Распоряжение Президента Республики Марий Эл от 9 октября 1999 г. N 1098-рп "О Порядке работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл"

В целях осуществления и защиты законных прав граждан республики.

1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл (далее - Порядок).

2. Руководителям министерств и ведомств Республики Марий Эл, главам администраций городов и районов в месячный срок разработать и утвердить локальный правовой документ, регламентирующий работу по рассмотрению и разрешению писем, жалоб и заявлений граждан.

3. Признать утратившим силу раздел XIII "Порядок работы с письмами граждан" Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Республики Марий Эл и аппарате Правительства Республики Марий Эл, утвержденной распоряжением Президента Республики Марий Эл от 28 мая 1997 г. N 515-рп.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Управление по работе с обращениями граждан Администрации Президента Республики Марий Эл.

Президент

Республики Марий Эл

В.Кислицын

9 октября 1999 г.

N 1098-рп

Порядок
работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл
(утв. распоряжением Президента Республики Марий Эл от 9 октября 1999 г. N 1098-рп)

I. Общие положения

1.1. Работа с обращениями граждан проводится Управлением по работе с обращениями граждан Администрации Президента Республики Марий Эл (далее - Управление) в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями Администрации Президента Республики Марий Эл в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Республики Марий Эл и Положением об Управлении по работе с обращениями граждан Администрации Президента Республики Марий Эл.

1.2. Обращения граждан поступают в виде писем и телеграмм, а также в устной форме, где авторами высказываются предложения, заявления, жалобы и ходатайства.

Предложения - это обращения граждан, направленные на улучшение деятельности органов власти и местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций различных форм собственности.

Заявления - обращения граждан в целях реализации их прав и законных интересов.

Жалобы - обращения граждан с требованием о восстановлении их прав и законных интересов, нарушенных действиями, бездействием или решениями органов власти и местного самоуправления, владельцев частных предприятий, должностных лиц и общественных организаций.

Ходатайства - обращения граждан с просьбой о признании определенного статуса, прав и свобод.

Организация работы с предложениями, заявлениями, жалобами и ходатайствами граждан регламентируется настоящим Порядком, который предусматривает очередность и последовательность операций, проводимых при рассмотрении письменных и устных обращений граждан.

II. Прием, регистрация и рассмотрение письменных обращений граждан

2.1. Все письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Управление, где регистрируются и направляются в зависимости от содержащихся в них вопросов непосредственно Президенту Республики Марий Эл, заместителям Главы Правительства Республики Марий Эл или Руководителю Администрации Президента Республики Марий Эл, руководителям органов исполнительной власти и местного самоуправления.

2.2. Прием и учет корреспонденции осуществляется сотрудниками Управления в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и Республики Марий Эл по делопроизводству.

2.3. Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия, учреждения, организации и подписанные одним из его руководителей, в Управлении не регистрируются, а направляются по принадлежности в Управление по делопроизводству Администрации Президента Республики Марий Эл.

2.4. Письменные обращения граждан рассматриваются сотрудниками Управления в соответствии с их служебными обязанностями с обязательным заполнением на каждое обращение регистрационно-контрольной карточки или введения необходимой информации в ПВЭМ. Учетная карточка заполняется машинописно или от руки разборчивым почерком, все реквизиты указываются точно, не допускаются двойные толкования.

2.5. Обращения граждан, адресованные Президенту Республики Марий Эл с пометкой "лично", в том числе во время его командировок, направляются сотрудниками Управления для визирования непосредственно Президенту Республики Марий Эл. Рассмотрение таких обращений осуществляется по поручению Президента Республики Марий Эл органами власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями любой формы собственности в установленные сроки и в порядке, определенном в резолюции.

Обращения граждан, адресованные Президенту Республики Марий Эл с пометкой "лично", в его отсутствие рассматриваются лицом, его замещающим, в порядке, установленном абзацем первым пункта 2.5. настоящего Порядка.

2.6. Обращения граждан, адресованные заместителям Главы Правительства Республики Марий Эл или Руководителю Администрации Президента Республики Марий Эл, направляются на рассмотрение адресатам и рассматриваются ими или по их поручениям руководителями структурных подразделений (служб, отделов, секретариатов) Администрации Президента и Правительства Республики Марий Эл с участием органов исполнительной власти или местного самоуправления, которые компетентны решать поставленные гражданами вопросы.

