Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме (п.п. 25 - 32)

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

25. Сроки предоставления муниципальной услуги:

1) поступившие в архивный отдел запросы пользователей о предоставлении информации в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем архивный отдел сообщает пользователю;

2) при рассмотрении архивным отделом запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, архивный отдел дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации.

В случае, если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, в том числе хранящихся в нескольких архивохранилищах, архивный отдел уведомляет государственный или муниципальный орган власти о продлении на определенный срок рассмотрения запроса;

3) при поступлении в архивный отдел запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

26. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

27. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

1) регистрация запросов пользователей, рассмотрение их руководством отдела и передача на исполнение специалисту, ответственному за рассмотрение запросов;

2) анализ тематики запросов пользователей;

3) направление по результатам рассмотрения тематических запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

4) подготовка и направление ответов пользователям.

Блок-схема предоставления архивным отделом муниципальной услуги приведена в Приложении 2 к настоящему Регламенту.

28. Регистрация запросов пользователей и передача их на исполнение:

1) регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Поступившие в архивный отдел письменные запросы пользователей регистрируются специалистом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, представляются заведующему архивным отделом и передаются с резолюцией начальника специалисту, ответственному за рассмотрение запросов, в течение трех дней с момента поступления в установленном порядке;

2) депутатские запросы, обращения государственных органов, в том числе органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, о предоставлении информации рассматриваются заведующим архивным отделом в день поступления;

3) при поступлении в архивный отдел запроса по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий архивного отдела по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется специалистом архивного отдела по почте или по электронному адресу, указанному в запросе.

29. Анализ тематики запросов:

1) специалист отдела, отвечающий за рассмотрение запросов пользователей, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения запросов пользователей. При этом определяются:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну, и сведений конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе пользователя, необходимых для его проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя.

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней;

2) архивный отдел письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе пользователя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

30. Направление запросов архивного отдела по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления на исполнение по принадлежности:

1) архивный отдел по итогам анализа тематики поступившего запроса органа государственной власти, органа местного самоуправления о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Сотрудник отдела, ответственный за рассмотрение запросов пользователей, обеспечивает оперативное доведение их до исполнителей;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3) архивный отдел письменно уведомляет автора запроса - орган государственной власти, орган местного самоуправления о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности в органы и организации;

4) муниципальное бюджетное учреждение Артемовского городского округа "Центр архивной документации" по результатам рассмотрения этой категории запросов, поступивших из архивного отдела, готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляет их в архивный отдел;

5) органы местного самоуправления и муниципальные организации Артемовского городского округа, иные организации, исполняющие полученные от архивного отдела запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя или, в отдельных случаях, в адрес архивного отдела.

31. Подготовка и направление ответов пользователям - органам государственной власти и органам местного самоуправления:

1) специалист архивного отдела, ответственный за рассмотрение запросов, анализирует полученные от органов и организаций ответы, оценивает полноту полученной информации;

2) специалист архивного отдела, ответственный за рассмотрение запросов пользователей, на основе ответов органов и организаций готовит информационное письмо с приложением поступивших информационных материалов: архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров для ответа на обращение (запрос) органа государственной власти, органа местного самоуправления;

3) информационное письмо архивного отдела с необходимыми информационными материалами направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления.

32. Направление запросов архивным отделом по обращениям (запросам) пользователей (кроме запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления) на исполнение по принадлежности и информирование пользователей о результатах рассмотрения их обращений (запросов):

1) по итогам анализа тематики поступившего обращения (запроса) пользователя архивный отдел подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности;

2) органы и организации, в том числе муниципальное бюджетное учреждение "Центр архивной документации" и муниципальные организации Артемовского городского округа, исполняющие полученные от архивного отдела запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя;

3) в случае необходимости архивный отдел может запрашивать у организаций-исполнителей запросов копии ответов о результатах рассмотрения обращений (запросов) пользователей;

4) архивный отдел письменно уведомляет автора обращения (запроса) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.