Распоряжение Президента Республики Марий Эл от 17 апреля 2001 г. N 202-рп "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Президента Республики Марий Эл"

С изменениями и дополнениями от:

16 июля 2001 г.

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Президента Республики Марий Эл.

2. Признать утратившими силу распоряжения Президента Республики Марий Эл:

от 30 ноября 1993 г. N 643-рп "О порядке организации контроля за исполнением указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации и Президента Республики Марий Эл";

от 7 апреля 1997 г. N 313-рп "О Регламенте Правительства Республики Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 1997, N 5, ст.189), кроме пункта 3;

от 22 мая 1997 г. N 485-рп "О Положении о порядке подготовки и внесения проектов указов и распоряжений Президента Республики: Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 1997, N 6, ст.255), кроме пункта 4;

от 28 мая 1997 г. N 515-рп "Об Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Республики Марий Эл и аппарате Правительства Республики Марий Эл", кроме пункта 3;

от 6 апреля 1998 г. N 350-рп "О Порядке оформления проектов решений Президента, Правительства Республики Марий Эл и внесения их на рассмотрение Президента, Правительства и его Коллегии";

от 10 января 2001 г. N 1-рп "О внесении изменений и дополнений в распоряжение Президента Республики Марий Эл от 6 апреля 1998 г. N 350-рп".

Президент

Республики Марий Эл

Л.Маркелов

г.Йошкар-Ола

17 апреля 2001 года

N 202-рп

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Президента Республики Марий Эл
(утв. распоряжением Президента Республики Марий Эл от 17 апреля 2001 г. N 202-рп)

С изменениями и дополнениями от:

16 июля 2001 г.

         корреспонденции

         Марий Эл

         Президентом   Республики   Марий   Эл   и   заместителями   Главы

         Правительства

         Президента Республики Марий Эл

         Государственной Думы Федерального Собрания РФ и  Государственного

         Собрания Республики Марий Эл

         документов

         факсимильной связи

         информацию ограниченного распространения

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в Администрации Президента Республики Марий Эл.

1.2. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Президента Республики Марий Эл осуществляется управлением делопроизводства Администрации Президента Республики Марий Эл (далее именуется - управление делопроизводства).

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Президента Республики Марий Эл (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.

1.4. При работе с документами, поступившими в Администрацию Президента Республики Марий Эл, не разрешается вносить в них исправления и работать с ними вне служебных помещений.

1.5. С содержанием проектов решений Президента Республики Марий Эл, Правительства Республики Марий Эл (далее именуется - Правительство), других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений передают находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

1.7. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы.

1.8. Об утрате документа немедленно докладывается в управление делопроизводства. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управление делопроизводства. В случае разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывается Руководителю Администрации Президента Республики Марий Эл или его заместителям.

1.9. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.10. Передача работникам других организаций копий документов, подписанных Президентом Республики Марий Эл, допускается только по указанию (разрешению) Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл или его заместителей, о чем делаются соответствующие записи в перечне рассылки, а также в электронных карточках документов (учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются управлением информации Администрации Президента Республики Марий Эл, а в отдельных случаях по разрешению (указанию, поручению) Президента Республики Марий Эл, Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл.

1.11. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителями подразделений со структурой Администрации Президента Республики Марий Эл, установленным порядком работы и настоящей Инструкцией.

1.12. Сотрудники Администрации Президента Республики Марий Эл несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

1.13. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

II. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Администрацию Президента Республики Марий Эл корреспонденции производится в централизованном порядке управлением делопроизводства,

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность, целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним сообщается отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

2.2. Поступившие документы распределяются на регистрируемые в системе делопроизводства и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации:

материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

газеты, журналы, иные периодические издания;

поздравительные открытки и т.п.

2.3. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа.

2.4. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", документы в адрес общественных организаций, а также нерегистрируемые документы передаются по назначению.

2.5. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется управлением делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между Главой Правительства, первыми заместителями (заместителями) Главы Правительства (далее именуются - заместители), Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений.

Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно, с соответствующей пометкой, возвращается в управление делопроизводства.

2.6. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации регистрируются в государственно-правовом управлении Президента Республики Марий Эл.

2.7. Основным принципом регистрации документов является однократность. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

2.8. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в управлении делопроизводства с вводом информации о них в электронную систему "Делопроизводство". В электронную карточку вносятся необходимые данные о документе, которые передаются в электронные базы соответствующих подразделений. На зарегистрированных документах в нижней правой части листа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа и его входящий номер.

