Постановление Председателя Правительства Республики Хакасия от 26 марта 2010 г. N 11-ПП "Об утверждении Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия"

В целях реализации электронного согласования проектов документов с использованием электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти Республики Хакасия постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия.

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия обеспечить исполнение требований Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия.

3. Признать утратившим силу постановление Председателя Правительства Республики Хакасия от 16.10.2009 N 32-ПП "Об утверждении Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия".

Исполняющий обязанности Председателя Правительства Республики Хакасия, Первый заместитель Председателя Правительства Республики Хакасия

А. Голышев

г. Абакан

"26" 03 2010 г.

N 11-ПП

Инструкция
по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства
и документооборота Правительства Республики Хакасия
(утв. постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия
от 26 марта 2010 г. N 11-ПП)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в условиях использования в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - система "Дело") и обязательна к исполнению ее пользователями.

1.2. Работа с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, подключенных к системе "Дело", осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 N 304, либо в соответствии с составленными на ее основе индивидуальными инструкциями и другими нормативно-методическими документами (далее - Инструкция по делопроизводству).

1.3. Система "Дело" предназначена для обработки документов, содержащих информацию открытого характера, и документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП"). При этом для документов с отметкой "ДСП" в системе "Дело" осуществляется только заполнение регистрационных карточек без сканирования в электронную базу данных текстов документов.

Документы, содержащие информацию, составляющую государственную тайну, в системе "Дело" не обрабатываются.

1.4. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (далее - Правительство) в условиях применения системы "Дело" осуществляют специалисты Государственного комитета по информатизации и новым технологиям Республики Хакасия (далее - Госкоминформатизации Хакасии) в части организации автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота, а также сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в исполнительных органах государственной власти в части установленного порядка работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.

1.5. Сотрудники исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия включаются в число пользователей системы "Дело" на основании заявки в Госкоминформатизации Хакасии на регистрацию пользователей в системе "Дело".

Специалисты Госкоминформатизации Хакасии обеспечивают ввод в систему "Дело" персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.

Установку клиентских мест системы "Дело" выполняют системные администраторы исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия.

1.6. Ответственность за соблюдение правил работы в системе "Дело" возлагается на пользователей системы в рамках предоставленных полномочий.

1.7. К работе с системой "Дело" допускаются сотрудники, прошедшие специальное обучение.

Пользователям системы "Дело" запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам.

Изменение паролей осуществляется не реже 1 раза в квартал технологом системы "Дело" по согласованию с пользователями.

1.8. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и сокращения:

СЭД - система электронного документооборота Правительства Республики Хакасия;

электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный, для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата открытого ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;

открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;

технолог системы "Дело" - специалист Госкоминформатизации Хакасии, ответственный за функционирование системы "Дело";

подсистема "Дело-Web" - web-интерфейс, обеспечивающий доступ к документам, хранящимся в базе данных Республики Хакасия. Подсистема функционирует в среде интернет-навигатора MS Internet Explorer 5.5 (и выше), который входит в стандартную поставку Windows;

РКПД - регистрационная карточка проекта документа. Единица хранения информации о проектах документов в системе "Дело";

РК - регистрационная карточка документа;

кабинет - совокупность папок, в которых накапливается информация о документах, поручениях и проектах документов, направляемых должностным лицам для работы;

пиктограмма - элемент графического интерфейса (схематическое изображение), вызывающий действие, связанное с выбранным объектом.

2. Категории документов, обрабатываемых в системе "Дело"

2.1. Система "Дело" позволяет осуществлять регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов. Каждый тип регистрационной карточки имеет свой реквизитный состав, основанный на требованиях нормативных документов и делопроизводственной практике (у исходящих и внутренних документов он одинаков).

2.2. Программное обеспечение системы "Дело" формирует следующие типы регистрационных карточек:

- РК входящих документов;

- РК исходящих документов;

- РК внутренних документов;

- РК писем и обращений граждан.

Принятая в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия классификация документов и связанных с ними регистрационных карточек отражена в справочнике "Группы документов" системы "Дело", который может дополняться другими видами документов по мере их поступления.

