Приказ Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл от 18 февраля 2010 г. N 61 "Об утверждении положения о порядке обработки персональных данных государственных гражданских служащих, работников Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл и граждан и ведении личных дел в Министерстве культуры, печати и по делам национальностей в Республике Марий Эл"

С изменениями и дополнениями от:

29 августа, 12 сентября 2011 г.

В соответствии с требованиями статьи 87 Трудового кодекса Российской Федерации и статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" приказываю:

1. Утвердить прилагаемое положение о порядке обработки персональных данных государственных гражданских служащих, работников Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл и граждан и ведении личных дел в Министерстве культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл.

2. Признать утратившим силу пункт 1 приказа министерства от 21 декабря 2009 года N 387 "Об утверждении положения о порядке обработки персональных данных граждан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Марий Эл, должности работников, не отнесенных к государственным гражданским служащим, граждан, изъявивших желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности, и ведении личных дел в Министерстве культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл

М. Васютин

Зарегистрировано в Управлении Минюста РФ по РМЭ 14 октября 2010 г.

Регистрационный N RU12000201000247

Положение
о порядке обработки персональных данных государственных гражданских служащих, работников Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл и граждан и ведении личных дел в Министерстве культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл
(утв. приказом Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл от 18 февраля 2010 г. N 61)

С изменениями и дополнениями от:

29 августа, 12 сентября 2011 г.

1. Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственных гражданских служащих, работников Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - работники министерства), ведения личных дел в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) и статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), а также порядок хранения и проверки персональных данных граждан Российской Федерации, изъявивших желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы или должности руководителя предприятия (учреждения), находящегося в ведении Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - участники конкурса).

Информация об изменениях:

Приказом Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл от 12 сентября 2011 г. N 350 пункт 2 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

3. Министр культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - министр) либо его представитель обеспечивает защиту персональных данных работников министерства, содержащихся в их личных делах и персональных данных участников конкурса от неправомерного их использования или утраты.

4. Министр определяет лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников министерства и участников конкурса, и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.

5. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных работников министерства лица, допущенные к работе с персональными данными, обязаны соблюдать следующие требования:

5.1. В отношении государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие):

а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Республики Марий Эл (далее - гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - министерство) в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

5.2. В отношении работников Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл (далее - работники):

а) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

б) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника министр должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, ТК РФ и иными федеральными законами;

в) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Министр должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

г) министр не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации министр вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

д) министр не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;

е) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, министр не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

ж) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена министром в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;

з) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами министра, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

и) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

к) министр, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

6. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах, имеют право:

6.1. Гражданские служащие:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона. Гражданский служащий при отказе министра или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме министру или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать от министра или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие министра или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.

6.2. Работники на:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца пропущена часть текста

а) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

б) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

г) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

д) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ или иного федерального закона. При отказе министра исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме министру о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

е) требование об извещении министром всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

ж) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия министра при обработке и защите его персональных данных.

7. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных работников министерства и участников конкурса, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

8. В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" на основе персональных данных гражданских служащих в министерстве формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих.

9. Министр или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих и участников конкурса при формировании кадрового резерва.

10. В личное дело работника министерства вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, работу, ее прохождением и увольнением и необходимые для обеспечения деятельности министерства.

Личное дело работника министерства ведется структурным подразделением министерства по вопросам государственной гражданской службы и кадров (далее - кадровая служба министерства).

11. Персональные данные, внесенные в личные дела работников министерства, иные сведения, содержащиеся в личных делах работников министерства, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

12. Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих могут предоставляться для опубликования средствам массовой информации в порядке, определенном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

13. Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, указанных в пункте 12 настоящего Положения:

а) декларированный годовой доход;

б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.

14. Сведения, указанные в пункте 13 настоящего Положения, предоставляются на основании данных, имеющихся в кадровой службе министерства, на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.

