Приложение N 1. Регламент организации электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил в условиях опытной эксплуатации процессов электронного документооборота Администрации города

Приложение N 1

Регламент
организации электронного документооборота в Администрации города Нижний Тагил в условиях опытной эксплуатации процессов электронного документооборота Администрации города
(утв. распоряжением Администрации города от 28 июня 2013 г. N 140)

1. Целью данного Регламента является установление особого порядка организации элементов процесса электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил, касающихся заключения муниципального контракта, обработки письменных и устных обращений граждан, подготовки порядка проведения и протокола совещания.

2. В условиях и на период опытной эксплуатации отдельных процессов Системы электронного документооборота (далее СЭД) специалисты органов Администрации города Нижний Тагил, участвующие (выполняющие функции) в процессе обработки письменных и устных обращений граждан, подготовке муниципальных контрактов, подготовке порядков проведения и протоколов совещаний осуществляют работы, связанные с организацией и ведением документооборота, одновременно по двум направлениям, представляющим собой два технологических процесса обработки информации, - обычный документооборот и электронный документооборот.

3. Обычный документооборот осуществляется в установленном в Администрации города Нижний Тагил порядке в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, утвержденной распоряжением Главы города Нижний Тагил от 29.12.2006 N 993.

4. Электронный документооборот в части, касающейся порядка действий участников введенных в опытную эксплуатацию процессов документооборота, осуществляется на основе Временных регламентов, разработанных и корректируемых в процессе опытной эксплуатации с учетом Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, (утвержденной распоряжением Главы города Нижний Тагил от 29.12.2006 N 993) и сложившейся практики деятельности, не противоречащей данной Инструкции и логике процесса документооборота в целом.

5. Целью опытной эксплуатации процессов документооборота является оценка готовности СЭД Администрации города Нижний Тагил к переводу в промышленную эксплуатацию, выявления и устранения проблем функционирования и быстродействия системы, обучение фокус группы пользователей системы, оценки удобства интерфейса системы.

6. Электронный документооборот в целях данного Регламента как элемент общего процесса (порядка действий) по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:

1) в рамках процесса "Подготовка и заключение муниципального контракта":

- создается регистрационная карточка муниципального контракта;

- из регистрационной карточки выбирается шаблон муниципального контракта и осуществляется подготовка проекта муниципального контракта;

- при необходимости к регистрационной карточке проекта муниципального контракта могут быть прикреплены дополнительные файлы;

- осуществляется визирование проекта муниципального контракта вышестоящими руководителями;

- осуществляется юридическая экспертиза проекта муниципального контракта и уточнение списка согласования;

- при необходимости выполняется доработка проекта муниципального контракта (при поступлении замечаний в ходе визирования и юридической экспертизы);

- по завершении муниципальных торгов осуществляется сканирование и прикрепление к регистрационной карточке протокола комиссии, в проект муниципального контракта вносится необходимая информация о контрагенте;

- проект муниципального контракта направляется для заполнения Контрагенту;

- осуществляется согласование проекта муниципального контракта;

- осуществляется утверждение проекта муниципального контракта;

- при необходимости выполняется доработка (устранение технических ошибок, допущенных при оформлении) проекта муниципального контракта (при поступлении замечаний в ходе согласования или утверждения проекта муниципального контракта);

- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде муниципального контракта, подписание его Контрагентом и утверждение руководителем бумажного варианта муниципального контракта;

- выполняется сканирование утвержденного на бумаге муниципального контракта и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;

- бумажная копия утвержденного муниципального контракта размещается на хранение.

2) в рамках процесса "Подготовка порядка проведения совещания":

- создается регистрационная карточка порядка проведения совещания;

- из регистрационной карточки выбирается нужный шаблон и осуществляется подготовка проекта порядка проведения совещания;

- при необходимости к регистрационной карточке проекта порядка проведения совещания могут быть прикреплены дополнительные файлы;

- осуществляется визирование проекта порядка проведения совещания вышестоящими руководителями;

- осуществляется согласование проекта порядка проведения совещания;

- осуществляется утверждение проекта порядка проведения совещания;

- при необходимости выполняется доработка проекта порядка проведения совещания (при поступлении замечаний в ходе согласования или утверждения проекта порядка проведения совещания);

- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде порядка проведения совещания и утверждение руководителем бумажного варианта порядка проведения совещания;

- выполняется сканирование утвержденного на бумаге порядка проведения совещания и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;

- после проведения совещания вносится отметка о проведении совещания, уточняется список лиц, принимавших участие в совещании.