2.3. Первичная обработка документов независимо от вида (формирование РК) осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.

2.4. В системе "Дело" для регистрации документов исполнительных органов государственной власти установлены самостоятельные номерообразование и индексация.

3. Виды работ, выполняемых в системе "Дело"

3.1. Виды работ, выполняемых в исполнительных органах государственной власти, ответственных за первичную обработку документов

3.1.1. Работа с входящей корреспонденцией

Входящая корреспонденция (служебные письма, копии федеральных нормативных правовых актов, поручения Президента и Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов и др.) регистрируется специалистами канцелярии отдела документационного обеспечения Аппарата Правительства Республики Хакасия, сотрудниками, ответственными за делопроизводство в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, в электронной базе данных системы "Дело" в день поступления в соответствующей группе "Входящие документы", в зависимости от вида документа. Сотрудники при подготовке документов к передаче осуществляют заполнение электронного журнала передачи документов. При этом учитывается вид передаваемого документа (оригинал, копия).

Зарегистрированная корреспонденция Правительства автоматически пересылается в кабинеты системы "Дело": Председателю Правительства, его заместителям в соответствии с распределением обязанностей между ними. Зарегистрированная корреспонденция исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия автоматически пересылается в кабинет руководителю.

В ходе рассмотрения документов Председатель Правительства, его заместители, руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия или сотрудник, которому делегировано право работы в системе "Дело", заносит резолюцию (поручение) в РК, при этом устанавливаются плановые сроки исполнения документов в соответствии с правилами контроля исполнения документов согласно Инструкции по делопроизводству.

После ввода резолюции и установления плановых сроков исполнения РК документа автоматически поступает исполнителю. Работа с данными документами осуществляется после их переноса из папки "Поступившие" в папку "На исполнении".

Документы, имеющие резолюцию руководителя "В дело", закрываются в электронной базе данных (вводится резолюция "В дело"). Списание документа "В дело" сопровождается добавлением в регистрационную карточку номера (наименования) дела, в котором будет храниться оригинал документа. Для списания документов пользователь должен иметь в текущей картотеке системы "Дело" соответствующее право. Отметка о списании документа "В дело" выполняется в журнале передачи документов из классификатора "Номенклатура дел" выбором дела, в которое требуется списать документ. Дата списания документа в системе "Дело" формируется автоматически.

3.1.2. Работа с исходящей корреспонденцией

Исходящая корреспонденция регистрируется в системе "Дело" сотрудниками, ответственными за делопроизводство в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.

В процессе регистрации исходящего документа при открытии окна РК в нем автоматически заполняются поля:

N - регистрационный номер документа. Номер формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов;

От - дата регистрации документа;

Экз. N - номер экземпляра оригинала документа. По умолчанию устанавливается равным 1;

Доступ - гриф доступа. По умолчанию устанавливается значение "Общий". При необходимости установленное по умолчанию значение можно отредактировать, выбрав другой гриф из раскрывающегося списка.

Основные реквизиты РК документа заполняются выбором значений из справочников системы "Дело".

Обязательным является заполнение полей "Связки" и "Файлы".

Поле "Связки" заполняется путем прикрепления зарегистрированной в базе системы "Дело" РК, при этом появляется ссылка на связанный документ.

В поле "Файлы" прикрепляются отсканированные образы документов. Сканирование документов в базу выполняют сотрудники, ответственные за делопроизводство в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия в процессе создания РК исходящего документа.

При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел".

3.1.3. Работа с внутренними документами

Для каждого вида внутренних документов предусмотрена регистрация в соответствующей подгруппе. Значение порядкового номера документа с заданной по виду индексацией формируется автоматически.

Обязательным при регистрации является заполнение таких полей регистрационной карточки как "исполнитель документа", "визы", "файлы" и "адресаты". Заполнение информационных полей РК документов данной подгруппы осуществляется путем выбора нужных значений из справочников системы "Дело".

