Постановление Правительства Республики Марий Эл от 4 ноября 2004 г. N 247 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл"

С изменениями и дополнениями от:

10 декабря 2007 г., 11 июля 2011 г.

В целях обеспечения сохранности и улучшения физического состояния уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл Правительство Республики Марий Эл постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 11 июля 2011 г. N 208 пункт 2 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Заместителя Председателя Правительства Республики Марий Эл, министра культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл Васютина М.З.

Глава Правительства Республики Марий Эл

Л.Маркелов

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Республики Марий Эл от 11 июля 2011 г. N 208 в Регламент внесены изменения

См. текст Регламента в предыдущей редакции

Регламент
Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл
(утв. постановлением Правительства Республики Марий Эл от 4 ноября 2004 г. N 247)

С изменениями и дополнениями от:

10 декабря 2007 г., 11 июля 2011 г.

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл (далее - Государственный реестр) - республиканского свода уникальных документов.

2. Регламент разработан в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Российской Федерации "О вывозе и ввозе культурных ценностей", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 г. N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей", Законом Республики Марий Эл "Об архивном деле в Республике Марий Эл", Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 9 октября 2001 г. N 75.

3. Уникальными являются документы, представляющие самостоятельную культурную значимость и особую историческую ценность, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории Республики Марий Эл, невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и (или) внешних признаков.

4. Государственный реестр ведется Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, а также информирования пользователей.

5. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом, после выявления, описания, экспертизы ценности документов.

II. Выявление и описание уникальных документов

1. Комитет Республики Марий Эл по делам архивов организует работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

2. Непосредственно работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов ведут государственные архивы, музеи, библиотеки, иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы Архивного фонда Республики Марий Эл, и физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с архивными учреждениями Республики Марий Эл, либо по собственному желанию.

Физические лица - собственники документов Архивного фонда Республики Марий Эл, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности уникальных документов архивным учреждениям.

3. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Республики Марий Эл или Российской Федерации, в порядке, определенном постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 г. N 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей" и приказом Федеральной архивной службы России от 9 июля 2001 г. N 50.

4. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики и с учетом критериев определения их ценности, установленных Федеральной архивной службой России.

5. Комплексы уникальных документов описываются подокументно в листе учета и описания уникального документа. К уникальным могут быть отнесены архивные фонды или коллекции документов, их части, если они почти полностью состоят из документов уникальной ценности.

III. Экспертиза ценности уникальных документов

1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

2. Экспертизу ценности осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов, музеев и библиотек, консультируясь при необходимости со специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин.

Экспертиза ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.

3. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Государственный реестр.

4. Экспертные заключения рассматриваются экспертными комиссиями государственных архивов, соответствующими комиссиями музеев, библиотек и других организаций и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета Республики Марий Эл по делам архивов (далее - ЭПК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов).

IV. Представление предложений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл

1. В Комитет Республики Марий Эл по делам архивов предложения о включении документа (ов) в Государственный реестр представляют:

государственные архивы - об уникальных документах Архивного фонда Республики Марий Эл независимо от места их хранения и формы собственности;

государственные музеи и библиотеки - об уникальных документах Архивного фонда Республики Марий Эл, хранящихся в музеях, библиотеках;

другие организации, хранящие документы Архивного фонда Республики Марий Эл, - об уникальных документах, находящихся на ведомственном хранении.

2. Предложения представляются ежегодно, к 1 марта, в виде заполненных в 2-х экземплярах листов учета и описания уникальных документов с приложением экспертных заключений и решения соответствующей комиссии государственного архива, музея, библиотеки, других организаций.

3. Юридические и физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в Комитет Республики Марий Эл по делам архивов в виде заявлений в произвольной форме. В этом случае Комитет Республики Марий Эл по делам архивов поручает проведение экспертизы ценности и подготовку предложений государственному казенному учреждению "Государственный архив Республики Марий Эл" в течение 30 календарных дней со дня направления заявления Комитетом Республики Марий Эл по делам архивов.

4. В случае если результаты экспертизы ценности документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу с территории Российской Федерации или Республики Марий Эл, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

V. Включение документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл

1. Поступившие предложения рассматривает ЭПК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов, которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр и при необходимости о представлении предложений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Срок рассмотрения предложений - до 60 календарных дней со дня поступления предложений в Комитет Республики Марий Эл по делам архивов.

2. Комитет Республики Марий Эл по делам архивов включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа.

3. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений, решения экспертных комиссий государственных архивов, соответствующих комиссий музеев, библиотек и других организаций хранятся постоянно в Комитете Республики Марий Эл по делам архивов единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру.

4. Вторые экземпляры материалов, указанных в пункте 3 настоящего раздела, передаются организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.

VI. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл

1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом с момента постановки его на учет (смена собственника, проведение реставрации, публикация, создание фонда пользования и т.д.), регистрируются в Государственном реестре.

2. Изменения вносятся в листы учета и описания уникального документа на основании актов произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Комитет Республики Марий Эл по делам архивов в одном экземпляре государственными архивами, музеями, библиотеками, собственниками документов или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа, электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

4. Исключение уникальных документов из Государственного реестра осуществляется по решению ЭПК Комитета Республики Марий Эл по делам архивов на основе мотивированного представления собственника уникального документа или организации, в оперативном управлении или пользовании которой находятся уникальные документы.

5. В случае ликвидации организации-владельца, смерти собственника, продажи уникального документа государство имеет преимущественное право на его приобретение.

VII. Обеспечение сохранности и страхование уникальных документов

1. Владельцы уникальных документов обязаны обеспечить условия для их сохранности.

2. Уникальные документы при необходимости подлежат безотлагательной реставрации, ремонту или консервации в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.

3. На уникальные документы, внесенные в Государственный реестр, независимо от их формы собственности и места хранения в соответствии со статьей 17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" создаются страховые копии (страховой фонд) в виде микрофильмов (негатив), а также фонд пользования в виде микрофильмов (позитив), ксерокопий или электронных копий.

4. При отсутствии технических средств для изготовления страховых копий и фонда пользования юридические и физические лица, у которых хранятся уникальные документы, предоставляют государственным архивным учреждениям возможность бесплатно изготовлять и хранить страховые копии этих документов и фонд пользования.

Использование указанных копий осуществляется только с разрешения владельца документа или его законного представителя.

5. Описание и хранение страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы осуществляется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.

6. В государственных архивах оригиналы уникальных документов, на которые уже создан фонд пользования, запрещается выдавать в читальные залы, экспонировать на выставках, а также копировать.

7. В виде исключения владелец уникального документа может дать разрешение ознакомиться с оригиналом уникального документа для проведения специального источниковедческого исследования, требующего изучения материала-носителя информации, его внешних признаков и т.п.

8. Уникальные документы подлежат обязательному государственному страхованию в порядке и на условиях, установленных Федеральным архивным агентством.

Страхование проводят владельцы уникальных документов.

VIII. Пользование информацией Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл

1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Республики Марий Эл, включенных в Государственный реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл, доступ к которой осуществляется с согласия самих собственников.

2. Комитет Республики Марий Эл по делам архивов обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Марий Эл".

3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов установлен Федеральным архивным агентством.