Распоряжение Президента Республики Марий Эл от 31 марта 2003 г. N 79-рп "О порядке работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл"

В соответствии с распоряжением Президента Республики Марий Эл от 10 февраля 2003 г. N 27-рп "О внесении изменений в структуру Администрации Президента Республики Марий Эл" и в целях осуществления и защиты законных прав и интересов граждан республики:

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл (далее именуется - Порядок).

2. Руководителям министерств, ведомств и государственных учреждений Республики Марий Эл привести в соответствие с требованиями настоящего Порядка имеющиеся локальные правовые акты, определяющие порядок работы по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб и ходатайств граждан, и при необходимости внести соответствующие изменения и дополнения.

3. Предложить главам муниципальных образований Республики Марий Эл использовать настоящий Порядок при разработке аналогичных документов.

4. Признать утратившим силу распоряжение Президента Республики Марий Эл от 15 мая 2001 г. N 254-рп "О Порядке работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 2001, N 6, ст. 288), кроме пункта 3.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на отдел делопроизводства управления делами Президента Республики Марий Эл.

Президент

Республики Марий Эл

Л.Маркелов

г.Йошкар-Ола,

31 марта 2003 года,

N 79-рп

Порядок
работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл
(утв. распоряжением Президента Республики Марий Эл от 31 марта 2003 г. N 79-рп)

I. Общие положения

В соответствии с Конституцией Российской Федерации и Конституцией Республики Марий Эл граждане в Республике Марий Эл имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и получать мотивированный ответ в сроки, установленные законом. Данному конституционному праву граждан корреспондирует закрепленная в действующем законодательстве обязанность государственных служащих своевременно рассматривать обращения граждан и разрешать их в пределах своих полномочий.

1.1. Работа с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл проводится отделом делопроизводства управления делами Президента Республики Марий Эл (далее именуется - отдел делопроизводства) во взаимодействии с другими структурными подразделениями Администрации Президента Республики Марий Эл (далее именуются - структурные подразделения) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Республики Марий Эл.

1.2. Обращение гражданина (далее именуется - обращение) - изложенное в письменной или устной форме предложение, заявление, жалоба и ходатайство.

Предложение - такой вид обращения, который не связан с нарушением прав граждан. Предложение направлено на улучшение порядка организации и деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, на совершенствование правовой основы государственной и общественной жизни, решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер деятельности государства и общества.

Заявление - обращение по поводу реализации прав, свобод, закрепленных Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Марий Эл и законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл.

Жалоба - обращение гражданина по поводу нарушенных решениями и действиями (или бездействием) органа или должностного лица либо юридического или физического лица прав, свобод или законных интересов, в том числе предоставлением официальной информации, послужившей основанием для принятия решений и совершения действий (или бездействия).

Ходатайство - обращение с просьбой о признании определенного статуса, прав и свобод, изложенное в письменной форме, в случаях, которые прямо установлены действующим законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл.

Коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное их организаторами.

1.3. Организация работы с обращениями граждан регламентируется настоящим Порядком, а также Инструкцией по делопроизводству в Администрации Президента Республики Марий Эл.

II. Прием, регистрация и рассмотрение письменных обращений граждан

2.1. Все письменные обращения граждан, поступающие в адрес Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл, первых заместителей (заместителей) Главы Правительства Республики Марий Эл (далее именуются - первые заместители (заместители) Главы Правительства), Руководителя Администрации Президента, Заместителя Главы Правительства Республики Марий Эл, принимаются и регистрируются в отделе делопроизводства.

Поступившая корреспонденция проверяется следующим образом:

на безопасность вложения;

правильность адресования корреспонденции;

проводится сверка реестров на поступившую корреспонденцию;

отбираются телеграммы, служебные письма и ответы на обращения граждан;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывается конверт;

поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.

При регистрации письма (телеграммы) на первом листе проставляется штамп установленного образца с указанием даты поступления и регистрационного номера, состоящего из буквенного индекса и порядкового номера обращения.