3.1.4. Работа с письменными и устными обращениями граждан

Информация о гражданах, с которыми производится или когда-либо производился обмен документами, содержится в справочнике "Граждане" системы "Дело". Если при регистрации вновь поступившего обращения информация о гражданине отсутствует в справочнике "Граждане", сотрудник, осуществляющий регистрацию, вносит ее в справочник.

При регистрации обращения РК документа присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной группы документов правилам. Шаблон регистрационного номера состоит из следующих элементов:

- индекс исполнительного органа государственной власти (для министерств и ведомств Республики Хакасия);

- префикс обращений граждан - начальная буква фамилии гражданина в письме или обращении;

- порядковый номер документа в пределах группы (установлено единое номерообразование).

3.2. Виды работ, выполняемых в органах исполнительной власти Республики Хакасия при исполнении документов либо при осуществлении контроля за исполнением документов

3.2.1. Сотрудники исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия в электронном "Кабинете" системы "Дело" начинают работать с просмотра перечня поступивших на исполнение документов (папки "Поступившие", "На исполнении"). В папку "Поступившие" попадают РК документов, по которым в соответствии с поручением исполнителем является сотрудник - владелец кабинета. В этой же папке накапливаются документы, направленные, например, для сведения.

Факт принятия документа к исполнению владельцем кабинета сопровождается "перекладыванием" РК документа из папки "Поступившие" в папку "На исполнении".

Исполнение поручения (резолюции) фиксируется вводом отчета исполнителя в РК документа в поле "Текст отчета" окна "Отчет исполнителя", открываемого по конкретной резолюции, адресованной конкретному исполнителю (если резолюций по документу подготовлено для нескольких исполнителей). В окне "Отчет исполнителя" кроме поля "Текст отчета" заполняются поля "Состояние исп.", "Дата". В отчете исполнителя кратко излагается кому, когда и что было доложено по данному поручению.

Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящий (служебное письмо) или внутренний документ (постановление Правительства Республики Хакасия, его Президиума, постановление или распоряжение Председателя Правительства Республики Хакасия, распоряжение по Аппарату Правительства Республики Хакасия) и он зарегистрирован в системе "Дело" со связкой с контрольным документом, то в "Отчете исполнителя" достаточно указать дату и номер документа-ответа.

Если о результатах выполнения поручения автору резолюции было доложено устно, то в отчете исполнитель указывает кому, когда и что было доложено по данному поручению.

Если резолюция адресована одновременно нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель (указанный первым в резолюции) осуществляет сбор информации и составляет сводный отчет об исполнении.

При закрытии окна "Отчет исполнителя" осуществляется возврат в окно папки "На исполнении". При этом если резолюция по данному документу не была контрольной, РК документа автоматически удаляется из папки "На исполнении" кабинета исполнителя. РК документов, имеющих контрольные резолюции, вместе с внесенными отчетами не удаляются из кабинетов исполнителей до тех пор, пока резолюция не будет снята с контроля автором резолюции или ответственным за контроль лицом. После снятия документа с контроля его РК автоматически удалится из соответствующих папок кабинетов всех исполнителей.

После ввода отчета об исполнении контрольной резолюции в папке "На исполнении" в записи, соответствующей исполнителю, от имени которого был введен отчет, в графе "Исполнитель" будет установлена дата отчета. Дата в отчете исполнителя формируется автоматически, при необходимости корректируется путем выбора необходимой даты из календаря системы "Дело".

3.2.2. В своей работе исполнитель - сотрудник исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия использует право поиска документов по доступным картотекам (картотека подразделения, центральная картотека). В центральной картотеке выполняется поиск нормативных правовых актов, зарегистрированных в Правительстве Республики Хакасия.

В функции "Поиск" пользователь системы "Дело" может работать в двух режимах:

- в режиме "Поиск";

- в режиме работы со списком найденных объектов (РК документов, поручений).

