Приложение 2. Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия

Приложение 2

Примерная инструкция
по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия
(утв. постановлением Правительства Республики Хакасия от 30 января 2014 N 32)

С изменениями и дополнениями от:

24 ноября 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (далее - Примерная инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности и рекомендует единые требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.

1.2. Настоящая Примерная инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами, постановлениями и распоряжениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами Республики Хакасия, постановлениями Правительства Республики Хакасия, ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.3. Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия организуют и ведут делопроизводство либо, руководствуясь настоящей Примерной инструкцией, либо на ее основе составляют инструкции и другие нормативные методические документы.

Инструкция по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия после согласования с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.

1.4. Положения настоящей Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от видов носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Примерной инструкции.

1.5. Положения настоящей Примерной инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).

1.6. При уходе в отпуск, выезде в длительную командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения по акту.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).

1.8. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и местного самоуправления используется единая система автоматизированного документооборота САДД "Дело", в рамках которой организована передача документов в электронном виде.

Функции координатора по взаимодействию в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия в САДД "Дело" возложены на исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, осуществляющий реализацию государственной политики в сфере информатизации и новых технологий.

2. Документация исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия

Деятельность исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия и другими органами и организациями.

3. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных правовых актов

3.1. Подготовка и оформление проектов законов Республики Хакасия

3.1.1. Разработка проектов законов Республики Хакасия (далее - законопроект) осуществляется исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с принимаемыми Правительством Республики Хакасия программами и планами законопроектной деятельности, по инициативе Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - Глава Республики Хакасия).

3.1.2. Порядок подготовки проектов постановлений о законопроектах определяется Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия и Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия.

3.1.3. Порядок представления и рассмотрения законопроектов, вносимых по инициативе Главы Республики Хакасия в Верховный Совет Республики Хакасия, определяется Регламентом Верховного Совета Республики Хакасия.

3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений Правительства Республики Хакасия и его Президиума, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия

Подготовка и оформление проектов постановлений Правительства Республики Хакасия и его Президиума, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия производится исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия, Инструкцией о порядке организации делопроизводства в Администрации Главы Республики Хакасия.

3.3. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия

3.3.1. Нормативные правовые акты издаются исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в пределах своей компетенции и в соответствии с Законом Республики Хакасия от 05.12.2005 N 87-ЗРХ "О нормативных правовых актах Республики Хакасия".

3.3.2. Проекты нормативных правовых актов, нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, содержащие правовые нормы, устанавливающие правовой статус организаций и имеющие межведомственный характер, подлежат независимой, антикоррупционной и правовой экспертизе, государственной регистрации и официальному опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с действующим законодательством.

4. Правила оформления документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо оформляются в виде электронных документов.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

4.1.2. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия применяются следующие бланки:

продольные и угловые бланки с указанием наименования исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия (приложения 1, 2);

бланки с указанием должности руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и его заместителей (бланк должностного лица) (приложение 3);

Состав видов бланков, применяемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, утверждается его руководителем.

Размеры и порядок расположения реквизитов на бланках, применяемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТом Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

4.1.3. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия преимущественно изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности, по заказам исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия.

Допускается изготовление бланков исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия самостоятельно при помощи средств компьютерной техники.

4.1.4. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия в исполнительных органах государственной власти возлагается на ответственных сотрудников в соответствии с приказом руководителя.

4.1.5. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Республики Хакасия подлежат учету, организованному в исполнительном органе государственной власти, и должны использоваться строго по назначению.

Бланки документов исполнительного органа государственной власти не могут передаваться другим организациям и лицам без соответствующего разрешения руководителя.

4.1.6. Введение в обращение, по мере необходимости, новых бланков документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, его должностных лиц осуществляется по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

4.2. Общие требования к оформлению документов

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов, служебных писем сотрудники исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия соблюдают требования по оформлению документов, утвержденные настоящей Примерной инструкцией.

4.2.2. При подготовке проектов документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером N 13 (для писем, служебных документов информационного характера, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов), N 14 (для проектов законов), допускается использование шрифта N 12 (для оформления табличных материалов).

Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).

4.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - от 1 до 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см.

4.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером N 12.

В многостраничных документах оформляется сквозная нумерация страниц.

4.2.5. В целях единообразного оформления реквизитов документов в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия устанавливаются единые требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, виза согласования, гриф утверждения документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе.

Состав реквизитов документов в каждом конкретном случае определяется видом и назначением документа.

4.2.6. Датой документа является:

дата подписания (приказа, распоряжения, письма, докладной, служебной записки, акта и др.);

дата утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя-тремя строками.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 09.08.2013.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное написание слова "год" и цифры года разделяются пробелом, например: 06 августа 2013 года или 06 августа 2013 г.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

4.2.7. Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита и присваивается документу после его подписания (утверждения).

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты межстрочным интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

Регистрационный номер входящего документа исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия состоит из кода органа исполнительной власти в автоматизированной системе обработки документов "Дело", кода исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, откуда поступил документ и порядкового номера в электронной базе данных, например: N 110-05-115.

Регистрационный номер исходящего служебного письма кроме порядкового номера может иметь буквенные или цифровые индексы, например: N 154-СО (регистрационный номер состоит из порядкового номера в регистрационной базе документов и инициалов имени и фамилии лица, подписавшего документ), или N 110-05-1112/02 (регистрационный номер содержит код органа исполнительной власти в автоматизированной системе обработки документов "Дело", код подразделения исполнителя, порядкового номера в электронной базе данных, через косую черту указывается код должностного лица, подписавшего письмо).

Ссылка на дату документа и его регистрационный номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ.

Регистрационный номер приказа (распоряжения) по основной деятельности и регистрационный номер приказа (распоряжения) по личному составу исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляется в соответствии с пунктом 5.1.7 настоящей Примерной инструкции.

В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.

4.2.8. Заголовок к тексту - обязательный реквизит, составляется ко всем документам исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, оформляемым на бумаге формата А4, за исключением телеграмм, телефонограмм.

Заголовок должен быть коротким и точно передавать смысл документа, он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, чего (кого)?, например:

приказ (о чем?) "О создании экспертно-проверочной комиссии";

письмо (о чем?) "О направлении проекта Административного регламента";

порядок (чего?) разработки и утверждения индивидуальных планов профессионального развития государственных гражданских служащих.

Заголовок к тексту на документах, оформленных на бланках, печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа под реквизитами бланка от левой границы поля документа без кавычек, пишется с прописной буквы и не подчеркивается.

В одной строке заголовка должно быть не более 40-45 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Но, например, в приказах по личному составу не рекомендуется включать в наименование только фамилию лица, по поводу которого составляется документ, без указания характера предписываемых действий.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

4.2.9. Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение. В связи с этим он должен содержать достоверную, точную и аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.

Установлены следующие требования к текстам управленческих документов:

4.2.9.1. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения.

Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:

использованием устойчивых словосочетаний, стандартизованных языковых формул;

нейтральным тоном изложения;

определенным порядком (последовательностью) изложения информации, сжатостью и компактностью.

4.2.9.2. От заголовка текст отделяется двойным межстрочным интервалом, печатается через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля без переноса слов. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков препинания. Абзацы отделяются друг от друга с помощью точки с запятой.

4.2.9.3. Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей или разных структурных подразделений).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

4.2.9.4. Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Пункты (при наличии) оформляются арабскими цифрами с точкой.

4.2.9.5. Содержание и структура текста документа определяются его функциональным видом (приказ, распоряжение, письмо) и разновидностью: приказ по основной деятельности, приказ по личному составу, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, сопроводительное письмо и т.д.

Построение текстов документов с учетом их видов и разновидности должно соответствовать требованиям, изложенным в настоящем разделе Примерной инструкции.

4.2.9.6. Тексты документов исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия оформляют в виде связного текста, таблицы или в виде их сочетания.

Связный текст содержит грамматически, лексически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, применяется при составлении организационно-распорядительных документов, по возможности составляется по одному вопросу.

