Постановление Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 марта 2010 г. N 11-ПП "Об утверждении Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия" (с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу)

Постановление Председателя Правительства Республики Хакасия
от 26 марта 2010 г. N 11-ПП
"Об утверждении Инструкции по работе с документами в системе
автоматизации делопроизводства и документооборота
Правительства Республики Хакасия"

С изменениями и дополнениями от:

10 июня, 20 декабря 2011 г., 7 августа 2012 г., 29 марта 2016 г., 26 апреля, 19 октября 2017 г.

В целях реализации электронного согласования проектов документов с использованием электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти Республики Хакасия постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия.

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия обеспечить исполнение требований Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия.

3. Признать утратившим силу постановление Председателя Правительства Республики Хакасия от 16.10.2009 N 32-ПП "Об утверждении Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия".

Исполняющий обязанности Председателя Правительства Республики Хакасия, Первый заместитель Председателя Правительства Республики Хакасия

А. Голышев

г. Абакан

"26" 03 2010 г.

N 11-ПП

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 29 марта 2016 г. N 19-ПП в настоящую Инструкцию внесены изменения

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства
и документооборота Правительства Республики Хакасия
(утв. постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 марта 2010 г. N 11-ПП)

С изменениями и дополнениями от:

10 июня, 20 декабря 2011 г., 7 августа 2012 г., 29 марта 2016 г., 26 апреля, 19 октября 2017 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп раздел 1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к организации, технологии работы с документами в условиях использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - система "Дело") в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и подведомственных им организациях, государственных органах Республики Хакасия, а также организациях, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело" и обязательна к исполнению ее пользователями.

Информация об изменениях:

Пункт 1.2 изменен. - Постановление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 19 октября 2017 г. N 55-ПП

Изменения вступают в силу с даты внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о создании Министерства по делам юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия в качестве юридического лица

См. предыдущую редакцию

1.2. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и сокращения:

система "Дело" - система автоматизации делопроизводства и документооборота;

электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

картотека - обособленная совокупность регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов;

РКПД - регистрационная карточка проекта документа. Единица хранения информации о проектах документов в системе "Дело";

РК - регистрационная карточка документа;

кабинет - совокупность папок, в которых накапливается информация о документах, поручениях и проектах документов, направляемых должностным лицам для работы;

пиктограмма - элемент графического интерфейса (схематическое изображение), вызывающий действие, связанное с выбранным объектом;

пользователи системы "Дело" - Глава Республики Хакасия - Председатель Правительства Республики Хакасия, Первый заместитель Главы Республики Хакасия, заместители Главы Республики Хакасия, руководители, специалисты исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, руководители, специалисты государственных органов Республики Хакасия, специалисты организаций, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело";

технолог системы "Дело" - специалист Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия, ответственный за функционирование системы "Дело";

организации - участники системы "Дело" - исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия и подведомственные им организации, государственные органы Республики Хакасия, а также организации, заключившие соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело";

уполномоченная организация - организация, уполномоченная осуществлять установку и настройку пользовательских мест системы "Дело".

разработчик проекта документа - члены Правительства Республики Хакасия, руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, руководители государственных органов Республики Хакасия и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, главы муниципальных районов и городских округов Республики Хакасия, разместившие проект документа в системе "Дело";

электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

ключ ЭП - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП;

ключ проверки ЭП - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом ЭП и предназначенная для проверки подлинности ЭП;

Дело-Предприятие - программный комплекс под СУБД MS SQL, обеспечивающий доступ к документам, хранящимся в базе данных системы "Дело". Программный комплекс функционирует в среде операционной системы MS Windows (в соответствии с техническими требованиями системы "Дело");

подсистема "Дело-Web" - web-интерфейс, обеспечивающий доступ к документам, хранящимся в базе данных системы "Дело". Подсистема функционирует в среде web-обозревателя MS Internet Explorer, Mozilla FireFox (в соответствии с техническими требованиями системы "Дело").

1.3. Предназначение системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело":

регистрация, обработка и хранение входящих, исходящих документов и обращений граждан;

размещение регистрационных карточек, поручений, электронных документов и электронных образов документов в единой базе данных;

организация работы с проектами документов;

однократный ввод и многократное использование документов в электронном виде;

поиск регистрационных карточек документов, поручений и документов в единой базе данных;

организация межведомственного электронного взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти и между организациями-участниками системы "Дело";

контроль за прохождением, исполнением документа и качеством его подготовки;

рассылка регистрационных карточек, поручений, электронных документов и электронных копий документов с использованием средств электронной почты;

получение оперативной аналитической и статистической отчетности.