2.9. Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например: 02/45-300.

2.10. Зарегистрированные в системе "Делопроизводство" документы передаются управлением делопроизводства в подразделения под расписку с указанием даты и времени их вручения.

2.11. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно, остальная - в день ее поступления.

2.12. Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", адресованные Президенту, Главе Правительства Республики Марий Эл, Руководителю Администрации Президента Республики Марий Эл, поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничные дни, вручаются дежурным в соответствующих приемных.

2.13. Все документы, рассмотренные Президентом, Главой Правительства Республики Марий Эл, заместителями Главы Правительства, Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл и его заместителями, направляются для исполнения только через управление делопроизводства.

2.14. Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции управления делопроизводства включает ее сортировку, адресование и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления и сдачу в отделение связи.

III. Организация работы с документами в подразделениях

3.1. На работников Администрации Президента Республики Марий Эл, занимающихся делопроизводством в подразделениях, возлагаются следующие основные функции:

прием и учет поступающих документов;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка сводок об исполненных и о находящихся Hа исполнении документах;

печатание проектов резолюций, служебных писем и других документов;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел,

находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в управление делопроизводства;

ознакомление сотрудников подразделений с копиями федеральных законов и законов Республики Марий Эл, актов (указов и распоряжений) Президента Республики Марий Эл, актов (постановлений и распоряжений) Правительства, решений Государственного Собрания Республики Марий Эл, другими документами и информационными материалами, поступившими в подразделение;

организация использования в подразделении средств факсимильной связи и копировальной техники.

3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через управление делопроизводства.

3.3. Руководители подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов.

Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержат фамилии, инициалы исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в подразделение.

3.4. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, считая от даты подписания.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения). Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предыдущий ему рабочий день.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

3.5. При составлении и оформлении документов сотрудники подразделения руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями N 1-5 к ней.

3.6. Подготовка и оформление материалов к заседаниям Правительства, Коллегии Правительства осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Республики Марий Эл.

IV. Подготовка и оформление проектов решений Президента Республики Марий Эл

4.1. Подготовка и оформление проектов решений Президента Республики Марий Эл производятся в установленном порядке в соответствии с прилагаемыми правилами (приложение N 2).

4.2. Ответственность за качество подготовки проектов решений Президента Республики Марий Эл, их согласование с заинтересованными организациями несут руководители органов исполнительной власти Республики Марий Эл, подразделений Администрации Президента Республики Марий Эл, которые вносят эти документы.

Руководители подразделений, которым поручена подготовка проектов указов и распоряжений Президента Республики Марий Эл, определяют из числа работников подразделений ответственных за подготовку этих документов, организуют их согласование и представление на подпись.

4.3. Проекты решений Президента Республики Марий Эл вносятся Президенту Республики Марий Эл заместителями Главы Правительства, Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл с сопроводительным письмом, в котором излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта решения.

4.4. Содержание проектов решений Президента Республики Марий Эл должно учитывать ранее принятые решения Президента Республики Марий Эл по рассматриваемым вопросам.

4.5. Проекты решений Президента Республики Марий Эл в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

4.6. В проектах решений Президента Республики Марий Эл используются официальные, предусмотренные нормативными правовыми актами наименования органов государственной власти и местного самоуправления, организаций.

4.7. Указы и распоряжения Президента Республики Марий Эл должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

4.8. Проекты решений Президента Республики Марий Эл по кадровым вопросам готовятся управлением государственной службы и кадров Администрации Президента Республики Марий Эл на основании соответствующих представлений.

4.9. Проекты указов Президента Республики Марий Эл о награждении государственными наградами проходят экспертизу и готовятся к подписанию в отделе Президента Республики Марий Эл по государственным наградам.

4.10. Подготовку заключений на проекты указов и распоряжений Президента Республики Марий Эл об их соответствии Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Марий Эл, федеральным законам и законам Республики Марий Эл осуществляет государственно-правовое управление Президента Республики Марий Эл.

4.11. Проекты решений Президента Республики Марий Эл подлежат согласованию, которое оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего с расшифровкой, наименование его должности и дату согласования.

Виза проставляется на листе-справке о согласовании проекта решения.

