Глава 4. Исполнение запроса (п.п. 36 - 42)

Глава 4. Исполнение запроса

36. Основанием для начала процедуры по исполнению запроса является принятие решения о предоставлении муниципальной услуги.

37. При наличии запрашиваемой архивной информации в ведомственном архиве территориального органа специалист территориального органа, ответственный за ведомственный архив, подготавливает и оформляет архивную копию документа, архивную справку, архивную выписку.

38. Архивная копия документа изготавливается путем копирования оригинала архивного документа с использованием специальных средств множительной техники.

Количество архивных копий документов определяется исходя из цели и характера запроса в каждом отдельно взятом случае.

На оборотной стороне каждого листа архивной копии документа проставляются архивный шифр и номера листов документов в деле.

Если архивная копия документа состоит из одного листа, то на оборотной стороне архивной копии оформляется отметка о заверении копии с указанием слова "Верно", наименования должности, инициалов и фамилии специалиста территориального органа, ответственного за ведомственный архив, даты заверения.

Если архивная копия документа состоит из двух и более листов, то все листы архивной копии документа скрепляются. На месте скрепления листов указывается количество прошитых листов, слово "Верно", наименование должности, фамилия и инициалы специалиста территориального органа, ответственного за ведомственный архив, дата заверения.

Архивная копия документа заверяется печатью территориального органа и подписью специалиста территориального органа, ответственного за ведомственный архив.

Одновременно с архивной копией представляется на подпись руководителю территориального органа сопроводительное письмо о предоставлении запрашиваемой архивной копии.

39. Архивная выписка оформляется и подписывается специалистом территориального органа, ответственным за ведомственный архив.

На последнем листе архивной выписки проставляются архивный шифр и номера листов документов в деле.

Если архивная выписка состоит из двух и более листов, то все листы нумеруются и скрепляются. На месте скрепления листов указывается количество прошитых листов, слово "Верно", наименование должности, инициалы, фамилия специалиста, подготовившего архивную выписку, дата заверения и ставится подпись специалиста, подготовившего архивную выписку.

Архивная выписка заверяется печатью территориального органа.

Одновременно с архивной выпиской представляется на подпись руководителю территориального органа сопроводительное письмо о предоставлении запрашиваемой архивной выписки.

40. Архивная справка оформляется и представляется на подпись руководителю территориального органа.

Если архивная справка состоит из двух и более листов, то все листы нумеруются и скрепляются. На месте скрепления листов указывается количество прошитых листов, наименование должности, инициалы, фамилия специалиста, подготовившего архивную справку, слово "Верно", наименование должности, фамилия и инициалы руководителя территориального органа, дата заверения и ставится подпись специалиста, подготовившего архивную справку.

Архивная справка заверяется печатью территориального органа и подписью руководителя территориального органа.

41. При отсутствии в территориальном органе запрашиваемой архивной информации специалист территориального органа, ответственный за ведомственный архив:

не позднее 30 календарных дней со дня регистрации запроса подготавливает письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации с рекомендациями о дальнейших путях поиска при наличии сведений о ее возможном местонахождении;

не позднее семи календарных дней со дня регистрации запроса подготавливает письмо о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации, которые владеют архивной информацией, необходимой для исполнения запроса, при наличии сведений о ее точном местонахождении. Одновременно специалист территориального органа, ответственный за ведомственный архив, подготавливает письмо в адрес заявителя с уведомлением о переадресации его запроса по компетенции в другие архивы или организации.

42. Результатом процедуры является оформленная и заверенная архивная копия документа с сопроводительным письмом, архивная справка или архивная выписка с сопроводительным письмом либо подписанные руководителем территориального органа письмо об отсутствии запрашиваемой архивной информации или письмо о переадресации запроса по компетенции в архивы или организации с письменным уведомлением заявителя.