На поздравительные открытки и телеграммы штамп не проставляется.

2.2. Письменные обращения рассматриваются работниками отдела делопроизводства с обязательным заполнением на каждое обращение электронной учетной карточки, в которой указывается необходимая информация об авторе, содержании обращения, его регистрационном номере, а также сведения о принятом решении по рассмотрению обращения.

В целях оперативного знакомства с содержанием обращения работники отдела делопроизводства могут выделять наиболее значимые части текста письма путем подчеркивания, а при необходимости готовить служебные записки с кратким изложением письма.

2.3. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости отсодержащихся в них вопросов передаются отделом делопроизводства Президенту, Главе Правительства Республики Марий Эл, первым заместителям (заместителям) Главы Правительства, Руководителю Администрации Президента, Заместителю Главы Правительства Республики Марий Эл, а также направляются на рассмотрение руководителям тех органов государственной власти, местного самоуправления, учреждений и организаций, которые компетентны решать поставленные авторами вопросы. Передача и направление обращений осуществляется не позднее 5 дней со дня регистрации в отделе делопроизводства, за исключением тех, в которых поставленные вопросы требуют дополнительной проработки.

Обращения, поступившие с сопроводительными письмами из органов государственной власти Российской Федерации, направляются Президенту, Главе Правительства Республики Марий Эл, первым заместителям (заместителям) Главы Правительства или Руководителю Администрации Президента, Заместителю Главы Правительства Республики Марий Эл.

Служебные письма, т.е. документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (учреждения) и подписанные одним из его руководителей, а также письма депутатов без приложенных к ним обращений граждан регистрируются как служебная почтовая корреспонденция и рассматриваются в установленном порядке.

Обращения граждан, поступившие по сети "Интернет" в адрес Президента Республики Марий Эл, в которых указан только E-mail адрес без обязательных реквизитов, списываются "в дело", за исключением тех, в которых изложена особо важная информация.

Передача обращений из одного структурного подразделения в другое, осуществляется через отдел делопроизводства.

2.4. Письма проверяются на повторность. Повторными письмами считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан или заявитель не согласен с принятым по его первоначальному обращению решением.

Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также неоднократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору давались исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

2.5. Обращения, адресованные Президенту, Главе Правительства Республики Марий Эл с грифом "лично", в том числе во время его отсутствия, направляются работниками отдела делопроизводства в секретариат Президента Республики Марий Эл для последующей передачи Президенту Республики Марий Эл.

2.6. Обращения, адресованные первым заместителям (заместителям) Главы Правительства или Руководителю Администрации Президента, Заместителю Главы Правительства Республики Марий Эл, рассматриваются ими или по их поручениям руководителями структурных подразделений с участием органов исполнительной власти или местного самоуправления, которые компетентны решать поставленные гражданами вопросы.

Авторам обращений за подписью первых заместителей (заместителей) Главы Правительства, Руководителя Администрации Президента, Заместителя Главы Правительства Республики Марий Эл или по их поручению за подписью руководителя органа исполнительной власти, к компетенции которого отнесены изложенные в письме вопросы, даются ответы в письменной форме в сроки, установленные действующим законодательством.

2.7. Непосредственно в отделе делопроизводства подлежат рассмотрению:

обращения, в которых отсутствуют просьбы, жалобы, предложения или содержатся общие рассуждения по известным проблемам внутренней и внешней политики, или поднимаются уже решенные вопросы, не требующие дополнительного рассмотрения. Такие обращения подлежат списанию работниками отдела делопроизводства в архив;

письменные обращения о личном приеме у должностных лиц. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке работы Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл, а заявления оформляются "в дело" как исполненные.