Связный текст, как правило, состоит из двух смысловых частей: в одной указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. Во второй части (заключительной) - выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (например, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы). Допускается начинать текст документа с его заключительной части, то есть изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных, плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и других.

4.2.9.7. Форма изложения текста.

Изложение текста в документах осуществляется от:

первого лица единственного числа ( "приказываю", "прошу", "считаю", "направляю", "предлагаю");

третьего лица единственного числа ( "Министерство финансов Республики Хакасия разъясняет...", "Министерство культуры Республики Хакасия считает возможным...");

первого лица множественного числа ( "просим представить данные о...", "представляем на рассмотрение и утверждение...");

третьего лица множественного числа ( "слушали", "выступили", "решили");

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках - от третьего лица единственного или множественного числа ( "Министерство культуры Республики Хакасия осуществляет функции", "Руководитель Министерства имеет право", "комиссия установила").

4.2.9.8. В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов вышестоящих органов государственной власти Республики Хакасия, а также актов, ранее изданных исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия - автором документа, указываются реквизиты документов - оснований в следующем порядке (наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки), например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"...

4.2.9.9. Объемные тексты документов рекомендуется делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Допускается нумеровать разделы римскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты, арабскими цифрами. При этом разделы нумеруются в пределах всего текста документа; подразделы - в пределах раздела, к которому они относятся, и т.д. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание.

Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию, включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимозависимы и взаимообусловлены. Пункты заголовков не имеют.

Пункт может разбиваться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой, в конце подпункта ставится точка с запятой.

4.2.9.10. При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственного после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2.10 изменен. - Постановление Правительства Республики Хакасия от 24 ноября 2017 г. N 612

Изменения вступают в силу со дня внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о переименовании Аппарата Правительства Республики Хакасия

См. предыдущую редакцию

4.2.10. Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись уполномоченного лица.

В состав подписи входят полное наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия, либо инициалы имени и отчества, фамилия).

Наименование должности в реквизите "подпись" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через одинарный межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись оформляется через три-четыре межстрочных интервала ниже последней строки текста, например:

Заместитель Министра культуры Республики Хакасия

Личная подпись

И. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы, проставляя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, на которое возложено приказом (распоряжением) исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий(ая) обязанности Министра финансов Республики Хакасия

Личная подпись

И. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр культуры Республики Хакасия

Личная подпись

И. Фамилия

Главный бухгалтер Министерства культуры Республики Хакасия

Личная подпись

И. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные исполнительные органы государственной власти, подписи располагают на одном уровне, при этом слева, располагается подпись руководителя, инициатора подготовки документа, например:

Министр культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия

Министр культуры Красноярского края Личная подпись И. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Члены комиссии:

Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись

И. Фамилия И. Фамилия И. Фамилия И. Фамилия

Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту.

Внесение в подписанные документы исправлений не допускается.

Проекты писем-ответов, направляемых Президенту Российской Федерации, Федеральному Собранию или в Государственную Думу Российской Федерации, Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе или в Верховный Совет Республики Хакасия по резолюции (поручению) Главы Республики Хакасия, готовятся в профильном исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, подписываются Главой Республики Хакасия или заместителем, исполняющим его обязанности в соответствии с распоряжением, и направляются адресату Управлением по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия в установленном порядке.

Проекты писем, направляемые в органы исполнительной власти Российской Федерации (министерства и ведомства), Правительство Республики Хакасия, республиканские министерства и ведомства, а также органам местного самоуправления на поступившие от них запросы, подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом, и направляются адресату в установленном порядке службой ДОУ соответствующего исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

Документы, направляемые в республиканские министерства и ведомства, органы местного самоуправления, могут подписываться заместителями руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, начальниками структурных подразделений в соответствии с содержанием вопросов, изложенных в письмах-запросах.

4.2.11. Согласование документа оформляется визой согласования.

Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам, иным документам и выражает согласие руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его структурного подразделения, не являющегося автором документа, с содержанием документа.

В состав визы согласования входят подпись и должность визирующего, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата визирования (согласования).

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия "___" ___________ 2013 г. СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭПМК Министерства культуры Республики Хакасия от "___" _________ 2013 г. N ____ СОГЛАСОВАНО Письмо Федерального архивного агентства от "___" _________ 2013 г. N 01-18/115

Виза подтверждает, что должностное лицо ознакомлено с документом.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, который подписывается должностным лицом с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа, например:

Замечания прилагаются. Начальник информационно-аналитического отдела Министерства культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия "___" ________ 2013 г.

Отказ от визирования не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка:

С проектом не согласен, замечания прилагаются Начальник юридического отдела Министерства экономики Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия "___" ________ 2013 г.

Визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" в нижней части последнего листа второго экземпляра документа.

Срок визирования проекта письма составляет один день.

Согласование проектов постановлений Правительства Республики Хакасия, его Президиума, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия осуществляется в порядке и сроки, определенные Инструкцией о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия и Инструкцией о порядке делопроизводства в Администрации Главы Республики Хакасия.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных видов документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата или предусматривается правовыми актами.

4.2.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документы утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

При утверждении документа руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", которое пишется прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже через один межстрочный интервал указывается полное наименование должности лица, утверждающего документ, еще ниже, через два межстрочных интервала, располагаются личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Министр культуры Республики Хакасия Личная подпись И. Фамилия "___" ___________ 2013 г.

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

При утверждении документа распоряжением или приказом исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия гриф утверждения состоит из слова "Утвержден", которое согласуется в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа, например: положение - "Утверждено", программа - "Утверждена", мероприятия - "Утверждены", наименования вида распорядительного документа, даты и его регистрационного номера, например:

Утвержден приказом Министерства культуры Республики Хакасия от 16.03.2013 N 49

В данном случае утверждаемый документ фактически является приложением к приказу (распоряжению) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

4.2.13. Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Приложения к документу могут быть:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом, например, приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение (пункт 4.2.12 настоящей Примерной инструкции);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

На самом приложении к документу оформляется соответствующая отметка, включающая: слово "Приложение", наименование вида документа, к которому прилагается, наименование организации - автора документа, его дату и регистрационный номер, например:

Приложение
к письму Министерства культуры
Республики Хакасия
от "___" __________ 2013 г. N ___

Реквизит располагают в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатают от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через одинарный межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

При наличии нескольких приложений они нумеруются без указания знака "N", например:

Приложение 1
к приказу Министерства финансов
Республики Хакасия
от "___" __________ 2013 г. N ___

4.2.14. Сведения о наличии приложений к служебным письмам, документам информационного характера оформляются в следующем порядке:

слово "Приложение" печатается через двойной межстрочный интервал ниже основного текста письма от левого края текстового поля (без красной строки). После слова "Приложение" ставится двоеточие;

если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием наименования, количества листов и экземпляров в каждом приложении, например:

Приложение:

1. Проект приказа "Об утверждении Административного регламента" на 24 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка к проекту приказа "Об утверждении Административного регламента" на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о его наличии оформляется по следующей форме:

Приложение:

письмо Росархива от 24 апреля 2013 г. N 1-203 и приложение к нему, всего на 12 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение:

на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение:

брошюра в 5 экз.

4.2.15. Отметка об исполнителе документа включает в себя его фамилию и номер телефона, или инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Печатается отметка об исполнителе на лицевой стороне последнего листа документа в две строки шрифтом размером N 10, например:

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В случае подготовки документа группой исполнителей в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.2.16. Указание по исполнению документов оформляется в форме резолюции, которая должна содержать фамилии, инициалы исполнителей, порядок и характер исполнения документа, срок исполнения, подпись должностного лица и дату, например:

Петрову А.А. Пономаревой И.В. Подготовить проект приказа к 30.08.2013 Личная подпись 05.08.2013.

Резолюция оформляется на первом листе поступившего документа, на свободном поле документа. В случае если поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем считается лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится (приложение 4).

