Постановление Президиума Правительства Республики Хакасия от 9 августа 2002 г. N 102-п "О мерах по сохранению, отбору и передаче на государственное хранение аудиовизуальных документов"

ГАРАНТ:

Настоящий документ снят с контроля

В соответствии с Федеральным законом от 29.12.94г. N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов (с последующими изменениями в редакции от 11 02.2002г. N 19-ФЗ; ст. 20 Закона Республики Хакасия от 14.02.96 г. N 54 "Об Архивном фонде Республики Хакасия и архивах", с последующими изменениями в редакция от 06.07.2001г. N 38; 25.10.2001г N 51) и в целях обеспечения сохранности, отбора и передачи аудиовизуальной документации (кино-, фото-, фоно-, аудиодокументы) на государственное хранение как важной составной части историко-культурного наследия народов Республики Хакасия, Президиум Правительства Республики Хакасия постановляет:

1. Республиканским органам исполнительной власти, учреждениям, государственным унитарным предприятиям:

1.1. Принять неотложнее меры по обеспечению сохранности учету аудиовизуальных документов, находящихся на временном ведомственном хранении, в том числе созданных ранее при государственной поддержке.

1.2. Прекратить практику уничтожения аудиовизуальных документов до проведения экспертизы ценности в установленном порядке.

1.3. В срок до 01.12.2002г. провести экспертизу, отбор и передачу на государственное хранение в Центральный государственный архив Республики Хакасия позитивов и негативов фотодокумента.

2. Рекомендовать главам администраций районов и городов Республики Хакасия принять меры по сохранению аудиовизуальной документации отражающей современное экономическое, социальное и культурное развитие их территорий.

3. Филиалу Центрального государственного архива Республики Хакасия (Чебочакоэа В.П.) редакциям республиканских газет "Хакасия" (Огородников Н.Д., Угдыжеков Н.С.) в срок до 31.12.2002г разработать Примерное положение о фототеке и порядке учета хранения и отбора фотодокументов на государственное хранение и согласовать с Комитетом по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия (Цыбина В.В.).

4. Отделу по взаимодействию со средствами массовой информации Аппарата Правительства Республики Хакасия (Обухова Л.А.) обеспечить учет, сохранность и отбор на государственное хранение в Центральный государственный архив Республики Хакасия аудиовизуальной документации, отражающей официальную деятельность Председателя Правительства Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия, республиканских органов исполнительной власти.

5. Утвердить Инструкцию о порядке отбора фотодокументов, образующихся в деятельности республиканских органов исполнительной власти республиканских редакций газет "Хакасия", и передачи их на государственное хранение в Центральный государственный архив Республики Хакасия.

6. Комитету по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия (Цыбина В.В.):

6.1. Активизировать работу по приему в государственные архивы республики аудиовизуальной документации созданной за счет государственных средств и хранящейся в государственных и негосударственных организациях.

5.2. Усилить работу с держателями личных фондов аудиовизуальных документов.

6.3. Организовать работу по сканированию негативов фотодокументов и созданию базы данных по фотодокументам, хранящимся в архивных учреждениях республики.

6.4. Оказывать методическую и практическую помощь архивным отделам администраций районов и городов республики в отборе аудиовизуальной документации.

7. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя Аппарата Правительства - заместителя Председателя Правительства Республики Хакасия Часовникова П.П.

Председатель Правительства

Республики Хакасия

А. Лебедь

Инструкция
о порядке отбора фотодокументов, образующихся в результате
деятельности республиканских органов исполнительной власти,
редакций газет "Хакасия", "Хакас чирi" и передачи их на
государственное хранение в Центральный государственный архив
Республики Хакасия и его филиал
(утв. постановлением Президиума Правительства Республики Хакасия
от 9 августа 2002 г. N 102-п)

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке отбора фотодокументов образующихся в результате деятельности республиканских органов исполнительной власти, редакций газет "Хакасия", "Хакас чирi" (далее по тексту - редакции газет) и передачи их на хранение в Центральный государственный архив Республики Хакасия и его филиал (далее по тексту - государственный архив) - далее Инструкция, разработана комитетом по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия во исполнении Федерального закона от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с последующими изменениями от 11.02.2002 N 19), ст.20 Закона Республики Хакасия от 14.02.96. N 54 "Об Архивном фонде Республики Хакасия и архивах".

1.2. Фотодокументы, отражающие материальную и духовную жизнь народа Республики Хакасия, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия Республики Хакасия, входят в состав Архивного фонда Республики Хакасия и подлежат передаче на государственное хранение в государственные архивы.

Отнесение фотодокументов к составу Архивного фонда Республики Хакасия производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России и Комитетом по делам архивов при Правительстве республики Хакасия (далее - Хаккомархив).

1.3. Постоянное хранение фотодокументов государственной части Архивного фонда Республики Хакасия осуществляют государственные архивы Республики Хакасия.

1.4. Включение организаций в список источников комплектования государственных архивов осуществляется Хаккомархивом по представлению государственных архивов в соответствии с действующим законодательством.

1.5. Порядок временного хранения фотодокументов государственной части Архивного фонда Республики Хакасия и передачи их на постоянное хранение в государственные архивы, устанавливается Хаккомархивом.

1.6. Источниками комплектования государственных архивов фотодокументами являются республиканские органы исполнительной власти и редакции республиканских газет, создающие фотодокументы.

1.7. Взаимодействие государственных архивов с негосударственными газетами, журналами и организациями осуществляется на договорной основе (Приложение N 1 к настоящей Инструкции).

1.8. Республиканские органы исполнительной власти, редакции газет, являющиеся государственной собственностью, обеспечивают сохранность фотодокументов, создаваемых в процессе их деятельности, безвозмездную передачу в установленном порядке в состав Архивного фонда Республики Хакасия фотодокументов, созданных за счет государственных средств. Фотодокументы, созданные за счет коммерческой деятельности, передаются на государственное хранение на основе договоров.

