Регламент Администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (утв. распоряжением Администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" Республики Марий Эл от 28 июня 2010 г. N 52-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - Регламент) устанавливает правила организации деятельности администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - администрация) по реализации ее полномочий.

1.2. Администрация в своей деятельности руководствуется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Марий Эл, Уставом муниципального образования "Город Йошкар-Ола", решениями Собрания депутатов городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - городского Собрания), постановлениями и распоряжениями администрации, настоящим Регламентом.

1.3. Администрация является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления городского округа "Город Йошкар-Ола", наделенным Уставом муниципального образования "Город Йошкар-Ола" полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Марий Эл, обладает правами юридического лица.

1.4. Администрация самостоятельно решает вопросы, отнесенные федеральными законами и законами Республики Марий Эл к ее компетенции.

1.5. Деятельностью администрации руководит глава администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (мэр города) - (далее - мэр города), осуществляющий свои полномочия на принципах единоначалия.

В отсутствие мэра города его полномочия осуществляет первый заместитель главы администрации (мэра города) - (далее - первый заместитель мэра города).

1.6. Мэр города утверждает разграничение полномочий и распределяет обязанности между заместителями главы администрации (мэра города) - (далее - заместителями мэра города).

1.7. Мэр города представляет ежегодно городскому Собранию отчет о работе администрации.

2. Структура администрации. Должностные лица администрации

2.1. Структура администрации утверждается городским Собранием по представлению мэра города.

2.2. В структуру администрации входят:

- отраслевые (функциональные), территориальные органы администрации (далее - органы администрации), учрежденные и наделенные правами юридического лица решением городского Собрания;

- иные структурные подразделения.

2.3. Органы администрации осуществляют деятельность в соответствии с положениями о них, утвержденными решением городского Собрания.

2.4. Иные структурные подразделения администрации осуществляют свои функции на основании положений, утверждаемых мэром города.

(Далее термин "структурные подразделения администрации" включает в себя понятия "органы администрации" и "иные структурные подразделения").

2.5. К должностным лицам администрации относятся:

- мэр города;

- первый заместитель мэра города;

- заместители мэра города;

- руководители отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации;

- руководители иных структурных подразделений администрации;

- иные должностные лица администрации.

В соответствии с утвержденной городским Собранием структурой мэр города формирует штатное расписание администрации в пределах средств, предусмотренных в бюджете городского округа "Город Йошкар-Ола" на ее содержание и организацию деятельности. Штатное расписание администрации может включать должности, не являющиеся должностями муниципальной службы и осуществляющие техническое обеспечение деятельности администрации. Штатное расписание утверждается мэром города.

2.6. Число заместителей мэра города определяется структурой администрации, утверждаемой городским Собранием по предложению мэра города в соответствии с Уставом муниципального образования "Город Йошкар-Ола".

2.7. Должностные обязанности заместителей мэра города и руководителей органов администрации утверждаются мэром города.

2.8. Должностные инструкции сотрудников органов администрации утверждаются руководителем соответствующего органа.

2.9. Должностные инструкции сотрудников иных структурных подразделений администрации утверждаются заместителем мэра города, курирующим работу структурного подразделения администрации.

4. Планирование работы администрации

4.1. Администрация строит свою деятельность на основе муниципальных целевых долгосрочных программ, ведомственных целевых программ, которые являются одним из основных средств организационного обеспечения в руководстве социально-экономическим развитием городского округа "Город Йошкар-Ола", управления муниципальной собственностью, проведения социально-экономических реформ, в осуществлении контроля исполнения намеченных мер.

4.2. Деятельность администрации планируется на каждый квартал, год. В перспективных (годовых) и квартальных планах работы администрации отражаются вопросы, выносимые на рассмотрение сессий городского Собрания; вопросы, требующие подготовки постановлений, распоряжений администрации; вопросы, выносимые на коллегию администрации; экономические и правовые вопросы; совещания, семинары, проводимые в администрации, а также общегородские мероприятия с указанием сроков и ответственных за их подготовку.

4.3. Проекты перспективных (годовых) и квартальных планов работы администрации готовит отдел организационной работы и кадров администрации (далее - отдел организационной работы и кадров) на основании предложений структурных подразделений администрации, согласованных с курирующими заместителями мэра города, и вносит их на утверждение мэра города: перспективный - до 20 числа месяца, предшествующего началу планируемого года, квартальные - до 20 числа месяца, предшествующего началу следующего квартала.

Руководители структурных подразделений представляют предложения по планированию соответственно в срок до 15 числа.

4.4. Перспективный (годовой) и квартальные планы работы администрации утверждаются постановлением администрации.

4.5. Принятые планы работы администрации в течение 3-х дней после утверждения передаются в структурные подразделения администрации, муниципальные предприятия и учреждения для руководства и исполнения.

4.6. Отдел организационной работы и кадров ежемесячно к 25 числу составляет план организационно-массовых мероприятий (мероприятий общегородского значения), проводимых администрацией в течение предстоящего месяца.

Структурные подразделения администрации ежемесячно до 20 числа представляют в отдел организационной работы и кадров перечень проводимых мероприятий с указанием даты, времени и места их проведения.

План организационно-массовых мероприятий подписывается начальником отдела организационной работы и кадров и утверждается заместителем мэра города - руководителем аппарата администрации.

4.7. Контроль исполнения планов осуществляет отдел организационной работы и кадров.

Общий контроль исполнения планов работы администрации возлагается на заместителя мэра города - руководителя аппарата администрации.

5. Совещания

5.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности структурных подразделений в администрации проводятся совещания. Вид намеченного совещания и состав его участников определяет мэр города, его заместители и руководители структурных подразделений администрации.

5.2. Мэр города каждый понедельник проводит оперативные рабочие совещания со своими заместителями и руководителями структурных подразделений администрации, на которых рассматривает ход выполнения заданий и отдельных поручений, программ и планов, принимает решения по оперативным вопросам, а также иным мероприятиям на текущий период.

5.3. Решения, принятые на совещании у мэра города, по его указанию оформляются протоколом. Протокол совещания оформляется лицом, назначенным мэром города секретарем совещания, и рассылается в течение суток после окончания совещания, а содержащий срочные или оперативные поручения - незамедлительно руководителям структурных подразделений, ответственным за исполнение принятого решения.