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

На документах, не требующих конкретных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, допускается в резолюции указывать только фамилию, инициалы имени исполнителя в дательном падеже, подпись автора резолюции, дату.

4.2.17. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

4.2.18. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно Ведущий специалист отдела кадров Министерства финансов Республики Хакасия		Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например:

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью цифрами и (прописью) листов
Ведущий специалист		Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

4.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об этом, или при наличии такого документа ссылку на дату и регистрационный номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ и дату.

4.3. Организация и порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

4.3.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам, например:

Для служебного пользования Экз. N_____

4.3.2. Прием, учет (регистрация) и отправка документов и изданий, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляются службой ДОУ.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются поэкземплярно; на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в нижней части листа с левой стороны указывается: количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и работника отпечатавшего документ, контактный телефон и дату печатания документа, например:

Отпечатано 2 экз. Исполнил: Фамилия ( Личная подпись) Тел.(839022) 295-140 Отпечатал: Фамилия ( Личная подпись) "__"_______2013 г.

4.3.3. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации в службу ДОУ, черновики при этом уничтожаются, о чем делается отметка на подлиннике документа. Документы с пометкой "Для служебного пользования" учитываются совместно с другими несекретными документами; к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП" ( "Для служебного пользования"). Данные документы регистрируются в САДД "Дело", пометка "ДСП" переносится в электронную регистрационную карточку без прикрепления электронного образа документа.

4.3.4. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения:

передаются между работниками исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, спецсвязью; при необходимости направления в несколько адресатов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов, указатель подписывается исполнителем и руководителем подразделения;

размножаются (тиражируются) службой ДОУ только с письменного разрешения руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; с пометкой на оборотной стороне документа о количестве снятых копий, указанием фамилии исполнителя и даты;

хранятся в сейфах или металлических шкафах.

4.3.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.3.6. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом ограничения доступа утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия власти по акту. О чем в учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

4.3.7. Ознакомление сотрудников исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия с документами, делами и изданиями, имеющими пометку "Для служебного пользования", находящимися на текущем и архивном хранении в службе ДОУ исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, осуществляется с согласия руководителя органа исполнительной власти, где хранятся документы.

4.3.8. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Результаты проверки оформляются актом.

4.3.9. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации сотрудники, ответственные за работу со сведениями ограниченного распространения, могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, и проводится служебное расследование.

4.3.10. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

5.1. Приказ, распоряжение

5.1.1. Приказами рекомендуется оформлять решения исполнительного органа государственной власти нормативного характера, распоряжениями - решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы.

Проекты приказов (распоряжений) готовят подразделения органа исполнительной власти, специалисты на основании поручений руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы по кадровым вопросам должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (формы N Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а).

5.1.2. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) и доведение утвержденных приказов (распоряжений) до исполнителей в соответствии с указателем рассылки является обязанностью службы ДОУ.

5.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы (приложение 5).

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием наименований исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, подготовивших совместный приказ и других органов или организаций.

5.1.4. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью службы ДОУ и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа (распоряжения) в обязательном порядке направляется исполнителю.

5.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Республики Хакасия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

5.1.6. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы ДОУ и юридической службы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

Визы проставляются на обороте последнего листа приказа (распоряжения) или на отдельном листе согласования (визирования) и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату (приложение 6).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. При внесении в проект приказа изменений принципиального характера проект подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Проект приказа (распоряжения) согласовывается с заинтересованными сторонами, должностными лицами, в срок до трех рабочих дней в зависимости от объема представленного документа.

5.1.7. Приказ (распоряжение) печатается на бланке формата А4, шрифтом размером N 13, 14 и имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Республики Хакасия - располагается от границы верхнего поля в центре в соответствии с Законом Республики Хакасия от 26.03.2003 N 11-ЗРХ "О государственном гербе Республики Хакасия".

Полное наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - располагается ниже Государственного герба Республики Хакасия, отделяется от него одинарным - полуторным межстрочным интервалом и оформляется по центру полужирным шрифтом.

Наименование вида документа - ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) - оформляется прописными буквами, полужирным шрифтом и отделяется от наименования органа исполнительной власти двойным межстрочным интервалом.

Дата, номер, место издания - оформляются по центру в две строки и располагаются ниже наименования вида документа.

Дата - оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например: 02.03.2013 или 02 марта 2013 года и отделяется от наименования вида документа двойным межстрочным интервалом.

Номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения), например: N 39; N 06. К приказу может добавляться буква, например, приказы по личному составу: N 3/к или N 3-к; распоряжение N 13-р.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу (прием, увольнение, перевод, премии и другие, награждения, длительные командировки и по отпускам, наказаниям, командировкам) и административно-хозяйственной деятельности регистрируются и нумеруются отдельно, в соответствии со сроками хранения. Приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются в САДД "Дело" с размещением в ней электронного образа документа, по личному составу - в кадровой службе исполнительного органа государственной власти, в пределах календарного года.

Заголовок приказа (распоряжения) является обязательным реквизитом, он должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и располагается ниже реквизита "место издания приказа" и выравнивается по центру, например:

Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги...

Некоторые приказы, текст которых не превышает 1/2 печатного листа, могут не иметь заголовка. Текст отделяется от заголовка двойным - тройным межстрочным интервалом и печатается шрифтом размером N 13, 14 через одинарный - полуторный межстрочный интервал текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля, без переноса слов. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в соответствующем падеже, его дата, регистрационный номер и заголовок в соответствии с пунктом 4.2.9.8 настоящей Примерной инструкции.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается строчными буквами в разрядку.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, регистрационного номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

При наличии приложения к приказу (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к приказу (распоряжению) оформляются на отдельных листах бумаги и визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится в левом нижнем углу текстового поля последнего листа приложения и включает в себя подписи визирующих, расшифровку подписи и дату.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на приказ. Все составные части реквизита выравниваются относительно левого края поля и печатаются через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение 2
к приказу Министерства культуры
Республики Хакасия
от "____"_______2013 г. N ____

При наличии в тексте приказа формулировки "утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" или "Утвержден" со ссылкой на приказ, его дату, номер, например:

Утверждено
приказом Министерства культуры
Республики Хакасия
от "____"_____2013 г N ____

Слова "Утверждено" и "Утвержден" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.

Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) может выделяться прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (положение, перечень, список, Порядок и т.д.).

Заголовок к тексту приложения рекомендуется печатать через одинарный межстрочный интервал центрованным способом и отделять от предыдущего реквизита двойным - тройным межстрочным интервалом, от текста приложения - одинарным - двойным межстрочным интервалом, например:

Положение
об отделе по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия

Порядок
проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов

Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, в единственном числе, выравниваются по центру. Текст в строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они грамматически или по смыслу согласованы с заголовками, например:

Наименование объекта	Объем финансирования, тыс. рублей
	федеральный бюджет	республиканский бюджет	местный бюджет

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то на следующих страницах повторяется только нумерация граф.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Если приказ содержит несколько приложений, можно осуществлять сквозную нумерацию листов.

При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно быть более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы могут нумероваться римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, например, 2.1.3.

Реквизит "Подпись" на проекте приказа (распоряжения) отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, фамилия).

Наименование должности руководителя, подписывающего приказ (распоряжение), печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией и ограничивается правым полем.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

5.1.8. Совместные приказы (распоряжения) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа (распоряжения): наименования исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия располагаются на одном уровне в несколько строк и центрируются относительной самой длиной строки; наименование вида документа - ниже по центру через двойной межстрочный интервал.

Регистрационный номер приказа (распоряжения), составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Подписи руководителей располагаются ниже текста через тройной межстрочный интервал на одном уровне и выравниваются по левому краю; при этом, подписи должностных лиц располагаются в соответствии с наименованиями организаций совместно подготовившими приказ.

5.2. Положение, правила, инструкция, регламент

5.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции, регламенте устанавливается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных актов.