Информация об изменениях:

Распоряжением Президента Республики Марий Эл от 16 июля 2001 г. N 345-рп пункт 4.12 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.12. Проекты решений Президента Республики Марий Эл визируются:

руководителями органов исполнительной власти Республики Марий Эл или лицами, их замещающими, которые представили проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных органов исполнительной власти;

лицом, ответственным за подготовку документа в Администрации Президента Республики Марий Эл (полистно), и руководителями соответствующих подразделений, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектом вопросы;

Первым заместителем (Заместителем) Главы Правительства Республики Марий Эл (в соответствии с распределением обязанностей);

должностным лицом государственно-правового управления Президента Республики Марий Эл;

редактором управления делопроизводства (полистно);

начальником управления делопроизводства;

первым заместителем Руководителя Администрации, начальником Контрольного управления Президента Республики Марий Эл.

4.13. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту решения Президента Республики Марий Эл излагаются отдельно и прилагаются к проекту.

4.14. Если в процессе согласования в проект решения вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его существа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Президента Республики Марий Эл от 16 июля 2001 г. N 345-рп пункт 4.15 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.15. Проекты решений Президента Республики Марий Эл с сопроводительными документами передаются ответственными за подготовку документа в управление делопроизводства для проверки их оформления и передачи первому заместителю Руководителя Администрации, начальнику Контрольного управления Президента Республики Марий Эл.

Согласованные проекты решений Президента Республики Марий Эл передаются первым заместителем Руководителя Администрации, начальником Контрольного управления Президента Республики Марий Эл для рассмотрения Руководителю Администрации Президента Республики Марий Эл, который представляет их Президенту Республики Марий Эл.

Несогласованные проекты решений Президента Республики Марий Эл с замечаниями и предложениями передаются первым заместителем Руководителя Администрации, начальником Контрольного управления Президента Республики Марий Эл для доработки исполнителям через управление делопроизводства.

4.16. Проекты решений Президента Республики Марий Эл, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в республиканской собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством государственного имущества Республики Марий Эл.

4.17. Проекты нормативных правовых актов Президента Республики Марий Эл подлежат согласованию с Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Марий Эл.

V. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, проводимых Президентом Республики Марий Эл и заместителями Главы Правительства

5.1. Решения, принятые на совещаниях у Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл, заместителей Главы Правительства, оформляются протоколами в срок до 3 дней (приложение N 4).

Ответственность за оформление протокола возлагается на службы, проводящие совещания.

Проект протокола визируется сотрудниками, его готовившими.

5.2. К протоколу совещания, при необходимости, прилагается перечень рассылки, подписанный сотрудником подразделения, ответственного за подготовку совещания.

5.3. Протоколы совещаний у Президента Республики Марий Эл выпускаются управлением делами Президента Республики Марий Эл.

5.4. Организация подготовки и проведения заседаний создаваемых Правительством комиссий (советов), организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на Администрацию Президента Республики Марий Эл, а также оформление протоколов их заседаний осуществляется ответственным секретарем комиссии (совета) или соответствующим подразделением. При этом протокол заседания комиссии регистрируется ее ответственным секретарем или соответствующим подразделением, которые присваивают протоколу порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.

VI. Обеспечение подготовки и проведения мероприятий в Администрации Президента Республики Марий Эл

6.1. Мероприятия в Администрации Президента Республики Марий Эл, при необходимости, проводятся в соответствии с распоряжениями Президента Республики Марий Эл, Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл и планом мероприятий, проводимых в Республике Марий Эл.

В случае оперативного проведения мероприятия решение о его подготовке принимается Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл и работа в подразделениях ведется в соответствии с его поручением.

6.2. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения мероприятий, проводимых с участием Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл, заместителей Главы Правительства, Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл, осуществляется подразделениями.

6.3. Проводимые подразделениями мероприятия с участием зарубежных делегаций согласовываются с соответствующими службами заместителей Главы Правительства, департаментом внешних связей Администрации Президента Республики Марий Эл и Хозяйственным управлением Правительства.

VII. Контроль за исполнением документов и поручений

7.1. Контролю подлежит исполнение:

решений Президента Республики Марий Эл и Правительства;

поручений Правительства, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Республики Марий Эл;

поручений Президента Республики Марий Эл и Правительства, данных во исполнение федеральных законов и законов Республики Марий Эл;

поручений Президента Республики Марий Эл и Правительства, данных во исполнение решений Государственного Собрания Республики Марий Эл;

поручений Президента Республики Марий Эл и Правительства, Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл, данных по обращениям депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Государственного Собрания Республики Марий Эл;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл, заместителей Главы Правительства, Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл;

поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл и заместителей Главы Правительства по рассмотренным документам;

поручений Президента Республики Марий Эл, Правительства, Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл по обращениям граждан;

распоряжений и поручений в оформленных резолюциях Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл и его заместителей по рассмотренным документам.