Мэр города и его заместители (в соответствии с распределением обязанностей) рассматривают разногласия, возникающие при подготовке решений администрации. В случае необходимости мэр города выносит рассмотрение таких разногласий на заседание коллегии администрации.

5.4. Первый заместитель мэра города каждую среду проводит оперативные рабочие совещания по текущим вопросам с заместителями мэра города, руководителями курируемых им структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений городского округа "Город Йошкар-Ола".

5.5. Мэр города, первый заместитель мэра города, заместители мэра города по поручению мэра города или по согласованию с ним назначают и проводят совещания с руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений и организаций городского округа "Город Йошкар-Ола" в соответствии с их компетенцией, распределением обязанностей и планами работы.

5.6. Руководители структурных подразделений администрации проводят рабочие совещания по текущим и оперативным вопросам в пределах своей компетенции.

5.7. Подготовка вопросов, выносимых на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.

5.8. Контроль за исполнением протокольных поручений и решений, принятых на совещаниях, осуществляют ответственные за их подготовку и проведение структурные подразделения администрации.

5.9. Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения совещаний осуществляют ответственные структурные подразделения администрации, управление делами администрации (далее - управление делами) и отдел информатизации администрации (далее - отдел информатизации) в соответствии со своей компетенцией.

6. Совещательные органы, создаваемые мэром города

6.1. Создание совещательных органов осуществляется по поручению мэра города, первого заместителя и заместителей мэра города или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации.

В качестве совещательных органов могут создаваться коллегии или консультативные общественные советы, комиссии. На основании их рекомендаций, в случае необходимости, издаются постановления администрации, распоряжения руководителей соответствующих органов администрации.

6.2. Кандидатуры членов комиссий, советов и организационных комитетов определяются мэром города по представлению руководителей соответствующих структурных подразделений администрации.

6.3. Мэр города, первый заместитель и заместители мэра города руководят комиссиями и советами при администрации.

6.4. Полномочия и порядок деятельности совещательных органов определяются положениями о них, утверждаемыми мэром города.

Для оперативной и качественной подготовки материалов и проектов решений комиссий и советов могут создаваться рабочие группы, состоящие из специалистов по вопросам, входящим в компетенцию комиссии или совета.

План работы совещательных органов определяется и утверждается их руководителями.

6.5. Решения комиссий и советов подлежат рассмотрению и исполнению соответствующими структурными подразделениями администрации, предприятиями и учреждениями по отнесенным к полномочиям администрации вопросам. О результатах рассмотрения, принятых мерах они сообщают комиссиям не позднее, чем в месячный срок либо в иной срок, установленный протоколами заседаний комиссий и советов.

7. Организация работы коллегии администрации

7.1. Для обсуждения наиболее актуальных вопросов социально-экономического развития городского округа "Город Йошкар-Ола", рассмотрения перспективных и текущих направлений деятельности администрации, обеспечения согласованной работы всех ее структурных подразделений мэром города образуется коллегия администрации (далее - коллегия).

7.2. Положение о коллегии и персональный состав утверждаются мэром города.

7.3. В состав коллегии по должности входят: мэр города, первый заместитель мэра города, заместители мэра города. Председателем коллегии является мэр города, в его отсутствие работой коллегии руководит первый заместитель мэра города.

Заседания коллегии оформляются протоколом.

7.4. Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии вносятся мэром города, заместителями мэра города, а также руководителями структурных подразделений администрации и муниципальных предприятий и учреждений.

7.5. Руководители структурных подразделений, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на заседании коллегии, несут персональную ответственность за своевременность и качество представленных к заседанию материалов (визируют их). Для формирования проекта заседания коллегии не позднее, чем за 4 дня до заседания, секретарю коллегии представляются:

проект постановления администрации по рассматриваемому вопросу;

аналитическая справка с конкретными фактами, выводами, предложениями и рекомендациями;

список докладчиков и выступающих по данному вопросу;

список лиц (с указанием фамилии, имени, отчества, должности и места работы), приглашенных на заседание по обсуждаемому вопросу;

список должностных лиц, которым необходимо направить постановление администрации (лист рассылки).

7.6. В заседаниях коллегии и в обсуждении вопросов, вносимых на коллегию, могут принимать участие представители иных органов власти и управления, общественности, предприятий, организаций, учреждений независимо от форм собственности в соответствии со списком, согласованным с мэром города.

Вопросы на заседании рассматриваются с обязательным приглашением лиц, имеющих к вопросу непосредственное отношение, или лиц, исполняющих их обязанности.

Лица, приглашенные на заседание, могут выступать в прениях, вносить предложения, делать замечания, давать справки по существу обсуждаемых вопросов.

7.7. Заседания коллегии проводятся в 3-ю среду месяца с 10.00 часов.

7.8. Контроль за подготовкой материалов для рассмотрения на заседаниях коллегии осуществляется отделом организационной работы и кадров.

7.9. Проект повестки дня заседания коллегии формируется отделом организационной работы и кадров, подписывается заместителем мэра города - руководителем аппарата администрации и утверждается мэром города.

7.10. Повестка заседания коллегии утверждается непосредственно на заседании.

7.11. Проект постановления, выносимый на заседание коллегии структурным подразделением администрации, должен быть четко сформулирован, содержать краткую оценку состояния дел, указания на то, что предлагается выполнить, в какие сроки, кому рекомендовано выполнение решения и на кого возлагается контроль за его исполнением.

К проекту постановления администрации, выносимому на коллегию, прилагаются справка согласования проекта постановления, аналитическая справка с конкретными фактами, выводами, предложениями и рекомендациями, таблицами и справками, которые визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект; список приглашенных лиц; список докладчиков и выступающих по данному вопросу; лист рассылки.

7.12. Приглашение на заседание членов коллегии, руководителей структурных подразделений осуществляет отдел организационной работы и кадров.

Оповещение о заседании коллегии и регистрацию приглашенных лиц по рассматриваемым вопросам обеспечивает структурное подразделение администрации, ответственное за подготовку вопроса, по согласованию с курирующим данное подразделение заместителем мэра города.

