Раздел VIII. Контроль исполнения документов (п. 8.1.)

VIII. Контроль исполнения документов

8.1. Организация контроля исполнения

8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле: "К" или " Контроль".

8.1.3. Контроль обеспечивает руководитель республиканского органа исполнительной власти и по его поручению служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений республиканского органа исполнительной власти.

8.1.4. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (постановления, распоряжения Правительства Республики Хакасия, приказы республиканского органа исполнительной власти и др.).

8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других республиканских органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометки: "срочно" - исполняются в 3-дневный срок, "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам Верховного Совета Республики Хакасия - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам депутатов всех уровней - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Республики Хакасия, данным республиканским органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений, рассмотренных на заседании Правительства Республики Хакасия, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Республики Хакасия, поступившим от исполнителя на согласование - до 10 дней;

по обращениям граждан, поступившим в республиканский орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней;

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя республиканского органа исполнительной власти, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения срока.

Продление срока исполнения по поручениям Верховного Совета Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководители республиканских органов исполнительной власти представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с момента подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех изменениях срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольной форме (новый срок, дата изменений, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их контроль имеют право только вышестоящие органы или республиканский орган (организация) - автор документа.

8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями или работниками, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документов.

8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику, по согласованию с руководителем, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.

8.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию, с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

8.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения сроков документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

8.1.11. Снятие документа с контроля осуществляется руководителем республиканского исполнительного органа власти или по его поручению службой ДОУ. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата, N), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

8.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в регистрационно-контрольной форме проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

8.1.13. Служба ДОУ на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в республиканском органе исполнительной власти и подведомственной сети. На основании составленных справок формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам (приложение N 7).