Раздел 3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме) (п.п. 49 - 103)

Раздел 3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

49. Блок-схема последовательности действий при предоставлении услуги в части работы с письменными обращениями граждан в Администрации города представлена в Приложении N 5 к настоящему административному регламенту.

50. Предоставление муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан включает следующие административные процедуры:

1) работа с письменными обращениями граждан:

- регистрация письменных обращений граждан;

- рассмотрение письменных обращений граждан;

- подготовка и направление ответов на письменные обращения граждан;

2) личный прием граждан;

3) подготовка анализа по обращениям граждан;

4) порядок и формы контроля исполнения услуги рассмотрения обращений граждан.

51. Граждане передают для рассмотрения письменные обращения:

лично в Администрацию города;

почтовым отправлением в адрес Администрации города;

в адрес электронной почты Администрации города;

по аппарату факсимильной связи, указанному Администрацией города;

в виде интернет-обращения на официальный сайт города Нижний Тагил в сети Интернет.

52. Граждане могут направлять в Администрацию города как индивидуальные, так и коллективные письменные обращения.

53. В случае если в обращениях граждан содержатся жалобы на действия (бездействие) должностных лиц функциональных и территориальных органов Администрации города, вышеуказанные обращения граждан рассматриваются только Главой города.

54. Письменное обращение гражданина должно содержать:

наименование Администрации города либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего лица Администрации города;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;

почтовый либо электронный адрес гражданина, на который должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения;

суть предложения, заявления, жалобы;

личную подпись гражданина;

дату написания.

55. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

56. Обращение гражданина, поступившее в Администрацию города по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим административным регламентом.

57. Гражданин на стадии рассмотрения его обращения имеет право:

представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

получать на свое обращение письменный ответ по существу, за исключением случаев, указанных в настоящем административном регламенте;

получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения;

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему административному регламенту.

58. Должностные лица Администрации города, руководители функциональных и территориальных органов Администрации города обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;

получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

подготовку письменных ответов по существу поставленных в обращении вопросов.

59. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам Администрации города при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам.

60. Вся поступившая в адрес Главы, Администрации города почтовая корреспонденция вскрывается и сортируется специалистами отдела по делопроизводству организационного управления Администрация города. Личные обращения граждан в тот же день передаются в отдел по работе с обращениями граждан.

61. Регистрация обращений граждан, поступивших в адрес Главы города, в Администрацию города без указания конкретного должностного лица, производится специалистами отдела по работе с обращениями граждан в системе электронного документооборота в течение трех дней с даты их поступления в отдел. Регистрация обращений в адрес конкретного должностного лица производится в соответствующем органе Администрации города.

62. Обращения граждан, поступившие:

- после 16 часов, регистрируются специалистами отдела по работе с обращениями граждан следующим рабочим днем;

- во второй половине последнего рабочего дня недели или в предпраздничные дни, регистрируются специалистами отдела по работе с обращениями граждан первым рабочим днем, следующим после нерабочих дней.

63. На обращениях граждан специалистом отдела по работе с обращениями граждан, осуществляющим регистрацию, проставляется штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата регистрации обращения.

64. На обращение, из которого не представляется возможным установить личность заявителя, то есть в нем не указаны фамилия и почтовый (или электронный) адрес гражданина, ответ не дается.

65. Регистрация всех обращений граждан, поступивших в функциональные и территориальные органы Администрации города, производится уполномоченным должностным лицом в системе электронного документооборота в день их поступления.

Прошедшие регистрацию обращения граждан в тот же день или на следующий рабочий день направляются руководителю органа Администрации города для подготовки резолюции о рассмотрении обращений граждан.

66. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Администрации города, в течение семи дней со дня их регистрации пересылаются начальником организационного управления в соответствующие организации или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение.

67. Начальник отдела по работе с обращениями граждан после регистрации передает обращения граждан для первоначального рассмотрения начальнику организационного управления Администрации города, заместителям Главы Администрации города, руководителю аппарата Администрации города для изучения и наложения резолюции по направлениям своей деятельности:

1) кураторы исполнения обращений, поступивших в адрес Главы города, определяются начальником организационного управления Администрации города, им же подписывается сопроводительное письмо. В случае временного отсутствия начальника организационного управления для определения исполнителей обращения передаются руководителю аппарата Администрации города.

Ответы на обращения, адресованные Главе города, поступившие из государственных органов власти, повторные обращения, а также обращения граждан по наиболее актуальным проблемам, имеющие на сопроводительном письме соответствующую отметку, оформляются по макетам, утвержденным Приложениями N 2, N 3 к настоящему административному регламенту;

2) ответы на обращения, направленные для рассмотрения в адрес заместителей Главы Администрации города, руководителей функциональных и территориальных органов Администрации города подписывают сами руководители (Приложение N 4 к настоящему административному регламенту).

3) заместителям Главы Администрации города направляются для рассмотрения обращения граждан в соответствии с их полномочиями.