7.2. Организация контроля за исполнением документов и поручений должна обеспечивать:

учет реализации контролируемых документов, своевременное выявление отклонений в сроках выполнения отдельных пунктов, заданий и документа в целом;

руководителей оперативной информацией о ходе и результатах выполнения контролируемых документов;

повышение уровня исполнительской дисциплины.

7.3. Система контроля включает:

контроль за сроками исполнения;

непосредственную проверку хода исполнения;

проверку качества исполнения;

учет и анализ результатов исполнения.

7.4. Подразделения организуют контроль исполнения перечисленных документов и поручений по вопросам, относящимся к их сферам ведения и функциональным обязанностям.

Руководитель подразделения определяет из числа ответственных сотрудников исполнителя, который обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов, а также проектов докладов о ходе и результатах исполнения документов и поручений.

Подразделения обеспечивают оперативное внесение в свои электронные регистрационные карточки информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений.

7.5. Учет поручений, указов, распоряжений Президента Республики Марий Эл, решений Правительства и контроль за сроками их исполнения ведет Контрольное управление Президента Республики Марий Эл.

7.6. Учет почтовой корреспонденции и контроль за сроками ее исполнения осуществляется управлением делопроизводства.

7.7. Контроль за исполнением поручений, данных Президентом Республики Марий Эл по обращениям граждан, осуществляется управлением делопроизводства.

7.8. Контроль за исполнением поручений Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл, заместителей Главы Правительства, данных во исполнение федеральных законов, постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации осуществляется государственно-правовым управлением Президента Республики Марий Эл.

7.9. Исполнение поручений Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл и заместителей Главы Правительства, данных по итогам их поездок по городам и районам республики, контролируется управлением делами Президента Республики Марий Эл и соответствующими службами заместителей Главы Правительства.

7.10. Поручения Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл и заместителей Главы Правительства, Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл, содержащиеся в протоколах совещаний, проведенных у них, берутся на контроль соответственно управлением делами Президента Республики Марий Эл, службами заместителей Главы Правительства, секретариатом Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл.

7.11. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с требованиями пункта 3.4 настоящей Инструкции. Сроки исчисляются в календарных днях с даты подписания документов, содержащих поручения.

7.12. Поручения, cодержащиеся в решениях Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл, заместителей Главы Правительства, Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл, снимаются с контроля на основании докладов, представленных исполнителями.

В докладе об исполнении поручений должны быть отражены конкретные результаты, а при необходимости, содержаться сведения об информировании автора обращения. К докладу прилагается подлинник поручения.

7.13. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым, которое представляет в Администрацию Президента Республики Марий Эл материалы, согласованные с соисполнителями.

7.14. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении этого срока.

7.15. Решения о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов и поручений принимают Президент, Глава Правительства Республики Марий Эл, заместители Главы Правительства, Руководитель Администрации Президента Республики Марий Эл и начальник Контрольного управления Президента Республики Марий Эл.

Информация об изменениях:

Распоряжением Президента Республики Марий Эл от 16 июля 2001 г. N 345-рп в пункт 7.16 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.16. Поручения, содержащиеся в указах и распоряжениях Президента Республики Марий Эл, снимаются с контроля Президентом, Руководителем Администрации или начальником Контрольного управления Президента Республики Марий Эл.

Продление конкретных сроков, содержащихся в указах и распоряжениях Президента, осуществляется Контрольным управлением Президента Республики Марий Эл только по согласованию с Президентом Республики Марий Эл.

Снятие с контроля указов и распоряжений Президента Республики Марий Эл оформляется распоряжением Президента Республики Марий Эл, постановлений и распоряжений Правительства Республики Марий Эл - распоряжением Правительства Республики Марий Эл.

VIII. Организация работы с запросами и обращениями депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Государственного Собрания Республики Марий Эл

8.1. Работа с запросами и обращениями депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Государственного Собрания Республики Марий Эл осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл.

