Приложение N 1. Регламент организации электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил в условиях опытной эксплуатации процессов электронного документооборота Администрации города

Приложение N 1

Регламент
организации электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил в условиях опытной эксплуатации процессов электронного документооборота Администрации города
(утв. распоряжением Администрации города от 4 марта 2013 г. N 50)

1. Целью данного Регламента является установление особого порядка организации элементов процесса электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, касающихся регистрации входящей корреспонденции, подготовки исходящих документов, правовых актов, приказов руководителей и договоров, а также исполнения резолюций и поручений руководителей.

2. В условиях и на период опытной эксплуатации отдельных процессов Системы электронного документооборота (далее СЭД) специалисты органов Администрации города Нижний Тагил, участвующие (выполняющие функции) в процессе обработки входящей корреспонденции, подготовки исходящих документов, правовых актов, приказов руководителей и договоров, а также исполнения резолюций и поручений руководителей, осуществляют работы, связанные с организацией и ведением документооборота, одновременно по двум направлениям, представляющим собой два технологических процесса обработки информации, - обычный документооборот и электронный документооборот.

3. Обычный документооборот осуществляется в установленном в Администрации города Нижний Тагил порядке в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, утвержденной распоряжением Главы города Нижний Тагил от 29.12.2006 N 993.

4. Электронный документооборот в части, касающейся порядка действий участников введенных в опытную эксплуатацию процессов документооборота, осуществляется на основе Временных регламентов, разработанных и корректируемых в процессе опытной эксплуатации с учетом Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил (утвержденной распоряжением Главы города Нижний Тагил от 29.12.2006 N 993) и сложившейся практики деятельности, не противоречащей данной Инструкции и логике процесса документооборота в целом.

5. Целью опытной эксплуатации процессов документооборота является оценка готовности СЭД Администрации города Нижний Тагил к переводу в промышленную эксплуатацию, выявления и устранения проблем функционирования и быстродействия системы, обучение фокус группы пользователей системы, оценки удобства интерфейса системы.

6. Электронный документооборот в целях данного Регламента как элемент общего процесса (порядка действий) по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:

1) в рамках процесса "Регистрация входящего документа", поступившего в адрес Главы города или иным должностным лицом:

- осуществляется первичная обработка входящего документа;

- создается регистрационная карточка входящего документа;

- осуществляется сканирование и связывание скан-образа документа с регистрационной карточкой;

- бумажный экземпляр документа размещается на хранение;

- задание на рассмотрение документа Системой направляется руководителю, в адрес которого он поступил;

2) в рамках процесса "Рассмотрения (исполнения) документа (резолюции)":

- руководителем осуществляется рассмотрение входящего документа (либо рассмотрение резолюции, поступившей от вышестоящего руководителя по исполнению входящего документа);

- назначается исполнитель или несколько исполнителей (либо принимается решение исполнить документ или поручение самостоятельно);

- заполняется регистрационная карточка с указанием поручения;

- осуществляется контроль сроков исполнения поручения;

3) в рамках процесса "Подготовка исходящего документа", утверждаемого Главой города или иным должностным лицом:

- заполняется регистрационная карточка документа;

- из регистрационной карточки выбирается бланк (шаблон) исходящего документа и осуществляется подготовка проекта исходящего документа;

- при необходимости к регистрационной карточке проекта исходящего документа могут быть прикреплены дополнительные файлы;

- осуществляется визирование проекта документа вышестоящими руководителями;

- осуществляется согласование проекта документа;

- осуществляется утверждение проекта документа;

- выполняется доработка проекта документа (при поступлении замечаний в ходе визирования, согласования или утверждения проекта документа);

- в случае необходимости осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде документа и утверждение руководителем бумажного документа;

- сканирование утвержденного на бумаге документа и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;

- копия подписанного бумажного исходящего документа размещается на хранение;

4) в рамках процесса "Подготовка правового акта":

- заполняется регистрационная карточка проекта правового акта;

- из регистрационной карточки выбирается шаблон правового акта и осуществляется создание проекта правового акта;

- при необходимости к регистрационной карточке проекта правового акта могут быть прикреплены дополнительные материалы (файлы);

- осуществляется визирование проекта правового акта вышестоящими руководителями;

- осуществляется правовая экспертиза проекта правового акта;

- при необходимости ознакомления с проектом правового акта жителей города осуществляется его размещение на официальном сайте города;

- при необходимости осуществляется финансовая экспертиза проекта правового акта;