68. В случае, если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько органов Администрации города, подлинник обращения направляется специалистами отдела по работе с обращениями граждан функциональному или территориальному органу Администрации города - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются органам Администрации города - соисполнителям поручения.

69. В случае если руководитель органа Администрации города Нижний Тагил считает, что вопросы, содержащиеся в обращении гражданина, не относятся к его компетенции, в течение трех дней поручение может быть возвращено в отдел по работе с обращениями граждан. К обращению должна быть приложена служебная записка с соответствующим обоснованием, согласованная с начальником организационного управления.

Сведения о внесении изменений в Положения органов Администрации, передаче функциональных обязанностей от одного органа другому предоставляются в отдел по работе с обращениями граждан начальником отдела муниципальной службы и кадров в течение 10 дней.

Информация о плановом отсутствии Главы города, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации города передается начальником отдела муниципальной службы и кадров в отдел по работе с обращениями граждан не позднее 2 дней до начала отпуска, командировки должностного лица.

70. В случае принятия начальником организационного управления решения об изменении исполнителя, поручение о рассмотрении обращения гражданина в тот же день направляется в соответствующий орган Администрации города.

71. Руководитель функционального или территориального органа Администрации города, получивший поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения, назначая конкретного исполнителя и срок исполнения.

72. При подготовке ответов на письменные обращения граждан в Администрацию города Нижний Тагил руководитель функционального или территориального органа Администрации города, ответственный за исполнение обращения гражданина, оформляет ответ по макету, указанному в сопроводительном письме.

Если по обращению определено несколько исполнителей, соисполнителями информация для подготовки единого ответа направляется в адрес первого исполнителя не позднее, чем за 5 дней до указанного в контрольной карточке срока.

В случае, если руководитель органа Администрации города Нижний Тагил, указанный в поручении первым, считает, что вопросы, содержащиеся в обращении гражданина, не относятся к его компетенции, в течение трех дней поручение может быть возвращено в отдел по работе с обращениями граждан. К обращению должна быть приложена служебная записка с соответствующим обоснованием, согласованная с начальником организационного управления. После чего специалисты отдела по работе с обращениями граждан извещают второго соисполнителя о необходимости подготовки ответа гражданину.

Если по обращению определено 3 и более исполнителей, общий ответ на бланке Главы города готовит руководитель органа, указанный в поручении первым (Приложение N 3 к настоящему административному регламенту).

73. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, если для исполнения поручения необходимо проведение выездной проверки, срок исполнения поручения может быть продлен Главой города, начальником организационного управления, но не более чем на 30 дней.

74. В этих целях руководитель органа Администрации города, ответственный за исполнение поручения, не позднее трех дней до истечения срока исполнения поручения представляет на имя Главы города, начальника организационного управления служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.

75. В случае продления срока Главой города, начальником организационного управления на продление срока исполнения поручения в адрес гражданина направляется уведомление с указанием (при необходимости) срока направления ответа на его обращение.

76. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный в отделе по работе с обращениями граждан, фамилия, имя, отчество заявителя.

77. Ответ гражданину за подписью Главы города, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города, руководителя функционального или территориального органа Администрация города (со всеми материалами по обращению гражданина) направляется в отдел по работе с обращениями граждан для присвоения исходящего регистрационного номера и даты отправки гражданину. Исполнителем предоставляется необходимое количество экземпляров ответа - каждому адресату и одна копия для формирования дела.

78. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно (не менее трех раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им обращениями, и при этом в обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель органа, структурного подразделения Администрации города, ответственный за исполнение поручения, вправе подготовить предложение (в связи с безосновательностью очередного обращения) о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.

В этом случае руководитель функционального или территориального органа Администрации города, ответственный за исполнение поручения, представляет на имя Главы города служебную записку, согласованную с начальником отдела по работе с обращениями граждан, о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу.

79. В случае принятия решения о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу руководитель органа Администрации города, ответственный за исполнение поручения, в адрес гражданина направляет уведомление о прекращении с ним переписки по данному вопросу. К последнему письму прилагаются копии всех предыдущих ответов.

80. Если гражданин устранил причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение гражданина рассматривается в Администрации города в порядке, установленном настоящим административным регламентом.

81. Ответы на письменные обращения граждан представляются исполнителями в отдел по работе с обращениями граждан до 16.00 часов ежедневно с целью своевременного формирования почты для Главы города.

82. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Электронные обращения поступают в Администрацию города через официальный сайт города Нижний Тагил, на адреса электронной почты функциональных и территориальных органов Администрации города.

Электронное обращение распечатывается специалистами органа, в чей электронный адрес поступило обращение, и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением в соответствии с настоящим административным регламентом.

Ответ на электронное обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в электронном обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в электронном обращении.

Ответы на обращения, поступившие в форме электронного документа, не содержащие почтового адреса и не требующие визирования Главой города, направляются непосредственным исполнителем по адресу электронной почты, указанному в обращении. Ответы, предусматривающие подпись Главы города, направляются заявителю непосредственным исполнителем после подписания Главой города.