В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на бланке депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственного Собрания Республики Марий Эл, имеющее соответствующую подпись (подписи) и дату, а депутатский запрос, кроме этого, имеет заголовок "Депутатский запрос".

8.2. Прием и регистрация поступающих запросов и обращений производится управлением делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с входящей корреспонденцией.

8.3. Работа с вышеуказанными запросами и обращениями осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

IX. Организация работы с обращениями граждан

9. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и их централизованного учета осуществляется управлением делопроизводства в соответствии с установленным порядком работы с обращениями граждан в Администрации Президента Республики Марий Эл.

X. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

10.1. Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии с правилами (приложение N 5) и печатаются на бланках установленной формы.

10.2. Письма на бланках "Президент Республики Марий Эл" подписываются Президентом Республики Марий Эл.

Письма на бланках "Правительство Республики Марий Эл" подписываются Главой Правительства или его заместителями.

Письма на бланках "Администрация Президента Республики Марий Эл" подписываются Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл или его заместителями.

Телеграммы категории "правительственная" подписываются Президентом, Главой Правительства Республики Марий Эл или заместителями Главы Правительства, Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл.

10.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.

10.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется перечень рассылки в 2 экземплярах с указанием почтовых или телеграфных

адресов. При этом исполнитель прилагает к подписанному письму или телеграмме необходимое количество копий.

10.5. Подписанные письма или телеграммы передаются исполнителем в экспедицию управления делопроизводства для регистрации и отправки. Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 8 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин. (срочных - до 21 часа).

Примечание. В рабочие дни после 21 часа, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы отправляются через дежурных приемной Президента Республики Марий Эл.

10.6. Законвертованная корреспонденция в зависимости от степени срочности отправляется почтой или фельдъегерской связью.

10.7. Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим.

XI. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

11.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения.

11.2. При составлении номенклатур дел необходимо учитывать все документы, относящиеся к деятельности Администрации Президента Республики Марий Эл.

11.3. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.

11.4. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года и после согласования с управлением делопроизводства подписывается руководителем подразделения (приложение N 6).

11.5. Сводная номенклатура дел Администрации Президента Республики Марий Эл составляется управлением делопроизводства на основании номенклатуры дел подразделений. Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры дел Администрации Президента Республики Марий Эл, описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности и практического значения, создается экспертная комиссия Администрации Президента Республики Марий Эл, состав которой утверждается Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл.

Председателем экспертной комиссии по должности является начальник управления делопроизводства.

11.6. Функции экспертной комиссии Администрации Президента Республики Марий Эл и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл.

11.7. После одобрения экспертной комиссией сводная номенклатура дел Администрации Президента Республики Марий Эл подписывается начальником управления делопроизводства, утверждается Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл и выносится на заседание экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Марий Эл (приложение N 7).

11.8. Утвержденная номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры Администрации Президента Республики Марий Эл. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

Формирование дел

11.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Оформлению подлежат дела постоянного хранения. Оформление дела предусматривает: подшивку или переплет, нумерацию листов, составление заверительной надписи, внутренней описи документов дела и оформление обложки.

11.10. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 250 листов, формируются в отдельные тома.

Каждое дело включает в себя не более 250 листов.

11.11. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя, наименование подразделения, номер дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов в нем, фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело.

Обложка дела заполняется черными чернилами.

Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

При изменении наименования подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке подписывается новое наименование подразделения.

Передача дел в архив, использование архивных документов

11.12. Подготовка документов к сдаче в архив включает: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделении. Затем дела постоянного и временного сроков хранения сдаются в архив.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения работник подразделения в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения.

11.13. На завершенные дела постоянного и временного сроков хранения в подразделениях ежегодно составляются описи.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и на дела временного сроков хранения (приложения N 8, 9).

Опись дел составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем подразделения (с указанием даты их составления) и сотрудником управления делопроизводства, осуществлявшим прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве, авторой хранится в подразделении 10 лет.

11.14. Дела временного срока хранения в течение года хранятся в подразделении, а затем уничтожаются по акту установленной формы (приложение N 10), который согласовывается с управлением делопроизводства и утверждается руководителем подразделения.

11.15. Сотрудники Администрации Президента Республики Марий Эл допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися на хранении в управлении делопроизводства, в целях исполнения своих служебных обязанностей.

11.16. Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении архива или во временное пользование на рабочем месте под расписку.