2.8. Не подлежат рассмотрению:

обращения, которые содержат выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, а также нецензурные выражения;

обращения, не поддающиеся чтению;

обращения, бессмысленные и нелогичные по содержанию, если они не имеют личных просьб;

повторные обращения, не содержащие новых данных, если все изложенные в них доводы ранее полно и объективно рассматривались и ответ был дан компетентным органом;

обращения, в которых отсутствуют фамилия, имя, отчество заявителя, его адрес (место работы, учебы) и личная подпись (анонимные);

обращения, рассматриваемые в порядке конституционного, гражданского, административного, уголовного судопроизводства или арбитражными судами;

обращения, для которых предусмотрен иной порядок рассмотрения, установленный законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл.

Вышеуказанные обращения регистрируются и в установленном порядке оформляются "в дело" с уведомлением автора обращения о принятом мотивированном решении.

Не уведомляются, как правило, авторы обращений, если:

по содержанию обращение является некорректным или бессмысленным;

отсутствует полный адрес заявителя;

обращение анонимное.

2.9. Переписка может быть прекращена в случаях неоднократных поступлений обращений, оставленных без рассмотрения по основаниям, перечисленным в пункте 2.8., с составлением мотивированного заключения, утверждаемого Руководителем Администрации Президента, Заместителем Главы Правительства Республики Марий Эл. О прекращении переписки сообщается заявителю (за исключением лиц, признанных психически больными).

2.10. Запрещается направлять жалобы граждан на рассмотрение тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

III. Сроки рассмотрения обращений граждан

3.1. Обращения граждан направляются на рассмотрение в соответствующие органы государственной власти, учреждения и организации не позднее чем в 5-дневный срок со дня их регистрации. Исключение могут составлять только те обращения, в которых поставленные вопросы требуют дополнительной проработки по их рассмотрению.

О принятом решении авторы обращений извещаются по телефону или при личном приеме работниками отдела делопроизводства.

3.2. Обращения рассматриваются исполнителями в срок до одного месяца со дня поступления обращения к ним на рассмотрение, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не более 15 дней.

В отдельных случаях, когда обращения требуют неотложного исполнения, срок их исполнения может быть сокращен должностным лицом, давшим поручение по его исполнению.

В тех случаях, когда для разрешения обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их исполнения могут быть в порядке исключения продлены должностным лицом, давшим поручение исполнителю, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору обращения и в отдел делопроизводства.

3.3. Поручения по обращениям, поступившим из органов государственной власти Российской Федерации с пометкой "срочно", исполняются в 3-дневный срок, с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более одного месяца.

IV. Обязанности органов государственной власти и должностных лиц по рассмотрению обращений граждан

4.1. При рассмотрении обращений граждан органы государственной власти и должностные лица, в компетенцию которых входит рассмотрение изложенных в обращениях вопросов, обязаны:

внимательно разобраться по существу обращений, в случае необходимости истребовать документы, проводить проверки с выходом (выездом) на место, принимать все возможные меры для объективного разрешения вопросов;

не допускать волокиты и бюрократического подхода при рассмотрении обращений, преследования их авторов за содержащуюся в обращении критику;

принимать обоснованные решения и обеспечивать своевременное и правильное их исполнение;

сообщать гражданам в установленные сроки в письменной или устной форме о результатах рассмотрения обращений и принятых решениях;

в случае неудовлетворения требований, изложенных в обращениях, отразить мотивы отказа с указанием органа или должностного лица, которым можно обжаловать принятое по обращению решение.

V. Осуществление контроля

5.1. Контроль за работой с обращениями, поступившими в Администрацию Президента Республики Марий Эл, осуществляется отделом делопроизводства.

5.2. Цели контроля:

устранение недостатков в работе органов государственной власти Республики Марий Эл;

оказание помощи автору обращения в удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав;

выявление принимавшихся ранее мер по обращениям или получение справки по вопросу, с которым автор обращался неоднократно;

получение материалов для аналитических справок.

5.3. Контролю подлежат обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, а также обращения, направленные исполнителю с резолюцией: "Доложить" или "Проинформировать".