Положения, правила, инструкции, регламенты применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия либо лицом, его замещающим, или как акты, утверждаемые исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении положения, правил, инструкции, регламент. Решение об утверждении положений, правил и инструкций находится в ведении исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 4.2.12 настоящей Примерной инструкции.

5.2.2. Порядок подготовки положения, правил и инструкции, регламента соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

5.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

5.2.4. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, регламента) отвечает на вопрос "О чем?", например: Положение о проведении конкурса...; Инструкция по охране труда и технике безопасности... Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?", например: Должностная инструкция специалиста...

5.2.5. Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) делится на главы, пункты и подпункты. Главы имеют наименования и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов внутри главы производится арабскими цифрами. Нумерация пунктов может быть сквозной для всего текста документа или самостоятельной внутри каждой главы.

5.3. Протокол

5.3.1. Протокол составляется в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и другими органами и организациями, на которые возложена подготовка, не позднее чем за три дня до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителем подразделения-исполнителя.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа, службу ДОУ или сотрудников подразделений, подготовивших повестку совещания. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем подразделения, ответственным за подготовку.

5.3.2. Протокол оформляется в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируется только принятые по ним решения (приложения 7, 8).

Для оформления протоколов заседаний, совещаний комиссий, советов, рабочих групп принято использовать полную форму оформления протокола. В данной форме отражается информация по каждому вопросу с записью краткого содержания докладов, приложения их текстов (при наличии), высказанных мнений. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку "Текст доклада прилагается".

5.3.3. Текст полной формы протокола, как правило, состоит из вводной и основной частей. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий на совещании (инициалы и фамилия);

секретарь (инициалы и фамилия);

присутствовали - (список присутствующих или ссылка на прилагаемый список присутствующих);

повестка заседания (совещания);

докладчики по каждому пункту повестки заседания (совещания).

Слова "Присутствовали" и "Приглашенные" оформляются от границы левого поля с прописной буквы и заканчиваются двоеточием.

Через одинарный - двойной межстрочный интервал печатаются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших и приглашенных, а справа - наименования их должностей.

Допускается обобщенное указание наименование должностей, если состав коллегиального органа утвержден отдельным распорядительным документом, например:

руководители подведомственных учреждений Министерства культуры Республики Хакасия:

(фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке)

Если количество присутствующих и приглашенных на совещании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 20 чел. (список прилагается).

Указание должности обязательно при перечислении участников совещания.

Основная часть полной формы протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания (совещания). Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - решили.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается ссылка: "Текст выступления прилагается".

Принятое решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после записи соответствующего решения.

5.3.4. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра протокола в соответствии с пунктами 4.3.1, 4.3.2 настоящей Примерной инструкции.

5.3.5. Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги в соответствии с пунктом 4.1.1 настоящей Примерной инструкции и имеют следующие реквизиты:

Государственный герб Республики Хакасия - располагается центрированным образом;

наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках), при наличии, располагается ниже предыдущего реквизита через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" оформляется ниже реквизита "наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия" через одинарный межстрочный интервал прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 13 и выравнивается по центру;

вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двойным межстрочным интервалом, печатается через одинарный межстрочный интервал полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) указывается при оформлении протокола в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через двойной межстрочный интервал после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него чертой и выравнивается по центру.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через двойной межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от границы левого поля. Датой протокола является дата заседания (совещания), например: 10 августа 2013 года.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Регистрационный номер протокола располагается в той же строке, что и дата, ограничивается правой границей текстового поля. Номер обозначается арабскими цифрами и может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через одинарный - полуторный межстрочный интервал размером шрифта N 13.

5.3.6. При оформлении краткой формы протокола вводная часть содержит только перечень присутствующих на совещании должностных лиц.

Вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), при оформлении краткой формы протокола, располагаются в порядке рассмотрения и нумеруются арабскими цифрами. Наименование каждого вопроса начинается с предлога "О" ( "Об"), печатается центрованным образом размером шрифта N 13 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) по данному вопросу.

Ниже через два межстрочных интервала печатается краткий анонс выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Далее по пунктам указываются принятое по вопросу решение и возможные поручения.

Принятые решения формулируются в предписывающей форме: "утвердить...", "предусмотреть...", "внести изменения...".

5.3.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и оформляется в соответствии с пунктом 4.2.10 настоящей Примерной инструкции.

5.3.8. Приложения к протоколам оформляются на отдельном листе бумаги. Реквизит "Приложение" оформляется в соответствии с пунктом 4.2.3 настоящей Примерной инструкции, например:

Приложение
к протоколу заседания
экспертной комиссии
от "____"_______2013 г. N____

5.3.9. До представления на подпись председательствующему протокол в обязательном порядке должен быть согласован автором (исполнителем). Виза согласования оформляется в соответствии с пунктом 4.2.11 настоящей Примерной инструкции.

5.3.10. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании (совещании), возвращаются для оформления в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

5.3.11. Копии протоколов и выписки из протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляется по каждому вопросу, если их подготовка осуществлялась в разных подразделениях, подписывается ответственным исполнителем. Копии протоколов заверяются печатью ДОУ.

5.3.12. Оформление выписки из протокола.

Выписка из протокола оформляется в случае необходимости направления заинтересованным лицам или исполнителям решений, принятых по отдельным вопросам, рассмотренным на заседании (совещании). Оформление выписки из протокола осуществляется аналогично оформлению протокола. Отличие заключается в том, что в правом верхнем углу первого листа оформляется пометка "выписка из протокола".

Вводная часть протокола переносится в выписку полностью, а из основной части выделяется информация (вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Подписи председательствующего на совещании и секретаря переносятся в выписку полностью (приложение 9).

5.4. Служебные письма

5.4.1. Служебные письма исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия готовятся:

как ответы о выполнении поручений Главы Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия;

как исполнение поручений руководителей Республики Хакасия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции республиканского органа исполнительной власти;

как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

5.4.3. Оформление служебных писем осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Примерной инструкции.

Служебное письмо по объему, как правило, не должно превышать одну-две машинописных страницы, а в случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

Служебное письмо исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

5.4.4. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: "Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю..." и т.д.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.4.5. Заголовок служебного письма является обязательным реквизитом документа и начинается со слов "О...", "Об...", оформляется ниже реквизитов бланка органа исполнительной власти через один межстрочный интервал и располагается по центру при продольном оформлении реквизитов бланка и от левого поля документа при угловом расположении реквизитов бланка. В конце заголовка служебного письма точка не ставится.

Текст письма от заголовка отделяется двойным межстрочным интервалом и печатается с абзаца от левой границы текстового поля через одинарный - полуторный межстрочный интервал размером шрифта N 13, выравнивается по левой и правой границам текстового поля, без переноса слов.

5.4.6. Датой письма является дата его подписания, оформляется в соответствии с пунктом 4.2.6 настоящей Примерной инструкции.

Регистрационный номер служебного письма кроме порядкового номера может иметь буквенные или цифровые индексы и оформляется в соответствии с пунктом 4.2.7 настоящей Примерной инструкции.

5.4.7. Право подписи служебных писем устанавливается в положении об исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, в положениях о структурных подразделениях, и должностных регламентах специалистов. В указанных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

5.4.8. Виза согласования служебного письма с заинтересованными лицами проставляется в нижней части последнего листа второго экземпляра письма, оформленного не на бланке, и оформляется в соответствии с пунктом 4.2.11 настоящей Примерной инструкции.

После регистрации второй экземпляр исходящего письма исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия оформляется "В дело", при этом сотрудником службы ДОУ проверяется наличие виз (согласований) исполнителя и руководителя структурного подразделения, отвечающего за подготовку письма. Первый экземпляр письма направляется службой ДОУ адресату в установленном порядке.

