Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Постановление Правительства Республики Марий Эл от 20 января 2004 г. N 18 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл"
С изменениями и дополнениями от:
30 апреля 2010 г.
В целях совершенствования делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Марий Эл, администрациях муниципальных образований, предприятиях и организациях республики Правительство Республики Марий Эл постановляет:
1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл (далее - Типовая инструкция).
2. Органам исполнительной власти Республики Марий Эл:
разработать на основе Типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству и по согласованию с Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов ввести их в действие до 1 июля 2004 г.;
обеспечить разработку индивидуальных инструкций по делопроизводству подведомственными унитарными предприятиями и государственными учреждениями Республики Марий Эл на основе Типовой инструкции.
3. Рекомендовать главам администраций муниципальных образований Республики Марий Эл разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству с учетом положений Типовой инструкции.
4. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Марийской АССР от 10 июля 1989 г. N 233 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Совете Министров Марийской АССР, министерствах, ведомствах и исполнительных комитетах городских, районных, поселковых и сельских Советов народных депутатов республики".
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 30 апреля 2010 г. N 113 пункт 5 настоящего постановления изложен в новой редакции
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Заместителя Главы Правительства Республики Марий Эл, министра культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл Васютина М.З.
|
Глава Правительства |
Л.Маркелов |
Типовая инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл
(утв. постановлением Правительства Республики Марий Эл от 20 января 2004 г. N 18)
С изменениями и дополнениями от:
30 апреля 2010 г.
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл (далее - Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти Республики Марий Эл.
1.2. Типовая инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, законами Республики Марий Эл, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Президента Республики Марий Эл, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Марий Эл.
1.3. Органы исполнительной власти Республики Марий Эл организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации и Республики Марий Эл и настоящей Типовой инструкции.
1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органах исполнительной власти республики, должны отвечать требованиям Типовой инструкции.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органов исполнительной власти Республики Марий Эл осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
II. Документация органов исполнительной власти Республики Марий Эл
2.1. Деятельность органов исполнительной власти Республики Марий Эл обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органов исполнительной власти Республики Марий Эл, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органами исполнительной власти Республики Марий Эл, другими органами управления и организациями.
2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman (Cyr) размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 интервал.
III. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Марий Эл
3.1.1. Разработка проектов республиканских законов (законопроектов) осуществляется органами исполнительной власти Республики Марий Эл в соответствии с Правилами подготовки и оформления правовых актов, принимаемых Государственным Собранием Республики Марий Эл, утвержденными постановлением Государственного Собрания Республики Марий Эл от 6 июня 2002 года N 261-III, программами и планами законопроектной деятельности.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 30 апреля 2010 г. N 113 в пункт 3.1.2 настоящей Типовой инструкции внесены изменения
3.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство Республики Марий Эл республиканскими органами исполнительной власти - головными исполнителями законопроектов с приложением следующих сопроводительных материалов:
1) текст законопроекта с обязательным указанием субъекта права законодательной инициативы, который его вносит;
2) пояснительная записка, содержащая обоснование необходимости его принятия, характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия;
3) справка о состоянии законодательства республики в данной сфере правового регулирования;
4) перечень законов и иных нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или дополнению в связи с принятием данного законопроекта;
5) предложения о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона;
6) финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);
7) заключение по результатам проведения антикоррупционной экспертизы республиканскими органами исполнительной власти - головными исполнителями законопроектов;
8) в случае, если объем законопроекта более 5 страниц, представляется текст законопроекта в электронной форме (текстовый редактор WinWord 6.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.
3.1.3. Законопроект должен отвечать следующим основным правилам юридической техники:
1) логичная структура правового акта;
2) четкое использование юридических понятий, терминов;
3) наличие обязательных реквизитов акта согласно прилагаемому образцу.
Правовой акт должен излагаться простым, ясным языком.
Не допускаются образные сравнения, метафоры. Термины должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.
В законах, принимаемых по предметам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов, должно быть обеспечено единство с терминологией, используемой в федеральных законах.
3.1.4. В подготавливаемых документах сокращения слов и сокращенные наименования должны быть только общепринятыми. В написании терминов, учреждений, должностей, имен, географических названий и так далее должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.
3.1.5. Если в акте многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) либо то или другое понятие, то при первом упоминании такого объекта (круга объектов) или понятия оно приводится полностью, а в скобках дается сокращенное наименование по форме: (далее - ...). В дальнейшем в тексте акта употребляется только сокращенное наименование. При этом нужно иметь в виду, что введенное сокращение не носит нормативного характера и употребляется лишь в рамках конкретного текста. Поэтому в тексте нормативного акта не могут употребляться такие, например, сокращения, как Минфин, Мингосимущество и другие сокращенные наименования республиканских органов исполнительной власти (как правило, сокращенные наименования республиканских органов исполнительной власти используются в положениях о них).
Наименование упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в законах, уставах, положениях о них, решениях об их создании или о переименовании и т.п.
3.1.6. Бланки с гербом при оформлении проектов правовых актов не применяются.
3.1.7. Тексты проектов правовых актов печатаются на бумаге формата А4 шрифтом размером N 14 через 1 межстрочный интервал. Поля должны иметь следующие параметры: левое - 2,5 см, правое - не менее 2 см, верхнее - 2,5 см и нижнее - не менее 2 см. Номера страниц проставляются в правом верхнем углу поля, при этом применяется сквозная нумерация по всему тексту. Первая страница правового акта или приложения не нумеруется.
3.1.8. В верхней правой части законопроекта после слова "Проект" через 1,5 интервала указывается субъект права законодательной инициативы - инициатор (инициаторы) проекта.