1.4. Использование системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" обеспечивает:

доступ пользователей к регистрационным карточкам документов, поручениям, электронным документам и электронным образам документов с момента их регистрации или внесения изменений;

подключение к РК электронных документов, электронных образов документов с возможностью их подписания или заверения электронной подписью;

разграничение прав доступа пользователей к РК и документам;

прием и рассылку РК, поручений и документов средствами электронной почты;

протоколирование работы пользователей;

применение одной версии программных продуктов системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" всеми пользователями;

оптимизацию затрат на техническое сопровождение и обновление программного обеспечения.

1.5. Работа с документами в системе "Дело" осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, утвержденными постановлением Правительства Республики Хакасия от 30.01.2014 N 32 "Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и примерной инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия" либо в соответствии с составленными на ее основе индивидуальными инструкциями и другими нормативно-методическими документами (далее - Правила по делопроизводству).

1.6. Система "Дело" предназначена для обработки документов, содержащих информацию открытого характера, и документов ограниченного распространения (имеющих отметку "ДСП"), При этом для документов с отметкой "ДСП" в системе "Дело" осуществляется только заполнение регистрационных карточек без сканирования в электронную базу данных текстов документов.

Документы, содержащие информацию, составляющую государственную тайну, в системе "Дело" не обрабатываются.

Информация об изменениях:

Пункт 1.7 изменен. - Постановление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 19 октября 2017 г. N 55-ПП

Изменения вступают в силу с даты внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о создании Министерства по делам юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия в качестве юридического лица

См. предыдущую редакцию

1.7. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в организациях - участниках системы "Дело" в условиях применения системы "Дело" осуществляют специалисты Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия, а также сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в организациях - участниках системы "Дело", в части установленного порядка работы с документами.

Информация об изменениях:

Пункт 1.8 изменен. - Постановление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 19 октября 2017 г. N 55-ПП

Изменения вступают в силу с даты внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о создании Министерства по делам юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия в качестве юридического лица

См. предыдущую редакцию

1.8. Сотрудники организаций - участников системы "Дело" включаются в число пользователей системы "Дело" на основании обращения в письменной форме на имя начальника Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия с указанием фамилии, имени и отчества сотрудника, должности, подразделения, кабинета, телефона, электронной почты, необходимого доступа к системе "Дело" (подсистема "Дело-Web" или "Дело-Предприятие").

Специалисты Аппарата Правительства Республики Хакасия обеспечивают ввод в систему "Дело" персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.

В случае изменений кадрового состава в организациях - участниках системы "Дело", изменения должности, адреса, кабинета или электронной почты пользователя системы "Дело", а также в случае изменения права доступа в системе "Дело" необходимо в письменной форме уведомить Управление по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия в срок не позднее чем через пять рабочих дней после вступления в силу данных изменений для своевременной актуализации справочников системы "Дело".

Установку, настройку и обслуживание клиентских мест системы "Дело" выполняют ответственные сотрудники организаций - участников системы "Дело" или специалисты уполномоченной организации.

1.9. Ответственность за исполнение настоящей инструкции возлагается на пользователей системы "Дело" в рамках предоставленных прав в системе "Дело".

1.10. К работе с системой "Дело" допускаются сотрудники, ознакомившиеся с данной инструкцией.

Пользователям системы "Дело" запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам.

Изменение паролей осуществляется пользователем системы "Дело" самостоятельно не реже одного раза в квартал. Для смены пароля необходимо в главном окне системы "Дело" зайти в настройки системы и выбрать пункт "Сменить пароль".

Количество символов пароля должно быть не менее шести.

При ошибочном вводе пароля в количестве 10 раз учетная запись пользователя блокируется. Разблокирование возможно только технологом системы "Дело".

1.11. Перечень требований к прикрепляемым файлам: размер одного файла, прикрепляемого к РК, не должен превышать 100 Мб;

допустимо прикреплять файлы только следующих форматов: jpg, jpeg, gif, tif, tiff, docx, doc, rtf, txt, pdf, xls, xlsx, rar, zip, ppt, pptx, odf, png, eml, htm, html, odt, ods, odp. Прикрепление файлов, имеющих форматы, отличные от указанных, подлежит рассмотрению технологом системы "Дело" на основании обращения;

сканированная копия документа должна быть черно-белая;

формат сканированной копии документа - pdf, разрешение сканирования - не более 200 точек на дюйм (dpi).

2. Категории документов, обрабатываемых в системе "Дело"

2.1. Система "Дело" позволяет осуществлять регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов. Каждый тип регистрационной карточки имеет свой реквизитный состав, основанный на требованиях нормативных документов и делопроизводственной практике (у исходящих и внутренних документов он одинаков).

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп в пункт 2.2. раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Программное обеспечение системы "Дело" формирует следующие типы регистрационных карточек:

- РК входящих документов;

- РК исходящих документов;

- РК внутренних документов;

- РК писем и обращений граждан.