1.9. Настоящая Инструкция регламентирует порядок отбора фотодокументов республиканских органов исполнительной власти и редакций газет.

2. Организация ведомственного хранения фотодокументов

2.1. Фотодокументы, до передачи их в соответствующие государственные архивы, хранятся и учитываются в структурных подразделениях или в фототеках республиканских органов исполнительной власти, редакций газет.

Ответственность за сохранность, учет, правильное использование и передачу фотодокументов на государственное хранение несут руководители республиканских органов исполнительной власти и редакций газет.

2.2. Правовой статус фототеки определяется Положением, которое разрабатывается на основании Типового положения о фототеке, согласовывается с экспортно-проверочной методической комиссией Хаккомархива и утверждается руководителем органа исполнительной власти, редакции газеты.

2.3. Негативы фотоснимков, созданные фотокорреспондентами в порядке выполнения служебного задания, в обязательном порядке должны быть переданы в фототеку или ответственному за делопроизводство и архив республиканского органа исполнительной власти, редакции газеты.

2.4. К каждому фотодокументу должна быть приложена аннотация (текст), составленная фотокорреспондентом или лицом, передающим фотодокумент на ведомственное хранение. Текст должен конкретно раскрывать содержание фотодокумента, с полной расшифровкой изображенных на фотодокументе событий и лиц (с указанием фамилии, имени, отчества, занимаемой должности, места работы и т.п.). В текст включаются сведения о виде фотодокумента: негатив, контратип (дубль-негатив), позитив, фотоальбом, диапозитив (слайд), дата, место, фамилия и инициалы автора съемки. Текст скрепляется подписью ответственного за хранение фотодокументов.

2.5. Фотодокументы в республиканских органах исполнительной власти передаются ответственным лицам за делопроизводство и архив, а в редакциях - ответственным за деятельность фототеки.

3. Экспертиза ценности фотодокументов

3.1. Организация работы по проведению экспертизы ценности фотодокументов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также выделение к уничтожению фотодокументов, не имеющих исторического и практического значения, возлагается на экспертные комиссии организаций, с включением представителей государственных архивов.

3.2. Экспертиза научно-исторической и практической ценности фотодокументов проводится путем поединичного визуального просмотра каждого фотодокумента и изучения аннотаций (текстов) к ним.

3.3. На фотодокументы (негативы, слайды, фотоальбомы), отобранные на государственное хранение, составляются описи, которые рассматриваются на заседании экспертной комиссии республиканского органа исполнительной власти, редакции газеты, подписываются председателем экспертной комиссии, согласовываются с руководителями и экспортно-проверочной методической комиссией Хаккомархива. (Приложение N 2 к настоящей Инструкции).

3.4. Опись фотодокументов составляется в 3-х экземплярах, два экземпляра описи хранятся в государственном архиве.

3.5. На фотодокументы, не подлежащие передаче на государственное хранение и утратившие практическое значение для республиканского органа исполнительной власти, редакции газеты, составляется акт о выделении к уничтожению. (Приложение N 3 к настоящей Инструкции).

3.6. Акт о выделении к уничтожению фотодокументов составляется в 2-х экземплярах и рассматривается вместе с описью фотодокументов, отобранных на государственное хранение, на заседании экспертной комиссии республиканского органа исполнительной власти, редакции газеты, подписывается членами экспертной комиссии, утверждается руководителем и согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией Хаккомархива.

3.7. Уничтожение фотодокументов, не принятых на государственное хранение, должно производиться только после утверждения на экспортно-проверочной методической комиссии Хаккомархива описи на фотодокументы и согласования акта о выделении к уничтожению, подготовленные к передаче за те же годы съемки.

3.8. После соответствующего согласования акта о выделении к уничтожению фотодокументов, в книгах учета и описания в графе "Примечание" делается отметка "Уничтожено" с указанием даты и N акта.

3.9. Порядок и периодичность отбора фотодокументов в негосударственных организациях определяется условиями договоров, заключенных с государственными архивами.

4. Сроки, порядок хранения и передачи фотодокументов на
государственное хранение

4.1. Фотодокументы передаются на государственное хранение в государственные архивы в комплекте с текстовой сопроводительной документацией (описями, справочными карточками) и негативом по истечении 3 лет ведомственного хранения.

Прием фотодокументов от негосударственных организаций осуществляется в соответствии со сроками, определенными условиями договора.

4.2. При оформлении фотодокументов, текстовой сопроводительной документации и научно-справочного аппарата учетные номера проставляются:

на фотодокументах и их упаковке;

на корешках, титульных листах и во внутренних описях фотоальбомов (номера описи, единицы учета и единицы хранения по описи - через тире).

4.3. До передачи на государственное хранение фотодокументы, в том числе негативы, хранятся: в конвертах из светонепроницаемой бумаги, в вертикальном положении, в порядке номеров единиц хранения, в специальных архивных коробках или закрываемых шкафах.

4.4. В случае отсутствия негативов в книге учета или описи фотодокументов в графе "Примечание" делается отметка об их отсутствии.

4.5. Передача фотодокументов в государственный архив осуществляется по утвержденной описи и оформляется актом приема-передачи фотодокументов на государственное постоянное хранение, составленном в двух экземплярах. Оба экземпляра акта приема-передачи утверждаются руководителями республиканского органа исполнительной власти, редакции газеты и государственного архива, в который передаются фотодокументы. (Приложение N 4 к настоящей Инструкции).

Один экземпляр акта остается в государственном архиве, другой - возвращается в республиканский орган исполнительной власти, редакцию газеты.