Распоряжение Президента Республики Марий Эл от 13 февраля 2001 г. N 60-рп "Об утверждении Положения об общем отделе Администрации Президента Республики Марий Эл"

1. Утвердить прилагаемое Положение об общем отделе Администрации Президента Республики Марий Эл.

2. Признать утратившим силу распоряжение Президента Республики Марий Эл от 23 апреля 2000 г. N 447-рп "Вопросы управления делопроизводства Администрации Президента Республики Марий Эл".

Президент

Республики Марий Эл

Л.Маркелов

13 февраля 2001 г.

N 60-рп

Положение
об общем отделе Администрации Президента Республики Марий Эл
(утв. распоряжением Президента Республики Марий Эл от 13 февраля 2001 г. N 60-рп)

I. Общие положения

1. Общий отдел Администрации Президента Республики Марий Эл (далее именуется - отдел) является структурным подразделением Администрации Президента Республики Марий Эл. Положение об отделе (далее именуется - Положение) утверждается Президентом Республики Марий Эл.

2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Марий Эл, законами Российской Федерации, законами Республики Марий Эл, решениями Президента, Правительства Российской Федерации, решениями Президента, Правительства Республики Марий Эл, распоряжениями Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл, действующими нормативными документами по делопроизводству, а также настоящим Положением.

3. В состав отдела входят протокольная часть, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

4. Деятельность работников отдела регламентируется должностными инструкциями. Должностные инструкции утверждаются Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл. При изменении задач и функций отдела должностные инструкции пересматриваются.

5. Отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования, соответствующие штампы, бланк письма.

II. Задачи отдела

6. Основными направлениями работы отдела являются организация, координация и ведение делопроизводства, контроль за документооборотом в Администрации Президента Республики Марий Эл, участие в подготовке организационно-массовых мероприятий, проводимых Администрацией Президента Республики Марий Эл.

7. Отдел решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документооборота, организация работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

организационно-техническое обеспечение заседаний Правительства Республики Марий Эл и его Коллегии, регистрация и рассылка решений Президента, Правительства Республики Марий Эл;

прием, учет (регистрация) входящих и исходящих документов, отправка их по адресатам;

прием, обработка, учет, обеспечение сохранности, отбор, упорядочение и использование документов архивного фонда;

подготовка и своевременная передача документов архива на госхранение.

III. Функции отдела

8. В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет следующие функции:

организационно-техническое обеспечение заседаний Правительства Республики Марий Эл и его Коллегии;

формирование проекта повестки очередного заседания Правительства Республики Марий Эл и его Коллегии;

доведение в установленный срок проектов документов, подготовленных в соответствии с Регламентом Правительства Республики Марий Эл, до членов Правительства Республики Марий Эл и других заинтересованных лиц;

обеспечение явки и регистрация участников заседания Правительства Республики Марий Эл и его Коллегии;

организация доработки проектов документов, тиражирование и доставка по адресатам принятых решений Президента, Правительства Республики Марий Эл;

оформление протоколов заседаний Правительства Республики Марий Эл и его Коллегии;

прием, учет (регистрация) и распределение входящих документов;

учет (регистрация) внутренних документов;

передача на рассмотрение Руководителю Администрации, структурным подразделениям Администрации Президента Республики Марий Эл проектов решений Президента, Правительства Республики Марий Эл, почтовой корреспонденции;

отправка документов по адресатам.

IV. Обеспечение деятельности отдела

9. Отдел для осуществления возложенных на него задач имеет право:

осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Президента Республики Марий Эл;

контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений, ответственных лиц структурных подразделений за ведение делопроизводства, выполнения установленных правил работы с документами;

запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы;

проводить проверки организации работы с документами в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц за нарушения установленных правил работы с документами.

V. Взаимоотношения отдела с другими структурными подразделениями

10. Отдел взаимодействует:

со структурными подразделениями - по вопросам организации делопроизводства;

с государственно-правовым управлением Президента Республики Марий Эл - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

с Контрольным управлением Президента Республики Марий Эл - по вопросам организации и проведения необходимой работы с органами местного самоуправления, министерствами, ведомствами республики;

с управлением государственной службы и кадров Администрации Президента Республики Марий Эл - по вопросам подбора и расстановки кадров отдела, повышения их квалификации;

с Хозяйственным управлением Правительства Республики Марий Эл - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, писчей бумагой, канцелярскими принадлежностями и другим вопросам хозяйственно-технического обеспечения;

с отделом информатизации Хозяйственного управления Правительства Республики Марий Эл - по вопросам разработки и внедрения автоматизированной системы документооборота, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

VI. Руководство отделом

11. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Президентом Республики Марий Эл по представлению Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл.

12. Начальник отдела имеет двух заместителей, которые назначаются на должность и освобождаются от должности Президентом Республики Марий Эл по представлению Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл и начальника отдела.

Иные работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл по представлению начальника отдела.

13. Начальник отдела:

руководит деятельностью отдела, обеспечивает решение возложенных на отдел задач;

участвует в заседаниях Правительства Республики Марий Эл и его Коллегии, на оперативных совещаниях Администрации Президента Республики Марий Эл, сессиях Государственного Собрания Республики Марий Эл;

вносит на рассмотрение Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

14. Заместитель начальника отдела, заведующий протокольной частью осуществляет отдельные полномочия начальника отдела, возглавляет работу протокольной части отдела, имеет право подписывать документы исходящие из отдела, а также выполняет функции начальника отдела при его отсутствии.

15. Заместитель начальника отдела по организационно-массовой работе организует проведение мероприятий в Администрации Президента Республики Марий Эл, готовит проекты указов и распоряжений Президента, постановлений и распоряжений Правительства, распоряжений Администрации Президента Республики Марий Эл по вопросам, относящимся к компетенции отдела, формирует проект плана заседаний Правительства и его Коллегии, занимается разработкой методических документов по организационным вопросам.