Распоряжение Мэра города Йошкар-Олы Республики Марий Эл от 30 июня 2006 г. N 42-р "Об утверждении Положения об отделе делопроизводства администрации городского округа "Город Йошкар-Ола"

В соответствии с Уставом муниципального образования "Город Йошкар-Ола":

1. Утвердить прилагаемое Положение об отделе делопроизводства администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра города Йошкар-Олы Загайнова А.В.

Мэр города Йошкар-Олы

О. Войнов

Положение
об отделе делопроизводства администрации городского округа
"Город Йошкар-Ола"
(утв. распоряжением мэра города Йошкар-Олы от 30 июня 2006 г. N 42-р)

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства (далее - отдел) является структурным подразделением администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

1.2. Отдел в своей работе руководствуется:

- федеральными законами Российской Федерации и Республики Марий Эл;

- указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Президента Республики Марий Эл;

- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Республики Марий Эл;

- Уставом муниципального образования "Город Йошкар-Ола";

- постановлениями и распоряжениями мэра города Йошкар-Олы;

- действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела;

- инструкцией по делопроизводству;

- настоящим Положением.

1.3. Отдел имеет круглые печати с обозначением своего наименования, соответствующие штампы, бланк письма.

2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение организации делопроизводства в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - администрации) в соответствии с инструкцией по делопроизводству и Регламентом администрации.

2.2. Организация и обеспечение единого порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации.

2.3. Совершенствование форм и методов делопроизводства в администрации.

2.4. Обеспечение установленного порядка оформления, регистрации, учета и своевременного доведения до населения городского округа "Город Йошкар-Ола" постановлений и распоряжений мэра города Йошкар-Олы.

2.5. Организация и осуществление контроля за исполнением постановлений и распоряжений мэра города Йошкар-Олы, решений Собрания депутатов городского округа "Город Йошкар-Ола", решений Президента и Правительства Республики Марий Эл в части, касающейся полномочий администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

2.6. Прием, первичное рассмотрение документов и почтовой корреспонденции, поступающей в адрес мэра города, его заместителей, направление ее для последующего рассмотрения в структурные подразделения администрации.

2.7. Организация работы с исходящей корреспонденцией.

2.8. Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях администрации, анализ исполнительской дисциплины.

2.9. Учет объема документооборота в отделе.

2.10. Участие в разработке, внедрении новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники.

2.11. Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях администрации.

2.12. Подготовка документов отдела к передаче в архив.

2.13. Организация и обеспечение установленного порядка допуска к служебным документам в администрации.

3. Функции отдела

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Организует в целом делопроизводство в администрации.

3.2. Осуществляет регистрацию, учет, рассылку распорядительных документов мэра города Йошкар-Олы.

3.3. Осуществляет организационно-технические мероприятия по подготовке, изданию и рассылке распорядительных документов мэра города Йошкар-Олы.

3.4. Осуществляет организацию электронной нормативно-правовой базы распорядительных документов мэра города Йошкар-Олы.

3.5. Обеспечивает своевременное рассмотрение входящих документов мэром, заместителями мэра города в соответствии с распределением их обязанностей.

3.6. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись мэру города Йошкар-Олы и его заместителям.

3.7. Осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

3.8. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них, в администрации.

3.9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в администрации.

3.10. Осуществляет регистрацию и хранение договоров, заключенных администрацией городского округа "Город Йошкар-Ола".

3.11. Осуществляет в установленном порядке удостоверение подлинности документов, подписанных мэром города Йошкар-Олы или его заместителями, гербовой печатью администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

3.12. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов для администрации.

3.13. Осуществляет контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в администрации в установленные сроки, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует мэра города Йошкар-Олы и его заместителей по данным вопросам.

3.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений администрации по вопросам делопроизводства.

3.15. Осуществляет в рамках своей компетенции ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

3.16. Осуществляет организацию ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

3.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения в администрации.

3.18. Организует и осуществляет формирование и ведение сводной номенклатуры дел в администрации совместно с архивным сектором управления делами.

3.19. Осуществляет формирование дел, подготовку их к сдаче в архив, хранение текущих документов в отделе.

Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.

4. Права

Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:

4.1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации, о результатах проверок докладывать руководителям структурных подразделений, мэру города Йошкар-Олы и его заместителям для принятия соответствующих мер;

4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел функций.

4.3. Запрашивать от руководства и структурных подразделений администрации необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей.

4.4. Требовать от руководителей структурных подразделений администрации выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений мэра города Йошкар-Олы и его заместителей.

4.5. Вносить руководству предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях администрации.

4.6. Возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.7. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений администрации к подготовке проектов документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.

4.8. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц администрации за нарушения установленных правил работы с документами.

5. Структура и организация работы в отделе

5.1. В состав отдела входят:

- канцелярия;

- протокольная часть;

- подразделение по защите государственной тайны;

- машинописное бюро.

5.2. Структура и штатная численность работников отдела устанавливается мэром города Йошкар-Олы по представлению заместителя мэра, курирующего отдел.

5.3. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности мэром города Йошкар-Олы по представлению заместителя мэра, курирующего отдел.

5.4. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности мэром города Йошкар-Олы по представлению начальника отдела в установленном порядке.

5.5. Деятельность работников отдела регламентируется должностными инструкциями, которые утверждаются курирующим заместителем мэра города Йошкар-Олы.

5.6. Начальник отдела:

5.6.1. руководит деятельностью отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач;

5.6.2. определяет функции работников отдела и их должностные обязанности;

5.6.3 вносит в установленном порядке предложения о поощрении работников отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

5.6.4. подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

6. Ответственность

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением.

6.2. Степень ответственности работников отдела устанавливается должностными инструкциями.