Принятая в организации - участнике системы "Дело" классификация документов и связанных с ними регистрационных карточек отражена в справочнике "Группы документов" системы "Дело", который может дополняться другими видами документов по мере их поступления.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп в пункт 2.3 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Первичная обработка документов независимо от вида (формирование РК) осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в организациях - участниках системы "Дело".

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп в пункт 2.4 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.4. В системе "Дело" для регистрации документов организаций - участников системы "Дело" установлены самостоятельные номерообразование и индексация.

3. Виды работ, выполняемых в системе "Дело"

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп в пункт 3.1 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Виды работ, выполняемых в организациях - участниках системы "Дело", ответственных за первичную обработку документов

Информация об изменениях:

Пункт 3.1.1 изменен. - Постановление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 19 октября 2017 г. N 55-ПП

Изменения вступают в силу с даты внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о создании Министерства по делам юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия в качестве юридического лица

См. предыдущую редакцию

3.1.1. Работа с входящей корреспонденцией

Первичная регистрация входящей корреспонденции (служебные письма, копии федеральных нормативных правовых актов, поручения Президента и Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов и др.) осуществляется специалистами структурного подразделения Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия, ответственного за ведение делопроизводства в Правительстве Республики Хакасия, сотрудниками, ответственными за делопроизводство в организациях - участниках системы "Дело", в электронной базе данных системы "Дело" в день поступления в соответствующей группе "Входящие документы" в зависимости от вида документа. Сотрудники при подготовке документов к передаче осуществляют заполнение электронного журнала передачи документов. При этом учитывается вид передаваемого документа (оригинал, копия).

Зарегистрированная корреспонденция поступает в папку "Поступившие" кабинета системы "Дело" руководителя организации - участника системы "Дело".

При поступлении РК в картотеку организации из других картотек организаций - участников системы "Дело" для идентификации документа используются номер и дата поступления РК в картотеку.

В ходе рассмотрения документов Глава Республики Хакасия - Председатель Правительства Республики Хакасия, Первый заместитель Главы Республики Хакасия, заместители Главы Республики Хакасия, руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, руководители государственных органов Республики Хакасия, руководители организаций, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело", или сотрудник, которому делегировано право работы в системе "Дело", заносит поручение (резолюцию) в РК, при этом устанавливаются плановые сроки исполнения документов согласно Правилам по делопроизводству.

Поручения заносятся в виде подчиненных резолюций к основной резолюции, в которой исполнителем является руководитель соответствующей организации - участника системы "Дело".

После ввода резолюции и установления плановых сроков исполнения РК документа автоматически поступает исполнителю. Работа с данными документами осуществляется после принятия к исполнению. Из папки "Поступившие" документ перемещается в папку "На исполнении".

Перенаправление документа на исполнение другой организации - участнику системы "Дело" оформляется в виде резолюции к РК от руководителя организации или уполномоченного должностного лица.

Документы, имеющие резолюцию руководителя "В дело", закрываются в электронной базе данных (вводится резолюция "В дело"). Списание документа "В дело" сопровождается добавлением в регистрационную карточку номера (наименования) дела, в котором будет храниться оригинал документа. Для списания документов пользователь должен иметь в текущей картотеке системы "Дело" соответствующее право. Отметка о списании документа "В дело" выполняется в журнале передачи документов из классификатора "Номенклатура дел" выбором дела, в которое требуется списать документ. Дата списания документа в системе "Дело" формируется автоматически.

3.1.2. Работа с исходящей корреспонденцией

Исходящая корреспонденция регистрируется в системе "Дело" сотрудниками, ответственными за делопроизводство в организации-участнике системы "Дело".

При направлении документа организациям - участникам системы "Дело" подлинник документа подписывается руководителем организации или уполномоченным должностным лицом в единственном экземпляре.

Отправитель обеспечивает соответствие прикрепленного к РК электронного образа документа подлиннику документа с приложениями.

Необходимость предоставления ответа в бумажной форме обосновывается в тексте подлинника документа.

Для отправки документа организациям - участникам системы "Дело" при заполнении раздела "Адресаты" РК используется справочник "Подразделения".

В процессе регистрации исходящего документа при открытии окна РК в нем автоматически заполняются поля:

N - регистрационный номер документа. Номер формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов;

От - дата регистрации документа;

Экз. N - номер экземпляра оригинала документа. По умолчанию устанавливается равным 1;

Доступ - гриф доступа. По умолчанию устанавливается значение "Общий". При необходимости установленное по умолчанию значение можно отредактировать, выбрав другой гриф из раскрывающегося списка.

Основные реквизиты РК документа заполняются выбором значений из справочников системы "Дело".

Обязательным является заполнение полей "Связки" и "Файлы".

Поле "Связки" заполняется путем прикрепления зарегистрированной в базе системы "Дело" РК (подписанный ответ к исполненному документу), при этом появляется ссылка на связанный документ.