На контрольном обращении работниками отдела делопроизводства проставляется штамп "Подлежит возврату в Администрацию Президента Республики Марий Эл" (за исключением обращений, направляемых в органы прокуратуры и судебные инстанции).

С контрольных обращений при необходимости снимаются копии.

5.4. Контроль осуществляется за:

выполнением поручений Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл по обращениям граждан;

исполнением обращений, направленных на рассмотрение в структурные подразделения, в органы государственной власти и местного самоуправления Республики Марий Эл;

сроками рассмотрения обращений граждан.

5.5. Текущий контроль за своевременным рассмотрением обращений, направленных в структурные подразделения, органы государственной власти, местного самоуправления, осуществляется лицом, давшим поручение по обращению (руководителем, его заместителем или должностным лицом, ответственным за работу с обращениями).

5.6. Исполненные контрольные письма с поручениями Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл, первых заместителей (заместителей) Главы Правительства, Руководителя Администрации Президента, Заместителя Главы Правительства Республики Марий Эл снимаются с контроля лицом, давшим поручение, на основании информации или иных документов, подтверждающих их исполнение, и направляются по завершении работы со всеми материалами в отдел делопроизводства.

5.7. На каждом обращении после окончательного решения и исполнения должна быть поставлена надпись "в дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

5.8. В целях контроля за сроками и качеством исполнения обращений и представления аналитической информации, доклада Президенту, Главе Правительства Республики Марий Эл, первым заместителям (заместителям) Главы Правительства и Руководителю Администрации Президента, Заместителю Главы Правительства Республики Марий Эл работники отдела делопроизводства проводят проверки состояния работы с обращениями граждан в органах исполнительной власти и местного самоуправления Республики Марий Эл.

VI. Организация работы по личному приему граждан

В целях оперативного и эффективного рассмотрения обращений в Администрации Президента Республики Марий Эл осуществляется личный прием граждан.

6.1. Рассмотрение устных обращений осуществляется в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл (далее именуется - Приемная).

Прием граждан ведут:

по предварительной записи - Президент, Глава Правительства Республики Марий Эл, первые заместители (заместители) Главы Правительства, Руководитель Администрации Президента, Заместитель Главы Правительства Республики Марий Эл, руководители структурных подразделений;

ежедневный - работники отдела делопроизводства.

Граждане, имеющие льготы и преимущества, установленные действующим законодательством, а также беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди.

Лица в нетрезвом состоянии на прием не допускаются.

При нарушении посетителями общественного порядка работниками отдела делопроизводства принимаются меры к пресечению указанных действий и вызываются представители органов внутренних дел, а в случаях, когда посетитель совершает действия, дающие основания предполагать наличие у него тяжелого психического расстройства, вызывается врач-психиатр для оказания ему медицинской помощи.

Посетитель предъявляет документ, удостоверяющий личность, сообщает адрес постоянного места жительства, место работы и должность, излагает суть обращения.

Данные о посетителе, краткое содержание обращения заносятся в журнал учета приема граждан и в систему электронных средств регистрации, учета и обработки обращений.

6.2. Запись на прием к должностным лицам, указанным в пункте 6.1., осуществляют работники отдела делопроизводства ежедневно с 9 час.00 мин. до 16 час. 30 мин. (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу - с 9 час. 00 мин. до 16 час. 00 мин. после личной встречи с заявителями.

Запись на прием прекращается, если число записавшихся к должностному лицу составляет 10 человек. В исключительных случаях заместитель начальника отдела делопроизводства по работе с обращениями граждан может рассмотреть вопрос о досрочном прекращении записи посетителей на прием.

Отделом делопроизводства составляется график приема граждан в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл (ежеквартально, до 20 числа предшествующего кварталу месяца), утверждаемый Президентом, Главой Правительства Республики Марий Эл или Первым заместителем Главы Правительства.

График доводится до сведения должностных лиц,осуществляющих прием граждан и посетителей в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл.

6.3. Президент, Глава Правительства Республики Марий Эл, первые заместители (заместители) Главы Правительства, Руководитель Администрации Президента, Заместитель Главы Правительства Республики Марий Эл, руководители структурных подразделений осуществляют прием граждан в соответствии с утвержденным графиком приема граждан, как правило, по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Материалы по личному приему в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл (список граждан установленной формы, документы, представленные гражданами по рассматриваемым вопросам, и т.п.) в 1 экземпляре представляются не позднее чем за 7 дней до даты его проведения из отдела делопроизводства в структурное подразделение, обеспечивающее деятельность должностного лица, проводящего личный прием граждан, для подробной проработки вопросов к личному приему, подготовки проектов решений по ним.

Второй экземпляр материалов остается на контроле в отделе делопроизводства.

Личный прием граждан в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл проводится должностными лицами в строго назначенное время при участии работника структурного подразделения, проработавшего вопросы к личному приему посетителей, и работника отдела делопроизводства, ответственного, за организацию личного приема граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл. На прием граждан могут быть приглашены руководители органов исполнительной власти республики, в функции которых входит решение рассматриваемых вопросов.

Контроль за рассмотрением и исполнением устных обращений осуществляется структурными подразделениями, руководители которых вели прием конкретного посетителя.

6.4. Работники отдела делопроизводства проводят личный прием граждан в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл ежедневно с 9 час. 00 мин. до 16 час. 30 мин., в пятницу - с 9 час. 00 мин. до 16 час. 00 мин. (кроме праздничных и выходных дней).

Прием граждан осуществляется в порядке очередности.

Выслушав посетителя, работник отдела делопроизводства рассматривает и анализирует представленные материалы по вопросам, не требующим дополнительного рассмотрения и проверок, дает квалифицированные разъяснения и ответы. Во время приема работник отдела делопроизводства вправе по договоренности направить заявителя в соответствующее структурное подразделение, министерство или ведомство для разрешения вопроса по существу обращения.

По просьбе заявителя он может быть принят руководителем соответствующего подразделения по согласованию с последним.

При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в Приемную Администрации Президента Республики Марий Эл может быть приглашен работник структурного подразделения.

6.5. При невозможности разрешения на личном приеме обращения по существу от посетителя принимается письменное обращение.

Письменные обращения, поступившие от граждан в ходе личного приема, регистрируются в отделе делопроизводства и направляются на рассмотрение должностному лицу, к компетенции которого отнесены изложенные в письме вопросы. На таких обращениях проставляется специальный штамп "Личный прием".

Как правило, обращения, полученные во время личного приема,рассматриваются в первоочередном порядке и ставятся на контроль,который осуществляется отделом делопроизводства.

Запечатанные в конверте письма вскрываются в отделе делопроизводства в присутствии сдающего обращение гражданина. Проверяется наличие в обращении фамилии, имени, отчества заявителя, полного адреса, личной подписи. Далее работа с такими обращениями осуществляется в установленном порядке.

VII. Отправка корреспонденции

Отправка исходящей корреспонденции по обращениям граждан осуществляется отделом делопроизводства ежедневно (за исключением праздничных и выходных дней) в строго определенное время следующим образом:

документы, направляемые Президенту, Главе Правительства Республики Марий Эл, Руководителю Администрации Президента, Заместителю Главы Правительства Республики Марий Эл, передаются заместителем начальника отдела делопроизводства по работе с обращениями граждан в секретариат Президента Республики Марий Эл и секретариат Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл с 16 час. 30 мин. до 17 час. 00 мин., срочные - безотлагательно;

документы, направляемые первым заместителям (заместителям) Главы Правительства, руководителям структурных подразделений, передаются через экспедицию отдела делопроизводства;

документы, доставляемые адресатам через курьера экспедиции отдела делопроизводства, передаются в экспедицию до 14 час. 00 мин;

документы, отправляемые по почте, передаются в экспедицию отдела делопроизводства до 16 час. 00 мин.