Например:
Проект
Вносится Правительством
Республики Марий Эл
3.1.9. Через 2 интервала после сведений об инициаторах проекта в середине строки помещается наименование формы правового акта: "ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ" или "ПОСТАНОВЛЕНИЕ Государственного Собрания Республики Марий Эл", которые печатаются центрованным способом в 2 строки шрифтом размером N 16. Слово "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" - прописными буквами, слово "3 А К О Н" - прописными буквами в разрядку.
Например:
З А К О Н
РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Государственного Собрания Республики Марий Эл
3.1.10. Проект закона подготавливается с подразделением на статьи, а постановления Государственного Собрания Республики Марий Эл - на пункты.
Каждая статья (пункт) должна содержать законченную мысль. В одну статью (пункт) помещается несколько связанных между собой норм только когда это необходимо для правильного понимания и применения акта.
Большое количество текста статьи без нумерации частей не допускается.
3.1.11. Нумерация статей (пунктов) должна быть сквозной для всего акта. Отдельная нумерация статей (пунктов) каждого раздела или главы не допускается.
3.1.12. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется цифрой со скобкой или звездочкой: 1) или *. Текст сноски печатается с абзаца в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно быть более трех сносок.
3.1.13. Законопроект состоит из следующих структурных частей:
заголовок (наименование) законопроекта;
текстовая часть законопроекта.
3.1.14. Заголовок печатается через 3 интервала после слов "Закон Республики Марий Эл" центрованным способом с прописной буквы полужирным шрифтом размером N 14.
Например:
О первоочередных мерах государственной поддержки малого предпринимательства в Республике Марий Эл
3.1.15. Текстовая часть законопроекта отделяется от заголовка 3 интервалами и подразделяется, как правило, на две части: преамбулу (вводную часть) и нормативную часть.
3.1.16. В случаях, когда необходимо разъяснить цели и мотивы издания нормативного правового акта, в него включается вводная часть - преамбула. Преамбула может содержать краткие сведения о предмете правового регулирования.
Нормативные предписания в преамбулу не включаются.
Например:
"Настоящий Закон определяет права, обязанности и ответственность депутата Государственного Собрания Республики Марий Эл, предусматривает основные правовые и социальные гарантии депутатской деятельности.".
3.1.17. Нормативная часть законопроекта зависит от объема и характера нормативного материала. Исходной структурной единицей законодательного акта является статья. В более крупных законах из статей формируются главы, которые, в свою очередь, объединяются в разделы. Закон может содержать приложения.
3.1.18. Части, разделы, главы, статьи, части статей, пункты, подпункты, абзацы законопроекта располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от общих положений к конкретным.
3.1.19. Наименование частей, разделов и глав, если они имеются, следует располагать в середине строки и писать прописными буквами без точки в конце, не подчеркивая, выделив полужирным шрифтом.
Наименования частей и разделов печатаются шрифтом размером N 16; наименования глав - шрифтом размером N 14.
3.1.20. Нумерация частей, разделов, глав законопроекта осуществляется следующим образом:
части - именами числительными;
разделы - римскими цифрами;
главы - арабскими цифрами.
Если проект подразделяется только на главы, их нумерация осуществляется римскими цифрами.
Например:
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ
РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ГЛАВА 2. ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО О НЕДРАХ
3.1.21. Статьи могут оформляться как с наименованием, так и без наименований.
Если статья не содержит наименования, то слово "Статья" печатается в разрядку вместе с номером статьи и выделяется полужирным шрифтом.
Например:
"Статья 9. Установить, что ставки земельного налога, действовавшие в 2001 году, применяются в 2002 году с коэффициентом 1,12 для всех категорий земель.".
Если статья содержит наименование, то полужирным шрифтом выделяется только само наименование статьи, а слово "статья" печатается в разрядку.
Например:
"С т а т ь я 8. Срок полномочий Правительства
Правительство действует в пределах срока полномочий Президента Республики Марий Эл и слагает свои полномочия перед вновь избранным Президентом Республики Марий Эл.".
3.1.22. При подразделении статьи на части каждая часть оформляется абзацами. Их нумерация подразумевается. В этом случае ссылки оформляются таким образом: часть первая статьи 12.
Части статей, в свою очередь, могут подразделяться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами со скобкой: 1), 2), 3) и т.д. или обозначаются строчными буквами со скобкой в порядке алфавита: а), б), в) и т.д.
В этом случае ссылки оформляются таким образом: пункт 2 части третьей статьи 14, пункт "в" части второй статьи 5.
3.1.23. После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой тексты подпунктов нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Если пункт включает несколько абзацев, то они отделяются друг от друга точками.
Например:
"К местным относятся следующие налоги:
а) налог на имущество физических лиц.
Сумма платежей по налогу зачисляется в местный бюджет по месту нахождения (регистрации) объекта налогообложения;
б)...;
в) налог на рекламу.".
3.1.24. При подразделении статьи на пункты нумерация пунктов проставляется арабскими цифрами с точкой. В таких случаях ссылки оформляются таким образом: пункт 1 статьи 12.
Пункты, в свою очередь, могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами со скобкой: 1), 2), 3) и т.д. или обозначаются строчными буквами со скобкой в порядке алфавита: а), б), в) и т.д. В этих случаях ссылки оформляются таким образом: подпункт "а" пункта 1 статьи 22.
Пункт может также подразделяться на абзацы, которые не обозначаются цифрами, но их нумерация предполагается. В этом случае отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.
3.1.25. Законопроекты о внесении изменений и дополнений в действующие законодательные акты в обязательном порядке должны содержать следующие сведения:
полное название закона, в который предполагается внести изменения или дополнения;
дату подписания и номер закона;
данные о публикации закона и изменений, вносимых в этот закон, в официальном издании (Собрание законодательства Республики Марий Эл, год издания, номер, статья. При этом номера Собраний законодательства Республики Марий Эл одного года перечисляются через запятые, разных годов - через точку с запятой).