Авторам обращений за подписью Заместителя Главы Правительства Республики Марий Эл, по его поручению за подписью руководителя органа исполнительной власти, к компетенции которого отнесены изложенные в письме вопросы, дается ответ в письменной форме в сроки, установленные действующим законодательством.

2.7. Обращения граждан по вопросам консультационно-разъяснительного характера, не требующим дополнительных проверок, рассматриваются в установленные сроки непосредственно в Управлении, а также в других структурных подразделениях Администрации Президента Республики Марий Эл или в министерствах, ведомствах и иных органах власти Республики Марий Эл, к компетенции которых отнесены поставленные в обращениях вопросы.

В таких случаях направление писем граждан исполнителям осуществляется с сопроводительным письмом за подписью начальника Управления или по его поручению за подписью заместителя.

На рассмотренное обращение авторам дается письменный ответ за подписью руководителя органа-исполнителя.

2.8. Непосредственно в Управлении подлежат рассмотрению также:

обращения граждан, в которых отсутствуют просьбы, жалобы, предложения или содержатся общие рассуждения по известным проблемам внутренней и внешней политики, или поднимаются уже решенные вопросы, не требующие дополнительного рассмотрения. Такие обращения подлежат списанию сотрудниками Управления в архив;

письменные обращения граждан о личном приеме у должностных лиц. Такие обращения оформляются "В дело" в установленном порядке.

2.9. Не подлежат рассмотрению:

обращения граждан, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц;

анонимные обращения, не содержащие фамилии, места жительства, даты и личной подписи автора обращения;

обращения граждан, бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб;

обращения граждан, рассматриваемые в порядке конституционного, гражданского, уголовного судопроизводства или арбитражными судами;

обращения, для которых предусмотрен иной порядок рассмотрения, установленный законодательством Российской Федерации.

2.10. Обращения граждан, поступившие в Администрацию Президента Республики Марий Эл от депутатов на бланке депутата с приложенными письмами граждан, а также обращения, поступившие из средств массовой информации, подлежат регистрации в Управлении с последующим рассмотрением компетентными органами власти.

III. Сроки рассмотрения обращений граждан

3.1. Обращения граждан рассматриваются в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации.

Срок исчисляется с момента регистрации поступившего обращения в Управлении.

3.2. Обращения граждан направляются на рассмотрение в соответствующие органы государственной власти, организации не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации их в Управлении. Исключение могут составлять те обращения, в которых поставленные вопросы требуют дополнительной проработки по их рассмотрению.

О принятом решении авторы обращений извещаются по телефону или при личном приеме сотрудниками Управления.

3.3. Обращения граждан рассматриваются и разрешаются исполнителями в срок до одного месяца со дня регистрации их в Управлении, а не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно, но не более 15 дней.

В отдельных случаях, когда обращения граждан требуют неотложного исполнения, срок их исполнения может быть сокращен; при проведении проверок, истребовании дополнительных материалов либо принятия других мер - продлен руководителем, давшим соответствующее поручение исполнителю, о чем сообщается автору письма и в Управление.

IV. Обязанности органов и должностных лиц по рассмотрению обращений граждан

4.1. При рассмотрении обращений граждан органы и должностные лица, в компетенцию которых входит рассмотрение изложенных в обращениях вопросов, обязаны:

внимательно разобраться по существу обращений, в случае необходимости истребовать документы, проводить проверки с выходом на место, принимать все возможные меры для объективного разрешения вопросов;

не допускать волокиты и бюрократического подхода при рассмотрении обращений граждан, преследования их авторов за содержащуюся в обращении критику;

принимать обоснованные решения и обеспечить своевременное и правильное их исполнение;

сообщать гражданам в установленные сроки в письменной или устной форме о результатах рассмотрения обращений и принятых решениях;

в случае неудовлетворения требований, изложенных в обращениях, отразить мотивы отказа с указанием органа или должностного лица, которым можно обжаловать принятое по обращению решение.

V. Осуществление контроля

5.1. Контроль за работой с обращениями граждан, поступившими в Администрацию Президента Республики Марий Эл, осуществляется Управлением.