При регистрации ответа только в электронном виде на входящий документ организации - участницы системы "Дело" в поле "Примечание" РК в обязательном порядке проставляется текст "Электронный документ".

В поле "Файлы" прикрепляются отсканированные образы документов. Сканирование документов в базу выполняют сотрудники, ответственные за делопроизводство в организациях - участниках системы "Дело", в процессе создания РК исходящего документа.

Формы, предназначенные для заполнения, прикрепляются к РК в виде файлов Excel или Word. При необходимости последующей обработки форм, заполненных адресатами, в тексте подлинника документа дается соответствующее указание. Например: Просим представить (наименование формы) в формате Excel (Word).

При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел".

При отсутствии у исполнителей доступа к системе "Дело" им направляется электронный образ документа с использованием электронной почты или бумажная копия документа.

3.1.3. Работа с внутренними документами

Для каждого вида внутренних документов предусмотрена регистрация в соответствующей подгруппе. Значение порядкового номера документа с заданной по виду индексацией формируется автоматически.

Обязательным при регистрации является заполнение таких полей регистрационной карточки как "исполнитель документа", "визы", "файлы" и "адресаты". Заполнение информационных полей РК документов данной подгруппы осуществляется путем выбора нужных значений из справочников системы "Дело".

3.1.4. Работа с письменными и устными обращениями граждан

Информация о гражданах, с которыми производится или когда-либо производился обмен документами, содержится в справочнике "Граждане" системы "Дело". Если при регистрации вновь поступившего обращения информация о гражданине отсутствует в справочнике "Граждане", сотрудник, осуществляющий регистрацию, вносит ее в справочник.

При регистрации обращения РК документа присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной группы документов правилам. Шаблон регистрационного номера состоит из следующих элементов:

- индекс организаций - участников системы "Дело";

- префикс обращений граждан - начальная буква фамилии гражданина в письме или обращении;

- порядковый номер документа в пределах группы (установлено единое номерообразование).

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп в пункт 3.2 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Виды работ, выполняемых в организациях - участниках системы "Дело" при исполнении документов либо при осуществлении контроля за исполнением документов

Информация об изменениях:

Пункт 3.2.1 изменен. - Постановление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 19 октября 2017 г. N 55-ПП

Изменения вступают в силу с даты внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о создании Министерства по делам юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия в качестве юридического лица

См. предыдущую редакцию

3.2.1. Сотрудники организаций - участников системы "Дело" в электронном "Кабинете" системы "Дело" начинают работать с просмотра перечня поступивших на исполнение документов (папки "Поступившие", "На исполнении"). В папку "Поступившие" попадают РК документов, по которым в соответствии с поручением исполнителем является сотрудник - владелец кабинета. В этой же папке накапливаются документы, направленные, например, для сведения.

Факт принятия документа к исполнению владельцем кабинета сопровождается выбором пункта меню "Принять к исполнению". Из папки "Поступившие" РК документа перемещается в папку "На исполнении".

Исполнение поручения (резолюции) фиксируется вводом отчета исполнителя в РК документа в поле "Текст отчета" окна "Отчет исполнителя", открываемого по конкретной резолюции, адресованной конкретному исполнителю (если резолюций по документу подготовлено для нескольких исполнителей). В окне "Отчет исполнителя" кроме поля "Текст отчета" заполняются поля "Состояние исп.", "Дата". В отчете исполнителя кратко излагается кому, когда и что было доложено по данному поручению.

Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящий (служебное письмо) или внутренний документ (постановление Правительства Республики Хакасия, его Президиума, постановление или распоряжение Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, правовой акт иного государственного органа Республики Хакасия) и он зарегистрирован в системе "Дело" со связкой с контрольным документом, то в "Отчете исполнителя" достаточно указать дату и номер документа-ответа.

Если о результатах выполнения поручения автору резолюции было доложено устно, то в отчете исполнитель указывает кому, когда и что было доложено по данному поручению.

Если резолюция адресована одновременно нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель (указанный первым в резолюции) осуществляет сбор информации и составляет сводный отчет об исполнении.

При закрытии окна "Отчет исполнителя" осуществляется возврат в окно папки "На исполнении". При этом если резолюция по данному документу не была контрольной, РК документа автоматически удаляется из папки "На исполнении" кабинета исполнителя. РК документов, имеющих контрольные резолюции, вместе с внесенными отчетами не удаляются из кабинетов исполнителей до тех пор, пока резолюция не будет снята с контроля автором резолюции или ответственным за контроль лицом. После снятия документа с контроля его РК автоматически удалится из соответствующих папок кабинетов всех исполнителей.

После ввода отчета об исполнении контрольной резолюции в папке "На исполнении" в записи, соответствующей исполнителю, от имени которого был введен отчет, в графе "Исполнитель" будет установлена дата отчета. Дата в отчете исполнителя формируется автоматически, при необходимости корректируется путем выбора необходимой даты из календаря системы "Дело".