Например:
Статья 1. Внести в Закон Республики Марий Эл от 4 марта 1998 года N 63-З "О выборах в Республике Марий Эл" (Собрание законодательства Республики Марий Эл, 1998, N 3, ст.75; 1999, N 2, ст.40, N 8, ст.244, N 10, ст.300; 2000, N 7, ст.187, N 10, ст.279; 2001, N 4, ст.165, N 10, ст.400) следующие изменения:
1. В пункте 2 статьи 11 слово "четырех" заменить словами "менее двух и более пяти".
Если закон принят в новой редакции, в данных о публикации дается ссылка на первую публикацию, затем публикацию в новой редакции и внесение последующих изменений.
Ссылка на публикацию в газете дается в том случае, если на момент пользования законом он не опубликован в официальном издании - Собрании законодательства Республики Марий Эл.
3.1.26. Написание номеров статей и пунктов осуществляется арабскими цифрами, номеров частей и абзацев - именами числительными.
Например: "в части первой статьи 5", "абзац четвертый пункта 3 статьи 16".
3.1.27. Если при внесении изменений из текста статьи исключается статья (пункт в статье), последующая нумерация статей (пунктов в статье) сохраняется.
3.1.28. Подпись отделяется от текста 3 интервалами и состоит из слов "Президент Республики Марий Эл", инициала имени и фамилии Президента Республики Марий Эл.
Слова "Президент" и "Республики Марий Эл" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Республики Марий Эл", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Республики Марий Эл печатаются у правой границы текстового поля.
Например:
Президент
Республики Марий Эл Л.Маркелов
(фамилия до конца границ правого поля)
3.1.29. Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 интервалами и печатается от границы левого поля: г.Йошкар-Ола.
3.1.30. В случае, если в текстовой части проекта закона содержатся ссылки "согласно приложению" или "приложение N 1", к проекту также прилагается текст приложения.
Приложение к законопроекту оформляется на отдельных листах бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу прописными буквами пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже, через 1 межстрочный интервал дается ссылка на законопроект. Дата его принятия и номер не проставляются. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая не должна, как правило, превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к Закону
Республики Марий Эл
от года N
3.1.31. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
3.1.32. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом: (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, ТАБЛИЦА и т.д.) и отделяется от даты и номера акта 3 интервалами, заголовок от текста приложения отделяется 2 интервалами.
Например:
П О Л О Ж Е Н И Е
об управлении делами Президента Республики Марий Эл
(далее - текст Положения)
3.1.33. При наличии в тексте приложения нескольких разделов или глав их заголовки печатаются центрованным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделение заголовков разделов или глав шрифтом другой насыщенности.
3.1.34. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки глав и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф и строк таблицы повторяются. Допускается также вместо наименований приводить на последующих страницах только номера граф и строк таблицы.
3.1.35. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
3.1.36. Регистрация нормативного правового акта после его подписания осуществляется в следующем порядке:
1) законы или иные нормативные правовые акты Республики Марий Эл после подписания направляются в отдел делопроизводства управления делами Президента Республики Марий Эл (далее - отдел делопроизводства), который осуществляет их регистрацию;
2) после регистрации, в зависимости от статуса документа, он передается в информационно-аналитическое управление Администрации Президента Республики Марий Эл для организации и контроля своевременного опубликования (обнародования);
3) после опубликования нормативного правового акта отдел делопроизводства осуществляет рассылку документа.
Образцы прилагаются.
"Образец оформления распоряжения Правительства Республики Марий Эл"
"Образец оформления проекта Закона Республики Марий Эл "
"Образец оформления проекта постановления Государственного Собрания Республики Марий Эл"
------------------------------
* Начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от левой и правой границ текста.
3.2. Особенности делопроизводства при подготовке проектов нормативных правовых актов и иных решений Президента и Правительства Республики Марий Эл
3.2.1. Вносить проекты решений Президента, Правительства Республики Марий Эл вправе Руководитель Администрации Президента Республики Марий Эл, первые заместители Главы Правительства Республики Марий Эл, заместители Главы Правительства Республики Марий Эл, структурные подразделения Администрации Президента Республики Марий Эл, министерства, государственные комитеты, комитеты, иные органы исполнительной власти республики, главы муниципальных образований Республики Марий Эл.
3.2.2. Проект решения визируется руководителем структурного подразделения Администрации Президента Республики Марий Эл дважды:
при поступлении проекта в структурное подразделение;
после его доработки с учетом всех замечаний.
3.2.3. Разногласия, замечания и предложения, возникшие при согласовании проекта решения, рассматриваются Заместителем Главы Правительства, курирующим вопрос (в соответствии с распределением обязанностей), с приглашением заинтересованных лиц. Результаты рассмотрения излагаются в справке за его подписью.
3.2.4. Проекты решений Президента, Правительства Республики Марий Эл визируются исполнителем и редактором отдела делопроизводства полистно.
3.2.5. Проект постановления Правительства Республики Марий Эл визируется, как правило, всеми заместителями Главы Правительства Республики Марий Эл.
3.2.6. Справки о согласовании проектов решений Президента, Правительства Республики Марий Эл подлежат строгому учету, имеют порядковые номера и выдаются протокольной частью отдела делопроизводства под роспись ответственным за подготовку проектов решений от министерств, ведомств, структурных подразделений Администрации Президента Республики Марий Эл.
3.2.7. Срок на подготовку проекта решения Президента, Правительства Республики Марий Эл устанавливается до 15 дней. При необходимости срок может быть продлен первыми заместителями (заместителями) Главы Правительства, Руководителем Администрации Президента.
