Раздел VII. Поисковая система по документам (пп. 7.1.-7.2.)

VII. Поисковая система по документам

7.1. Регистрация документов

7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие от других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и его содержания. Например, отдельно регистрируются все входящие документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, обращения граждан и др.

7.1.5. Регистрация поступающих внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документа. Место регистрации отдельных видов документов (приказы по личному составу, протоколы коллегий, совещаний) определяется руководителем.

7.1.6. Документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме на традиционных или электронных карточках, журналах.

7.1.7. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей республиканского органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

7.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации (приложение N 6):

наименование организации (автора, корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации, в зависимости от характера документа и задач использования информации, может дополняться другими реквизитами:

гриф ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документов;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационно-контрольной форме инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

7.2. Организация поисковой системы по документам

7.2.1. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

7.2.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и т.д.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки различных классификационных справочников.

7.2.3. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборка материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

7.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности республиканского органа исполнительной власти, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам республиканского органа исполнительной власти, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.

7.2.5. Порядок получения информации определяет республиканский орган исполнительной власти как собственник или владелец информационных ресурсов на основании требований законодательства.

7.2.6. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется республиканскими органами исполнительной власти, в пределах их компетенции, либо непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством.