Постановление администрации городского округа Верхняя Пышма Свердловской области от 20 июня 2011 г. N 1041 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальным казенным учреждением "Архив городского округа Верхняя Пышма" муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в городском округе Верхняя Пышма"

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом РФ от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением администрации городского округа Верхняя Пышма от 21.01.2010 N 77 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке и утверждению административных регламентов исполнения муниципальных функций и регламентов предоставления муниципальных услуг", администрация городского округа Верхняя Пышма постановляет:

1. Утвердить Административный регламент предоставления муниципальным казенным учреждением "Архив городского округа Верхняя Пышма" муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в городском округе Верхняя Пышма" (прилагается).

2. Настоящее постановление вступает в силу с момента опубликования в газете "Красное знамя", административного регламента - на сайте администрации городского округа Верхняя Пышма.

3. Контроль за выполнением постановления оставляю за главой администрации.

Исполняющий обязанности главы администрации первый заместитель главы администрации

В.В. Калита

Административный регламент
предоставления муниципальным казенным учреждением "Архив городского округа Верхняя Пышма" муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в городском округе Верхняя Пышма"
(утв. постановлением администрации городского округа Верхняя Пышма от 20 июня 2011 г. N 1041)

I. Общие положения

Наименование муниципальной услуги

1. Административный регламент предоставления муниципальным казенным учреждением "Архив городского округа Верхняя Пышма" (далее - архив) муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в городском округе Верхняя Пышма" (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц архива при организации информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями и гражданами при предоставлении услуги.

Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

2. Предоставление муниципальной услуги "Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в городском округе Верхняя Пышма" (далее - муниципальная услуга) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации от 12.12.93 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Закон Свердловской области от 25.03.2005 N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области" (Собрание законодательства Свердловской области, 2005, N 31, ст. 194; "Областная газета", 2005, 30 марта, N 82-84);

- постановление Правительства Свердловской области от 29.10.2007 N 1053 "О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области" ("Областная газета", 2007, 03 ноября, N 380-381);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного Постановления следует читать как "1053-ПП"

- постановление главы городского округа Верхняя Пышма от 22.01.2008 N 84 "О мерах социальной поддержки граждан, обратившихся в муниципальный архив".

Орган по предоставлению муниципальной услуги

3. Предоставление муниципальной услуги осуществляет муниципальное казенное учреждение "Архив городского округа Верхняя Пышма" при наличии у него необходимых архивных документов.

4. Место нахождения муниципального казенного учреждения "Архив городского округа Верхняя Пышма" и его почтовый адрес: 624091, г. Верхняя Пышма, ул. Красноармейская, д. 13, 1 этаж, офис 35; электронный адрес: www.72@bk.ru, телефон: 8 (343-68) 5-67-37, факс: 8(343-68) 4-24-26.

5. График работы муниципального казенного учреждения "Архив городского округа Верхняя Пышма": понедельник - пятница: 08-00 час. - 17-00 час. (перерыв 12-30 час. - 13-30 час.); суббота, воскресенье - выходные дни.

6. Время предоставления муниципальной услуги:

понедельник: 09-00 час. - 17-00 час. (перерыв 12-30 час. - 13-30 час.).

Получатели муниципальной услуги

7. Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации на получение запрашиваемой информации, содержащейся в архивных документах.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

8. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги (консультирование) производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении гражданина;

- на официальном сайте администрации городского округа Верхняя Пышма:

www.movp.ru

9. При консультировании по телефону должностные лица архива обязаны дать исчерпывающую информацию о порядке предоставления муниципальной услуги.

10. По письменным обращениям (в том числе по электронной почте) информация о порядке предоставления муниципальной услуги направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя (на электронный адрес заявителя).

11. Личный прием осуществляется в порядке очереди при личном обращении во время, определенное для предоставления муниципальной услуги:

понедельник: 09-00 час. - 17-00 час. (перерыв 12-30 час. - 13-30 час.).

Основание для предоставления муниципальной услуги

12. Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

1) устное обращение гражданина (при предъявлении им документа, удостоверяющего личность) или представителя юридического лица в архив;

2) письменный запрос (заявление), поступивший в адрес архива, непосредственно от гражданина или органа государственной власти, местного самоуправления, организации, общественного объединения.

Для истребования сведений, содержащих данные о третьих лицах, представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

13. Должностными лицами архива в присутствии заявителя оформляется запрос в форме анкеты-заявления для наведения архивной справки по документам согласно приложению N 2 к Регламенту.

14. Письменный запрос (заявление) оформляется в произвольной форме и должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии);

2) почтовый адрес, для граждан - адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;

3) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса;

4) подпись должностного лица, для граждан - личную подпись и дату.

Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

15. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

16. Подлинные архивные документы гражданам не направляются, вместо подлинников выдаются архивные копии истребованных документов.