3.2.2. В своей работе исполнитель - сотрудник организации - участника системы "Дело" использует право поиска документов по доступным картотекам (картотека подразделения, центральная картотека). В центральной картотеке выполняется поиск нормативных правовых актов, зарегистрированных в Правительстве Республики Хакасия.

В функции "Поиск" пользователь системы "Дело" может работать в двух режимах:

- в режиме "Поиск";

- в режиме работы со списком найденных объектов (РК документов, поручений).

В системе "Дело" рабочее окно режима "Поиск" разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов (РК документов, поручений). Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов. Перечни реквизитов и сохраненных запросов сгруппированы по определенному набору критериев для поиска документов, зарегистрированных в системе "Дело", и представлены в виде иерархического дерева. Для поиска РК документа (или поручения) в системе "Дело" заполняется запросная форма, в полях которой указываются значения критериев отбора. В зависимости от вида вводимой информации значения выбираются либо из справочника, либо из раскрывающегося списка, либо из календаря. В подсистеме "Дело-Web" поиск осуществляется посредством выбора необходимого пункта из меню "Поиск"..

В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных РК документов представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной РК.

При работе со списком найденных РК пользователь системы может выполнять сортировку элементов списка, используя заголовки столбцов, которые одновременно являются кнопками сортировки, распечатать перечень выделенных в списке регистрационных карточек. Открыв выбранную в списке РК в режиме просмотра, может перевести ее в режим редактирования и внести необходимые изменения и дополнения.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп в пункт 3.3 раздела 3 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Контроль исполнения поручений в системе "Дело"

Электронная РК контрольного документа отображается с отметкой "К". Срок исполнения документа указывается в поле "Плановая дата", плановый срок контроля устанавливается в соответствии с Правилами по делопроизводству.

При постановке документов на контроль их РК накапливаются в папке "На контроле" электронного кабинета автора резолюции. Доступ к этой папке имеет только автор резолюции и сотрудники, осуществляющие контроль за исполнением документов.

Сотрудники, осуществляющие контроль, обязаны ежедневно просматривать папку "На контроле", а также при необходимости осуществлять рассылку "напоминаний" в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство о ходе исполнения документов.

По контрольным документам исполнителем своевременно вводится отчет о ходе исполнения.

В случае неисполнения контрольной резолюции в установленный срок по объективным причинам исполнитель готовит информацию для автора резолюции либо лица, осуществляющего контроль, о продлении срока исполнения документа. После согласования нового срока информация о продлении вводится в регистрационную карточку документа в поле "Ход исполнения". Корректировка срока исполнения резолюции осуществляется в поле "Плановая дата".

Снятие с контроля документов осуществляет автор резолюции или сотрудник, ответственный за контроль, путем заполнения поля "Фактическая дата". Рекомендуется также заполнять поле "Основание для снятия с контроля".

3.4. Порядок пересылки РК документов

Для передачи электронных РК документов на ознакомление используется функция "Пересылка РК".

Осуществлять пересылку РК документов внутренним адресатам могут только пользователи, имеющие в текущей картотеке право "Пересылка РК".

Передача оригиналов и копий документов, зарегистрированных в системе "Дело", в обязательном порядке отражается в соответствующих реквизитах регистрационной карточки (журнал передачи документов).

При передаче документов с грифом ДСП под подпись формируется реестр.

После пересылки запись РК документа будет помещена в папку "Поступившие" электронного кабинета, владельцем которого является должностное лицо, указанное в качестве адресата.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп в раздел 4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

4. Использование справочников системы "Дело"

Ведение справочников системы "Дело" и поддержание их в актуальном состоянии осуществляется технологом системы "Дело".

Сотрудники организаций - участников системы "Дело", использующие в своей работе систему "Дело", обязаны знать основные разделы справочника "Организации", "Группы документов" и состав справочника "Подразделения".

Вносить новые организации в справочник "Организации" при регистрации документов могут сотрудники, которым предоставлено соответствующее право, предварительно убедившись в отсутствии этой организации в классификаторе.

Номенклатура дел каждой организации - участника системы "Дело" на очередной год вводится в справочник "Номенклатура дел" технологом системы "Дело" в соответствии с утвержденными разделами.

В случае изменений в номенклатуре дел они своевременно отражаются в справочнике технологом системы "Дело".

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп раздел 5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Контроль за правильностью заполнения информационных полей

Контроль за правильностью заполнения информационных полей в системе "Дело" возлагается на технолога системы "Дело", руководителей организаций - участников системы "Дело" и пользователей системы "Дело".

Технолог системы "Дело" периодически контролирует правильность заполнения информационных полей (при необходимости - с использованием записей протокола системы о работе пользователей) и результаты докладывает руководителям организаций - участников системы "Дело".