- производится проверка правового акта редактором, а также правильность выбора списка согласования;

- осуществляется внутреннее (среди пользователей СЭД) последовательное согласование проекта правового акта;

- при наличии внешнего списка согласующих (среди должностных лиц, не являющихся пользователями СЭД) осуществляется выписка листа согласования и выполняется процедура внешнего согласования;

- по мере завершения процедуры согласования осуществляется согласование проекта правового акта руководителем аппарата Администрации города;

- осуществляется утверждение руководителем правового акта;

- при необходимости выполняется доработка проекта правового акта (при поступлении замечаний в ходе визирования, проведения юридической или финансовой экспертизы, согласования или утверждения проекта правового акта);

- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде правового акта и утверждение руководителем его бумажного варианта;

- производится сканирование утвержденного бумажного варианта правового акта и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;

- при необходимости осуществляется публикация правового акта, тиражирование, рассылка и размещение на хранение бумажного варианта правового акта;

- при необходимости осуществляется постановка правового акта на контроль и запускается процедура контроля исполнения правового акта;

5) в рамках процесса "Подготовка приказа руководителя":

- заполняется регистрационная карточка проекта приказа руководителя;

- из регистрационной карточки выбирается шаблон приказа руководителя и осуществляется создание проекта приказа руководителя;

- при необходимости к регистрационной карточке проекта приказа руководителя могут быть прикреплены дополнительные материалы (файлы);

- осуществляется внутреннее (среди пользователей СЭД) последовательное и (или) параллельное согласование проекта приказа руководителя;

- при наличии внешнего списка согласующих (среди должностных лиц, не являющихся пользователями СЭД) осуществляется выписка листа согласования и выполняется процедура внешнего согласования;

- по мере завершения процедуры согласования осуществляется утверждение приказа руководителем;

- при необходимости выполняется доработка проекта приказа руководителя (при поступлении замечаний в ходе согласования или утверждения проекта приказа руководителя);

- при необходимости осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде приказа руководителя и утверждение руководителем его бумажного варианта;

- производится сканирование утвержденного бумажного варианта приказа руководителя и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;

- при необходимости осуществляется процесс ознакомления сотрудников с приказом и размещение на хранение его бумажного варианта.

6) в рамках процесса "Подготовка договора":

- заполняется регистрационная карточка проекта договора;

- к регистрационной карточке прикрепляется подготовленный в электронном виде проект договора или сканированный файл-образ договора (в случае поступления договора оферты);

- при необходимости к регистрационной карточке проекта договора могут быть прикреплены дополнительные материалы (файлы);

- осуществляется внутреннее (среди пользователей Системы электронного документооборота) и при необходимости внешнее согласование проекта договора;

- при необходимости выполняется доработка проекта договора (при поступлении замечаний в ходе согласования);

- проект договора направляется контрагенту для подписания;

- при поступлении замечаний от контрагента выполняется доработка проекта договора;

- осуществляется утверждение руководителем договора;

- осуществляется обработка утвержденного договора и передача его контрагенту;

7) в рамках процесса "Подготовка внутреннего документа":

- заполняется регистрационная карточка проекта внутреннего документа;

- из регистрационной карточки выбирается бланк (шаблон) внутреннего документа и осуществляется подготовка проекта внутреннего документа;

- при необходимости к регистрационной карточке проекта внутреннего документа могут быть прикреплены дополнительные файлы;

- осуществляется визирование проекта документа вышестоящими руководителями;

- при необходимости осуществляется согласование проекта документа (последовательное и/или параллельное);

- осуществляется утверждение проекта внутреннего документа;

- выполняется доработка проекта документа (при поступлении замечаний в ходе визирования, согласования или утверждения проекта внутреннего документа);

- в случае необходимости осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде документа и утверждение руководителем бумажного документа;

- сканирование утвержденного на бумаге документа и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;

- копия подписанного бумажного внутреннего документа размещается на хранение;

8) в рамках процесса "Экспертиза документа":

- осуществляется правовая и при необходимости финансовая экспертиза проекта документа.

7. В процессе электронного документооборота на этапе опытной эксплуатации с учетом особенностей построения единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил и корректности в определении количественных и качественных показателей анализа результатов принимают участие только пользователи, зарегистрированные в единой компьютерной сети Администрации города, в службе службы каталогов Active Directory и домене ntportal.org.