В системе "Дело" рабочее окно режима "Поиск" разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов (РК документов, поручений). Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов. Перечни реквизитов и сохраненных запросов сгруппированы по определенному набору критериев для поиска документов, зарегистрированных в системе "Дело", и представлены в виде иерархического дерева. Для поиска РК документа (или поручения) в системе "Дело" заполняется запросная форма, в полях которой указываются значения критериев отбора. В зависимости от вида вводимой информации значения выбираются либо из справочника, либо из раскрывающегося списка, либо из календаря. В подсистеме "Дело-Web" функция поиска выбирается из блока предполагаемых действий меню "Искать документы" либо выбором функции "Поиск" из меню подсистемы "Дело-Web".

В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных РК документов представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной РК.

При работе со списком найденных РК пользователь системы может выполнять сортировку элементов списка, используя заголовки столбцов, которые одновременно являются кнопками сортировки, распечатать перечень выделенных в списке регистрационных карточек. Открыв выбранную в списке РК в режиме просмотра, может перевести ее в режим редактирования и внести необходимые изменения и дополнения.

3.3. Контроль исполнения поручений в системе "Дело"

Электронная РК контрольного документа отображается с отметкой "К". Срок исполнения документа указывается в поле "Плановая дата", плановый срок контроля устанавливается в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

При постановке документов на контроль их РК накапливаются в папке "На контроле" электронного кабинета автора резолюции. Доступ к этой папке имеет только автор резолюции и сотрудники, осуществляющие контроль за исполнением документов.

Сотрудники, осуществляющие контроль, обязаны ежедневно просматривать папку "На контроле", а также при необходимости осуществлять рассылку "напоминаний" в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство о ходе исполнения документов.

По контрольным документам исполнителем своевременно вводится отчет о ходе исполнения.

В случае неисполнения контрольной резолюции в установленный срок по объективным причинам исполнитель готовит информацию для автора резолюции либо лица, осуществляющего контроль, о продлении срока исполнения документа. После согласования нового срока информация о продлении вводится в регистрационную карточку документа в поле "Ход исполнения". Корректировка срока исполнения резолюции осуществляется в поле "Плановая дата".

Снятие с контроля документов осуществляет автор резолюции или сотрудник, ответственный за контроль, путем заполнения поля "Фактическая дата". Рекомендуется также заполнять поле "Основание для снятия с контроля".

3.4. Порядок пересылки РК документов

Для передачи электронных РК документов на ознакомление используется функция "Пересылка РК".

Осуществлять пересылку РК документов внутренним адресатам могут только пользователи, имеющие в текущей картотеке право "Пересылка РК".

Передача оригиналов и копий документов, зарегистрированных в системе "Дело", в обязательном порядке отражается в соответствующих реквизитах регистрационной карточки (журнал передачи документов).

При передаче документов с грифом ДСП под подпись формируется реестр.

После пересылки запись РК документа будет помещена в папку "Поступившие" электронного кабинета, владельцем которого является должностное лицо, указанное в качестве адресата.

4. Использование справочников системы "Дело"

Ведение справочников системы "Дело" и поддержание их в актуальном состоянии осуществляется технологом системы "Дело".

Сотрудники исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, использующие в своей работе систему "Дело", обязаны знать основные разделы справочника "Организации", "Группы документов" и состав справочника "Подразделения".

Вносить новые организации в справочник "Организации" при регистрации документов могут сотрудники, которым предоставлено соответствующее право, предварительно убедившись в отсутствии этой организации в классификаторе.

Номенклатура дел каждого исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на очередной год вводится в справочник "Номенклатура дел" технологом системы "Дело" в соответствии с утвержденными разделами.

В случае изменений в номенклатуре дел они своевременно отражаются в справочнике технологом системы "Дело".

5. Контроль за правильностью заполнения информационных полей

Контроль за правильностью заполнения информационных полей в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия возлагается на технолога системы "Дело", руководителей министерств, госкомитетов, иных исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия и пользователей системы.

Технолог периодически контролирует правильность заполнения информационных полей (при необходимости с использованием записей протокола системы о работе пользователей) и результаты докладывает руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, сотрудники которых являются пользователями системы "Дело".