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 апреля 2017 г. N 21-пп в раздел 6 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

6. Работа с проектами документов в электронном виде
с использованием системы "Дело"

Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

- регистрация проекта документа;

- согласование проекта документа;

- утверждение проекта документа;

- регистрация готового документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами документов используются следующие папки системы "Дело":

- "Управление проектами" - содержит перечень РК проектов документов, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета (открытого по умолчанию);

- "На визировании" - содержит перечень РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета;

- "На подписи" - содержит перечень РК проектов документов, присланных на утверждение владельцам данного кабинета.

6.1. Регистрация проектов документов

Проект документа регистрируется в папке "Управление проектами" посредством выбора из меню "Управление" пункта "Создать РКПД" или нажатия на кнопку "Создать РКПД". В подсистеме "Дело-Web" проект документа регистрируется посредством выбора пункта "Регистрировать проект документа" из меню "Регистрация".

Чтобы зарегистрировать проект инициативного документа, необходимо выбрать группу проекта нового документа, например, "постановление Правительства Республики Хакасия". Откроется РКПД выбранной группы в режиме регистрации.

Заполнение полей реквизитов формы РКПД:

- регистрационный номер РКПД формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов;

- дата регистрации РКПД устанавливается автоматически;

- гриф доступа - устанавливается значение "общий";

- поле "Исполнитель" содержит записи о должностных лицах, являющихся исполнителями проекта документа. Первым в списке исполнителей проекта документа указывается руководитель организации - участника системы "Дело", инициировавшей документ, затем указываются другие исполнители проекта документа, которые непосредственно отвечают за размещение, организацию согласования и внесение правок в проект документа в ходе согласования. Поле заполняется автоматически выбором записи из справочника "Подразделения" системы "Дело". При двойном щелчке манипулятора "мышь" по фамилии исполнителя открывается окно, которое содержит информацию об исполнителе (сведения о государственном органе и контактная информация исполнителя: номер рабочего телефона, кабинета, адрес электронной почты - при наличии);

- поле "Плановая дата" - дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта;

- поле "Состав документа" определяется количеством листов прикрепленного электронного документа;

- в поле "Содержание" необходимо ввести соответствующие сведения (краткое содержание проекта);

- поле "Примечание" - поле для заметок;

- в поле "Адресаты" вносятся адресаты из справочника системы "Подразделения" для рассылки им документа, зарегистрированного на основе проекта.

В блок "Файлы" РКПД прикрепляются электронные документы для согласования. Например, файлы и их наименования: постановление, приложение, если их несколько, то приложение 1, приложение 2, пояснительная записка. Электронные документы подготавливаются в текстовом редакторе MS Word, тип файла "Документ Word 97-2003 (*.doc), формат бумаги А4, шрифт Times New Roman Суг размером N 13, одинарный интервал. Размеры полей документа: слева - 3 см., справа - 1,5 см., сверху - 2 см., снизу - 2 см. Нумерация страниц выполняется сверху посередине, титульный лист не нумеруется. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифта N 12.

При прикреплении файла его содержимое переписывается в специальное хранилище, и все дальнейшие изменения прикрепленной информации, производимые из системы "Дело", не затрагивают исходный файл.

Прикрепленные файлы должны быть подписаны ЭП разработчика проекта документа. Для этого необходимо:

"1. Выделить файл, который должен быть подписан ЭП.

2. Выбрать пиктограмму "Подписать файл" (в подсистеме "Дело-Web" - строка "Подписать файл" из выпадающего списка напротив файла).

3. В открывшемся окне с перечнем видов ЭП (Разработано, Согласовано, Утверждено, Заверено, Ознакомился) выбрать нужный вид подписи. Откроется окно о типе требуемого ключевого носителя или окно выбора сертификата ЭП.

4. Выбрать нужный сертификат (при необходимости вставить ключевой носитель со своим персональным закрытым ключом в считывающее устройство, ввести пароль доступа к ключу), затем нажать на кнопку "Продолжить".

После формирования "ЭП" иконка файла будет отмечена красной "галкой".

В подсистеме "Дело-Web" файлы, прикрепленные визирующими должностными лицами, заверяются "Авторской" подписью. Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, заверяются "Согласующей" подписью (если их заверяет визирующее должностное лицо) или "Утверждающей" подписью (если их утверждает подписывающее должностное лицо). После формирования "ЭП" произойдет возврат к окну РКПД. Для проверки электронной подписи необходимо выбрать файл и нажать на пиктограмму "Проверить подпись" (в подсистеме "Дело-Web" справа от файла из раскрывающегося меню выбрать "Проверить подпись").

Завершение регистрации проекта документа выполняется командой "Записать". Проект документа запишется в папку "Управление проектами". Дальнейшая работа с проектом документа будет осуществляться из указанной папки.

Чтобы добавить визирующих (подписывающих) должностных лиц, необходимо, находясь в окне РКПД, выбрать из меню действия "Добавить визирующего или подписывающего" (в подсистеме "Дело-Web" нажать на пиктограмму "Добавить и направить на визирование (подпись).

