Приложение 2. Порядок взаимодействия участников информационного обмена при передаче электронных документов

Приложение 2

Порядок
взаимодействия участников информационного обмена
при передаче электронных документов
(утв. постановлением Правительства Республики Хакасия
от 14 ноября 2007 г. N 366)

С изменениями и дополнениями от:

8 июня 2011 г.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Хакасия от 8 июня 2011 г. N 336 в раздел 1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Порядок отправки электронных документов по системе электронного
документооборота Правительства Республики Хакасия

Отправка в подразделения Правительства Республики Хакасия электронных копий зарегистрированных в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело") документов осуществляется по электронной почте в процессе работы с регистрационной карточкой (далее - РК) документов.

По электронной почте можно отправить:

- РК, находящуюся в списке документов, зарегистрированных в день отправки;

- РК, хранящуюся в какой-либо папке кабинета ("Поступившие", "На исполнении", "На контроле");

- РК, выделенную в результате поиска.

- Запрещается передавать любую информацию ограниченного доступа (гриф ДСП).

Сотрудник подразделения, ответственный за отправку документов по системе межведомственного документооборота, выполняет следующие операции:

- выделяет в соответствующем списке нужную РК ;

- открывает РК в режиме просмотра из меню "Управление" команда "Просмотреть РК" или дважды щелкает на нем мышью;

- заполняет в РК документа поле "Примечание", вводя текст "Ответ на N (...)" (указывая в скобках номер документа, на который подготовлен данный ответ (служебное письмо)).

При отправке электронных копий актов Правительства Республики Хакасия, его должностных лиц, договоров и соглашений, вышестоящих документов, составляющих нормативную правовую базу или содержащих пункты с поручениями (федеральные законы, постановления Правительства Российской Федерации, указы, распоряжения и поручения Президента, законы Республики Хакасия, постановления Правительства Республики Хакасия и его Президиума, постановления и распоряжения Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, постановления Верховного Совета Республики Хакасия и его Президиума), зарегистрированные в САДД "Дело", Аппарата Правительства Республики Хакасия в исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия поле "Примечание" не заполняется;

- заполняет в РК документа вкладку "Адресаты", выбирая из справочника необходимые органы государственной власти, участвующие в межведомственном документообороте;

- обновляет РК документа с учетом дополнительно заполненных полей с помощью кнопки "Записать";

- формирует электронное сообщение выбором в меню "Действия" команды "Подготовить e-mail";

- отправляет РК адресату(ам) с помощью кнопки "Отправить e-mail". При этом открывается окно, содержащее информацию о типе и номере требуемого ключевого носителя;

- вставляет ключевой носитель со своим персональным ключом в считывающее устройство, вводит пароль доступа к ключу.

По окончании отправки сформируется список с сообщениями о результате. РК документов с вложенными электронными образами текстов документов пересылаются по системе межведомственного электронного документооборота в подразделение-получатель. Одновременно в папке "Исходящие" электронной почты рабочего места сотрудника, ответственного за отправку, РК документов приобретают статус "Отправленные".

Сотрудник подразделения, ответственный за отправку, несет персональную ответственность за идентичность электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе и за правильностью заполнения полей РК.

2. Порядок приема, регистрации электронных документов

2.1. РК документов, отправленные по системе межведомственного электронного документооборота, поступают в подразделение-получатель, и отображаются в папке "Входящие" почтовой программы "MS Outlook" в статусе "Поступившие".

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Хакасия от 8 июня 2011 г. N 336 в пункт 2.2. настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Сотрудник Администрации Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, Аппарата Правительства, исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, ответственный за прием и регистрацию документов, поступивших по системе межведомственного документооборота в электронном виде, выполняет следующие операции:

а) находясь в окне "Входящие сообщения" (почтовая программа MS Outlook) выбирает в списке нужное сообщение;

б) из меню "Файл" выбирает команду "Открыть сообщение" или дважды щелкает на нем мышью. Откроется окно "Сообщение", содержащее реквизиты поступившего сообщения:

- поле "От" - наименование (подразделения) отправителя сообщения;

- поле "Кому" - наименование (подразделения) получателя сообщения;

- поле "Тема" - поле содержит регистрационный номер, присвоенный отсылаемому документу отправителем, дату документа и наименование группы документов, к которой был отнесен документ;

- поле "Электронная подпись". Если полученное сообщение защищено ЭЦП, то в поле будут указаны результаты проверки ЭЦП (например, "Проверку ЭЦП прошла") и у правой границы поля появится кнопка "Сертификат", в котором указаны сведения о лице, на имя которого выдан сертификат;

- поле "Прикрепленные файлы" - содержит перечень прикрепленных к сообщению файлов.

в) регистрирует электронный документ с помощью макроса "Зарегистрировать в САДД "Дело"";

г) проверяет РК на повторность регистрации в САДД "Дело" (меню "Действия" - "Проверить повторность");

д) проверяет правильность заполнения полей в РК регистрируемого документа в САДД "Дело";

е) заполняет поле "Связки" РК документа (связка определена в поле "Примечание" РК документа), указывая сведения о связке текущего документа с другими документами, зарегистрированными в САДД "Дело" (например, текущий документ является ответом на ранее зарегистрированный документ);

ж) заполняет в РК поле "Кому";

з) регистрирует РК с помощью кнопки "Записать".

и) РК документа становится доступной сотрудникам в соответствии со значением в поле "Кому" и приобретает статус "Зарегистрирован". Одновременно по системе межведомственного документооборота в подразделение-отправитель автоматически доставляется уведомление о регистрации в министерстве, госкомитете РК исходящего документа.