6. Работа с проектами документов в электронном виде
с использованием системы "Дело"

Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:

- регистрация проекта документа;

- согласование проекта документа;

- утверждение проекта документа;

- регистрация готового документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами документов используются следующие папки системы "Дело":

- "Управление проектами" - содержит перечень РК проектов документов, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета (открытого по умолчанию);

- "На визировании" - содержит перечень РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета;

- "На подписи" - содержит перечень РК проектов документов, присланных на утверждение владельцам данного кабинета.

6.1. Регистрация проектов документов

Проект документа можно зарегистрировать в функции "Кабинеты" системы "Дело" в папке "Управление проектами", в подсистеме "Дело-Web" из меню "Регистрация" или из блока предполагаемых действий меню "Регистрация проектов документов".

Чтобы зарегистрировать проект инициативного документа, необходимо выбрать группу проекта нового документа, например, "постановление Правительства Республики Хакасия". Откроется РКПД выбранной группы в режиме регистрации.

Заполнение полей реквизитов формы РКПД:

- регистрационный номер РКПД формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов;

- дата регистрации РКПД устанавливается автоматически;

- гриф доступа - устанавливается значение "общий";

- поле "Исполнитель" содержит запись о должностном лице, являющемся исполнителем проекта документа. Поле заполняется автоматически выбором записи из справочника "Подразделения" системы "Дело". При двойном щелчке манипулятора "мышь" по фамилии исполнителя открывается окно, которое содержит информацию об исполнителе (сведения о государственном органе и контактная информация исполнителя: номер рабочего телефона, кабинета, адрес электронной почты - при наличии),

- поле "Плановая дата" - дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта, задается вводом с клавиатуры;

- поле "Состав документа" определяется количеством листов прикрепленного электронного документа;

- в поле "Содержание" необходимо ввести соответствующие сведения (краткое содержание проекта);

- поле "Примечание" - поле для заметок;

- в поле "Адресаты" вносятся адресаты из справочника системы "Подразделения" для рассылки им документа, зарегистрированного на основе проекта.

В блок "Файлы" РКПД прикрепляются электронные документы согласования. Например, файлы и их наименования: постановление, приложение, если их несколько, то приложение 1, приложение 2, пояснительная записка. Электронные документы подготавливаются в текстовом редакторе MS Word, формат бумаги А4, шрифт Times New Roman Суг размером N 13, одинарный интервал. Размеры полей документа: слева - 3 см., справа - 1,5 см., сверху - 2 см., снизу - 1,5 см. Нумерация страниц выполняется сверху посередине, титульный лист не нумеруется. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифта N 12.

При прикреплении файла его содержимое переписывается в специальное хранилище, и все дальнейшие изменения прикрепленной информации, производимые из системы "Дело", не затрагивают исходный файл.

Прикрепленные файлы должны быть подписаны ЭЦП руководителя органа исполнительной власти, подготовившего проект. Для этого необходимо:

1. Выделить строку с файлом, который должен быть подписан ЭЦП.

2. Выбрать пиктограмму "Подписать файл" (в подсистеме "Дело-Web" - кнопка "ЭЦП").

3. В открывшемся окне с перечнем видов ЭЦП (Разработано, Согласовано, Утверждено, Заверено, Ознакомился) выбрать нужный вид подписи. Откроется окно о типе требуемого ключевого носителя.

4. Вставить ключевой носитель со своим персональным закрытым ключом в считывающее устройство, ввести пароль доступа к ключу и щелкнуть кнопку "ОК".

После формирования "ЭЦП" иконка файла будет отмечена красной "галкой".

В подсистеме "Дело-Web" файлы, прикрепленные визирующими должностными лицами, заверяются "Авторской" подписью. Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, заверяются "Согласующей" подписью (если их заверяет визирующее должностное лицо) или "Утверждающей" подписью (если их утверждает подписывающее должностное лицо). После формирования "ЭЦП" произойдет возврат к окну РКПД. Рядом с названием файла появится кнопка "Просмотр и проверка ЭЦП". Щелчок по этой кнопке позволяет перейти к проверке ЭЦП соответствующего файла.