5.4.9. Адресование служебного письма. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании служебного письма организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство культуры Республики Хакасия отдел кадров

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы имени, отчества указываются перед фамилией, например:

Министерство образования и науки Республики Хакасия отдел кадров ведущему специалисту И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации - ее наименование входит в состав должности адресата, например:

Министру культуры Республики Хакасия И.О. Фамилия

При адресовании документа физическому лицу - указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

	Иванову В.И.
	ул. Садовая, д. 2, кв. 4, г. Абакан, Республика Хакасия, 655017

Почтовый адрес допускается не указывать в документах, адресованных в Правительство Республики Хакасия, исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия, постоянным корреспондентам.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Реквизит адресат не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

Адреса отделяются друг от друга одинарным межстрочным интервалом.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, при этом на каждом экземпляре подготовленного на бланке документа рекомендуется указывать только одного адресата, на экземпляре канцелярии (без бланка, визовый) в реквизите "адресат" указывают "(согласно списку)".

Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, их почтовые адреса (кроме постоянных адресатов). Список рассылки подписывается исполнителем письма, с указанием даты.

5.4.10. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через одинарный межстрочный интервал в соответствии с пунктом 4.2.8 настоящей Примерной инструкции.

При направлении письма в качестве дополнения, к ранее отправленному, в его заголовке с новой строки в скобках допускается оформление подзаголовка, например:

О разъяснении вопросов при изготовлении бланков документов и печатей исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия (в дополнение к письму от "___" _____ 2013 г. N _)

Ссылку на номер и дату письма, направленного ранее, допустимо оформить и в тексте служебного письма.

5.4.11. Текст письма отделяется от заголовка двойным межстрочным интервалом и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Письма могут содержать:

вступительное обращение к адресату, например: "Уважаемый Петр Петрович!", "Уважаемый господин Петров!";

заключительную формулу вежливости, например: "С уважением,".

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы.

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ( "Просим направить", "Направляем Вам на согласование");

от первого лица единственного числа ( "Считаю необходимым", "Прошу оказать");

от третьего лица единственного числа ( "Министерство культуры Республики Хакасия не возражает...", "Министерство образования и науки Республики Хакасия предлагает...").

Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

В связи с этим служебные письма условно подразделяются на виды:

сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно необходимо в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения по приложенным к нему документам или если прилагаемые документы включают несколько листов;

договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора, например:

Направляем подписанное с нашей стороны соглашение. Справка о финансировании будет направлена...;

Возвращаем подписанное и заверенное печатью соглашение о дальнейшем сотрудничестве от "___" _______2013 г. N ___, а также..., которое просим считать его неотъемлемой частью;

Направляем... экземпляров, подписанного нами договора о сотрудничестве...;

Просим... и один экземпляр договора... возвратить нам;

письма-просьбы. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность органа или организации в ее исполнении.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ( "Прошу..."), от первого лица множественного числа ( "Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Министерство культуры Республики Хакасия просит..."), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

"Просим...

Вас сообщить...,

выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу,

включить в проект сметы расходы...";

"Прошу...

принять меры...,

сообщить данные о сроках реализации...,

направить отчет о реализации...,

подтвердить получение документов...";

письма-ответы (отказы). Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов должностного лица.

Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

повторение просьбы, на которую составляется ответ;

обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

"Ваше предложение рассмотрено и отклонено по следующим причинам...";

"Считаем нужным сообщить, что...";

"Предлагаемые Вами условия проведения...";

"Ваше предложение не получило поддержки...";

письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола "напоминать".

Пометка "повторно", помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, направленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

"Напоминаем, что...

по проекту долгосрочной целевой республиканской программы... Вы должны...,

в соответствии с... Вы должны...";

"Обращаем Ваше внимание, на то, что...

отчетные данные необходимо представить...",

"Несмотря на неоднократные напоминания...

Вы до сих пор не представили...,

мы до сих пор не получили...".

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства;

информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте.

Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц, например:

... информирует о том, что приказ Министерства культуры Республики Хакасия от 27.10.2012 N 153 "Об..." опубликован в газете "Хакасия" от 09.11.2012 N 63;

письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении на мероприятие большого количества участников в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом, тексты-приглашения, так и трафареты, например:

16 сентября 2013 года в 12.00 в конференц-зале Министерства культуры Республики Хакасия состоится обсуждение проекта программы конференции...

Учитывая Ваш большой вклад в популяризацию культурных ценностей Республики Хакасия, направляем проект... и просим принять участие в его обсуждении.

В случае невозможности участия в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу...;

письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы, например:

Министерство финансов Республики Хакасия рассмотрело дополнение к проекту сметы на 2014 год... и считает возможным включить...;

письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция) по-прежнему актуален. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосочетания:

"Подтверждаем...

получение документов на...,

согласие на участие в...";

"С благодарностью подтверждаем...

получение Вашего письма от...,

получение приглашения на международный форум...";

"Министерство культуры Республики Хакасия подтверждает...

свой запрос о выполнении постановления...,

условия проведения республиканских конкурсов...".

5.4.12. Отметка о наличии приложений к служебному письму оформляется в соответствии с пунктом 4.2.13, 4.2.14 настоящей Примерной инструкции.

Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

5.4.13. Подпись при подготовке служебного письма оформляется в соответствии с пунктом 4.2.10 настоящей Примерной инструкции.

Как правило, для подписания должностным лицом служебное письмо оформляется в двух экземплярах вместе с приложением, при наличии (в случае направления одному адресату):

один экземпляр письма с приложением (при наличии) оформляется на бланке;

второй - без бланка (визовый экземпляр), впоследствии этот экземпляр оформляется в дело;

При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса, оформляются и подписываются пять экземпляров писем с приложениями (при наличии), из них:

четыре экземпляра, оформленных на бланках, с указанием на каждом экземпляре одного адресата, с приложениями (при наличии);

пятый экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр, с указанием всех адресатов и приложением, при наличии);

список рассылки.

При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса оформляются два экземпляра письма с приложениями (при наличии), из них:

один экземпляр письма, оформленный на бланке, в котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование (например: "Главам городских округов и муниципальных районов Республики Хакасия", "Согласно списку", "Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия");

второй экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

При принятии решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

необходимое количество экземпляров письма, оформленных на бланке, в соответствии с количеством адресатов, указанных в списке рассылки и приложениями (при наличии);

один экземпляр письма с приложением (при наличии), оформленный без бланка (визовый экземпляр);

список рассылки.

5.4.14. Визы согласования письма.

Виза согласования письма оформляется в соответствии с пунктом 4.2.11 настоящей Примерной инструкции и проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, оформляемом без бланка.

5.4.15. Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с пунктом 4.2.15 настоящей Примерной инструкции и оформляется на лицевой стороне последнего листа письма в левом нижнем углу шрифтом размером N 10.

5.4.16. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Для служебного пользования" в соответствии с пунктами 4.3.2, 4.3.3 настоящей Примерной инструкции.

5.5. Подготовка и оформление информационно-справочных документов

5.5.1. Информационно-справочные документы являются формой передачи информации от одного уровня управления к другому, а также основаниями для принятия управленческого решения, издания распорядительного документа.

Основными видами и разновидностями информационно-справочных документов в республиканских органах исполнительной власти являются:

служебная (докладная) записка;

предложение;

объяснительная записка;

пояснительная записка;

акт.

5.5.2. Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, его заместителям, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная (докладная) записка составляется как по указанию руководителя, так и по инициативе сотрудника.

Служебная (докладная) записка может быть внешней или внутренней.

Внешние служебные (докладные) записки применяются при переписке между исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия или адресуются Главе Республики Хакасия или его заместителям.

Внешние служебные (докладные) записки оформляются на бланках служебных писем в соответствии с разделом 4.2 настоящей Примерной инструкции и подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

Внутренние служебные (докладные) записки, адресованные руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителям и подписанные руководителем структурного подразделения или составителем (в зависимости от адресования), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата А4.

В состав реквизитов внутренних служебных (докладных) записок входят адресат, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата, регистрационный номер.

Наименование вида документа печатается строчными буквами (кроме первой) центрованным способом.

датой внутренней служебной (докладной) записки является дата ее подписания.

Регистрационным номером внутренней служебной (докладной) записки является ее порядковый номер в течение календарного года.

Текст оформляется от первого лица единственного числа и состоит из двух частей. В первой части указываются основание или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.

