Постановление Правительства Республики Марий Эл от 1 июля 2000 г. N 249 "Об утверждении Порядка оформления, регистрации и хранения отдельных документов в акционерных обществах" (утратило силу)

Постановление Правительства Республики Марий Эл
от 1 июля 2000 г. N 249
"Об утверждении Порядка оформления, регистрации и
хранения отдельных документов в акционерных обществах"

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РМЭ от 5 ноября 2002 г. N 331 настоящее Постановление признано утратившим силу

В соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах" и впредь до принятия федерального нормативного акта о порядке оформления, регистрации и хранения документов в акционерных обществах Правительство Республики Марий Эл постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Порядок оформления, регистрации и хранения отдельных документов в акционерных обществах.

2. Настоящий Порядок обязателен для исполнения всеми акционерными обществами, действующими на территории Республики Марий Эл.

3. Контроль за исполнением Порядка оформления, регистрации и хранения отдельных документов в акционерных обществах возложить на службу Региональной комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку при Правительстве Республики Марий Эл.

Глава Правительства Республики Марий Эл

В.Кислицын

Порядок
оформления, регистрации и хранения отдельных документов в акционерных обществах
(утв. постановлением Правительства Республики Марий Эл от 1 июля 2000 г. N 249)

1. Настоящий Порядок определяет процедуру оформления, регистрации и хранения документов (протоколов), принятых по решению общего собрания акционеров и совета директоров акционерного общества (далее именуется - общество), иных документов, связанных с работой данных органов управления.

2. Все документы, поступающие в адрес общего собрания акционеров и совета директоров общества, подлежат обязательной регистрации в журналах регистрации входящей (исходящей) корреспонденции согласно приложению N 1

3. Протоколы заседаний совета директоров общества и протоколы общих собраний акционеров регистрируются соответственно в журналах регистрации протоколов заседаний совета директоров общества и протоколов общих собраний акционеров (далее именуется - журнал регистрации) согласно приложению N 2.

4. Каждому протоколу присваивается порядковый номер с последующей записью необходимых сведений о документе в журнале регистрации.

5. В целях исключения возможной замены порядковых номеров журнал регистрации должен быть предварительно прошит, пронумерован и скреплен печатью общества.

6. Протокол подлежит регистрации в журнале в день его подписания.

7. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

8. К протоколу общего собрания акционеров прилагаются: список акционеров, принявших участие в общем собрании акционеров (с приложением доверенностей на представление интересов акционеров в случае участия в собрании доверенных лиц);

протоколы счетной комиссии по результатам регистрации акционеров, принимающих участие в собрании, по итогам голосования но каждому из вопросов повестки дня собрания; годовой отчет общества (при проведении годового общего собрания акционеров);

бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков, распределение прибылей и убытков (формы годовой бухгалтерской отчетности) при проведении годового общего собрания акционеров;

аудиторское заключение (при проведении годового общего собрания акционеров);

отчет ревизионной комиссии общества (при проведении годового общего собрания акционеров);

другие документы, рассматриваемые общим собранием акционеров; бюллетени для голосования, опечатанные и подписанные членами счетной комиссии.

9. Протокол заседания совета директоров общества составляется не позднее 10 дней после проведения заседания в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на заседании совета директоров общества.

10. К протоколу заседания совета директоров общества прилагаются документы и материалы, рассматриваемые на заседании.

11. В зависимости от выбранной системы ведения делопроизводства ответственность за сохранность внутренних документов общества возлагается либо на единоличный исполнительный орган (при едином ведении делопроизводства), либо на единоличный исполнительный орган и председателя совета директоров (при двойном ведении делопроизводства).

12. Единая система делопроизводства предусматривает назначение приказом руководителя одного ответственного лица, обеспечивающего учет и сохранность документов, принятых по решению общего собрания акционеров и совета директоров общества.

13. Двойная система ведения делопроизводства предусматривает назначение двух ответственных лиц, одно их которых обеспечивает учет и сохранность документов, принятых по решению общего собрания акционеров, второе - документов, принятых по решению совета директоров общества.

14. При смене ответственного (-ых) за ведение делопроизводства лица (лиц) документы передаются вновь назначенному (-ым) лицу (лицам) по акту приема-передачи согласно приложению N 3. Для передачи дел создается комиссия (третье лицо), персональный состав которой утверждается приказом руководителя.