В разделе "Управление проектом" РКПД, содержащем перечень выбранных должностных лиц, необходимо выбрать одно из двух значений: "На визирование" или "На подпись", определив тем самым, какой именно список должностных лиц формируется: визирующих или подписывающих.

Ошибочно введенную запись о визирующем или подписывающем должностном лице можно удалить.

В подсистеме "Дело-Web" работа с файлами осуществляется в разделе "Файлы" РКПД. Прикрепленный файл можно просмотреть, переименовать, заменить другим файлом или удалить.

Подготовка проектов постановлений Правительства, его Президиума, Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия по протестам прокурора Республики Хакасия производится с отметкой "На протест прокурора". Для выставления отметки необходимо перейти во вкладку "Дополнительные реквизиты" регистрируемой РКПД и поставить флаг (отметку) в реквизите "На протест прокурора

6.2. Отправка проекта документа на визирование или на подпись

Добавление визирующих или подписывающих должностных лиц осуществляется исполнителем проекта как при создании РКПД, так и в дальнейшем в режиме редактирования РКПД.

Подготовленный проект документа направляется на визирование в соответствии с Регламентом Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия, утвержденным постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 03.12.2012 N 70-ПП (с последующими изменениями) (далее - Регламент).

Чтобы проект документа отправить на визирование, необходимо в РКПД из меню "Действия" - "Визы и подписи" выбрать команду "Добавить визирующего", далее выбрать визирующих, выбрать срок визирования, отметить флажком "Всем сразу", затем нажать на кнопку "Добавить и направить". В подсистеме "Дело- Web" в разделе "Визы и подписи" РКПД выбрать пиктограмму "Добавить и направить на визирование", далее выбрать визирующих нажав на пиктограмму "Добавить", выбрать срок визирования, затем отметить флажком "Всем сразу", нажать на пиктограмму "Записать".

Для всех визирующих в поле "Направлено" будет установлена текущая дата, а в поле "Срок" - дата отправки плюс количество дней (часов), отведенное на визирование согласно Регламенту.

Руководители организаций - участников системы "Дело" относятся к "Первичным" визам.

При направлении руководителями организаций - участников системы "Дело" проекта документа на визирование заместителям, руководителям структурных подразделений, специалистам организации в обязательном порядке заполняется поле "Направил", такая виза считается вторичной.

Отправка проекта документа на согласование руководителям заинтересованных организаций - участников системы "Дело" осуществляется после визирования руководителем органа, подготовившего проект.

Если в процессе согласования проект документа получил существенные замечания и дополнения, исполнитель, учитывая все замечания, создает вторую версию проекта документа. РКПД второй версии наследует часть реквизитов РКПД первой версии, а также список визирующих должностных лиц, добавленных исполнителем проекта. Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта. После создания второй версии проекта РКПД первой версии становится недоступной для редактирования, ее можно только посмотреть.

Разработчик проекта документа осуществляет контроль за соблюдением сроков визирования проекта документа.

Информация об изменениях:

Пункт 6.3 изменен. - Постановление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 19 октября 2017 г. N 55-ПП

Изменения вступают в силу с даты внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о создании Министерства по делам юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия в качестве юридического лица

См. предыдущую редакцию

6.3. Визирование проекта документа

Для визирования проект документа поступает в папку "На визировании" владельцу кабинета.

Отказ в визировании не допускается.

В окне "Файлы" РКПД прикреплен вложенный электронный документ согласования. Для работы с документом необходимо щелкнуть мышью по названию файла.

Согласование проектов документов осуществляется путем визирования с указанием конкретной даты.

Для визирования документа необходимо открыть РКПД, из меню "Действия" - "Визы и подписи" выбрать команду "Визировать". В подсистеме "Дело-Web" в разделе "Визы и подписи" РКПД в строке с фамилией должностного лица нажать на пиктограмму "Визировать". Откроется окно для ввода и редактирования информации о визировании. В поле, расположенном в левой верхней части окна, необходимо выбрать один из вариантов "Визы" (Согласен, Не согласен, Согласен с замечаниями, Отпуск, Командировка, Отсутствует). Если необходимо оставить РКПД после визирования в кабинете, нужно отметить флажком "Оставить в папке кабинета".

Замечания к проекту документа (при их наличии) излагаются в поле "Текст". Если замечания существенные, то должностное лицо, визирующее проект, сохраняет электронный документ в папке своего компьютера, тип файла "Документ Word 97-2003 (*.doc), вносит в текст электронного документа свои замечания, используя инструменты текстового редактора MS Word. Текстовый документ, содержащий правки, именуется по фамилии должностного лица и прикрепляется к РКПД.