Должностное лицо, которому адресована записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции (при необходимости).

5.5.3. Предложение - документ, представляющий собой разновидность служебной (докладной) записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Текст не содержит аналитическую часть, только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений). Оформляется аналогично служебным (докладным) запискам.

5.5.4. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия (бездействия), происшествия, ситуации, события, факта.

Объяснительная записка составляется структурным подразделением или конкретным должностным лицом, оформляется аналогично внутренним служебным (докладным) запискам.

Объяснительная записка подписывается составителем.

5.5.5. Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа; содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта постановления, приказа); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.

Составляется на стандартных листах.

Текст оформляется в виде связного текста. В одной его части констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, событий, фактов. В другой - объясняются причины: приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства. Пояснения к положениям, разделам, пунктам основного документа могут располагаться с учетом степени их значимости или могут быть пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Заголовок пояснительной записки должен сочетаться с наименованием основного документа, например:

"Пояснительная записка к проекту приказа Министерства культуры Республики Хакасия "Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги...".

5.5.6. Акты составляются для оформления результатов приема-передачи, ревизии, инвентаризации, ликвидации и т.д. (приложение 10).

Обязательными реквизитами акта являются: наименование формы документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: акт уничтожения архивных документов.

Датой акта является дата события или действия (передачи, проверки, обследования, экспертизы).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При этом первой указывается фамилия председателя комиссии, далее в алфавитном порядке фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта.

В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Акт считается принятым и вступает в действие после подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

6. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, регламентируются инструкцией по делопроизводству, перечнем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями или должностными регламентами их работников.

6.1.3. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия введена единая система электронного документооборота САДД "Дело", обработка всей документации, ее рассылка и согласование осуществляются в соответствии с установленными правилами работы в данной системе.

Информация об изменениях:

Раздел 6.2 изменен. - Постановление Правительства Республики Хакасия от 24 ноября 2017 г. N 612

Изменения вступают в силу со дня внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о переименовании Аппарата Правительства Республики Хакасия

См. предыдущую редакцию

6.2. Организация доставки документов

Доставка документов в исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, посредством электронного документооборота в единой автоматизированной системе документооборота САДД "Дело", а также электронной почты исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия.

Почтовой и фельдъегерской связью поступает корреспонденция из федеральных органов государственной власти, судебных и налоговых органов, а также субъектов Российской Федерации и иных органов и организаций.

По каналам электрической связи обычно поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Корреспонденция из Правительства Республики Хакасия, исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия поступает, как правило, по электронным каналам связи, в рамках электронного документооборота, а также через почтовую ячейку Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия.

6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.3.1. Документы, поступающие в исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия на бумажных носителях, проходят предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов осуществляется работниками службы ДОУ.

Документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время (факсом) - на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" передаются на регистрацию незамедлительно.

Конверты с документами вскрываются работником службы ДОУ (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

При обнаружении отсутствия документов или приложений, а также повреждении документов и конвертов к ним работником службы ДОУ составляется акт в двух экземплярах, подписывается руководителем службы, один экземпляр акта хранится в службе ДОУ, второй - направляется отправителю документа (приложение 11).

Конверты от поступивших документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя и дату отправки, а также при поступлении обращений граждан.

6.3.2. Документы, адресованные руководству исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в конкретное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия распределения обязанностей между должностными лицами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, непосредственно адресованные в структурные подразделения или должностным лицам исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в электронную регистрационную карточку вносится содержание резолюции, на основании которой устанавливается контрольный срок для исполнения документа; копия документа с резолюцией направляется исполнителю по каналам САДД "Дело", электронной почте либо на бумажном носителе.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на стандартном листе формата А4, подписывается им и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы, предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку, они отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию, корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр рассылки в двух экземплярах, один из которых хранится в службе ДОУ с распиской лица, обеспечивающего отправку документов, второй направляется адресату.

6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется отправка документов и информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, а также отправка документов исполнителям по системе единого документооборота САДД "Дело".

Виды документов, информация о которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, технических и программных средств.

6.4.3. Телеграммы, составляемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, визируются, подписываются, датируются и регистрируются в службе ДОУ в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам с проставлением отметки о категории и виде отправления. При необходимости телеграммы заверяются печатью исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем с указанием фамилии и должности лица, передавшего телефонограмму.

6.5. Порядок прохождения внутренних документов

6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.5.2. Проекты распорядительных документов, подготавливаемые в органе исполнительной власти, после разработки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания проектов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за соответствием их оформления требованиям инструкции по делопроизводству.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей.

6.5.3. После подписания документы проходят регистрацию в САДД "Дело", затем рассылаются всем заинтересованным лицам в соответствии с перечнем рассылки, подготовленным исполнителем документа. Рассылка осуществляется в соответствии с разделом 6.4 настоящей Примерной инструкции.

6.5.4. Копии утвержденных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется через сотрудников службы ДОУ. Документы передаются с соответствующей отметкой в электронной регистрационной карточке САДД "Дело".

6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.6.1. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

6.6.2. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

6.6.3. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

6.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

документ, предназначенный для направления адресату, передается на отправку с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (заявки хранятся один год);

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать по каналу факсимильной связи документы с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы оперативно регистрируются в установленном порядке в САДД "Дело" и передаются на рассмотрение руководства, либо непосредственно адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями либо уполномоченным сотрудником исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

6.7. Особенности работы с электронными документами

6.7.1. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях и хранящиеся в системе электронного документооборота "Дело".

Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Хакасия.

6.7.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и организации документы заверяются электронной подписью исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, автора документа, в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

6.7.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота "Дело" во внутреннем документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

6.7.4. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия по согласованию с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.

6.7.5. Прием и отправка электронных документов в системе электронного документооборота осуществляются сотрудниками службы ДОУ.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба ДОУ осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

6.7.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и организации их хранения вместе с документами в системе электронного документооборота передаются (направляются и хранятся) их регистрационные данные.

6.7.7. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания их электронных образов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота, возможно, после его сравнения с подлинником документа.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

6.7.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

6.7.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

6.8. Работа исполнителей с документами

6.8.1. Руководители структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования. При этом размножение документов на бумажном носителе осуществляется в исключительных случаях. На исполнение, как правило, передается сканированная версия контрольного документа по электронной почте или посредством САДД "Дело" из САДД "Дело".

6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа-ответа, или распорядительного документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя другие исполнители осуществляют своевременный и качественный анализ информации в соответствии с предоставленными полномочиями и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (проекты документов, справки, сведения и т.д.). Ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа-ответа.

6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов

6.9.1. Подготовка и отправление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия о статусе депутата.

6.9.2. Депутатским запросом считается обращение депутата в письменной форме к руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия по вопросам, входящим в их компетенцию.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок) направляют ответ депутату и представляют запрашиваемые документы или сведения.

Срок исполнения запросов депутатов Государственной думы Федерального собрания Российской Федерации составляет не более 30 дней со дня получения запроса, депутатов Верховного Совета Республики Хакасия - 15 дней со дня получения запроса, если иной срок не согласован с депутатом соответствующего органа власти.

6.9.3. В случае проведения дополнительных проверок или дополнительного изучения каких-либо вопросов, необходимых для исполнения запроса депутата, следует сообщить об этом автору обращения или запроса в трехдневный срок со дня его получения.

6.9.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в соответствии с установленным порядком работы.

6.9.5. Обращения, запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.

6.10. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан

6.10.1. Предложения, заявления, жалобы (далее - обращения) граждан, поступающие в адрес исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, регистрируются в электронной базе данных либо в отдельном журнале, либо в специальной карточке и в тот же день передаются на рассмотрение руководству. Регистрация писем и обращений граждан, формирование их в дела осуществляется отдельно от общего документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

6.10.2. При регистрации обращений граждан для единообразного их учета, систематизации, обобщения и анализа используется тематический классификатор обращений и запросов граждан (далее - классификатор), рекомендованный к использованию органами государственной власти и местного самоуправление субъектов Российской Федерации поручением Президента Российской Федерации от 12.02.2011 N Пр-375. Работа с классификатором осуществляется в автоматическом режиме при обработке обращений граждан в САДД "Дело" (приложение 12).