Перед началом обсуждения вопроса уточненный список приглашенных лиц подается председательствующему на коллегии администрации.

7.13. Проекты постановлений, обсуждавшиеся на заседании коллегии, но возвращенные мэром города на доработку, должны быть доработаны в 3-дневный срок ответственными за подготовку проекта, и в окончательной редакции сданы в протокольную часть отдела делопроизводства администрации вместе со справкой согласования для представления на рассмотрение мэру города.

Если в процессе доработки в проект постановления администрации вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию руководителями структурных подразделений и заинтересованных организаций в рабочем порядке.

7.14. Протокол заседания коллегии оформляется секретарем коллегии в течение 3-х рабочих дней после заседания и подписывается председательствовавшим на заседании.

7.15. Контроль исполнения поручений, данных на заседании коллегии, осуществляют руководители структурных подразделений администрации, ответственные за решение вопроса.

Протокольные решения доводятся секретарем коллегии до исполнителей в виде выписок из протокола заседания.

7.16. Постановка на контроль исполнения постановлений администрации, принятых на коллегии, осуществляется отделом делопроизводства администрации (далее - отдел делопроизводства).

8. Участие в подготовке проектов решений Собрания депутатов городского округа "Город Йошкар-Ола"

8.1. Мэр города обладает правом внесения в городское Собрание проектов решений в соответствии с Уставом муниципального образования "Город Йошкар-Ола".

8.2. Проекты решений вносятся мэром города с листом согласования за 25 дней до начала очередной сессии городского Собрания, а иные проекты решений направляются для согласования в администрацию города за 23 дня до начала заседания городского Собрания.

8.3. Администрация представляет в городское Собрание заключения по иным проектам решений до начала работы постоянных комиссий.

8.4. Согласование проектов решений осуществляется исполнителем (руководителем структурного подразделения администрации) на листе согласования, который оформляется на оборотной стороне первого экземпляра проекта решения:

- с федеральными, республиканскими органами исполнительной власти (при необходимости);

- с заместителями мэра города (в соответствии с их компетенцией);

- со структурными подразделениями администрации, в компетенции которых находится данный вопрос;

- со структурными подразделениями администрации, муниципальными учреждениями и предприятиями, указанными в проекте в качестве исполнителей.

В случае внесения проекта решения, реализация которого потребует материальных затрат, необходимо финансово-экономическое обоснование и заключение финансового управления администрации.

8.5. Проекты решений, предусматривающие установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств местного бюджета могут быть внесены только по инициативе мэра города или при наличии заключения мэра города.

8.6. Проекты решений городского Собрания, вносимые мэром города, подлежат обязательному согласованию с правовым управлением администрации.

8.7. Ответственность за своевременное согласование несет исполнитель, подготовивший проект решения.

Проект решения согласовывается заинтересованными лицами в первоочередном порядке в течение 3 рабочих дней.

8.8. На листе согласования указывается наименование структурного подразделения администрации, должность, фамилия, подпись руководителя структурного подразделения администрации, согласующего проект решения, дата согласования.

Проект решения представляется на подпись мэру города при наличии согласования со всеми заинтересованными лицами, указанными в листе согласования.

8.9. При необходимости лицо, согласующее проект, может поставить визы на всех листах проекта.

8.10. Исполнители проектов решений представляют проекты в отдел организационной работы и кадров за 27 дней до начала очередной сессии городского Собрания.

8.11. Отдел организационной работы и кадров проверяет соответствие оформления проектов решений установленным требованиям, представляет их на подпись мэру города и направляет с сопроводительным письмом в городское Собрание.

8.12. Проекты решений по вопросам, внесенным на внеочередную сессию, представляются мэром города в городское Собрание одновременно с предложением о созыве сессии.

9. Подготовка правовых актов администрации

9.1. Проекты постановлений и распоряжений администрации (далее - постановления (распоряжения) администрации или правовые акты администрации) готовятся структурными подразделениями администрации по поручению мэра города, заместителей мэра города, по предложениям руководителей структурных подразделений администрации, руководителей муниципальных предприятий и учреждений исходя из планов работы и графиков мероприятий администрации.

9.2. Постановления (распоряжения) администрации подписываются мэром города (первым заместителем мэра города, исполняющим его обязанности).

9.3. В правовых актах администрации указываются конкретные меры, исполнение которых обеспечивает решение поставленных задач, сроки исполнения, должностные лица, заместители мэра города или руководители органов администрации, на которые возложен контроль за исполнением правового акта.

Организация исполнения отдельных пунктов может поручаться различным должностным лицам администрации, руководителям структурных подразделений администрации или руководителям муниципальных предприятий и учреждений.

9.4. Правовые акты администрации вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самих правовых актах. Постановления администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования.

9.5. Постановления (распоряжения) администрации должны иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?") и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей и постановляющей.

Констатирующая часть (преамбула) правового акта администрации служит для обоснования принятия документа. Она должна быть лаконичной и содержательной. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также должны содержаться ссылки на законы или иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования нормативного правового акта, его даты и номера.

9.6. Постановляющая или распорядительная часть постановления (распоряжения) администрации должна содержать четкие, корректно сформулированные задачи с указанием сроков и лиц, ответственных за исполнение данного правового акта.

9.7. В тексте проектов постановлений и распоряжений администрации употребляются только общепринятые сокращения слов и сокращенные наименования. В написании терминов, учреждений, должностей, имен, географических названий и так далее должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.

Если в проекте правового акта многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) либо то или другое понятие, то при первом упоминании такого объекта (круга объектов) или понятия оно приводится полностью, а в скобках дается сокращенное наименование по форме: (далее -...). В дальнейшем в тексте акта употребляется только сокращенное наименование. При этом нужно иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется лишь в рамках конкретного текста. Поэтому в тексте нормативного акта не могут употребляться такие, например, сокращения как Минфин, Мингосимущество, КУМИ и другие сокращенные наименования республиканских органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и органов администрации (как правило, сокращенные наименования республиканских органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и органов администрации используются в положениях о них).

Наименование упоминаемых в правовом акте органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в законах, уставах, положениях о них, решениях об их создании или о переименовании и т.п.