При закрытии окна "Визирование проекта" система может требовать защиты файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и визирующим должностным лицом, используя ЭП. Процедура подписания ЭП описана в пункте 6.1 настоящей Инструкции.

Для просмотра какой-либо версии проекта в поле "Версия" необходимо из раскрывающегося списка выбрать номер нужной версии.

В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего, заполняя в обязательном порядке поле "Направил".

Статус РКПД, завизированный всеми должностными лицами, принимает значение "Завизирован".

В случае если период согласования проекта документа выпадает на время отсутствия Первого заместителя, заместителей Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, информацию в систему "Дело" об их отсутствии вносят помощники указанных должностных лиц, дополнительно отправляя представленный проект документа заместителю Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, исполняющего обязанности в соответствии с распоряжением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, или лица, исполняющего его обязанности. Для этого при визировании необходимо указать один из вариантов визы ("Отпуск", "Командировка" или "Отсутствует"). Отправка на согласование проекта документа выполняется в соответствии с пунктом 6.2 настоящей инструкции.

Если период согласования проекта документа выпадает на время отсутствия начальника Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия, руководителей министерств и ведомств Республики Хакасия информацию в систему "Дело" об их отсутствии вносят сотрудники приемных, дополнительно отправляя представленный проект документа на согласование исполняющему обязанности руководителя. При визировании необходимо указать один из вариантов визы ("Отпуск", "Командировка" или "Отсутствует"). Отправка на согласование проекта документа выполняется в соответствии с пунктом 6.2 настоящей инструкции.

6.4. Подписание проекта документа

На подпись проект документа поступает в папку "На подпись" владельца кабинета.

Чтобы подписать проект, необходимо открыть РКПД документа, подлежащего утверждению. В разделе "Визы и подписи" в списке визирующих и подписывающих должностных лиц необходимо выделить строку с фамилией должностного лица, от имени которого требуется ввести информацию о подписании и выбрать команду "Подписать".

Если необходимо оставить РКПД после подписания в кабинете, нужно отметить флажком "Оставить в папке кабинета".

При закрытии окна "Подпись проекта" система будет требовать защиты файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и подписывающим должностным лицом, с помощью ЭП.

При подписании проекта используется одно из двух фиксированных значений: "Утверждаю" или "Не утверждаю".

Замечания к проекту документа излагаются в поле "Текст".

Статус РКПД, утвержденной всеми подписывающими должностными лицами, принимает статус "Подписан".

Информация об изменениях:

Пункт 6.5 изменен. - Постановление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 19 октября 2017 г. N 55-ПП

Изменения вступают в силу с даты внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о создании Министерства по делам юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия в качестве юридического лица

См. предыдущую редакцию

6.5. Отправка проекта документа на регистрацию

Проект документа в статусе "Подписан" можно отправить на регистрацию.

Чтобы отправить проект документа на регистрацию, необходимо в режиме просмотра РКПД выбрать команду "Направить проект на регистрацию".

После отправки на регистрацию статус РКПД принимает значение "На регистрации".

Исполнитель распечатывает лист согласования проекта документа, вложенные электронные документы согласования и передает их в Управление по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия или Администрацию Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия в соответствии с Регламентом.

Для печати листа согласования необходимо выполнить команду "Печать Листа согласования" из основного меню РКПД.

Информация об изменениях:

Пункт 6.6 изменен. - Постановление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 19 октября 2017 г. N 55-ПП

Изменения вступают в силу с даты внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о создании Министерства по делам юстиции и региональной безопасности Республики Хакасия в качестве юридического лица

См. предыдущую редакцию

6.6. Регистрация документа, созданного на основе утвержденного проекта

В папке "Проекты" сотрудника протокольного сектора Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия, имеющего право регистрировать документы, созданные на основе утвержденных проектов, накапливаются записи РКПД, готовые к регистрации. Указанный сотрудник выполняет проверку целостности файлов, прикрепленных к РКПД и заверенных ЭП исполнителем проекта и визирующими (подписывающими) должностными лицами.

В папке "Проекты" сотрудника подразделения Аппарата Правительства Республики Хакасия и Администрации Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, имеющего право регистрировать документы, созданные на основе утвержденных проектов, накапливаются записи РКПД, готовые к регистрации. Указанный сотрудник выполняет проверку целостности файлов, прикрепленных к РКПД и заверенных ЭЦП исполнителем проекта и визирующими (подписывающими) должностными лицами.

Реквизиты РК автоматически заполняются значениями, установленными в РКПД последней версии. Сотрудник, регистрирующий документ, заполняет недостающие поля РК и сохраняет документ в системе "Дело".

После регистрации документа, созданного на основе проекта, РКПД получает статус "Зарегистрирован" и удаляется из папки "Управление проектами" кабинета исполнителя проекта.

При необходимости РКПД можно найти и открыть для просмотра с помощью функции "Поиск". Редактирование РКПД со статусом "Зарегистрирован" не допускается.