15. В обязанности ответственного (-ых) лица (лиц) входит: пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью каждый протокол.

16. Надлежащим образом оформленный протокол хранится по месту нахождения исполнительного органа общества или в ином месте, известном и доступном для акционеров, кредиторов общества и иных заинтересованных лиц.

17. Протоколы общих собраний акционеров и заседаний совета директоров общества являются документами постоянного хранения.

18. Вторые экземпляры подписанных протоколов сдаются в архив общества ответственному по архиву лицу (также назначаемому приказом руководителя) для обеспечения постоянного хранения дел, первые экземпляры сдаются в архив по истечении 10 лет.

19. Делам, сданным в архив, в обязательном порядке присваивается архивный шифр с последующей записью в журнале поступления и выбытия документов из архива согласно приложению N 4.

20. Выдача дел из хранилища во временное пользование подлежит обязательной регистрации в журнале поступления и выбытия документов из архива.

Приложение N 1

к Порядку оформления, регистрации

и хранения отдельных

документов в акционерных обществах

Журнал входящей корреспонденции, поступившей в адрес

совета директоров акционерного общества (общего собрания

акционеров)

N п/п	Дата поступления	От кого поступило	Краткое содержание	Срок исполнения	ФИО исполнителя
1	2	3	4	5	6
----	-------------	-----------	------------	------------	------------

Журнал исходящей корреспонденции совета

директоров акционерного общества (общего

собрания акционеров)

N п/п	Дата отправления	Кому отправлено	Краткое содержание (при отказе-основание)	ФИО, подпись исполнителя
1	2	3	4	5
----	-------------	------------	------------------------	------------

Приложение N 2

к Порядку оформления, регистрации

и хранения отдельных

документов в акционерных обществах

Журнал регистрации протоколов общих собраний акционеров

N п/п	Дата проведения собрания	Дата составления протокола	Вопросы повестки дня	Количество акций, принявших участие в голосовании		Итоги голосования	Принятые решения	Подпись ответственного лица
				обыкно- венные	привилеги- рованные
1 ---	2 ----------	3 -----------	4 ------------	5 -------	6 ----------	7 -----------	8 --------	9 --------------

Журнал регистрации протоколов заседаний совета директоров

N п/п	Дата проведения собрания	Дата составления протокола	Вопросы повестки дня	Количество членов совета директоров принявших участие в заседании	Итоги голосования	Принятые решения	Подпись ответственного лица
1 ---	2 ----------	3 -----------	4 ------------	5 -----------------	6 -----------	7 --------	8 --------------

Приложение N 3

к Порядку оформления, регистрации

и хранения отдельных документов

в акционерных обществах

                        Акт приема-передачи документов

   Наименование организации

   Акт приема-передачи                                         Утверждаю

   при смене ответственного лица                         Наименование должности

   (либо руководителя организации,                      руководителя организации

   председателя совета директоров)                      Подпись             Дата

   Дата

   В соответствии с приказом от ____________________________________ N _________

 ______________________________________________________________________ передал,

                         (ФИО передающего)

 а ______________________________________________________________________ принял

                         (ФИО принимающего)

 в присутствии  комиссии  (третьего лица),  образованной  на  основании  данного

 приказа, в составе председателя _______________________________________________

                                                      (ФИО)

 и членов ______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________________

                                     (ФИО)

 документы   архива,   страховые   копии   документов,   журналы   регистрации

 за ______________________________  годы.

N п/п	Наименование документов (номер дела)	Общее количество	Временной период
1 -----	2 -------------------------	3 -------------	4 ----------

  Передал:                                       Подпись

  Принял:                                        Подпись

  Председатель Комиссии (третье лицо)            Подпись

  Члены Комиссии                                 Подписи

Приложение N 4

к Порядку оформления, регистрации

и хранения отдельных документов

в акционерных обществах

Журнал поступления и выбытия документов из архива

 /---------------------------------------------------------------\

 |Архивный|Наименование|   Дата    |Дата выдачи | Срок   | ФИО,  |

 |  шифр  | документа  |поступления|во временное|возврата|подпись|

 |        |            |           |пользование |        |       |

 |--------+------------+-----------+------------+--------+-------|

 |   1    |    2       |    3      |    4       |   5    |  6    |

 |--------+------------+-----------+------------+--------+-------|

 \---------------------------------------------------------------/