3.2.8. Справки о согласовании к отклоненным проектам решений Президента, Правительства Республики Марий Эл сдаются в протокольную часть отдела делопроизводства с отметкой руководителя структурного подразделения Администрации Президента Республики Марий Эл и с указанием причины отклонения.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 30 апреля 2010 г. N 113 в пункт 3.2.9 настоящей Типовой инструкции внесены изменения
3.2.9. После подписания и регистрации нормативный правовой акт по согласованию с государственно-правовым управлением Президента Республики Марий Эл направляется в управление общественных связей и информации Президента Республики Марий Эл для опубликования и в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Марий Эл.
3.3. Подготовка и оформление проектов актов Президента Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл
3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов Президента Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл производятся органами исполнительной власти Республики Марий Эл в соответствии с порядком, установленным в Администрации Президента Республики Марий Эл.
3.3.2. Проект указа или распоряжения Президента Республики Марий Эл печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка указа или распоряжения. Левое поле - 3,5 см, правое - 2 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта указа или распоряжения на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.3.3. Указ Президента Республики Марий Эл и распоряжение Президента Республики Марий Эл имеют следующие реквизиты:
Государственный герб Республики Марий Эл.
Наименование вида акта (указ Президента Республики Марий Эл или распоряжение Президента Республики Марий Эл).
Заголовок - печатается на расстоянии не менее 8-9 см от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. *
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Республики Марий Эл".
Текст отделяется от заголовка 3 интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении распорядительную часть).
В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки указа, а также содержится ссылка на законы и иные акты, в соответствии с которыми он принимается.
В преамбулу не включаются положения нормативного характера.
В проектах распоряжений Президента Республики Марий Эл преамбула может отсутствовать.
Преамбула в указах Президента Республики Марий Эл завершается словом "п о с т а н о в л я ю:", которое печатается в разрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Республики Марий Эл в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Республики Марий Эл по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных и специальных званий Республики Марий Эл.
Подпись отделяется от текста 3 интервалами и состоит из слов "Президент Республики Марий Эл", инициала имени и фамилии Президента Республики Марий Эл.
Слова "Президент" и "Республики Марий Эл" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Республики Марий Эл", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Республики Марий Эл печатаются у правой границы текстового поля.
Например:
Президент
Республики Марий Эл Л.Маркелов
(фамилия до конца границ правового поля)
Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 интервалами и печатается от границы левого поля: г.Йошкар-Ола.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" 1 межстрочным интервалом. Печатается от левой границы текстового поля.
Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" 1 межстрочным интервалом и печатается от левой границы текстового поля.
К порядковому номеру распоряжения Президента Республики Марий Эл через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером N 6 и включает имя файла, дату и место создания документа.
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Республики Марий Эл оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1 межстрочный интервал ссылка на указ или распоряжение Президента Республики Марий Эл. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Республики Марий Эл
от г. N
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты 2-3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Республики Марий Эл
от г. N
Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и печатается полужирным шрифтом в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.).
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 интервалами, от текста приложения - также 3 интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Допускается также вместо наименования граф приводить на последующих страницах только номера граф.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Республики Марий Эл. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.З.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра (подлинника) проекта указа (распоряжения) и приложения к нему в нижней его части.
3.3.4. Проект постановления или распоряжения Правительства печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.
3.3.5. Постановление Правительства и распоряжение Правительства имеют следующие реквизиты:
Государственный герб Республики Марий Эл.
Наименование органа, издавшего документ, - Правительство Республики Марий Эл.
Наименование вида акта - постановление Правительства Республики Марий Эл или распоряжение Правительства Республики Марий Эл.
Дата акта - отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центрованным способом.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 205.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: N 136-р.
Заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего поля листа с одинарным межстрочным интервалом с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос "О чем? (О ком?)" издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст - отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки решения, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.
В преамбулу не включаются положения нормативного характера.
Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами "Правительство Республики Марий Эл п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается в разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава Правительства Республики Марий Эл", инициала имени и фамилии Главы Правительства Республики Марий Эл. Слова "Глава Правительства" и "Республики Марий Эл" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Глава Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Республики Марий Эл" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Главы Правительства печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам постановлений и распоряжений Правительства печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение Правительства. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к постановлению Правительства
Республики Марий Эл
от г. N
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты 2-3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Республики Марий Эл
от г. N
Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и печатается в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.).
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 интервалами, от текста приложения - также 3 интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Допускается также вместо наименования граф приводить на следующих страницах только номера граф.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1).
Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне каждого листа приложения.
Образцы прилагаются.
"Образец оформления Указа Президента Республики Марий Эл"
"Образец оформления Положения, утвержденного Указом Президента Республики Марий Эл"
"Образец оформления состава, утвержденного Указом Президента Республики Марий Эл"
"Образец оформления распоряжения Президента Республики Марий Эл"
"Образец оформления постановления Правительства Республики Марий Эл"
"Образец оформления ставок лесных податей за древесину основных лесных пород, отпускаемую на корню в лесах Республики Марий Эл с 1 января 2004 г., утвержденных постановлением Правительства Республики Марий Эл"
"Образец оформления распоряжения Правительства Республики Марий Эл "Вопросы финансов"
"Образец оформления распоряжения Правительства Республики Марий Эл "О командировке Попова В.Н."
------------------------------
* Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Республики Марий Эл на одной странице.
* Первые три реквизита входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.
IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
4.1. Приказ, распоряжение
4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органов исполнительной власти Республики Марий Эл.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти Республики Марий Эл, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются руководителем органа исполнительной власти Республики Марий Эл или по его поручению заместителем руководителя.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.
4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий органа исполнительной власти Республики Марий Эл и других организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
4.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.
4.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления вышестоящей организации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
4.1.6. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Наименование органа исполнительной власти.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.
Например:
15 июня 2003 г. N 21; 03.07.2003 N 44.
При оформлении актов Президента, Правительства Республики Марий Эл, организационно-распорядительных и финансовых документов применяется только словесно-цифровой способ проставления дат. Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов, проставлении отметок об исполнении документа и в других случаях.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О командировании работников Министерства финансов Республики Марий Эл...
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю:", которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, приводятся в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициал, фамилия).
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти Республики Марий Эл, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
4.1.7. Совместные приказы органов исполнительной власти Республики Марий Эл печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - "П Р И К А З" располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центрованно;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов исполнительной власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец прилагается.
"Образец оформления приказа Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Марий Эл"
4.2. Положение, правила, инструкция
4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа исполнительной власти Республики Марий Эл.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органов исполнительной власти Республики Марий Эл.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается не на бланке.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец прилагается.
"Образец оформления "Положения о порядке использования..."
4.3. Протокол
4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа исполнительной власти Республики Марий Эл. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
4.3.3. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги шрифтом размером N 14.
4.3.4. Протокол имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - протокол.
Вид заседания, совещания.
Например:
совещания у Первого заместителя Главы Правительства
Республики Марий Эл
И.О. Фамилия
При оформлении протокола на стандартных листах бумаги наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания у министра, его заместителей, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания у министра, его заместителей состоит из знака N, инициалов и фамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N НИК-09-2.
Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркиваются.
Например: от 12 марта 2003 г. N 12
------------------------
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих на заседании.
Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрованно прописными буквами, под ним 2 межстрочными интервалами ниже - должность председательствовавшего, затем 1 интервалом ниже - также центрованно инициалы и фамилия прописными буквами.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно**, например:
члены коллегии Министерства _____________________________________________
Республики Марий Эл
руководители республиканских ___________________________________________
органов исполнительной власти
руководители подведомственных ___________________________________________
организаций Министерства
Республики Марий Эл
ответственные работники Министерства
_______________ Республики Марий Эл
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1 межстрочный интервал и центрируется по отношению к нему.
Образцы прилагаются.
"Образец оформления протокола совещания у министра Республики Марий Эл"
"Образец оформления протокола заседания комиссии"
------------------------------
* Фамилия и имя председателя не указываются в протоколах совещаний, проводимых министром.
** Фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке.
4.4. Служебные письма
4.4.1. Служебные письма органов исполнительной власти Республики Марий Эл готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл;
как исполнение поручений Президента Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти Республики Марий Эл;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как инициативные письма.
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Республики Марий Эл средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:
"Министерство считает...", "Государственный комитет рассмотрел..."
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Образец прилагается.
"Образец оформления письма Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Марий Эл "О финансировании"
V. Правила оформления документов
5.1. Бланки документов
5.1.1. Документы органов исполнительной власти Республики Марий Эл должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Нормативные и правовые акты, распорядительные документы и письма органа исполнительной власти Республики Марий Эл оформляются на бланках в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более органов исполнительной власти, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
5.1.2. В органах исполнительной власти Республики Марий Эл применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования органа исполнительной власти на русском и марийском языках;
бланки с указанием должности руководителя органа исполнительной власти и его заместителей;
бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
5.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Республики Марий Эл изготавливаются организацией, уполномоченной на данный вид деятельности в установленном порядке.
5.1.4. Бланки документов органов исполнительной власти Республики Марий Эл подлежат учету. Изготовление бланков без изображения Государственного герба Республики Марий Эл на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя службы ДОУ.
5.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
5.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
5.2.1. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
5.2.2. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2003 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2003).
5.2.3. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем органа исполнительной власти Республики Марий Эл или, по его поручению, первым заместителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
5.2.4. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Министерство финансов
Республики Марий Эл
Общий отдел
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования
Республики Марий Эл
Общий отдел
Ведущему специалисту
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д.Иванову
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Калинину И.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский
научно-исследовательский институт
документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва,
117393
5.2.5. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам органов исполнительной власти Республики Марий Эл, ими должны быть завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Иванов
28.10.2003
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель министра финансов
Республики Марий Эл
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.09.2003
СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета Республики Марий Эл по делам архивов
от 30.09.2003 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органов исполнительной власти Республики Марий Эл;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
5.2.6. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Министр финансов
Республики Марий Эл
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
16.10.2003
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом органа исполнительной власти Республики Марий Эл.
УТВЕРЖДЕНО
приказом Комитета Республики
Марий Эл по делам архивов
от 16.10.2003 N 1505
5.2.7. Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
5.2.8. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию, имя, отчество или фамилию исполнителя, номер его телефона.
Например:
Максимова Нина Сергеевна
72-88-14
или
Максимова
72-88-14
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
5.2.9. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу министра финансов
Республики Марий Эл
от 05.06.2003 N 51
5.2.10. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
5.2.11. Идентификатор электронной почты документа (колонтитул)
Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 6.
VI. Организация документооборота и исполнения документов
6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов в органе исполнительной власти Республики Марий Эл с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе исполнительной власти Республики Марий Эл, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.
6.1.3. При применении в органе исполнительной власти Республики Марий Эл электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в орган исполнительной власти Республики Марий Эл.
6.2. Организация доставки документов
6.2.1. Доставка документов в орган исполнительной власти Республики Марий Эл осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.
С помощью почтовой связи в орган исполнительной власти Республики Марий Эл доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
6.3.1. Документы, поступающие в орган исполнительной власти Республики Марий Эл на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
6.3.2. Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти Республики Марий Эл, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 30 апреля 2010 г. N 113 в пункт 6.4.1 настоящей Типовой инструкции внесены изменения
6.4.1. Документы, отправляемые органом исполнительной власти Республики Марий Эл, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органов исполнительной власти Республики Марий Эл в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя структурного подразделения, подготовившего проект.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Марий Эл с учетом функционирующих технических и программных средств.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 30 апреля 2010 г. N 113 в пункт 6.4.3 настоящей Типовой инструкции внесены изменения
6.4.3. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
6.5. Порядок прохождения внутренних документов
6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
6.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
6.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри органа исполнительной власти Республики Марий Эл, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
6.7. Учет количества документов
6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.
6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов на основе принятой в органе исполнительной власти Республики Марий Эл системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по органу исполнительной власти Республики Марий Эл в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме в справке об объеме документооборота (приложение N 1). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1. Руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Республики Марий Эл обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа исполнительной власти Республики Марий Эл или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов осуществляется органами исполнительной власти Республики Марий Эл в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
6.9.2. В качестве обращения и запроса депутата рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в орган исполнительной власти Республики Марий Эл должностные лица должны представить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и представляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, представляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.
Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.
6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.
6.9.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти Республики Марий Эл в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.
6.9.5. В структурных подразделениях органов исполнительной власти Республики Марий Эл по обращениям и запросам депутата в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.
6.9.6. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.9.7. В органе исполнительной власти Республики Марий Эл анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом Правительство Республики Марий Эл по итогам календарного года.
VII. Поисковая система по документам
7.1. Регистрация документов
7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти, Правительства Республики Марий Эл, приказы руководителя органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
7.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти республики, Правительства Республики Марий Эл, Администрации Президента Республики Марий Эл, поступающие на имя руководителя и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя органа исполнительной власти Республики Марий Эл, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
7.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.
7.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей органа исполнительной власти Республики Марий Эл, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
7.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата поступления и индекс;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении N 2.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
внутренней переадресацией документов по исполнителям;
кодом по тематическому классификатору;
ключевыми словами;
количеством листов документа;
наличием приложений;
должностным лицом, поставившим документ на контроль;
промежуточными сроками исполнения;
переносом сроков исполнения;
сроком хранения документа;
статусом документа (проект, версия);
видом передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органах исполнительной власти республики создаются поисковые системы по документам.
7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
7.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
7.2.4. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
7.2.5. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа исполнительной власти Республики Марий Эл, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения, работникам органов исполнительной власти, иным государственным органам, организациям, физическим лицам.
7.2.6. Порядок получения пользователем информации определяет орган исполнительной власти Республики Марий Эл как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.
7.2.7. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется органами исполнительной власти Республики Марий Эл в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.
VIII. Контроль исполнения документов
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Марий Эл.
При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
8.1.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель органа исполнительной власти Республики Марий Эл и по его поручению специальная служба контроля, а в ее отсутствие служба ДОУ, которая осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Республики Марий Эл.
8.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Республики Марий Эл, поручения Президента Республики Марий Эл, постановления и распоряжения Правительства Республики Марий Эл, поручения Правительства Республики Марий Эл, приказы, решения коллегиального органа, вышестоящего органа и др.).
8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти Республики Марий Эл, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
по депутатским запросам - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Республики Марий Эл по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Республики Марий Эл, его Коллегии, - до 5 дней, если он специально не оговаривается, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Республики Марий Эл, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;
по обращениям граждан, поступившим в орган исполнительной власти Республики Марий Эл и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.
8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до истечения этого срока представляет на имя руководителя органа исполнительной власти Республики Марий Эл, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.
Продление срока исполнения поручения Президента Республики Марий Эл, Государственного Собрания Республики Марий Эл или Правительства Республики Марий Эл допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа исполнительной власти Республики Марий Эл представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
8.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
8.1.10. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа исполнительной власти Республики Марий Эл или по его поручению служба ДОУ. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
8.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
8.1.12. Служба ДОУ на основании ежемесячных справок о состоянии исполнения документов, получаемых от структурных подразделений (приложение N 3), не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в органе исполнительной власти Республики Марий Эл и подведомственной сети, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства органа исполнительной власти Республики Марий Эл в установленные им сроки или по запросам.
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Республики Марий Эл, Государственного Собрания Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл
8.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Республики Марий Эл, Государственного Собрания Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл, требующие исполнения.
В первую очередь рассматриваются документы с отметкой "срочно".
8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Республики Марий Эл, Государственного Собрания Республики Марий Эл и Правительства Республики Марий Эл, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно руководителем органа исполнительной власти Республики Марий Эл либо по его поручению одним из заместителей руководителя.
Руководитель органа исполнительной власти Республики Марий Эл, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
8.2.3. Служба ДОУ делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
8.2.4. Руководитель службы ДОУ еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководителя органа исполнительной власти Республики Марий Эл о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.
8.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа руководителю органа исполнительной власти Республики Марий Эл представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
Если поручение, содержащееся в документе Президента Республики Марий Эл, Государственного Собрания Республики Марий Эл или Правительства Республики Марий Эл, дано нескольким должностным лицам, то руководитель органа исполнительной власти Республики Марий Эл, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.
Доклад об исполнении поручения Президента Республики Марий Эл с приложением проекта доклада Президенту Республики Марий Эл представляется в Правительство Республики Марий Эл за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Республики Марий Эл.
8.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ с отметкой "в дело".
IX. Использование печатей и штампов
9.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности государственных органов исполнительной власти Республики Марий Эл, производится по разрешению руководителя органа исполнительной власти.
Все изготовленные печати и штампы учитываются в службе ДОУ в журнале (приложение N 12) и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
В структурных подразделениях печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах и металлических шкафах.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу ДОУ, где уничтожаются по акту.
9.2. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
9.3. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись И.О.Фамилия
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Оттиск печати проставляется в строго определенном месте документа. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, а если наименование должности не указывается, - часть его фамилии.
X. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Комитета Республики Марий Эл по делам архивов.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
10.1. Составление номенклатур дел
10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти Республики Марий Эл, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти Республики Марий Эл и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органов исполнительной власти, их виды, состав и содержание.
10.1.3. В органе исполнительной власти Республики Марий Эл составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 4) и сводная номенклатура дел (приложение N 5).
10.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (отделом) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти.
10.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива.
10.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Марий Эл подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с постоянно действующей центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) или экспертной комиссией (далее - ЭК), экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Комитета Республики Марий Эл по делам архивов и утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Марий Эл. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в органе исполнительной власти Республики Марий Эл.
10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа исполнительной власти Республики Марий Эл получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа исполнительной власти Республики Марий Эл. Четвертый - в Республиканской службе формирования Архивного фонда Республики Марий Эл.
10.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
10.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти Республики Марий Эл.
10.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти Республики Марий Эл являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.
10.1.12. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти Республики Марий Эл.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти Республики Марий Эл цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Республики Марий Эл научно-технической документацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с Министерством образования Республики Марий Эл по вопросам научно-методической работы".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с главами администраций муниципальных образований о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с Министерством финансов Республики Марий Эл о финансировании строящихся объектов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
"Квартальные отчеты о работе автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
10.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти Республики Марий Эл возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
10.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
10.2. Формирование и оформление дел
10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
10.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти Республики Марий Эл децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
10.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
10.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.
10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
10.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы (постановления Правительства Республики Марий Эл, приказы вышестоящего органа и др.) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых законов Республики Марий Эл, актов Президента Республики Марий Эл, актов Правительства Республики Марий Эл.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Республики Марий Эл или Правительства Республики Марий Эл, вышестоящих федеральных органов, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10.2.7. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.
10.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 6); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 7); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 8); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
10.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 6). На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти Республики Марий Эл; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом.
Наименование органа исполнительной власти Республики Марий Эл - приводится полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое печатается в скобках после полного наименования.
Наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой.
Индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел.
Заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов.
Дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в типовом или ведомственном перечне.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела (Государственный архив Республики Марий Эл).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
10.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного срока (свыше 10 лет) хранения, который вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, содержащей сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись завершается итоговой записью, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3. Организация оперативного хранения документов
10.3.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.
10.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
XI. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы органов исполнительной власти Республики Марий Эл являются государственной собственностью и составляют государственную часть Архивного фонда Республики Марий Эл. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Республики Марий Эл и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение орган исполнительной власти Республики Марий Эл образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
11.1. Экспертиза ценности документов
11.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
11.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.
11.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) или экспертная комиссия (ЭК).
11.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением.
11.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
11.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
11.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).
11.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
11.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
11.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше 10 лет) срока хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются.
11.1.11. В органе исполнительной власти Республики Марий Эл в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного срока хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти Республики Марий Эл, которую готовит архив и представляет для утверждения ЭПК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов.
11.1.12. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 9 и 10) и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
11.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
11.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11.1.15. В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
11.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.
11.1.17. Опись дел структурного подразделения органа исполнительной власти Республики Марий Эл составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
11.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 11) производятся после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период. Сводная опись дел и акт рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. После утверждения ЭПК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов сводной описи дел постоянного срока хранения согласованный ЦЭК (ЭК) акт утверждается руководителем. После этого орган исполнительной власти Республики Марий Эл имеет право уничтожить дела, включенные в данный акт, в соответствии с установленным порядком.
11.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на все дела органа исполнительной власти Республики Марий Эл. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
11.2. Подготовка и передача документов в архив
11.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
11.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
11.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
11.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.
11.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
11.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.
11.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
После истечения предельного срока ведомственного хранения, установленного Законом Республики Марий Эл "Об Архивном фонде Республики Марий Эл и архивах", документы органов исполнительной власти подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Республики Марий Эл как государственная часть Архивного фонда Республики Марий Эл.
ГАРАНТ:
См. Закон Республики Марий Эл от 6 июля 2005 г. N 29-З "Об архивном деле в Республике Марий Эл"
Приложение N 1
Справка
об объеме документооборота
за __________ 200_ г.
(месяц)
|
Документы |
Количество документов |
Всего |
|
|
подлинники |
тираж |
|
|
|
Поступающие |
|
|
|
|
Отправляемые |
|
|
|
|
Внутренние |
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
_______________________ _______________ _______________
(должность руководителя (подпись) (расшифровка
службы ДОУ) подписи)
"__" ________________ 200__ г.
Приложение N 2
Правила
заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
|
Реквизиты |
Комментарий по заполнению |
|
1 |
2 |
|
Наименование вида документа |
заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
|
Автор (корреспондент) |
при регистрации поступающих документов записывается наименование органа исполнительной власти Республики Марий Эл, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся имя, отчество, фамилия и адрес гражданина. При регистрации отправляемых документов записывается наименование органа исполнительной власти Республики Марий Эл, структурного подразделения или должностного лица корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования органа исполнительной власти Республики Марий Эл |
|
Дата документа |
в РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией - автором документа |
|
Регистрационный номер документа |
в РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа |
|
Дата поступления |
заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
|
Индекс поступления |
заполняется и переносится в регистрационный штамп. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
|
Заголовок к тексту |
переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
|
Резолюция |
в РКФ переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции |
|
Срок исполнения |
проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа |
|
Отметка об исполнении документа |
в РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
|
Дело |
в РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ |
Приложение N 3
Справка
о состоянии исполнения документа на 00.00.200_
|
N п/п |
Название документа |
Краткое содержание |
Дата, номер |
Срок исполнения |
Фамилия исполнителя |
Состояние исполнения |
Причины невыполнения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
________________________ ______________ _________________
(должность руководителя (подпись) (расшифровка
службы ДОУ) подписи)
Приложение N 4
Номенклатура дел структурного подразделения
Министерство
образования
Республики Марий Эл
Наименование
структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.200_ N
г.Йошкар-Ола
на ___________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
__________________________ _______________ _____________________
(должность руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
структурного подразделения
"__" ________ 200__ г.