83. В случае нарушения срока исполнения обращения, по истечении 30 дней, ответ в отдел по работе с обращениями граждан исполнителем представляется с обязательным приложением объяснительной записки на имя Главы города.

84. Обращения граждан считаются рассмотренными, если исполнителем дан письменный ответ гражданину по существу всех поставленных в обращении вопросов.

85. Личный прием граждан осуществляется Главой города, заместителями Главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации города, руководителями функциональных и территориальных органов Администрации города Нижний Тагил в соответствии с графиком приема граждан, указанным в настоящем Административном регламенте (Приложение N 1 к настоящему административному регламенту).

86. Организацию личного приема Главы города, учет обращений граждан, рассматриваемых на личном приеме, и контроль за их исполнением осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

Предварительная запись граждан на личный прием к Главе города проводится в 1 и 3 среду каждого месяца с 09.00 до 11.00 часов начальником отдела по работе с обращениями граждан.

Запись граждан на прием осуществляется с соблюдением следующих требований:

просьба заявителя о личном приеме не должна быть анонимной, гражданина предъявляет документ, удостоверяющий его личность;

интересующий заявителя вопрос должен относиться к компетенции Главы города;

обращение гражданина должно быть подкреплено материалами и документами, обосновывающими или поясняющими суть обращения;

интересующий заявителя вопрос должен быть предварительно проработан в органе Администрации города, в чью компетенцию входит поставленная проблема, и по нему получены письменные ответы, о чем у заявителя должны иметься документальные подтверждения.

Основанием для повторного обращения гражданина с просьбой о личном приеме Главой города могут служить:

- неисполнение поручения Главы города, данного в ходе приема гражданина;

- появление новых объективных обстоятельств, которые могут привести к изменению решения Главы города по обращению гражданина.

Если заявление гражданина о личном приеме не соответствует указанным требованиям, гражданину может быть отказано в приеме Главой города с устным разъяснением причины отказа.

87. Учет граждан, принятых на личном приеме, осуществляется должностными лицами, уполномоченными Главой города, заместителями Главы Администрации, руководителями функциональных и территориальных органов Администрации города Нижний Тагил.

Должностным лицом оформляется карточка личного приема гражданина (Приложение N 6 к настоящему административному регламенту), ведется общий реестр обратившихся в письменном виде или посредством автоматизированной системы.

88. Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.

89. Содержание устного обращения гражданина заносится должностным лицом в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении гражданина вопросов.

90. Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном настоящим административным регламентом порядке. Должностным лицом, ведущим личный прием, производится запись в карточке личного приема о принятии письменного обращения гражданина.

91. Если ведущее личный прием должностное лицо выясняет, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию Администрации города, гражданину разъясняется, куда ему следует обратиться.

92. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем должностным лицом, ведущим прием, делается соответствующая запись в карточке личного приема.

93. Контроль за рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших при личном приеме граждан в функциональных и территориальных органах Администрации города, осуществляется соответствующими должностными лицами в соответствии с административными процедурами, предусмотренными настоящим административным регламентом.

94. В целях подготовки отчетности о работе с обращениями граждан в Администрации города заместители Главы Администрации города, руководитель аппарата Администрации города, руководители функциональных и территориальных органов Администрации города ежеквартально в установленный Главой города срок, в соответствии с установленными формами, направляют в отдел по работе с обращениями граждан статистические данные о работе с обращениями граждан, поступившими в функциональные и территориальные органы Администрации города.

95. В целях подготовки отчетности о работе с обращениями граждан в Администрации города уполномоченные должностные лица функциональных и территориальных органов Администрация города осуществляют учет обращений граждан, поступивших (в рамках своей компетенции) в соответствующие органы Администрации города, а также анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

96. Отдел по работе с обращениями граждан ежеквартально обеспечивает сбор, учет и анализ данных, представленных функциональными и территориальными органами Администрации города.

97. Отдел по работе с обращениями граждан ежеквартально подготавливает отчет о работе с обращениями граждан, поступившими в ходе личного приема граждан Главой города, должностными лицами Администрации города.

98. Отдел по работе с обращениями граждан подготавливает ежемесячно (с нарастающим итогом) аналитический отчет о работе отдела по работе с обращениями граждан, а также годовой отчет и аналитическую информацию об исполнении Администрацией города муниципальной услуги рассмотрения обращений граждан для направления Главе города.

99. Подписанный ответ гражданину направляется специалистами отдела по работе с обращениями граждан либо ответственным за работу с обращениями граждан в органах Администрации города в порядке делопроизводства и почтовых отправлений. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично под роспись, отправлен по факсимильной связи или в форме электронного документа по адресу электронной почты.

100. При формировании дела по обращению гражданина специалистами отдела по работе с обращениями граждан подшиваются: обращение, все материалы по рассмотрению обращения, в том числе листы резолюций (поручения) и сопроводительные письма, поступившие ответы на запросы, справки, служебные пояснительные записки исполнителей, копия ответа заявителю, контрольно-учетная карточка.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

101. Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

103. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан в течение пяти лет, после чего они уничтожаются в установленном порядке.