3) в рамках процесса "Подготовка протокола совещания", утверждаемого Главой города или иным должностным лицом:

- создается регистрационная карточка протокола совещания;

- из регистрационной карточки выбирается нужный шаблон и осуществляется подготовка проекта протокола совещания;

- при необходимости к регистрационной карточке проекта протокола совещания могут быть прикреплены дополнительные файлы (например, аудио- и видеозаписи);

- при необходимости осуществляется согласование проекта протокола совещания (параллельное или последовательное);

- осуществляется визирование проекта протокола совещания (при проведении совещания Главой города - помощником Главы города);

- осуществляется утверждение руководителем протокола совещания;

- при необходимости выполняется доработка проекта протокола совещания (при поступлении замечаний в ходе согласования, визирования или утверждения проекта протокола совещания);

- осуществляется распечатка утвержденного в электронном виде протокола совещания и утверждение руководителем его бумажного варианта;

- выполняется сканирование утвержденного на бумаге порядка проведения совещания и прикрепление его файл-образа к регистрационной карточке;

- бумажная копия утвержденного протокола совещания размещается на хранение вместе с бумажной копией утвержденного порядка проведения совещания;

- специалисту по контролю направляется задание на формирование карточки исполнения документа (КИД).

4) в рамках процесса "Обработка письменных и устных обращений граждан:

- при обработке устных обращений граждан:

создается регистрационная карточка обращения;

в регистрационной карточке указывается результат обращения гражданина в приемную:

- если специалист по работе с обращениями граждан (в случае проведения предварительной записи на прием к руководителю) дал исчерпывающие разъяснения по вопросу гражданина, то вносится соответствующая отметка в регистрационную карточку с указанием текста ответа;

- если назначен личный прием у руководителя, то в регистрационной карточке указывается соответствующий результат, дата приема и руководитель, который будет осуществлять прием;

после проведения личного приема специалист по работе с обращениями граждан получает от руководителя результаты и вносит в Систему;

если руководителем определена резолюция по результатам личного приема, то исполнение поручения осуществляется в рамках процесса "Исполнение резолюции": исполнитель резолюции запускает процесс "Подготовка исходящего документа" самостоятельно, либо создает резолюцию и поручает подготовку ответа своему подчиненному, исходящий документ с ответом разрабатывается, визируется, согласуется (при необходимости), утверждается, распечатывается и подписывается в бумажном варианте:

после завершения исполнения специалисту по работе с обращениями граждан (или в отдел по организации работы с обращениями граждан при подготовке ответа на обращение гражданина Главе города) передается подписанный экземпляр исходящего документа;

специалист по работе с обращениями вносит результат исполнения в Систему;

осуществляется сканирование документа и размещение бумажной копии на хранение;

оригинал бумажного исходящего документа с ответом направляется заявителю.

- при обработке письменных обращений граждан:

создается регистрационная карточка обращения;

при поступлении обращения гражданина в бумажном варианте осуществляется сканирование обращения и прилагаемых к нему документов;

осуществляется рассмотрение обращения специалистом по работе с обращениями граждан, подготовка проекта резолюции на обращение с указанием формы ответа;

при необходимости может быть подготовлено несколько различных резолюций, но обязательно должна быть создана одна резолюция на подготовку ответа заявителю;

осуществляется рассмотрение обращения ответственным по работе с обращениями граждан, утверждение проектов резолюций;

исполнение резолюции и подготовка ответа осуществляются в рамках процесса "Исполнение резолюции": исполнитель резолюции запускает процесс "Подготовка исходящего документа" самостоятельно, либо создает резолюцию и поручает подготовку ответа своему подчиненному, исходящий документ с ответом разрабатывается, визируется, согласуется (при необходимости), утверждается, распечатывается и подписывается в бумажном варианте;

специалистом по работе с обращениями осуществляется внесение результата исполнения резолюции на обращение после получения утвержденного исходящего документа с ответом;

при отправке промежуточного ответа заявителю, резолюция на подготовку ответа запускается заново, но с указанием нового срока исполнения;

при необходимости переназначения исполнителя по обращению, запускается новая резолюция на обращение с указанием нового исполнителя, если переназначение обосновано, иначе исполнение резолюции назначается прежнему исполнителю;

при необходимости направить исполнение обращения во внешнюю организацию, специалистом по работе с обращениями граждан готовится исходящий документ с поручением, ожидается ответ от организации, после чего в Систему вносится результат на основании входящего документа.

осуществляется сканирование подписанного исходящего документа с ответом;

бумажная копия утвержденного исходящего документа с ответом размещается на хранение вместе с бумажным экземпляром письменного обращения;

оригинал бумажного подписанного исходящего документа с ответом направляется заявителю.