СОГЛАСОВАНО
_______________________ ______________ _____________________
(должность руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
службы ДОУ)
"__" ________ 200__ г.
________________________ ______________ _____________________
заведующий архивом (подпись) (расшифровка подписи)
(лицо, ответственное за
архив)
"__" ________ 200__ г.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году в структурном подразделении
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
_______________________________ _______________ _____________________
(должность лица, ответственного (подпись) (расшифровка подписи)
за делопроизводство)
"__" ________ 200__ г.
Итоговые сведения переданы в
службу ДОУ
____________________________ _____________ ________________________
(должность лица, передавшего (подпись) (расшифровка подписи)
сведения)
"__" ________ 200__ г.
Приложение N 5
Сводная
номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Марий Эл
Министерство образования УТВЕРЖДАЮ
Республики Марий Эл
Министр образования
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Республики Марий Эл
00.00.200_ N ____
г.Йошкар-Ола Подпись Расшифровка
на ________ год подписи
Дата
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
________________________ ______________ _________________
(должность руководителя (подпись) (расшифровка
службы ДОУ) подписи)
"__" ________ 200__ г.
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
"__" __________ 200__ г. N ___ "__" __________ 200__ г. N ___
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в структурном подразделении
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого |
|
|
|
_______________________________ _______________ _____________________
(должность лица, ответственного (подпись) (расшифровка подписи)
за делопроизводство)
"__" ________ 200__ г.
Итоговые сведения переданы в
службу ДОУ
____________________________ _____________ ________________________
(должность лица, передавшего (подпись) (расшифровка подписи)
сведения)
"__" ________ 200__ г.
Приложение N 7
Лист-заверитель дела N ____
В деле подшито и пронумеровано ________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _________________________________, пропущенные
номера ________________________________________ + листов внутренней описи
_________________________________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
_________________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи) "__" ________ 200__ г.
Приложение N 8
Внутренняя опись
N ___________
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
__________________________________ __________ _____________________
(должность лица, составившего (подпись) (расшифровка
внутреннюю опись документов дела) подписи)
"__" ____________ 200___ г.
Приложение N 9
Форма описи дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
УТВЕРЖДАЮ
Фонд N ___
Наименование должности
ОПИСЬ N ___ руководителя
дел постоянного хранения
Подпись Расшифровка
за ______ год подписи
Дата
Наименование органа исполнительной власти
|
N п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов в деле (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел, с N _____
по N ____ , в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
______________________________ ___________ ________________________
(должность составителя описи) (подпись) (расшифровка подписи)
_______________________________ __________ ________________________
(должность работника архива (подпись) (расшифровка подписи)
(лица, ответственного за архив)
"__" ____________ 200___ г.
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного органа Протокол ЦЭК (ЭК)
от _____________ N _____ от ___________ N _____
Приложение N 10
Форма описи дел
по личному составу
УТВЕРЖДАЮ
Фонд N
Наименование должности
ОПИСЬ N___ руководителя
дел по личному составу
Подпись Расшифровка
за _____________ год подписи
Дата
Наименование органа исполнительной власти
ГАРАНТ:
Нумерация граф приводится в соответствии с источником
|
N п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Срок хранения дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел, с N _____
по N ____, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
______________________________ ___________ ________________________
(должность составителя описи) (подпись) (расшифровка подписи)
_______________________________ __________ ________________________
(должность работника архива (подпись) (расшифровка подписи)
(лица, ответственного за архив)
"__" ____________ 200___ г.
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного органа Протокол ЦЭК (ЭК)
от _____________ N ___ от _____________ N ___
Приложение N 11
Форма акта
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Формат А4 (210 х 297 мм)
Министерство культуры, печати УТВЕРЖДАЮ
и по делам национальностей
Республики Марий Эл Министр культуры, печати
и по делам национальностей
АКТ Республики Марий Эл
_____________ N ___________ Подпись Расшифровка
г.Йошкар-Ола подписи
Дата
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании
_________________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их
хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N ____________________
_________________________________________________________________________
(название фонда)
|
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи |
Количество дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 12
Журнал
учета печатей и штампов ____________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
|
Номер по порядку |
Наименоваие# печатей и штампов |
Количество печатей и штампов |
Оттиски печатей и штампов |
Дата и расписка лица, у которого хранятся печати и штампы |
Дата и расписка лица в обратном приеме печатей и штампов |
Отметка об уничтожении печатей и штампов (вход, номер регистрации акта) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
------------------------------
Приложение не приводится
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Постановление Правительства Республики Марий Эл от 20 января 2004 г. N 18 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Марий Эл"
Текст постановления опубликован в Собрании законодательства Республики Марий Эл от 26 февраля 2004 г. N 2 ст. 54
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 10 сентября 2012 г. N 339 настоящее постановление признано утратившим силу, кроме пункта 4
Постановление Правительства Республики Марий Эл от 30 апреля 2010 г. N 113