Завершение регистрации проекта документа выполняется командой "Записать". Проект документа запишется в папку "Управление проектами". Дальнейшая работа с проектом документа будет осуществляться из указанной папки.

Чтобы добавить визирующих (подписывающих) должностных лиц, необходимо, находясь в окне РКПД, выбрать из меню действия "Добавить визирующего или подписывающего".

В разделе "Управление проектом" РКПД, содержащем перечень выбранных должностных лиц, необходимо выбрать одно из двух значений: "На визирование" или "На подпись", определив тем самым, какой именно список должностных лиц формируется: визирующих или подписывающих.

Ошибочно введенную запись о визирующем или подписывающем должностном лице можно удалить.

В подсистеме "Дело-Web" работа с файлами осуществляется в разделе "Общие реквизиты" РКПД. Прикрепленный файл можно просмотреть, переименовать, заменить другим файлом или удалить.

6.2. Отправка проекта документа на визирование или на подпись

Добавление визирующих или подписывающих должностных лиц может быть осуществлено исполнителем проекта как при создании РКПД, так и в дальнейшем в режиме редактирования РКПД.

Подготовленный проект отправляется на визирование в соответствии с Регламентом Правительства Республики Хакасия утвержденным, постановлением Правительства Республики Хакасия от 14.10.2009 N 458.

Для того чтобы отправить проект документа на визирование, в окне РКПД из меню "Действия" необходимо выбрать команду "Послать на визирование". В подсистеме "Дело-Web" в разделе "Визы" РКПД выбрать пиктограмму "Добавить визирующего". Щелкнув по имени визирующего должностного лица, можно получить более подробную информацию о данном лице.

Представление проекта документа на согласование осуществляется путем отправки проекта на визирование руководителям заинтересованных исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия одновременно. В этом случае для всех визирующих в поле "Направлено" будет установлена текущая дата, а в поле "Срок" - дата отправки плюс количество дней (часов), отведенное на визирование.

Если в процессе согласования проект документа получил какие-либо замечания и дополнения, исполнитель, учитывая все замечания, подготавливает вторую версию проекта документа. РКПД второй версии наследует часть реквизитов РКПД первой версии, а также список визирующих должностных лиц, добавленных исполнителем проекта. Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта. После создания второй версии проекта РКПД первой версии становится недоступной для редактирования, ее можно только посмотреть.

6.3. Визирование проекта документа

Для визирования проект документа поступает в папку "На визировании" владельцу кабинета.

Отказ в визировании не допускается.

В окне "Файлы" РКПД прикреплен вложенный электронный документ согласования. Для работы с документом необходимо щелкнуть мышью по названию файла.

Согласование проектов документов осуществляется путем визирования с указанием конкретной даты.

Для визирования документа необходимо щелкнуть мышью по записи РКПД документа, выбрать из меню "Действия" команду "Визировать". Для визирования в подсистеме "Дело-Web" в РКПД в блоке должностных лиц, визирующих проект, в строке с фамилией должностного лица нажать кнопку "Визировать". Откроется окно для ввода и редактирования информации о визировании. В поле, расположенном в левой верхней части окна, необходимо выбрать один из вариантов "Визы" (Согласен, Не согласен, Согласен с замечаниями, Отпуск).

Замечания к проекту документа (при их наличии) излагаются в поле "Текст". Если замечания существенные, то должностное лицо, визирующее проект, сохраняет электронный документ в папке своего компьютера, вносит в текст электронного документа свои замечания, используя инструменты текстового редактора MS Word. Текстовый документ, содержащий правки, именуется по фамилии должностного лица и прикрепляется к РКПД.

При закрытии окна "Визирование проекта" система будет требовать защиты файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и визирующим должностным лицом, используя ЭЦП. Для осуществления этой процедуры вставьте закрытый ключ ЭЦП в считывающее устройство. В открывшемся окне, содержащем информацию о типе и номере ключевого носителя, введите пароль доступа к ключу и щелкнете по кнопке "ОК".

Для просмотра какой-либо версии проекта в поле "Версия" необходимо из раскрывающегося списка выбрать номер нужной версии.