7. В процессе электронного документооборота на этапе опытной эксплуатации с учетом особенностей построения единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил и корректности в определении количественных и качественных показателей анализа результатов принимают участие только пользователи, зарегистрированные в единой компьютерной сети Администрации города, в службе службы каталогов Active Directory и домене ntportal.org.

8. Включение в число пользователей СЭД сотрудников Администрации города, предоставление права доступа к базам данных СЭД осуществляется отделом автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (далее - отдел автоматизации управленческих процессов) в течение 3-х рабочих дней с момента поступления информации, представленной руководителем органа Администрации города, содержащей следующие сведения о сотруднике:

1) фамилия, имя, отчество;

2) занимаемая должность;

3) адрес рабочего места (улица, дом, номер кабинета);

4) номер служебного телефона;

5) ФИО замещаемого сотрудника (в случае поступления на службу вместо другого сотрудника).

9. Для организации процедуры замещения в СЭД во время длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте соответствующая информация направляется в отдел автоматизации управленческих процессов в следующем порядке:

1) в случае планового длительного отсутствия сотрудника (командировка, отпуск и другое) информация представляется за 2 рабочих дня до начала замещения;

2) в случае непланового длительного отсутствия сотрудника (болезнь и другое) информация представляется по мере возникновения события.

Информация должна содержать следующие сведения:

- ФИО отсутствующего сотрудника;

- ФИО сотрудника, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;

- предполагаемый период времени, в течение которого возложено исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

10. Справочники, связанные с вводимыми в опытную эксплуатацию процессами, формируются сотрудниками отдела автоматизации управленческих процессов. Заявки на дополнение и изменение справочников принимаются в устной форме по телефону 42-16-43.

11. Выявленные в процессе опытной эксплуатации электронного документооборота, осуществляемого в рамках данного Регламента, несоответствия установленным в Администрации города Нижний Тагил требованиям и нормам по организации документооборота нарушениями не признаются и отражаются в анализах органов Администрации города по результатам опытной эксплуатации.

12. В рамках электронного согласования проектов документов на период опытной эксплуатации системное имя пользователя считается внутренней электронной цифровой подписью, которая (в целях данного Регламента) является реквизитом электронного документа, равносильным и равнозначным собственноручной подписи, позволяющим идентифицировать ее владельца.

13. В качестве данных при опытной эксплуатации процессов электронного документооборота принимаются реальные документы, поступающие в Администрацию города Нижний Тагил, или создание которых было инициировано в ходе реализации процессов документооборота, введенных в опытную эксплуатацию. Предполагается, что в опытной эксплуатации будут принимать участие не менее 50% документов, которые проходят обработку в процессах документооборота, вводимых в опытную эксплуатацию.

14. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются.

15. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полное содержание документа.

16. В период опытной эксплуатации не гарантируется полная сохранность данных, а также отсутствие критических и некритических сбоев. Поэтому должно быть обеспечено дублирование регистрационной информации существующими способами.

17. Процедура поддержки и управление изменениями:

1) для поддержки пользователей в период опытной эксплуатации выделяется группа сотрудников отдела автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города (первый уровень поддержки):

- Володин Максим Александрович - главный специалист отдела автоматизации управленческих процессов (тел. 42-16-43, vma@ntagil.org);

- Трубицына Татьяна Владимировна - ведущий специалист отдела автоматизации управленческих процессов (тел. 41-70-11, tvt@ntagil.org);

- Глазырин Александр Михайлович - начальник отдела автоматизации управленческих процессов (тел. 42-16-43, gam@ntagil.org).

В их обязанности входит консультирование сотрудников по вопросам работы в СЭД, настройка рабочих мест СЭД, решение инцидентов, связанных с инфраструктурой Администрации города Нижний Тагил.

Также первый уровень поддержки обеспечивает сбор, систематизацию и передачу на второй уровень поддержки замечаний, предложений и запросов на изменение от пользователей СЭД.

2) из специалистов компании ЗАО "Информационно-вычислительные системы" формируется второй уровень поддержки в составе:

- Девяева Юлия Александровна - руководитель отдела автоматизации бизнес процессов (по согласованию);

- Чащина Ксения Александровна - аналитик 1-ой категории (по согласованию);

- Балаболин Олег Юрьевич - руководитель проекта (по согласованию).

В их задачи входит обеспечение функционирования СЭД в период опытной эксплуатации, обучение пользователей, оперативное устранение задержек и сбоев в работе Системы электронного документооборота, реализация предложений и замечаний по доработке СЭД, поступивших в ходе опытной эксплуатации.

18. Данный Регламент вводится в действие с 1 июля 2013 года и применяется в условиях и на период опытной эксплуатации процессов Системы электронного документооборота Администрации города.