Обновление классификатора производится в установленном порядке в рамках обновления программного обеспечения САДД "Дело" по представлениям Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

6.10.3. В соответствующее поле электронной регистрационной карточки, отдельный журнал, либо специальную карточку вносятся тема и код, соответствующие классификатору. Количество выбранных тем должно соответствовать всем вопросам, содержащимся в обращении гражданина.

6.10.4. На первой странице обращения в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с датой регистрации и регистрационным номером. Регистрационный номер обращения гражданина состоит из сочетания первой буквы его фамилии и порядкового номера, присвоенного обращению электронной системой регистрации, через дефис, например: И-523.

В случае коллективного обращения граждан регистрационный номер имеет вид: Кол-526.

6.10.5. На каждое обращение заводится дело, в которое включаются все документы по его рассмотрению.

6.10.6. Рассмотрение обращений граждан ставится на контроль. При направлении обращения для рассмотрения по существу в подведомственные организации, муниципальные образования республики орган исполнительной власти одновременно письменно уведомляет заявителя.

6.10.7. Рассмотрение обращений считается законченным только тогда, когда решены все поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю. Отметка об исполнении делается в электронной базе данных, журнале регистрации или в регистрационной карточке.

При ответе гражданину на обращение исходящим номером является входящий номер полученного обращения.

6.10.8. Все обращения, поступившие в адрес исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, рассматриваются в соответствии с положениями Федеральных законов от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с последующими изменениями) и от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (с последующими изменениями).

7. Поисковая система по документам исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия

7.1. Регистрация документов

7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие от других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое повторно он не регистрируется.

7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и его содержания. Например, отдельно регистрируются все входящие документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, обращения граждан и др.

7.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документа. Место регистрации отдельных видов документов (приказы по личному составу, протоколы коллегий, совещаний) определяется руководителем органа исполнительной власти.

7.1.6. Документы регистрируются в САДД "Дело".

Регистрация документов в автоматизированной системе "Дело" осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки в соответствии с разделом 3 Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия, утвержденной постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия от 26.03.2010 N 11-ПП (с последующими изменениями).

7.1.7. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом и оформляются в соответствии с пунктом 4.2.7 настоящей Примерной инструкции.

7.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора, корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов электронной регистрации, в зависимости от характера документа и задач использования информации, может дополняться другими реквизитами:

гриф ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

7.2. Организация поисковой системы по документам

7.2.1. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя электронные картотеки и классификационные справочники.

7.2.2. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборка материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста, предусмотренную САДД "Дело".

7.2.3. Поисковые системы обеспечивают работникам исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, иным государственным органам, организациям и физическим лицам поиск информации о деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

7.2.4. Порядок получения информации определяет исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия как собственник или владелец информационных ресурсов на основании требований законодательства.

7.2.5. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия, в пределах своей компетенции, либо непосредственно собственником информации, в соответствии с законодательством.

8. Контроль исполнения документов

8.1. Организация контроля исполнения

8.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль на свободном поле документа (слева ниже реквизитов бланка или в верхнем правом поле документа) делается отметка о контроле: "К" или "Контроль".

8.1.3. Контроль обеспечивает руководитель республиканского органа исполнительной власти и по его поручению служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в соответствии с предоставленными полномочиями.

8.1.4. Контроль исполнения документа строится на основе его регистрационных данных. Контрольная картотека автоматически систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы, законы, постановления, распоряжения вышестоящих органов государственной власти, приказы (распоряжения) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, служебные письма и др.).

8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и зависят от даты их поступления (для поступивших из вышестоящих органов государственной власти, других регионов, организаций); от даты регистрации документов (для внутренних распорядительных документов: распоряжений, приказов). Сроки исполнения документов определяются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, исходя из срока, установленного вышестоящим органом государственной власти, организацией, направившим документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометки: "срочно" - исполняются в 3-дневный срок, "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 30 календарных дней;

по запросам Верховного Совета Республики Хакасия - не позднее, чем через 15 дней со дня поступления запроса;

по запросам депутатов всех уровней - не позднее, чем через 30 дней со дня поступления запроса;

по поручениям Правительства Республики Хакасия, данным исполнительным органам государственной власти республики по доработке проектов постановлений, рассмотренных на заседании Правительства Республики Хакасия в течение 3 дней, если более продолжительный срок не оговорен при обсуждении, по проектам постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия, поступившим в САДД "Дело" на согласование, - до 7 рабочих дней.

по обращениям граждан, поступившим в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, - в течение 30 дней со дня их регистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения, требующего дополнительного изучения и проверки, может быть продлен руководителем исполнительного органа государственной власти или другим должностным лицом, но не более чем на 30 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения документа указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока.

Продление срока исполнения по поручениям Верховного Совета Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководители организаций-исполнителей представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с момента подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех изменениях срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку (новый срок, дата изменений, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять контроль за их исполнением может руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия власти - автор документа, или руководители вышестоящих органов государственной власти в соответствии с полномочиями.

8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями или работниками, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документов.

8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за своевременное исполнение документов, обязан передать другому работнику, по согласованию с руководителем, обеспечивающим контроль исполнения, все документы, находящиеся на контроле.

8.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию, документ ставится на текущий контроль в данной организации с последующим информированием о ходе и результатах его исполнения ответственного сотрудника исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, осуществляющего контроль за исполнением документа.

8.1.10. Проверка хода исполнения документов осуществляется до истечения сроков исполнения сроков документов (предварительный контроль) в следующем порядке: поручения последующих лет - не реже одного раза в год; поручения последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; поручения текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в САДД "Дело".

8.1.11. Снятие исполненного документа с контроля осуществляется руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или по его поручению службой ДОУ. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его "В дело". В отчете, заполняемом в электронной регистрационной карточке отражаются краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата, N), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

8.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и информирования об этом заинтересованных организаций и лиц или, если в представленных материалах о выполнении документа не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в регистрационно-контрольной карточке проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

8.1.13. Служба ДОУ на основании ежемесячных справок, формируемых в САДД "Дело", ежемесячно готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в республиканском органе исполнительной власти и подведомственной сети. На основании подготовленных справок формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам).

9. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве - совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативными методическими документами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативными методическими документами по архивному делу и делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и для учета дел временного срока (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, их виды, состав и содержание.

9.1.3. В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия могут составляться номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия (приложения 14, 15).

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу ДОУ.

9.1.5. Сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Республики Хакасия. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ или ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области в архивного дела, и утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

Согласование номенклатуры дел с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела, осуществляется не реже одного раза в 5 лет, если не происходит коренных изменений функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

9.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый, утвержденный экземпляр, является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел исполнительного органа государственной власти в раздел службы ДОУ, второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - передается в государственный архив Республики Хакасия.

Сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия составляется на основании перечней типовых управленческих документов, ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.

9.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого календарного года уточняется, утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

9.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, кроме периодических изданий.

9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

в графе 1 - проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел, которые состоят из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера, заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами, например: 12-02. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется;

в графу 2 - включаются заголовки дел (томов, частей), которые четко, в обобщенной форме отражают основное содержание и состав документов. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ( "разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или структурного подразделения (автора документа); наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, дата (период), к которым относятся документы дела, например:

Приказы по основной деятельности;

Переписка с Правительством Республики Хакасия по основным направлениям деятельности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, стандарты и т.д.), например: "Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы..."; "Документы (информации, акты, заключения, докладные служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны культурного наследия...".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое наименование, например: "Переписка со школами республики по подготовке к зиме".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, - последние не перечисляются, например: "Переписка о составлении смет расходов".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Министерством финансов Республики Хакасия по вопросам финансирования республиканских учреждений культуры".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое наименование, например: "Переписка с главами муниципальных образований республики о социальной защите граждан".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с администрацией города Абакана о создании муниципального архива".