9.8. Преамбула постановления завершается словом "постановляю" , которое печатается в разрядку строчными буквами. Текст пунктов постановляющей части издается в повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.д.).

9.9. В тех случаях, когда исполнителем является орган управления или организация, не находящиеся в подчинении администрации, применяется рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).

9.10. При ссылке в проектах постановлений и распоряжений администрации на правовые акты указываются дата издания, номер и точное наименование акта и органа его издавшего.

9.11. К правовым актам администрации могут прилагаться перечни, положения, уставы, инструкции, таблицы, графики, сметы, карты, схемы и прочие материалы, необходимые для надлежащего применения и исполнения документа.

Приложения к проектам правовых актов печатаются структурным подразделением, представляющим данный проект, визируются его руководителем, непосредственным исполнителем на оборотной стороне каждого приложения с четким указанием даты, фамилии, инициалов, должности.

9.12. В случае необходимости отмены ранее принятых документов или их изменения или дополнения указываются дата, номер и наименование документа, подлежащего отмене, изменению или дополнению, а также прикладываются копии указанных документов.

9.13. Ответственность за содержание и качество проектов постановлений и распоряжений администрации, определение круга лиц, визирующих их, несут руководители структурных подразделений администрации, которые их вносят, а также ответственные исполнители.

9.14. Проекты правовых актов администрации и приложения к ним с необходимыми справками в отпечатанном виде подлежат согласованию с первым заместителем мэра города, заместителями мэра города (в соответствии с их компетенцией), руководителями заинтересованных служб, юристом правового управления администрации, специалистом протокольной части отдела делопроизводства или начальником отдела делопроизводства.

Порядок согласования проекта осуществляется в следующей последовательности:

- заместитель мэра города, курирующий представляемый вопрос;

- заместители мэра города по вопросам их компетенции;

- руководители служб, в компетенции которых находится данный вопрос;

- юристы правового управления администрации;

- протокольная часть отдела делопроизводства;

- заместитель мэра города - руководитель аппарата администрации;

- первый заместитель мэра города.

9.15. Согласование проектов правовых актов администрации оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой, наименование его должности и дату согласования. Виза проставляется на бланке согласования, либо на последней странице первого экземпляра текста проекта в случаях, установленных п. 12.2. настоящего Регламента. При необходимости согласующее лицо может поставить визы на всех листах проекта.

9.16. В случае несогласия с содержанием проекта, согласующее лицо делает отметку на бланке согласования и прилагает обоснованное мнение в отдельной справке.

9.17. При наличии разногласий по проекту правового акта администрации руководитель, готовивший проект правового акта, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту правового акта прилагаются замечания, подписанные лицами, согласовывавшими проект.

9.18. Неурегулированные разногласия рассматриваются заместителем мэра города, курирующим вносимый проект постановления (распоряжения). При этом заместитель мэра города вправе принять решение о внесении проекта постановления (распоряжения) с учетом разногласий. В этом случае к проекту прилагается справка с изложением мнения руководителей, имеющих возражения.

9.19. Если в процессе доработки в проекты правовых актов вносятся существенные изменения, они подлежат повторному согласованию с лицами, визировавшими проект. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его существа.

При печатании правовых актов на бланках внесение исправлений не допускается, за исключением орфографических, стилистических и других явных ошибок.

9.20. Срок согласования проекта правового акта лицами, визирующими проект, не должен превышать 2 дней со дня поступления проекта, а правовым управлением - не более 5 дней.

Срок на подготовку проекта постановления (распоряжения) администрации устанавливается руководителем проекта, как правило, 30 календарных дней. Указанный срок при необходимости может быть продлен курирующим заместителем мэра города.

9.21. Представление проектов постановлений и распоряжений администрации на согласование и их дальнейшее перемещение между лицами, визирующими проект, до передачи в протокольную часть отдела делопроизводства осуществляются исполнителем проекта, а при необходимости возлагаются на иного сотрудника структурного подразделения, являющегося разработчиком проекта.

9.22. Подготовленный и согласованный в установленном порядке проект правового акта после согласования в правовом управлении администрации (далее - правовом управлении) перепечатывается исполнителем проекта на номерной бланк и передается в протокольную часть отдела делопроизводства для проверки на соответствие требованиям, предъявляемым к их подготовке, установленным настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству администрации.

Проекты нормативных правовых актов с заключением правового управления направляются в органы прокуратуры для заключения на предмет их соответствия федеральному законодательству.

Представление проектов правовых актов на подпись заместителю мэра города - руководителю аппарата администрации, первому заместителю мэра города и мэру города осуществляется отделом делопроизводства.

9.23. Представленные на подпись мэру города проекты правовых актов признаются неподготовленными в случаях:

- низкого качества проекта (небрежно оформленного);

- отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц;

- не устраненных принципиальных разногласий по содержанию проекта;

- наличия отрицательных заключений (экспертиз);

- отсутствия фамилии и рабочего телефона исполнителя проекта.

9.24. Подписанные мэром города правовые акты возвращаются в протокольную часть отдела делопроизводства для регистрации и рассылки.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется отдельно для постановлений и распоряжений администрации.

9.25. Отдел делопроизводства обеспечивает выпуск, тиражирование и отправку копий правовых актов администрации заинтересованным организациям, гражданам и исполнителям согласно перечню, представленному исполнителем, подготовившим проект, не позднее, чем в трехдневный срок после подписания, а срочные - незамедлительно.

Каждый экземпляр рассылаемых правовых актов заверяется печатью протокольной части отдела делопроизводства.

9.26. Ответственность за опубликование актов несут исполнители структурных подразделений, подготовивших акт, и протокольная часть отдела делопроизводства.

Обязанность по доведению правовых актов к опубликованию возлагается на протокольную часть отдела делопроизводства.

9.27. Постановления, распоряжения администрации, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, гражданам, которым ранее рассылались принятые документы.

9.28. Подлинные экземпляры правовых актов администрации и первичные документы к ним с визами согласовывавших документ лиц в течение 3-х лет хранятся в протокольной части отдела делопроизводства, затем передаются в архивный сектор управления делами.

9.29. Копии постановлений, распоряжений администрации направляются в заинтересованные структурные подразделения администрации для дальнейшей работы с ними или рассылаются через канцелярию отдела делопроизводства в организации, предприятия, учреждения согласно листу рассылки по указанным адресам.

