Раздел VI. Организация документооборота и исполнения документов (пп. 6.1.-6.8.)

VI. Организация документооборота
и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в республиканских органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в республиканских органах исполнительной власти, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

6.1.3. При применении в республиканских органах исполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом и путь их движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документов в республиканский исполнительный орган власти.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в республиканские органы исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. По каналам электрической связи обычно поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов

6.3.1. Документы, поступающие в республиканские органы исполнительной власти на бумажных носителях, проходят предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов осуществляется работниками службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

6.3.2. Документы, адресованные руководству республиканского органа исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и на направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, непосредственно адресованные структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (журнал, карточка) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, другие исполнители получают копии.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

6.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые республиканским органом исполнительной власти, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы, предназначенные для отправки, передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку, они отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется информация в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Виды документов, информация о которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству республиканского органа исполнительной власти, технических и программных средств.

6.4.3. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

6.5. Порядок прохождения внутренних документов

6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей.

6.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме.

6.6. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.6.1. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

6.6.2. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

6.6.3. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

6.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ, предназначенный для передачи, сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (заявки хранятся один год);

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

6.7. Работа исполнителей с документами

6.7.1. Руководители структурных подразделений республиканского органа исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.7.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

6.7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством республиканского органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

6.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.7.5. При наличии ответственного исполнителя остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.8. Работа с обращениями и запросами депутатов

6.8.1. Подготовка и отправление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется республиканскими органами исполнительной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия о статусе депутата.

6.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату. При обращении депутата в республиканский орган исполнительной власти должностные лица представляют депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок) дают ответ на это обращение и представляют запрашиваемые документы или сведения. Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на запрос в письменной форме не позднее, чем через 30 дней со дня получения или в иной срок, согласованный с депутатом.

6.8.3. В случае проведения дополнительных проверок или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в трехдневный срок со дня его получения.

6.8.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ республиканского органа исполнительной власти в соответствии с установленным порядком работы.

6.8.5. Обращения, запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Хакасия от 6 марта 2012 г. N 131 пункт 6.9 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.9. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан

6.9.1. Все предложения, заявления, жалобы (далее - обращения) граждан, поступающие в адрес республиканского органа исполнительной власти, регистрируются либо в электронной базе данных, либо в отдельном журнале, либо в специальной карточке и в тот же день передаются на рассмотрение руководству.

6.9.2. При регистрации обращений для единообразного учета, систематизации, обобщения и анализа обращений граждан используется Тематический классификатор обращений и запросов граждан (далее - классификатор) согласно приложению N 16.

6.9.3. В электронную базу данных либо в отдельный журнал, либо в специальную карточку вносятся тема и код, соответствующие классификатору. Количество выбранных тем должно соответствовать всем вопросам, содержащимся в обращении.

6.9.4. На первой странице обращения в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с датой регистрации и регистрационным номером.

6.9.5. На каждое обращение заводится дело, в которое включаются все документы по его рассмотрению.

6.9.6. Рассмотрение обращений ставится на контроль. При направлении обращения для рассмотрения в подведомственные организации, муниципальные образования республики об этом одновременно письменно сообщается заявителю.

6.9.7. Рассмотрение обращений считается законченным только тогда, когда решены все поставленные в них вопросы и о принятии решения сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается в электронной базе данных, журнале регистрации или в карточке.

При ответах на обращение исходящим номером является входящий номер полученного обращения.

6.9.8. Все обращения, поступившие в адрес республиканского органа исполнительной власти рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".