В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчет".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяются степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел располагаются в каждом разделе номенклатуры по мере убывания их степени важности включенных в них документов:

организационно-правовые документы (положения, инструкции, правила);

распорядительные документы (решения, постановления, приказы, распоряжения);

плановые документы (годовые, квартальные планы);

отчетные документы (годовые, квартальные отчеты);

справочно-информационные документы (протоколы, акты справки, переписка);

регистрационные формы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончанию календарного года, где указывается общее количество единиц хранения за год.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, согласованной с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.

В графе 5 "Примечание" указываются наименования перечней документов (кроме Перечня типовых управленческих архивных документов), использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дела, о передаче дела в другую организацию для продолжения и др.

9.1.11. Если в течение года в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия возникают новые документированные участки работы, то не предусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные строки.

9.1.12. По окончанию календарного года в номенклатуре дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) в соответствии со сроками хранения.

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

9.2.2. Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

9.2.3. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

9.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.

Запрещается помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

9.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности, или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных и республиканских законов, правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия, постановлений Правительства Республики Хакасия и его Президиума, выписки из соответствующих протоколов заседаний этих органов власти.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов вышестоящих органов власти, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на конкретный документ дело. Если на контрольный документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и распоряжений.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.6. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудником службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, где находятся на хранении дела, при методической помощи и под контролем государственного архива Республики Хакасия.

9.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дела. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.8. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 16). На обложке указываются следующие реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия; наименование структурного подразделения; индекс дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела), который проставляется после согласования сводных описей дел постоянного хранения с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.

Реквизиты оформляются следующим образом:

наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования (в скобках, после полного наименования);

наименование структурного подразделения указывается в именительном падеже в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

дата дела - указываются год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную документацию, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

9.2.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе (приложение 17). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения с перечнями типовых управленческих архивных документов, ведомственными перечнями документов.

На делах постоянного срока хранения делается отметка "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется в делах, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия. Внутренняя опись составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела (приложение 18).

9.2.11. Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к переплету металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3. Экспертиза ценности документов

9.3.1. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

9.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

9.3.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

9.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.

9.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для составления описи дел и отбор документов временного срока хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение документов к уничтожению за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, ведомственных перечней и номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

9.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.3.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

9.3.9. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия описи на дела постоянного хранения и по личному составу составляются ежегодно (приложения 19, 20) и представляются в государственный архив Республики Хакасия в порядке и сроки, установленные законодательством.

9.3.10. Описи дел имеют следующие элементы: порядковый номер; заголовок; дату дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок только первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

9.3.11. В конце описи вслед за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указывается (цифрами, прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера, пропущенные номера).

9.3.12. Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, а по личному составу - в трех экземплярах. Все описи дел согласуются ЭК и передаются в государственный архив Республики Хакасия для рассмотрения и передачи на утверждение (согласование) в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, уполномоченный в области архивного дела.

9.3.13. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 21) производится после утверждения вышеуказанных описей исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела, в соответствии с установленным порядком в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всех структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Акты о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК" направляются на согласование с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.

9.4. Организация оперативного хранения документов и передача документов в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия

9.4.1. С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия дела хранятся в закрытых шкафах структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в специально отведенных для этой цели запираемых помещениях или шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, которая помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

9.4.2. Подготовка документов к передаче на хранение в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия включает работу архива и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

9.4.3. В архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

9.4.4. В период подготовки документов к передаче в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия структурным подразделением, сотрудником архива (лицом, ответственным за организацию хранения архивных документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия) предварительно проверяется правильность формирования дел, их оформление и соответствие количеству дел, включенных в опись и заведенных в соответствии с номенклатурой. Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи построчно проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи сотрудников, ответственных за прием и передачу в архив документов. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

9.4.5. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечению срока хранения уничтожаются по акту.

9.4.6. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя архива. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечению указанного срока дело должно быть возвращено на место хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителя, по акту.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия с размещением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного экземпляра.

9.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

10. Порядок передачи документов на государственное хранение в государственный архив Республики Хакасия

10.1. Документы исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия являются государственной собственностью.

10.2. Документы Архивного фонда Республики Хакасия, образовавшиеся в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия - источниках комплектования государственного архива Республики Хакасия, по истечению сроков их временного хранения в архиве исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия передаются на постоянное хранение в государственный архив Республики Хакасия в соответствии с правилами, установленными федеральными органами государственной власти в области архивного дела.

10.3. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

10.4. В исполнительных органах государственной власти, являющихся источником комплектования государственного архива Республики Хакасия, все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

10.5. Документы передаются в государственный архив Республики Хакасия по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченного в области архивного дела.

10.6. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива Республики Хакасия проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При нарушении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

10.7. При первой передаче документов в государственный архив Республики Хакасия передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке, отражающее происшедшие изменения в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

10.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 22), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве Республики Хакасия, другой - в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов (с учетом первого контрольного экземпляра), в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.

11. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

11.1. Учет печатей и штампов

11.1.1. Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия в соответствии с Законом Республики Хакасия от 26.03.2003 N 11-ЗРХ "О Государственном гербе Республики Хакасия" применяют печати с изображением Государственного герба Республики Хакасия.

Кроме печати с изображением Государственного герба Республики Хакасия в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ( "Для пакетов", "Для договоров", "Для копий", "Отдел кадров", металлические выжимные печати для опечатывания помещений).

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

11.1.2. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

В исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия могут использоваться следующие виды штампов:

регистрационный штамп;

штамп ограничения доступа;

заверительные штампы;

маркировочные штампы;

информационные штампы;

штампы с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия;

штампы отдельных реквизитов и др.

11.1.3. Руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписей должностных лиц, и определяется порядок их использования.

Факсимиле должностного лица изготавливается по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и используется в качестве подписи для документов по личному разрешению этого руководителя в соответствии с действующим законодательством.

В случаях утраты носителей аналогов собственноручных подписей (факсимиле) должностное лицо, ответственное за их хранение, незамедлительно ставит руководителя республиканского органа исполнительной власти в известность о факте утраты. Пришедшие в негодность, утратившие значение штампы с факсимиле уничтожаются в порядке, предусмотренном пунктом 11.1.8 настоящей Примерной инструкции.

11.1.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ или кадровой службе исполнительного органа государственной службы Республики Хакасия в специальном журнале.

Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам, на которых возложена обязанность заверения документов печатями (штампами).

11.1.5. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столах или сейфах. Гербовая печать, штамп с факсимильным отображением подписи должностного лица - только в сейфе.

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов члены ЭК исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия ежегодно проводят проверки сохранности и наличие печатей и штампов в структурных подразделениях, по результатам проверок составляется справка (акт).

11.1.6. При переводе или увольнении сотрудника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия поручает ЭК проверку фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому сотруднику, назначенному приказом руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия ответственным за учет и хранение печатей и штампов, с приложением их оттисков.

11.1.7. О факте утраты (утере) печати или штампа незамедлительно докладывается руководителю службы ДОУ. Служба ДОУ должна провести служебное расследование обстоятельств утери.

11.1.8. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются по акту.

В акте должны быть указаны:

время и место уничтожения;

состав комиссии;

основание уничтожения печатей и штампов;

наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

способ уничтожения.

11.1.9. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается приказом руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на руководителей подразделений.

11.1.10. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Республики Хакасия.

11.2. Учет бланков документов

11.2.1. Организация работы по изготовлению бланков документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:

получает от службы ДОУ заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет изготовление печатно-бланочной продукции;

осуществляет выдачу в службу ДОУ изготовленных бланков документов.

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в службе ДОУ. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков, они выдаются сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

11.2.2. В структурных подразделениях бланки документов используются: строго по назначению и хранятся в надежно закрывающихся шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;

испорченные и невостребованные бланки возвращаются в службу ДОУ, осуществляющую их учет.