8. Включение в число пользователей СЭД сотрудников Администрации города, предоставление права доступа к базам данных СЭД осуществляется отделом автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города в течение 3-х рабочих дней с момента поступления информации, представленной руководителем органа Администрации города, содержащей следующие сведения о сотруднике:

1) фамилия, имя, отчество;

2) занимаемая должность;

3) адрес рабочего места (улица, дом, номер кабинета);

4) номер служебного телефона;

5) ФИО замещаемого сотрудника (в случае поступления на службу вместо другого сотрудника).

9. Для организации процедуры замещения в СЭД во время длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте соответствующая информация направляется в отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе в следующем порядке:

1) в случае планового длительного отсутствия сотрудника (командировка, отпуск и другое) информация представляется за 2 рабочих дня до начала замещения;

2) в случае непланового длительного отсутствия сотрудника (болезнь и другое) информация представляется по мере возникновения события.

Информация должна содержать следующие сведения:

- ФИО отсутствующего сотрудника;

- ФИО сотрудника, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;

- предполагаемый период времени, в течение которого возложено исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

10. Формирование справочников:

1) справочники, связанные с процессами "Регистрация входящего документа" и "Подготовка исходящего документа", формируются сотрудниками отдела документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города. Заявки на дополнение или изменение справочников указанных выше процессов могут передаваться в устной форме по телефону 42-16-45;

2) все остальные справочники, связанные с вводимыми в опытную эксплуатацию процессами, формируются сотрудниками отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города. Заявки на дополнение и изменение справочников принимаются в устной форме по телефону 42-16-43.

11. Выявленные в процессе опытной эксплуатации электронного документооборота, осуществляемого в рамках данного Регламента, несоответствия установленным в Администрации города Нижний Тагил требованиям и нормам по организации документооборота нарушениями не признаются и отражаются в анализах органов Администрации города по результатам опытной эксплуатации.

12. В рамках электронного согласования проектов документов на период опытной эксплуатации системное имя пользователя считается внутренней электронной цифровой подписью, которая (в целях данного Регламента) является реквизитом электронного документа, равносильным и равнозначным собственноручной подписи, позволяющим идентифицировать ее владельца.

13. В качестве данных при опытной эксплуатации процессов электронного документооборота принимаются реальные документы, поступающие в Администрацию города Нижний Тагил, или создание которых было инициировано в ходе реализации процессов документооборота, введенных в опытную эксплуатацию. Предполагается, что в опытной эксплуатации будут принимать участие не менее 50% документов, которые проходят обработку в процессах документооборота, вводимых в опытную эксплуатацию.

14. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются.

15. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полное содержание документа.

16. В период опытной эксплуатации не гарантируется полная сохранность данных, а также отсутствие критических и некритических сбоев. Поэтому должно быть обеспечено дублирование регистрационной информации существующими способами.

17. Процедура поддержки и управление изменениями:

1) для поддержки пользователей в период опытной эксплуатации выделяется группа сотрудников отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (первый уровень поддержки):

- Володин Максим Александрович - главный специалист отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (тел. 42-16-43, vma@ntagil.org);

- Трубицына Татьяна Владимировна - ведущий специалист отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (тел. 41-70-11, tvt@ntagil.org);

- Глазырин Александр Михайлович - начальник отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (тел. 42-16-43, gam@ntagil.org).

В их обязанности входит консультирование сотрудников по вопросам работы в СЭД, настройка рабочих мест СЭД, решение инцидентов, связанных с инфраструктурой Администрации города Нижний Тагил.

Также первый уровень поддержки обеспечивает сбор, систематизацию и передачу на второй уровень поддержки замечаний, предложений и запросов на изменение от пользователей СЭД;

2) из специалистов компании ЗАО "Информационно-вычислительные системы" формируется второй уровень поддержки в составе:

- Девяева Юлия Александровна - руководитель отдела автоматизации бизнес процессов (по согласованию);

- Чащина Ксения Александровна - аналитик 1-ой категории (по согласованию);

- Балаболин Олег Юрьевич - руководитель проекта (по согласованию).

В их задачи входит обеспечение функционирования СЭД в период опытной эксплуатации, обучение пользователей, оперативное устранение задержек и сбоев в работе Системы электронного документооборота, реализация предложений и замечаний по доработке СЭД, поступивших в ходе опытной эксплуатации.

18. Данный Регламент вводится в действие с 1 ноября 2013 года и применяется в условиях и на период опытной эксплуатации процессов Системы электронного документооборота Администрации города.