Работа по доведению правовых актов администрации, затрагивающих интересы отдельных физических и юридических лиц, до адресатов осуществляется структурными подразделениями администрации в установленном ими порядке.

9.30. Мэр города вправе отменить ранее принятые постановления, распоряжения администрации.

9.31. Постановления, распоряжения с грифом секретности или ограниченного доступа (ДСП) оформляются специалистом по защите государственной тайны. Работа с документами администрации, имеющими гриф секретности, ведется в строгом соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

10. Организация документооборота в администрации

10.1. Делопроизводство в администрации осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству. Порядок работы с документами распространяется на всю служебную документацию несекретного характера.

10.2. Организация и ведение делопроизводства в администрации осуществляется отделом делопроизводства. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на руководителей этих подразделений и назначенных ими лиц, осуществляющих ведение делопроизводства в подразделении.

Отдел делопроизводства контролирует выполнение требований инструкции по делопроизводству и Регламента администрации в пределах своих полномочий.

10.3. Правовые акты администрации, а также служебные документы администрации оформляются на бланках установленной инструкцией по делопроизводству формы, содержащих ее наименование.

10.4. В документообороте администрации выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

10.5. Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи.

10.6. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится канцелярией отдела делопроизводства, специальной почты - подразделением по защите государственной тайны отдела делопроизводства.

10.7. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения мэром города или его заместителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения администрации. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем мэра города, заместителями мэра города.

10.8. При получении заказной почты, ценных писем, бандеролей, посылок, содержащих подлежащую регистрации документацию, канцелярия отдела делопроизводства определяет полноту представленных документов. При неполном пакете документы не регистрируются и возвращаются заявителю с указанием причин.

Поступившие телеграммы незамедлительно передаются мэру города либо его заместителям.

Документы, поступившие в канцелярию отдела делопроизводства до 16 часов, в тот же день передаются в приемные мэра города и его заместителей. Регистрация и передача документов, поступивших в канцелярию отдела делопроизводства после 16 часов, осуществляется на следующий рабочий день.

10.9. Зарегистрированные документы передаются канцелярией отдела делопроизводства на рассмотрение мэру города или его заместителям. Документы с резолюциями мэра города, первого заместителя мэра города и заместителей мэра города по исполнению передаются канцелярией исполнителям.

10.10. Рассмотрение руководством администрации поступающих документов осуществляется в день поступления. Поручение об исполнении документа дается в форме резолюции.

10.11. Подлинник документа с резолюцией мэра города или заместителя мэра возвращается работником его приемной в канцелярию отдела делопроизводства для фиксации резолюции в регистрационных формах установленного образца и передачи под расписку исполнителям. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение администрации, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

Ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей, он несет ответственность за исполнение документа.

Изменение ответственного исполнителя и состава исполнителей осуществляется на основании резолюции руководителя, давшего поручения.

10.12. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителями структурных подразделений администрации. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

10.13. Руководители структурных подразделений администрации рассматривают переданные им на исполнение документы в день получения или не позднее следующего дня.

10.14. Срок исполнения документа устанавливается с учетом срока, указанного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня регистрации документа.

Если срок исполнения документа не указан в поручении, то это означает, что его исполнение предусмотрено в течение 30 календарных дней. В случае если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению на следующий за ним рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Оригинал документа со штампом "Подлежит возврату" исполнитель обязан вернуть в месячный срок после исполнения в канцелярию отдела делопроизводства вместе с информацией о его исполнении.

После завершения работы с документом исполнитель списывает его "В дело" и возвращает в канцелярию отдела делопроизводства.

10.15. Передача документов, зарегистрированных в канцелярии отдела делопроизводства, между структурными подразделениями администрации осуществляется через канцелярию отдела делопроизводства

10.16. Служебные документы, по которым требуется принятие решения или подготовка ответа, документы с поручением мэра города, первого заместителя мэра города и заместителей мэра города ставятся на контроль с пометкой "К". Контроль за организацией исполнения письменных и устных поручений осуществляют специалисты структурных подразделений администрации. Сроки исполнения документов контролирует канцелярия отдела делопроизводства.

10.17. Исходящие документы после их подписания мэром города или его заместителями передаются в канцелярию отдела делопроизводства для регистрации и отправки. Регистрация исходящей документации осуществляется в день подписания документа или на следующий день после его подписания, если документ поступил в канцелярию отдела делопроизводства после 16 часов.

10.18. Отдел делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

10.19. Корреспонденция для отправки сдается в канцелярию отдела делопроизводства до 14 часов. Отправка корреспонденции, поступившей после 14 часов, осуществляется на следующий рабочий день.

Срочные документы сдаются для отправки в любое время рабочего дня.

10.20. Отдел делопроизводства администрации ведет учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются и предоставляются заместителю мэра города, курирующему работу отдела, в установленном порядке.

10.21. Служебные документы, направляемые в адрес федеральных органов власти, подписываются только мэром города, в адрес региональных органов власти - мэром города, первым заместителем и заместителями мэра города; иная исходящая документация подписывается мэром города, заместителями мэра города, руководителями органов администрации в соответствии с их полномочиями.

Руководители структурных подразделений администрации по полномочиям могут подписывать документы на бланках структурных подразделений в пределах администрации.

10.22. Заполнение трудовых книжек, оформление трудовых договоров с муниципальными служащими, подготовка справок о работе муниципальных служащих, заверение копий документов, связанных с трудовой деятельностью, осуществляется в секторе кадров отдела организационной работы и кадров.

Заверение копий правовых актов и выписок из правовых актов администрации осуществляется в протокольной части отдела делопроизводства.

Заверение копий архивных документов и выписок из них осуществляется в архивном секторе управления делами.

Отметка командировочных удостоверений лиц, прибывших в служебные командировки, производится в канцелярии отдела делопроизводства.

11. Порядок заключения договоров (муниципальных контрактов, соглашений)

11.1. Договоры (муниципальные контракты, соглашения) от имени городского округа "Город Йошкар-Ола", администрации подписывают мэр города или заместители мэра города при наличии надлежаще оформленной доверенности, после предварительного рассмотрения в соответствии с пунктом 11.4 Регламента.

