Раздел IX. Организация документов в делопроизводстве (пп. 9.1.-9.2)

IX. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве - совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив республиканского органа исполнительной власти (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, комитетом по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству республиканских органов исполнительной власти.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и для учета дел временного срока (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о республиканском органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности республиканского органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В республиканских органах исполнительной власти могут составляться номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел республиканского органа исполнительной власти (приложения N 8, N 9).

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.

9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи Центрального государственного архива Республики Хакасия. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ или ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) республиканского органа исполнительной власти, с экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия (далее - ЭПМК Хаккомархива) и утверждается руководителем республиканского органа исполнительной власти.

Согласовывается номенклатура дел с ЭПМК Хаккомархива не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений функций и структуры в республиканском органе исполнительной власти.

9.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ, 2-ой - используется в службе ДОУ в качестве рабочего экземпляра, 3-й - передается в Центральный государственный архив Республики Хакасия.

9.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений республиканского органа исполнительной власти, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой республиканского органа исполнительной власти.

9.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы республиканского органа исполнительной власти, кроме периодических изданий.

9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

в графе 1 - проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел, которые состоят из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера, заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами, например: 12-02. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется;

в графу 2 - включаются заголовки дел (томов, частей), которые четко, в обобщенной форме отражают основное содержание и состав документа. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название республиканского органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении Дня республики (мероприятия, сценарий)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка со школами республики по подготовке к зиме".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами - последние не перечисляются. Например: "Переписка о составлении смет расходов".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с Министерством финансов и экономики Республики Хакасия по вопросам финансирования учреждений культуры".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с главами администраций республики о социальной защите граждан"; если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: "Переписка с администрацией города Абакана о создании муниципального архива".

В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовой бухгалтерский отчет".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяются степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 - заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 - указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, согласованной с Федеральной архивной службой России, комитетом по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия.

В графе 5 "Примечание" - указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дела, о передаче дела в другую организацию для продолжения и др.

9.1.11. Если в течение года в республиканском органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, то не предусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе оставляются резервные номера.

9.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) в соответствии со сроками хранения.

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

9.2.2. Дела формируются в республиканском органе исполнительной власти, как правило, в структурных подразделениях.

9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в котором должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

9.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных, республиканских законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Республики Хакасия и выписки из соответствующих протоколов заседаний этих органов власти.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов этих органов власти, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительным документом, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.6. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудником службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, где находятся на хранении дела, при методической помощи и под контролем республиканского государственного архива.

9.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению дел подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.8. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 10). На обложке указываются следующие реквизиты: наименование республиканского органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты оформляются следующим образом:

наименование республиканского органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках, после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК Хаккомархива;

дата дела - указываются год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

9.2.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала - конверт, затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе (приложение N 11). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности республиканского органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения.

На дела постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года на обложки дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения в заголовок дела вносятся изменения и дополнения, если заголовок дела не соответствует содержанию подшитых документов.

9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется в делах, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в республиканском органе исполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела (приложение N 12).

9.2.11. Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к переплету металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3. Организация оперативного хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив дела хранятся в архиве республиканского органа исполнительной власти или в шкафах структурных подразделений по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела располагаются в специально отведенных для этой цели в запираемых помещениях или шкафах в вертикальном положении корешками наружу и обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, которая помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в республиканских органах исполнительной власти в течение 15 лет, а затем сдаются в Центральный государственный архив Республики Хакасия.

9.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя республиканского органа исполнительной власти или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя республиканского органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.