В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего.

Статус РКПД, завизированный всеми должностными лицами, принимает значение "Завизирован".

В случае если период согласования проекта документа выпадает на время отсутствия Первого заместителя, заместителей Председателя Правительства Республики Хакасия, информацию в систему "Дело" об их отсутствии вносят помощники указанных должностных лиц, дополнительно отправляя представленный проект документа заместителю Председателя Правительства Республики Хакасия, исполняющего обязанности в соответствии с распоряжением Председателя Правительства Республики Хакасия, или лица, исполняющего его обязанности. Для этого при визировании необходимо указать один из вариантов визы ("Отпуск" или "Командировка"), а на требование системы защитить ключом ЭЦП - нажать кнопку "Отмена". Отправка на согласование проекта документа выполняется в соответствии с пунктом 6.2 настоящей инструкции.

Если период согласования проекта документа выпадает на время отсутствия Руководителя Аппарата Правительства - заместителя Председателя Правительства, руководителей министерств и ведомств Республики Хакасия информацию в систему "Дело" об их отсутствии вносят сотрудники приемных, дополнительно отправляя представленный проект документа на согласование исполняющему обязанности руководителя. При визировании необходимо указать один из вариантов визы ("Отпуск" или "Командировка"), на требование системы защитить ключом ЭЦП - нажать кнопку "Отмена". Отправка на согласование проекта документа выполняется в соответствии с пунктом 6.2 настоящей инструкции.

6.4. Подписание проекта документа

На подпись проект документа поступает в папку "На подпись" владельца кабинета.

Чтобы подписать проект, необходимо открыть РКПД документа, подлежащего утверждению. В разделе "Управление проектами" в списке визирующих и подписывающих должностных лиц необходимо выделить строку с фамилией должностного лица, от имени которого требуется ввести информацию о подписании и выбрать команду "Подписать".

При закрытии окна "Подпись проекта" система будет требовать защиты файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и подписывающим должностным лицом, с помощью ЭЦП.

При подписании проекта используется одно из двух фиксированных значений: "Утверждаю" или "Не утверждаю".

Замечания к проекту документа излагаются в поле "Текст".

Статус РКПД, утвержденной всеми подписывающими должностными лицами, принимает статус "Подписан".

6.5. Отправка проекта документа на регистрацию

Проект документа в статусе "Подписан" можно отправить на регистрацию.

Чтобы отправить проект документа на регистрацию, необходимо в режиме просмотра РКПД выбрать команду "Направить проект на регистрацию".

После отправки на регистрацию статус РКПД принимает значение "На регистрации".

Исполнитель распечатывает лист согласования проекта документа, вложенные электронные документы согласования и передает их в протокольный сектор отдела документационного обеспечения Аппарата Правительства Республики Хакасия.

Для печати листа согласования необходимо выполнить команду "Печать Листа согласования" из основного меню РКПД.

6.6. Регистрация документа, созданного на основе утвержденного проекта

В папке "Проекты" сотрудника протокольного сектора Аппарата Правительства Республики Хакасия, имеющего право регистрировать документы, созданные на основе утвержденных проектов, накапливаются записи РКПД, готовые к регистрации. Указанный сотрудник выполняет проверку целостности файлов, прикрепленных к РКПД и заверенных ЭЦП исполнителем проекта и визирующими (подписывающими) должностными лицами.

Для регистрации документа необходимо выделить из списка запись соответствующей РКПД и выбрать команду "Регистрировать проект". Откроется окно РК документа, относящейся к той же группе документов, что и проект.

Реквизиты РК автоматически заполняются значениями, установленными в РКПД последней версии. Сотрудник, регистрирующий документ, заполняет недостающие поля РК и сохраняет документ в СЭД.

После регистрации документа, созданного на основе проекта, РКПД получает статус "Зарегистрирован" и удаляется из папки "Управление проектами" кабинета исполнителя проекта.

При необходимости РКПД можно найти и открыть для просмотра с помощью функции "Поиск". Редактирование РКПД со статусом "Зарегистрирован" не допускается.