Договоры от имени органов администрации подписывают руководители соответствующих органов.

11.2. Проекты договоров (муниципальных контрактов, соглашений) разрабатываются структурными подразделениями администрации во исполнение поручений мэра города, заместителей мэра города в соответствии с требованиями действующего законодательства.

11.3. Проекты договоров (муниципальных контрактов, соглашений), разработанные в структурных подразделениях администрации, или направленные в администрацию сторонними организациями, представляются на подпись мэру города, заместителям мэра города после предварительного рассмотрения в структурных подразделениях администрации, определенных пунктом 11.4 настоящего Регламента. По результатам рассмотрения проекты договоров (муниципальных контрактов, соглашений) визируются или на проект готовится письменное заключение. Визирование осуществляется на последней странице проекта договора с указанием даты визирования рядом с расшифрованной подписью лица, рассмотревшего проект.

11.4. Проекты договоров (муниципальных контрактов, соглашений) последовательно рассматриваются (визируются) в соответствующем подразделении администрации, курирующем вопрос; в отделе тарифного регулирования и муниципального заказа; в отделе финансирования и бухгалтерского учета; заместителем мэра города, курирующим вопрос; в правовом управлении.

Муниципальные контракты, заключаемые администрацией, дополнительно визируются председателем единой комиссии по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд администрации.

11.5. Приложения (эскизы, сметы и т.п.) к договорам (муниципальным контрактам, соглашениям) утверждаются (визируются) руководителем соответствующего структурного подразделения и заместителем мэра города, курирующим вопрос.

11.6. Регистрация и заверение печатью администрации заключенных договоров (муниципальных контрактов, соглашений), оформленных в соответствии с требованиями настоящего Регламента, осуществляется в протокольной части отдела делопроизводства.

11.7. Контроль исполнения договорных обязательств и сроков их исполнения осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений, курирующих вопрос.

12. Выполнение машинописных и множительных работ

12.1. Проекты правовых актов, правовые акты, служебные документы с визами руководителей администрации и подписью ответственных исполнителей печатаются в структурных подразделениях администрации и машинописном бюро отдела делопроизводства.

12.2. Текст документа может быть подготовлен ответственным исполнителем и передан в машинописное бюро отдела делопроизводства в электронном виде совместно с оригиналом, исполненным и подписанным на бумаге.

Сотрудник машинописного бюро обязан проверить переданный магнитный носитель на вирусы, сверить машинный текст с оригиналом, привести вид документа в соответствие с установленными требованиями и лишь после этого печатать на бланке администрации.

12.3. Документы с резолюцией "Срочно" обрабатываются в первую очередь.

12.4. Определять срочность обработки документа имеет право начальник отдела делопроизводства.

12.5. Сотрудники структурных подразделений администрации и машинописного бюро отдела делопроизводства несут ответственность за качественное оформление документа и соответствие его оригиналу.

12.6. Копировально-множительные работы производятся в машинописном бюро отдела делопроизводства.

13. Работа с кадрами

13.1. Заместители мэра города, руководители структурных подразделений администрации, сотрудники администрации назначаются и освобождаются от должности мэром города.

Работники органов администрации назначаются и освобождаются от должности руководителями органов администрации.

13.2. Оформление назначения, перевода и увольнения сотрудников администрации, руководителей структурных подразделений администрации производится кадровой службой администрации после представления необходимых документов.

Проекты распоряжений администрации о приеме на работу, увольнении оформляются с листом согласования; о командировках, отпусках сотрудников администрации визируются уполномоченными лицами в нижней части проекта распоряжения в соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации.

13.3. Трудовая деятельность сотрудников администрации организуется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка администрации, должностными инструкциями и осуществляется на основе действующего трудового законодательства.

14. Правовое обеспечение деятельности администрации

14.1. Формирование, проведение единой правовой политики в различных областях деятельности администрации и мэра города, правовой защиты законных прав и интересов администрации, законности правовых актов, принимаемых администрацией, обеспечивается правовым управлением администрации.

14.2. Правовое управление оказывает структурным подразделениям администрации юридическую помощь по вопросам компетенции соответствующих структурных подразделений, осуществляет правовую экспертизу постановлений и распоряжений администрации, правовую экспертизу проектов решений городского Собрания, вносимых мэром города, анализ и правовую экспертизу проектов правовых актов, поступающих в администрацию, участвует в подготовке и разработке правовых актов, издание которых входит в компетенцию мэра города.

14.3. Правовое управление организует и контролирует работу по исполнению решений судебных органов, вносит предложения по удовлетворению протестов и представлений прокуратуры.

14.4. Правовое управление участвует совместно с другими структурными подразделениями администрации в подготовке, согласовании и заключении договоров, а также принимает в установленном законодательством порядке меры по устранению нарушений при невыполнении договорных обязательств.

14.5. Правовое управление представляет интересы администрации в судах различных инстанций, правоохранительных органах, в государственных органах и в других организациях по правовым вопросам.

14.6. Правовое управление вправе запрашивать в любом структурном подразделении администрации необходимые для осуществления его функций документы. Структурные подразделения администрации обязаны представлять по требованию правового управления необходимые материалы.

15. Организация контроля и проверки исполнения постановлений (распоряжений) в администрации

15.1. Контролю подлежат вступившие в силу постановления и распоряжения администрации, в которых указаны поручения, сроки исполнения и ответственные исполнители. По поручению мэра города на контроль может быть поставлен любой правовой акт.

15.2. Контроль за исполнением правовых актов включает:

- контроль по существу решения вопросов, поставленных в постановлениях, распоряжениях;

- контроль за сроками исполнения постановлений, распоряжений;

- мониторинг результатов исполнения постановлений, распоряжений в установленные сроки;

- принятие мер, способствующих качественному и своевременному исполнению постановлений, распоряжений.

15.3. Организация контроля исполнения строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных, который систематизируется по срокам исполнения правовых актов, исполнителям, и обеспечивает предварительный контроль сроков исполнения документов, оперативное информирование мэра города, исполнителей о состоянии исполнения документов и исполнительской дисциплине.

