Председателя Правительства, министра, председателя госкомитета, комитета или заведующего отделом, исполняющих документ по вопросам, относящимся к их сферам ведения и функциональным обязанностям.

Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения документа, то помощник заместителя Председателя Правительства или главный специалист готовит справку, в которой излагается аргументированная просьба по этому вопросу и предложение о новом сроке за своей подписью не позднее чем за 3 дня до исполнения установленного срока.

11.5. Контрольные дела исполненных документов передаются в отдел по контролю, кадрам и работе с территориями. В контрольное дело вкладывается копия документа, информация от непосредственных исполнителей, завизированная Заместителем Председателя Правительства Республики Хакасия, курирующего данный вопрос, или справка о его выполнении за подписью заместителя Председателя Правительства с просьбой о снятии документа с контроля. Постановления Правительства и его Президиума снимаются с контроля на заседаниях Правительства, его Президиума после заключения отдела по контролю, кадрам и работе с территориями.

Распоряжения Председателя Правительства снимаются с контроля Председателем, заместителями, исполнявшими документ, после представления исполнителями исчерпывающей информации о его выполнении.

11.6. После снятия с контроля контрольные дела документов хранятся в отделе по контролю, кадрам и работе с территориями.

12. Сроки исполнения документов,
подлежащих контролю за исполнением

12.1 Законы, Указы Президента Российской Федерации исполняются согласно указанному в них сроку. Срок исчисляется с даты подписания резолюции руководством Правительства.

Поручение Президента Российской Федерации с пометкой "срочно" исполняется в течение трех дней.

Срок исполнения Указа, распоряжения Президента Российской Федерации, если он не определен, устанавливается в один месяц и исчисляется с даты их поступления в Правительство Республики Хакасия.

Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения указа, распоряжения Президента Российской Федерации, то на имя Президента Российской Федерации направляется аргументированная просьба по этому вопросу и предложение о новом сроке за подписью Председателя Правительства не позднее чем за 3 дня до исполнения установленного срока.

12.2 Постановления, распоряжения законодательных органов Российской Федерации исполняются согласно указанному в них сроку.

12.3. Указания и письма Правительства Российской Федерации - в течение 10 дней или согласно указанному в них сроку, 5-7 дней - при условии подготовки по ним постановлений.

12.4. Постановления и распоряжения Верховного Совета, постановления Правительства Республики Хакасия, его Президиума - согласно указанному в них сроку.

12.5. Просьбы, заявления и письма депутатов законодательных, представительных органов власти по их депутатской деятельности - безотлагательно, а по письмам, требующим дополнительного изучения и проверки:

до 20 дней - по письмам и запросам депутатов Верховного Совета Республики Хакасия;

до 5 дней - по письмам депутатов представительных органов местного самоуправления;

предложения, заявления и жалобы граждан - безотлагательно, требующие дополнительного изучения - до 1 месяца;

деловые письма - до 1 месяца;

критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати и материалов сессий Верховного Совета Республики Хакасия - до 1 месяца;

телеграммы - безотлагательно или от 2 до 3 дней.

12.6. Руководством Правительства устанавливаются сроки исполнения для наиболее важных документов, не включенных в настоящий перечень.

13. Порядок работы с документами
с пометкой "Для служебного пользования"

13.1 Пометка "Для служебного пользования" проставляется на подготовленных в подразделениях Правительства документах (в необходимых случаях и на их проектах), изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

13.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

описания структур органов исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественных интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

13.3. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем, руководителем подразделения Правительства или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

13.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работниками служб делопроизводства, которым поручен прием и учет несекретных документов.

При смене работника службы делопроизводства, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема- сдачи этих документов, утверждаемый руководителем Правительства.

13.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП";

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилия специалиста, печатавшего документ;

передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации работнику - службы делопроизводства. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах;

копируются (тиражируются) с письменного разрешения Руководителя Аппарата Правительства. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются другим организациям фельдъегерской службой или спецсвязью;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно - модемной связи;

рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения Правительства, в котором подготовлен документ;

хранятся в сейфах или металлических шкафах.

13.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения Правительства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

13.7. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится в подразделениях Правительства по акту (приложение 9). В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

На утраченные дела, документы и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

13.8. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник Правительства может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

14. Номенклатура дел и архив Правительства.
Формирование и хранение дел

14.1. В целях установления единой системы формирования дел в Аппарате Правительства разрабатывается и утверждается номенклатура дел (приложение 8), при составлении которой учитывается, что документы постоянного хранения формируются отдельно от документов временного хранения. Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия.

14.2. Постановления Правительства, его Президиума, распоряжения Председателя Правительства хранятся в протокольном секторе общего отдела Аппарата Правительства.

14.3. Письма, заявления и жалобы хранятся в приемной Председателя Правительства по личным вопросам граждан.

14.4. Исполненные законы, указы, постановления, распоряжения вышестоящих органов канцелярией передаются в юридический отдел, о чем делается пометка в базе данных ПЭВМ.

Документы с отметкой "госхранение" согласно номенклатуре дел передаются в госархив.

Все остальные документы хранятся в канцелярии общего отдела Аппарата Правительства Республики Хакасам.

14.5. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел. На корешках обложек и папок должны быть указаны индексы.

14.6. Дела выдаются для служебного пользования работникам Правительства под расписку и возвращаются в тот же день, в течение рабочего времени.

14.7. Порядок отбора документов на государственное хранение и уничтожение определяется правилами и инструкциями Росархива и Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия.

14.8. По окончании делопроизводственного года экспертной комиссией Правительства проводится экспертиза ценности документов.

14.9. Дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения оформляются исполнителями в соответствии с требованиями ГОСТОВ на организационно-распорядительную документацию и ГОСДОУ.

14.10. Списание документов с истекшими сроками хранения проводится после рассмотрения актов на экспертной комиссии и утверждения описей постоянного хранения и по личному составу на ЭПМК комитета по делам архивов за соответствующий год.