5.2. Контролю подлежат все обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, а также обращения граждан, направленные исполнителю с резолюцией: "Доложить" или "Проинформировать".

Цели контроля:

устранение недостатков в работе органов власти и местного самоуправления;

оказание помощи автору обращения в удовлетворении его законной просьбы или восстановления нарушенных прав;

получение материалов для обзоров почты, аналитических писем и информации;

выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получение справки по вопросу, с которым автор обращался неоднократно.

На контрольном обращении сотрудниками Управления проставляется штамп "Подлежит возврату в Администрацию Президента Республики Марий Эл". С контрольных обращений при необходимости снимаются копии.

5.3. В Управлении контроль осуществляется:

за выполнением поручений Президента Республики Марий Эл на обращения граждан;

за исполнением писем, направленных на рассмотрение с контролем в органы власти и местного самоуправления;

за исполнением обращений граждан, направленных на рассмотрение в подразделения Администрации Президента Республики Марий Эл;

за сроками рассмотрения писем граждан.

5.4. Текущий контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, направленных из Управления в структурные подразделения Администрации Президента Республики Марий Эл или иные органы власти, местного самоуправления республики, осуществляется руководителем этого органа или его заместителем, должностным лицом, ответственным за работу с письмами, жалобами и заявлениями граждан.

5.5. Исполненные контрольные обращения граждан с ответами на имя лица, давшего поручение, возвращаются в Управление за подписью руководителя, которому направлено на рассмотрение данное обращение. Управление анализирует качество и полноту решения вопросов, поставленных в обращениях граждан.

Начальник Управления или по его поручению заместитель списывает ответ "В дело" или принимает решение о продлении контроля по разрешению вопросов, изложенных в письме гражданина. В последнем случае исполнителю, рассматривавшему обращение гражданина, направляются копии письма и ответа с сопроводительным письмом начальника Управления о дополнительном рассмотрении обращения, о чем в обязательном порядке уведомляется автор письма.

Продолжительность дополнительного рассмотрения определяется лицом, принявшим решение о продлении контроля, в установленном порядке.

Исполненные обращения граждан рассматриваются в Управлении в 5-дневный срок.

Для подготовки тематических и обзорных записок с ответов по необходимости снимаются копии.

5.6. Исполненные контрольные письма с поручениями Президента Республики Марий Эл снимаются с контроля лицом, давшим поручение, на основании информации или иных документов, подтверждающих их исполнение, и направляются по завершении работы со всеми материалами в Управление, где закрываются "В дело".

5.7. В целях контроля за сроками и качеством исполнения обращений граждан и предоставления аналитических информаций, докладов Президенту Республики Марий Эл, заместителям Главы Правительства Республики Марий Эл и Руководителю Администрации Президента Республики Марий Эл сотрудники Управления проводят регулярные проверки состояния работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан в органах исполнительной власти и местного самоуправления Республики Марий Эл.

VI. Организация работы по личному приему граждан

В целях быстрого и эффективного рассмотрения обращений граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл организовывается личный прием граждан.

6.1. Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл и в администрациях городов и районов республики.

Прием граждан ведут:

по предварительной записи - Президент и Глава Правительства Республики Марий Эл, заместители Главы Правительства Республики Марий Эл, Руководитель Администрации Президента Республики Марий Эл, руководители подразделений Администрации Президента и Правительства Республики Марий Эл;

ежедневный - сотрудники Управления.

6.2. Запись на прием.

Запись на прием к руководству Администрации Президента Республики Марий Эл осуществляют сотрудники Управления ежедневно с 8 до 16 часов (кроме выходных и праздничных дней).

Запись на прием прекращается, если число записавшихся к руководителю составляет не более 20 человек. В исключительных случаях начальник Управления также может рассмотреть вопрос о досрочном прекращении записи посетителей на прием.

На каждого гражданина, обратившегося по вопросу личного приема, сотрудники Управления заполняют карточку приема граждан с соответствующими реквизитами; при повторных обращениях подбирают документы, имеющиеся в Управлении по заявителю, и сообщают посетителю о времени и месте приема руководителем, компетентным решать поставленные в обращении вопросы.