Координацию и работу по осуществлению контроля за исполнением правовых актов, анализ и обобщение данных о ходе и сроках их выполнения осуществляет протокольная часть отдела делопроизводства.

15.4. Сроки исполнения документов определяются календарной датой или истечением периода времени, которые исчисляются годами, месяцами или днями.

15.5. Сроки исполнения правовых актов указываются в тексте документа.

15.6. Изменение (приостановление, продление) срока исполнения правовых актов производится должностным лицом, установившим этот срок. Информация об изменении срока исполнения документов направляется в протокольную часть отдела делопроизводства для внесения соответствующих изменений в банк регистрационных данных.

15.7. Контроль за исполнением правовых актов и содержащихся в них заданий непосредственно осуществляют должностные лица, на которых он возложен в самом документе.

15.8. Структурные подразделения администрации, которым поручено исполнение тех или иных поручений, разрабатывают мероприятия по организационному и практическому обеспечению исполнения правовых актов.

15.9. Должностному лицу, осуществляющему общий контроль за документом в целом, все остальные исполнители своевременно представляют информацию и необходимые материалы (справки, сведения и т.п.). Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность представленной информации.

15.10. На документах, поставленных на контроль в протокольной части отдела делопроизводства, проставляется знак контроля (штамп "Контроль").

15.11. Контроль исполнения постановлений и распоряжений администрации осуществляется в следующем порядке:

- отделом делопроизводства в сопроводительной контрольной карточке к документу указываются контрольные сроки представления информации в соответствии со сроками, обозначенными в правовом акте администрации. Для решения длительного действия устанавливаются сроки представления информации либо поквартально, либо по итогам полугодия или года, до полной реализации постановления (распоряжения);

- исполнителями в установленные сроки представляется на имя мэра города или его заместителей информация о ходе выполнения постановлений, распоряжений;

- решение о снятии с контроля или продлении срока исполнения постановления, распоряжения администрации принимается мэром города при представлении исполнителем информации с соответствующим предложением;

- отделом делопроизводства ежеквартально представляется справка по исполнению постановлений, распоряжений администрации заместителю мэра города - руководителю аппарата администрации.

15.12. По запросу протокольной части отдела делопроизводства ответственные исполнители, должностные лица, осуществляющие контроль, представляют исчерпывающие сведения о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

16. Организация работы с обращениями граждан в администрации, прием граждан

16.1. В администрации рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

При необходимости орган государственной власти, депутат Государственного Собрания, городского Собрания, направившие обращение гражданина, а также ходатайствующая организация информируются о результатах рассмотрения обращения.

16.2. Доступ граждан и организаций к информации о деятельности администрации осуществляется посредством размещения информации в средствах массовой информации и в сети Интернет, а также на информационных стендах в администрации.

Состав сведений о деятельности администрации, открытый для доступа граждан и организаций, определяется мэром города в соответствии с законодательством.

16.3. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в секторе по работе с населением управления делами (далее - сектор по работе с населением). Организация учета, прохождения и хранения обращений граждан осуществляется специалистами сектора по работе с населением.

16.4. Поступившие в администрацию письма и заявления граждан регистрируются в секторе по работе с населением в течение 3 дней. По желанию заявителя при наличии второго экземпляра на нем ставится отметка о принятии заявления с указанием даты принятия, Ф.И.О. специалиста. В день регистрации зарегистрированные письма и заявления направляются с учетом их содержания мэру города, первому заместителю и заместителям мэра города для рассмотрения в сроки, установленные действующим законодательством. Контроль за сроками рассмотрения писем граждан осуществляется сектором по работе с населением.

16.5. Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц администрации, направленные в администрацию, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

Обращения, содержащие жалобы на неудовлетворительную работу руководителей структурных подразделений администрации, иных должностных лиц администрации направляются мэру города или курирующему заместителю мэра города.

16.6. Обращения граждан, содержащие обжалование правовых актов администрации, направляются соответствующим структурным подразделениям администрации (в том числе в правовое управление) для рассмотрения и подготовки ответа. В этом случае ответ заявителю дается с информированием о принятом решении и при необходимости о порядке обжалования актов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

16.7. В случае, если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, обращение не рассматривается. Если в таком обращении, а также в иных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в соответствующие правоохранительные органы немедленно.

16.8. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

16.9. Администрация при получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов, сообщить гражданину, направившему указанное обращение, о недопустимости злоупотребления правом, а также направить указанное обращение для рассмотрения в соответствующие правоохранительные органы.

16.10. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит рассмотрению, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

16.11. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное должностное лицо администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

16.12. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных в нем сведений.

16.13. Письменные обращения граждан после рассмотрения с резолюцией мэра города или его заместителей возвращаются в сектор по работе с населением для внесения содержания поручения в электронную базу данных и направления указанным в резолюции исполнителям.

16.14. Письма граждан рассматриваются в срок до 30 дней с момента регистрации. В случае, если окончание срока приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Если рассмотрение письма требует более длительного времени, то указанный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней. В этом случае заявитель уведомляется о продлении срока рассмотрения.

16.15. В случае, если решение поставленных в обращении гражданина вопросов относится к компетенции нескольких органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней с даты его регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

16.16. Рассмотрение письменных обращений граждан, принятие по ним мер осуществляют руководители структурных подразделений администрации, которые готовят информацию по результатам проверки, содержащую аргументированные, юридически обоснованные ответы на все вопросы, поставленные в обращении.

16.17. Разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, а также толкование норм, терминов и понятий осуществляются администрацией по обращениям граждан в случаях, если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению гражданина.

16.18. В случае, если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию администрации, руководители структурных подразделений администрации направляют такие обращения в 7-дневный срок с даты их регистрации в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом заявителей, за исключением случаев, когда текст не поддается прочтению.

16.19. Ответственность за своевременную и качественную организацию работы по рассмотрению обращений граждан возлагается на управление делами.

16.20. Управление делами ежеквартально анализирует состояние работы с обращениями граждан, определяет эффективность их рассмотрения. Аналитические материалы, предложения по совершенствованию работы с письмами, заявлениями, жалобами граждан направляются мэру города, первому заместителю и заместителям мэра города по вопросам их компетенции.

