Раздел X. Порядок передачи документов на хранение в архив (пп. 10.1-10.2)

X. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы республиканского органа исполнительной власти являются республиканской собственностью. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, комитетом по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Центральный государственный архив Республики Хакасия, как государственная часть Архивного фонда Республики Хакасия по истечении 15 лет хранения в республиканском органе исполнительной власти.

Республиканский орган исполнительной власти для хранения документов государственной части Архивного фонда Республики Хакасия и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, для их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив республиканского органа исполнительной власти включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

10.1. Экспертиза ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

10.1.3.# Для организации и проведения экспертизы ценности документов в республиканском органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК), в структурных подразделениях создаются экспертные комиссии (далее именуется ЭК).

10.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем республиканского органа исполнительной власти (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией при комитете по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия (далее именуется ЭПМК Хаккомархива).

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях республиканского органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК).

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для составления описи дел и отбор документов временного срока хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение их к уничтожению за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел республиканского органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК) республиканского органа исполнительной власти.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

10.1.10. В республиканском органе исполнительной власти описи на дела постоянного хранения и по личному составу составляются ежегодно (приложения NN 13, 14) и представляются через два года в Центральный государственный архив Республики Хакасия для рассмотрения.

10.1.12.# Описи дел имеют следующие элементы: порядковый номер; заголовок; дату дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками - пишется полностью заголовок только первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.1.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами, прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера, пропущенные номера).

10.1.14. Опись дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, а по личному составу - в 3-х экземплярах. Все описи дел согласуются ЦЭК (ЭК) и передаются в Центральный государственный архив Республики Хакасия для рассмотрения и передачи на утверждение (согласование) ЭПМК Хаккомархива.

10.1.15. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 15) производится после утверждения вышеуказанных описей ЭПМК Хаккомархива в соответствии с установленным порядком в республиканском органе исполнительной власти. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего республиканского органа исполнительной власти. Акты о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК" направляются на согласование с ЭМПК Хаккомархива.

10.2. Подготовка и передача документов в архив

10.2.1. В архив республиканского органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

10.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.3. Передача дел в архив республиканского органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

10.2.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел республиканского органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

10.2.5. Прием каждого дела производится заведующим архивом республиканского органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом республиканского органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив республиканского органа исполнительной власти передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

10.2.7.# В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения республиканского органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив республиканского органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.