15. В предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:

а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме указанных в пункте 13 настоящего Положения;

б) данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;

в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;

г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;

д) информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия акта министерства о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов министерства о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта министерства об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

17. К личному делу работника приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на работу;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии или личный листок по учету кадров;

в) дополнение к личному листку по учету кадров;

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении звания лучшего по профессии, почетными грамотами, награждении ценными подарками, выдачи премии, объявлении благодарности;

з) копия приказа министерства о приеме на работу;

и) автобиография;

к) трудовой договор (экземпляр работодателя);

л) договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

м) характеристики (рекомендательные письма);

н) выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.);

о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

п) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

р) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

с) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан.

Кроме того к личному делу руководителя предприятия (учреждения), находящегося в введении министерства, приобщаются документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности руководителя (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса).

18. В личное дело работника министерства вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу работника министерства приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

19. Документы, приобщенные к личному делу работника министерства, брошюруются скоросшивателем, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные работников министерства в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой министерства на электронных носителях. Кадровая служба министерства обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

20. В обязанности кадровой службы министерства, осуществляющей ведение личных дел работников министерства, входит:

а) приобщение документов, указанных в пунктах 16, 17 и 18 настоящего Положения, к личным делам работников министерства;

б) обеспечение сохранности личных дел работников министерства и документов, участников конкурса;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников министерства и документах участников конкурса, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

г) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям;

д) информирование гражданских служащих, указанных в подпункте "г" настоящего пункта, об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;

е) ознакомление работника министерства с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе работника министерства и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

ж) организация проверки достоверности представленных участниками конкурса персональных данных и иных сведений, а также оформление на участников конкурса допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну.

21. Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников министерства, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах и документах участников конкурса, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников министерства, установленные настоящим Положением.

22. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другой государственный орган его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

23. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

24. Личные дела работников министерства, уволенных с гражданской службы, работы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 23 настоящего Положения) хранятся кадровой службой министерства в течение 10 лет со дня увольнения, после чего брошюруются ниткой и передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой министерства, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

25. Документы участников конкурса, не допущенных к участию в конкурсе и участвовавших в конкурсе, могут быть им возвращены по письменному заявлению в течение трех лет со дня завершения конкурса. До истечения этого срока документы хранятся в кадровой службе министерства, после чего подлежат уничтожению установленным порядком.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл от 12 сентября 2011 г. N 350 настоящее Положение дополнено пунктом 26

26. Документы, содержащие сведения о персональных данных, перечисленные в пунктах 16, 17, 18 настоящего Положения, хранятся в опечатываемом помещении кадровой службы министерства. Для хранения этих документов используются специально оборудованные металлические шкафы, а помещение оборудуется сигнализацией. Ключи от помещения и шкафов находятся у лиц, уполномоченных министром на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных, и хранятся в соответствии с требованиями утвержденной министром инструкции.

Справка
к приказу Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл "Об утверждении положения о порядке обработки персональных данных государственных гражданских служащих, работников Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл и граждан и ведении личных дел в Министерстве культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл"

а) основания издания нормативно правового акта:

в соответствии со статьей 87 Трудового кодекса Российской Федерации порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации и иных федеральных законов;

б) сведения о действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информация о сроках приведения их в соответствие с принятым актом:

приказом министерства от 21 декабря 2010 года N 387 утверждено положение о порядке обработки персональных данных граждан, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Марий Эл, должности работников, не отнесенных к государственным гражданским служащим, граждан, изъявивших желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности, и ведении личных дел в Министерстве культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл, которое после официальной регистрации и опубликования настоящего приказа утратит силу;

в) сведения о согласовании акта с заинтересованными органами: согласование с органами государственной власти не требуется;

г) нормативно-правовой акт направляется на государственную регистрацию повторно, 19 января 2010 года Министерством юстиции Республики Марий Эл было отказано в государственной регистрации приказа.

Письмо Министерства юстиции Республики Марий Эл N 118 от 19 января 2010 года.

Ведущий специалист-эксперт по правовым вопросам

И. Веденеева