16.21. Прием граждан проводится мэром города, первым заместителем и заместителями мэра города, и организуется сектором по работе с населением управления делами согласно графику, утвержденному мэром города.

16.22. Подготовка к приему граждан, предварительные беседы и запись на прием производятся специалистами сектора по работе с населением.

16.23. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

16.24. Содержание устного обращения заносится в книгу учета приема граждан и в электронную базу данных. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в книге учета приема граждан и в электронной базе данных. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

16.25. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

16.26. В случае, если в устном обращении гражданина содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию органов местного самоуправления, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

16.27. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

16.28. Контроль за сроками исполнения поручений, установленных на приеме мэром города, первым заместителем и заместителями мэра города, осуществляется сектором по работе с населением. Работники, выполняющие поручения, сообщают гражданам о принятых мерах в срок до 30 дней.

16.29. Управление делами контролирует работу с письменными и устными обращениями граждан в структурных подразделениях администрации.

16.30. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:

- ежедневная консультативная работа сектора по работе с населением;

- рассмотрение устных обращений мэром города и заместителями мэра города в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным мэром города.

16.31. Запись граждан на прием к мэру города и заместителям мэра осуществляется ежедневно после всестороннего изучения обращения заявителя.

Во время записи на личный прием устанавливается кратность (количество) обращений граждан. При повторных обращениях подбираются имеющиеся материалы. Руководитель, ведущий прием, должен по существу поставленных вопросов принять решение и оформить резолюцию с соответствующими поручениями исполнителям.

На прием не записываются граждане, находящиеся в состоянии алкогольного опьянения, имеющие психические расстройства, авторы обращений, которым ранее были даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

16.32. Структурные подразделения ведут прием граждан по вопросам своей деятельности, если она связана с работой с населением.

16.33. Контроль за организацией приема граждан в администрации возлагается на заместителя мэра города - руководителя аппарата администрации.

Еженедельно информация по обращениям граждан докладывается заместителю мэра - руководителю аппарата администрации.

17. Организационное, документационное и информационное обеспечение мероприятий, проводимых в администрации

17.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч и других мероприятий (далее - мероприятия) проводится в соответствии с поручениями мэра города и его заместителей. В этих целях:

отдел организационной работы и кадров составляет планы-графики проведения мероприятий, график использования залов заседаний администрации;

управление делами обеспечивает материально-техническое сопровождение проводимого мероприятия, подготовку помещения; осуществляет оперативное взаимодействие со службой охраны;

отдел информатизации осуществляет озвучивание и запись мероприятия в залах заседаний администрации, при необходимости - обеспечение проводимых мероприятий техническими средствами;

пресс-секретарь-консультант организует взаимодействие с руководителями средств массовой информации.

17.2. Мероприятия, проводимые структурными подразделениями администрации, организуются, как правило, своими силами с обязательным уведомлением об этом курирующего заместителя мэра города и начальника управления делами в целях материально-технического обеспечения проводимого мероприятия.

Приглашение участников на эти совещания осуществляют работники соответствующих структурных подразделений администрации.

18. Порядок внутренней организации работы администрации

18.1. В администрации города установлен следующий внутренний распорядок:

продолжительность рабочей недели 40 часов с двумя выходными днями;

начало рабочего дня в 8.00 час;

перерыв на обед с 12.00-13.00 час.;

окончание рабочего дня в 17.00 час.

Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час.

Отдельные работники администрации и ее структурных подразделений могут по указанию мэра города, заместителей мэра города, руководителей органов администрации при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Перечень должностей с ненормированным рабочим днем устанавливается распоряжением администрации в соответствии с решением городского Собрания.

18.2. В здании администрации в рабочее время существует пропускной режим. Пропуск сотрудников и посетителей в здание администрации осуществляют бюро пропусков и пост вневедомственной охраны.

18.3. Работники администрации, ее структурных подразделений пропускаются в административное здание по предъявлению служебного удостоверения.

18.4. При предъявлении служебных удостоверений пропускаются в здание:

- работники органов администрации;

- работники муниципальных предприятий и учреждений;

- работники представительных и законодательных органов власти;

- работники правоохранительных органов и судов;

- депутаты представительных и законодательных органов власти;

- работники средств массовой информации.

Почетные граждане города Йошкар-Олы проходят по удостоверениям Почетного гражданина.

18.5. Разовые пропуска оформляются и выдаются бюро пропусков.

Разовый пропуск дает право однократного прохода в здание администрации одному лицу в рабочее время. Посетители, прибывшие в администрацию, пропускаются в структурные подразделения по предварительной заявке или после согласования по телефону с теми лицами, к которым они прибыли, с отметкой времени пропуска.

Сотрудник, принявший посетителя, обязан сделать отметку в пропуске о времени ухода посетителя. Посетитель при выходе из здания администрации обязан сдать выданный пропуск на пост охраны.

18.6. Пропуск оформляется и действителен при наличии документа, удостоверяющего личность.

18.7. Пропуск посетителей в сектор по работе с населением осуществляется по разовому пропуску без предъявления удостоверения личности.

18.8. Приглашенные в администрацию на совещание и другие мероприятия пропускаются в ее здание по спискам, подписанным руководителем структурного подразделения администрации, отвечающим за подготовку и проведение конкретного мероприятия.

Для соблюдения требований пропускного режима в здание администрации эти списки должны заблаговременно передаваться на пост охраны здания.

18.9. В дневное и ночное время охранные функции по администрации выполняют сотрудники вневедомственной охраны на основании соответствующего договора.

18.10. Ответственность за организацию и функционирование пропускного режима возложена на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации.

18.11. Дежурство в администрации осуществляется работниками центральной диспетчерской службы администрации.

18.12. В праздничные и выходные дни, а также в особых случаях по указанию мэра города назначаются ответственные дежурные из числа заместителей мэра города, руководителей структурных подразделений администрации.

Графики дежурства составляются руководителем центральной диспетчерской службы и утверждаются первым заместителем мэра города.

19. Порядок внесения дополнений и изменений в Регламент администрации

19.1. Внесение изменений и дополнений в Регламент осуществляется распоряжением администрации.

19.2. Предложения руководителей структурных подразделений администрации по изменению и дополнению Регламента направляются заместителю мэра города - руководителю аппарата администрации.