Ежеквартально до 20 числа предшествующего кварталу месяца начальником Управления или по его поручению заместителем составляются график приема граждан в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл и ежемесячно - график выездного приема граждан в администрациях городов и районов Республики Марий Эл, утверждаемые Президентом Республики Марий Эл или Первым заместителем Главы Правительства Республики Марий Эл.

Графики доводятся до сведения руководителей, осуществляющих прием граждан, глав администраций городов и районов республики и посетителей Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл.

6.3. Организация приема граждан Президентом и Главой Правительства Республики Марий Эл, заместителями Главы Правительства Республики Марий Эл, руководством Администрации Президента Республики Марий Эл.

Президент Республики Марий Эл, заместители Главы Правительства Республики Марий Эл, Руководитель Администрации Президента Республики Марий Эл, руководители структурных подразделений Администрации Президента Республики Марий Эл (далее - руководители) осуществляют прием граждан в соответствии с утвержденными графиком приема граждан в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл и графиком выездного приема граждан в администрациях городов и районов Республики Марий Эл.

Материалы к личному приему в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл в 1 экземпляре (список граждан установленной формы, документы, представленные гражданами по рассматриваемым вопросам, и иные материалы) представляются не менее чем за 7 дней до даты его проведения из Управления в секретариат, отдел, службу, управление Администрации Президента Республики Марий Эл, обеспечивающие деятельность руководителя, проводящего личный прием граждан, для подробной проработки вопросов к личному приему и подготовки проектов решений по ним. Второй экземпляр материалов остается на контроле в Управлении. Личный прием граждан в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл проводится руководителями в строго назначенное время при участии сотрудника секретариата, отдела, службы, управления, проработавшего вопросы к личному приему посетителей, и сотрудника Управления, ответственного за организацию личного приема граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл. При необходимости в приеме граждан принимают участие руководители заинтересованных органов исполнительной власти республики.

Выездной прием граждан в администрациях городов и районов республики проводится руководителями самостоятельно, при необходимости - с участием органов местного самоуправления.

По результатам приемов в Управление в 5-дневный срок представляются письменные информации по установленной форме.

Контроль за рассмотрением и исполнением устных обращений граждан осуществляется структурными подразделениями Администрации Президента и Правительства Республики Марий Эл.

6.4. Организация приема граждан сотрудниками Управления по работе с обращениями граждан.

Сотрудники Управления проводят личный прием граждан в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл ежедневно с 8 до 16 часов в соответствии с графиком работы, утвержденным начальником Управления.

Ожидающие приема граждане приглашаются на прием сотрудником Управления, ведущим прием. Выслушав посетителя, сотрудник Управления рассматривает и анализирует представленные материалы, по вопросам, не требующим дополнительного рассмотрения и проверок, дает квалифицированные разъяснения и ответы. Во время приема сотрудник Управления вправе по договоренности направить заявителя в соответствующее подразделение Администрации Президента и Правительства Республики Марий Эл, министерство или ведомство для разрешения вопроса по существу обращения.

По просьбе заявителя он может быть принят руководителем соответствующего подразделения Администрации Президента или Правительства Республики Марий Эл.

При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в Приемную может быть приглашен сотрудник подразделения Администрации Президента или Правительства Республики Марий Эл.

Во время личного приема каждый гражданин вправе сделать устное заявление или оставить письменное обращение.

Сотрудник Управления, ведущий устный прием граждан в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл, ведет журнал приема граждан с заполнением соответствующих реквизитов и осуществляет контроль за исполнением обращений граждан, поступивших на личном приеме.

Выездной прием граждан проводится сотрудниками Управления аналогично выездному приему граждан руководителями Администрации Президента Республики Марий Эл.

6.5. Работа с письменными обращениями, принятыми на личном приеме.

Письменные обращения, поступившие от граждан в ходе личного приема, регистрируются в Управлении сотрудником Управления, ведущим делопроизводство, и направляются на рассмотрение руководителю, к компетенции которого отнесены изложенные в письме вопросы. На таких письмах проставляется специальный штамп "Принято на личном приеме". Далее работа с обращениями проводится в установленном порядке.

