Раздел V. Правила оформления документов (пп. 5.1.-5.2.)

V. Правила оформления документов

5.1. Бланки документов

5.1.1. Документы республиканского органа исполнительной власти должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

5.1.2. В республиканских органах исполнительной власти применяются следующие бланки:

продольные и угловые бланки с указанием наименования республиканского органа исполнительной власти (приложения N 3, N 4);

бланки с указанием должности руководителя республиканского органа исполнительной власти и его заместителей (приложение N 5);

бланки с наименованием структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Состав видов бланков, применяемых в республиканском органе исполнительной власти, утверждается его руководителем.

5.1.3. Бланки с воспроизведением герба Республики Хакасия изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности по заказам республиканских органов исполнительной власти.

5.1.4. Бланки документов республиканского органа исполнительной власти подлежат учету. Изготовление бланков без изображения герба Республики Хакасия на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя.

5.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению руководителя республиканского органа исполнительной власти.

5.2. Оформление реквизитов
в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники республиканского органа исполнительной власти обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

5.2.1. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "О выделении ...", "Об изменении ..." и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

5.2.2. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированная в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами республиканского органа исполнительной власти, должны иметь единую дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (3 мая 2002 г.), а в остальных случаях - цифровой, в следующей последовательности: день, месяц, число (03.05.2002).

5.2.3. Подпись документа. Документы, направляемые в вышестоящие органы, республиканские органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем республиканского исполнительного органа власти или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

5.2.4. Адресование документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Министерство культуры

Республики Хакасия

Отдел кадров

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Министерство образования

и науки Республики Хакасия

Отдел кадров

Ведущему специалисту

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации - ее наименование входит в состав должности адресата.

Например:

Председателю

Государственного правового комитета

Республики Хакасия

В.И. Орловой

При адресовании документа физическому лицу - указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Иванову В.И.

ул. Садовая, д. 2, кв. 4,

г. Абакан, Республика Хакасия

655617

5.2.5. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам республиканского органа исполнительной власти, должны быть ими завизированы.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в левой нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

Например: Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

Подпись В.В. Петров

20.03.2002.

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Внешнее согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, датируются и подписываются.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра культуры

Республики Хакасия

Подпись Ю.В. Костякова

23.03.2003

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 02.03.2003 N 01-243

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами республиканского органа исполнительной власти;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с республиканскими органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, экологический и т.д.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершенствования управленческих действий только с согласия этих органов.

5.2.6. Утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Министр культуры Республики Хакасия

Подпись Н.М. Дъяченко

02.03.2002.

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом республиканского органа исполнительной власти:

УТВЕРЖДЕН

приказом Министерства культуры

Республики Хакасия

от 16.03.2002 N 49

5.2.7. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

5.2.8. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороне последнего листа подлинника документа и включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Иванова Елена Петровна 99-234

или

Иванова 99-234

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

5.2.9. Приложения к документу должны иметь все необходимые для документа реквизиты: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о заработной плате на 3 л. в 1 экз.

2. Финансовый отчет за май 2001 года на 2 л. в 2 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:

Приложение

к приказу Министра культуры

Республики Хакасия

от 02.03.2003 N 23

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Если приложений несколько, то они нумеруются с проставлением N.

5.2.10. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку: "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.