17. В течение 30 дней со дня регистрации запросы (заявления), относящиеся к составу документов архива, должны быть исполнены.

18. В течение 5 дней со дня регистрации запросы (заявления), не относящиеся к составу документов, хранящихся в архиве (непрофильные запросы), направляются по принадлежности в органы государственной власти, местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы, иные организации, с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса.

19. В течение 7 дней со дня регистрации запросов (заявлений), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архив запрашивает у заявителей эти дополнительные сведения и уточнения.

20. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

1) отсутствие на хранении в архиве необходимых документов;

2) отсутствие в запросе (заявлении) реквизитов и сведений, необходимых для проведения поиска запрашиваемой информации;

3) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

4) отсутствие в запросе реквизитов, позволяющих идентифицировать автора: отсутствие наименования юридического лица, фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и/или электронного адреса заявителя;

5) наличие в запросе текста, не поддающегося прочтению;

6) наличие в запросах ненормативной лексики и оскорбительных высказываний;

Об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом или устно при обращении в архив.

21. Требования к месту предоставления муниципальной услуги

Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оборудовано стендами (с информацией о времени, определенном для предоставления муниципальной услуги настоящим Регламентом), обеспечивать комфортное расположение граждан, возможность оформления письменного запроса, наличие письменных принадлежностей.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

22. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов (заявлений), принятие решения о возможности исполнения;

- поиск необходимых архивных документов;

- оформление (заверение в установленном порядке) архивных копий документов, архивных выписок, информационных документов архива;

- подготовка ответа заявителю, направление ответа или выдача архивных копий документов.

Последовательность действий архива по предоставлению муниципальной услуги дана в блок-схеме согласно приложению N 1 к Регламенту.

23. Регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение

1) Регистрация запроса (заявления) является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги;

2) Специалист архива, ответственный за исполнение запроса (заявления), регистрирует его в день поступления в журнале регистрации тематических запросов согласно приложению N 3 Регламента;

3) При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению, интернет-обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется как с письменным запросом (заявлением);

4) При устном обращении гражданина (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) специалист архива, ответственный за исполнение запроса, в присутствии заявителя заполняет анкету-заявление для наведения архивной справки по документам отдела согласно приложению N 2 к Регламенту. В дальнейшем работа с анкетой-заявлением ведется как с письменным запросом (заявлением).

24. Анализ тематики поступивших запросов (заявлений)

1) Специалист архива, ответственный за исполнение запроса (заявления), осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием научно-справочного аппарата архива, архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения необходимых документов;

2) В ходе анализа определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе (заявлении), необходимой для его исполнения;

- место нахождения необходимых архивных документов;

- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос (заявление)по принадлежности для непосредственного исполнения.

25. Оформление архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов.

1). Муниципальная услуга предоставляется в виде архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов:

а) архивная копия - ксерокопия архивного документа, заверенная в установленном порядке, с проставлением штампа "Архивная копия" в правом верхнем углу ксерокопии, штампа с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения по нижнему полю ксерокопии. Архивная копия заверяется подписью директора архива и печатью.

В архивной копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены штампом "Прошито и пронумеровано _________ (________) листов". Штамп с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения проставляется на обороте последнего листа ксерокопии.

При необходимости к архивной копии составляется сопроводительное письмо.

б) архивная выписка - документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения. Архивная выписка подписывается директором архива, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

в) архивная справка - документ, составленный на бланке архива и содержащий документную информацию о предмете запроса (заявления) с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка подписывается директором архива, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

г) информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

д) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива.

е) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и при необходимости историческую справку по теме.

2) Специалист архива, ответственный за исполнение запроса (заявления), осуществляет поиск необходимых архивных документов, при наличии запрашиваемых документов изготавливает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

26. Подготовка ответа заявителю, направление ответа или выдача архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок, информационных писем, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов.

1) архивные копии, архивные выписки и архивные справки, высылаются по почте простыми письмами;

2) архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки, информационные письма, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов выдаются гражданину (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) или его доверенному лицу (при предъявлении документов, подтверждающих полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации), представителю юридического лица под расписку в журнале регистрации тематических запросов (приложение N 3);

3) при отсутствии в документах, находящихся на хранении в архиве, информации, необходимой для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела администрации городского округа Верхняя Пышма. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным исполнить запрос. При необходимости ответ заверяется печатью.

27. Муниципальная услуга считается предоставленной, если по запросу (заявлению) приняты необходимые меры, направлены ответы в соответствующие организации, потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация в виде архивной копии, архивной выписки и архивной справки или дан отрицательный ответ с указанием причины, по которой не представляется возможным исполнить запрос.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

28. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет директор архива.

29. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архива.

30. Проверки могут быть периодическими, не реже 1 раза в год, и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.

31. Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие администрации городского округа Верхняя Пышма и должностных лиц архива.

32. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

33. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, допустившие нарушение данного административного регламента привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ.

Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

34. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц архива, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Регламента, в досудебном и судебном порядке.

35. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц архива - главе администрации городского округа Верхняя Пышма, директору архива.

36. Заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно.

37. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

1) наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество;

2) почтовый адрес, для граждан - адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;

3) изложение сути жалобы, дополнительно могут быть указаны должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, действия (бездействие) и решения которого обжалуются;

4) личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

38. Письменная жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

39. Ответ на жалобу направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе. Если в письменной жалобе не указаны наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя, отчество) инициатора жалобы и почтовый адрес (для граждан - адрес места жительства), по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

40. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц архива, осуществленные в ходе предоставления данной муниципальной услуги, в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1
к Регламенту

Схема
последовательности административных действий МКУ "Архив городского округа Верхняя Пышма" по предоставлению муниципальной услуги

  |

  |

  |

  |            /-----------------------------------------------------\

  |------------|       Запросы юридических или физических лиц        |

  |           \-----------------------------------------------------/

  | |                                     

  | 1          / - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - -\

  | де-                 Начало предоставления муниципальной услуги

  | нь         \ - - - - - - - - - - - - --- - - - - - - - - - - - - /

  | |                                     

  | |          /-----------------------------------------------------\

  | ----------|            Регистрация запросов (заявлений)         |

  |           \-----------------------------------------------------/

  | |                                     

  | |               /-----------------------------------------\

  | |               |        Анализ тематики поступивших      |

  | |            /--|      запросов (заявлений), принятие     |-----\

  | |            |  |     решения о возможности исполнения    |     |

  | |            |  |                                         |     |

  | 7            |  \-----------------------------------------/     |

  |дней          |                                   |              |

  | |            |                                                 

  | |                                      /--------------\/---------------\

  | |    /----------------\                 | Поиск архив- ||  Направление  |

  | |    |   Уведомление  |                 | ных докумен- ||  запросов на  |

  | |    |  заявителей о  |                 |тов, необходи-|| исполнение по |

  | ----| предоставлении |                 |    мых для   ||принадлежности,|

  |      | дополнительных |                 |  исполнения  || одновременное |

  |      | сведений, необ-|                 |   запросов   ||  уведомление  |

  |      |     ходимых    |                 |              || заявителей о  |

  |      | для исполнения |                 \--------------/| переадрисации |

  |      |    запроса     |                          |      |    запросов   |

  |      \----------------/                                |               |

  |                                         /--------------\\---------------/

  |                                         |  Оформление  |

30 дней                                     |   архивных   |

  |                                         | копий, архив-|

  |                                         | ных выписок  |

  |                                         |       и      |

  |                                         |   архивных   |

  |                                         |    справок,  |

  |                                         | информацион- |

  |                                         |ных документов|

  |                                         |    архива    |

  |                                         \--------------/

  |                                                  |

  |                                                  

  |                                         /--------------\

  |                                         |  Подготовка  |

  |                                         |  ответа зая- |

  |                                         |вителю, выдача|

  |                                         | архивных ко- |

  |                                         |пий, архивных |

  |                                         |  выписок и   |

  |                                         |архивных спра-|

  |                                         |     вок,     |

  |                                         | информацион- |

  |                                         |ных документов|

  |                                         |    архива    |

  |                                         \--------------/

  |                                                  |

  |                                                  

         /- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -\

  --------      Предоставление муниципальной услуги завершено

          \- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -/

Приложение N 2
к Регламенту

Администрация городского округа Верхняя Пышма Архивный отдел _______________________ ул. Красноармейская, 13 г. Верхняя Пышма Свердловской области, 624091 Тел.: 5-67-37 Факс: 4-24-26 __________________N________________ На N _____________ от ________________	Срок исполнения _____________
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ для наведения архивной справки по документам

1.Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка
2. Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку, и отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о других лицах)
3. Адрес, по которому выслать справку (домашний адрес, контактный телефон)
4. О чем запрашивается архивная справка (о трудовом стаже, о заработной плате, об образовании, о награждении и т.д.)
5. Указать точное название места работы, учебы, время работы, должность (номер и дату приказов о приеме на работу, переводе, об увольнении), дату награждения.	Начало работы, учебы (год, месяц, число)	Конец работы, учебы (год, месяц, число)	Должность, звание

"_______"_______________20___г.

Подпись заявителя___________________

Приложение N 3
к Регламенту

Журнал
регистрации тематических запросов

N	Дата поступления запроса	Название организации, учреждения, Ф.И.О. лица, от которого поступил запрос	Адрес заявителя	Ф.И.О. лица, на которое поступил запрос	Название выданного документа (копия, выписка)	Кол-во листов копий	Расписка в получении или дата отправки	Примечание (форма собственности использованного документа)