Корреспонденция, полученная во время личного приема, рассматривается в первоочередном порядке, ставится на контроль, который осуществляется Управлением.

Запечатанные в конверте письма вскрываются в Управлении в присутствии сдающего обращение гражданина, проверяется характер почты (личная или служебная). Служебная не принимается. Уточняются фамилия, имя, отчество заявителя, полный адрес, личная подпись. Далее работа с такими обращениями осуществляется в установленном порядке.

VII. Правовая и информационно-справочная работа

7.1. Управление осуществляет правовую и информационно-справочную работу, связанную с обращениями граждан.

7.2. Сотрудники Управления в соответствии с должностными обязанностями:

дают разъяснения и консультации гражданам по правовым вопросам, не требующим дополнительных проверок, используя в работе имеющуюся правовую базу;

ведут систематизацию действующего законодательства по основным вопросам, связанным с обращениями граждан;

готовят заключения по правовым вопросам, возникшим в ходе деятельности Управления;

дают справки заявителям о ходе рассмотрения их обращений;

дают справки по телефону или непосредственно на запросы других структурных подразделений Администрации Президента Республики Марий Эл;

ведут регистрационно-контрольные карточки, проводят их корректировку, в том числе о продлении сроков рассмотрения контрольных писем;

проверяют при необходимости письменные обращения граждан на повторность или контрольные обращения, широко используя базу ПЭВМ;

информируют население о работе Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл и выездном приеме граждан в городах и районах республики.

VIII. Анализ обращений граждан. Подготовка докладов и информации

8.1. Аналитическая работа по вопросам, изложенным в обращениях граждан, поступивших в Администрацию Президента Республики Марий Эл, проводится Управлением в тесном взаимодействии всех подразделений Администрации Президента и Правительства Республики Марий Эл.

8.2. Сотрудники Управления постоянно ведут отбор, накопление и систематизацию материалов (снимают копии обращений, ответов и т.д.) для подготовки тематических записок, докладов и другой аналитической информации по письменным и устным обращениям граждан.

8.3. Управление готовит и направляет для работы следующие аналитические материалы:

о количестве и характере обращений граждан, поступивших в адрес Президента Республики Марий Эл, в разрезе городов и районов республики;

о количестве письменных и устных обращений граждан, поступивших в Администрацию Президента Республики Марий Эл;

об обращениях, рассмотренных непосредственно в подразделениях Администрации Президента и Правительства Республики Марий Эл, министерствах и ведомствах, заместителями Главы Правительства Республики Марий Эл и Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл;

о результатах рассмотрения писем, жалоб и предложений граждан (по тематике, срокам, контрольных, повторных);

о результатах работы с обращениями граждан в Приемной Администрации Президента Республики Марий Эл и при выездном приеме в администрации городов и районов.

8.4. Формы и периодичность представления аналитических материалов Президенту Республики Марий Эл, заместителям Главы Правительства Республики Марий Эл и другим заинтересованным лицам определяет начальник Управления по согласованию с Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл.

IX. Отправка корреспонденции

9.1. Отправка исходящей корреспонденции по обращениям граждан осуществляется Управлением ежедневно в строго определенное время следующим образом:

документы, направляемые Президенту и Главе Правительства Республики Марий Эл, передаются начальником Управления или по его поручению заместителем в секретариат Президента Республики Марий Эл ежедневно, за исключением выходных и праздничных дней, с 17 до 18 часов, срочные - безотлагательно;

документы, направляемые заместителям Главы Правительства Республики Марий Эл, Руководителю Администрации Президента Республики Марий Эл, руководителям структурных подразделений Администрации Президента и Правительства Республики Марий Эл, передаются ответственным сотрудником Управления в секретариаты, отделы, службы, управления ежедневно, за исключением выходных и праздничных дней, с 9 до 10 часов и с 15 часов 30 минут до 16 часов 30 минут в экспедицию Управления делопроизводства Администрации Президента Республики Марий Эл;

документы, отправляемые в органы исполнительной власти, местного самоуправления, организации, предприятия и учреждения, гражданам передаются ответственным сотрудником Управления ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8 до 9 часов и с 13 до 14 часов в экспедицию Управления делопроизводства Администрации Президента Республики Марий Эл, где направляются адресатам в установленном порядке.