11.17. Запрещается изъятие документов из дел, передача архивных документов или их копий сотрудникам других организаций.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

11.18. Сотрудники Администрации Президента Республики Марий Эл несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов, использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.

11.19. Архив предоставляет по письменным запросам организаций и граждан копии находящихся на хранении нормативных правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан.

XII. Машинописные и копировально-множительные работы

Машинописные работы

12.1. В Администрации Президента Республики Марий Эл печатаются материалы только служебного характера.

12.2. Печатание документов осуществляется в управлении делопроизводства, а также в других подразделениях, где, как правило, печатаются проекты решений и поручений Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл, заместителей Главы Правительства, Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл, служебные письма, заявки, документы внутреннего характера.

12.3. В первую очередь печатаются проекты решений Президента Республики Марий Эл, решений Правительства, материалы к заседаниям Правительства, Коллегии Правительства, а также к совещаниям у Президента, Главы Правительства Республики Марий Эл и заместителей Главы Правительства.

Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется руководителями подразделений или начальником управления делопроизводства.

12.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае если документ первоначально готовился в органе исполнительной власти Республики Марий Эл или подразделении с использованием компьютерной техники и если его объем превышает 3 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа на дискете 3,5 дюйма в формате текстового редактора Win Word 97 или в другом, совместимом с ним.

При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается и дискета с материалом возвращается исполнителю.

Печатание документов под диктовку не производится.

Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.

12.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.

12.6. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещается.

Копировально-множительные работы

12.7. Выполнение копировально-множительных работ в Администрации Президента Республики Марий Эл производится централизованно в управлении делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.

12.8. В управлении делопроизводства копируются служебные материалы и документы Администрации Президента Республики Марий Эл и Правительства. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.

12.9. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материалов не должен превышать формат A3.

12.10. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются документы и материалы к заседаниям Правительства, Коллегии Правительства, Государственного Собрания Республики Марий Эл.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником управления делопроизводства и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа.

12.11. Документы органов государственной власти и управления СССР и РСФСР, находящиеся на архивном хранении в управлении делопроизводства, а также материалы из архивных дел копируются по заказам, подписанным начальником управления делопроизводства или его заместителем.

12.12. Сотрудники управления делопроизводства, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинными документами выдаются заказчику под расписку.

12.13. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража, регистрация выполняемых работ ведется в журналах. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

12.14. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

XIII. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

13.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текста документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне Дома Правительства.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Администрации Президента Республики Марий Эл, устанавливаются в управлении делопроизводства.

13.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

13.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

13.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.

Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл или его заместителями.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода.

13.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

Оригиналы принятых в подразделениях факсограмм подлежат обязательной регистрации в управлении делопроизводства, после чего передаются на рассмотрение соответственно Президенту, Главе Правительства Республики Марий Эл, заместителям Главы Правительства, Руководителю Администрации Президента Республики Марий Эл и с их поручениями, через управление делопроизводства, вручаются исполнителям.

13.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение N 11) без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем в экспедицию управления делопроизводства.

13.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

XIV. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

14.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

14.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Администрации Президента Республики Марий Эл осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

14.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл и его заместителей.

Не может передаваться такая информация и по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, хранятся в сейфах и металлических шкафах.

14.4. На документах, в случае необходимости и на их проектах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометки "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

14.5. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе (в случае необходимости и на его проекте), содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл и его заместителями. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к этому документу.

14.6. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются совместно с несекретными документами управлением делопроизводства. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку.

14.7. Копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется только управлением делопроизводства с письменного разрешения руководителей подразделений.

14.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется экспедицией управления делопроизводства. При необходимости направления таких документов в несколько адресов исполнителями составляется перечень рассылки, в котором около каждого адреса проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Перечень рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

14.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

14.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в управление делопроизводства. В учетных формах (журналах, карточках и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

14.11. Дополнительная рассылка решений Правительства, имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется по указанию Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл и его заместителей или заявкам руководителей подразделений, их готовивших.

14.12. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом Руководителя Администрации Президента Республики Марий Эл и проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает Руководителю Администрации Президента Республики Марий Эл.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Примечание. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения утверждаются Руководителем Администрации Президента Республики Марий Эл и передаются в архив Президента и Правительства Республики Марий Эл.

14.13. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях в учетных формах делаются соответствующие отметки.

14.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации.

------------------------------

Приложение не приводится