Глава 1. Общие положения (п.п. 1 - 6)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет назначение, основные требования к системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (далее - СЭД), функции СЭД, участников СЭД и их роли в СЭД.

2. СЭД представляет собой муниципальную информационную систему, предназначенную для управления документами Администрации города Нижний Тагил, включая проекты документов.

3. СЭД предназначена для решения следующих задач:

- обеспечение комплексной автоматизации документооборота Администрации города Нижний Тагил;

- обеспечение перехода органов Администрации города Нижний Тагил от бумажного документооборота к электронному документообороту, обеспечение хранения документов в электронном виде и персонифицированного доступа к документам;

- обеспечение выполнения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения;

- обеспечение контроля над своевременным исполнением поручений по документам;

- обеспечение оперативного получения информации о ходе работ по документу, о месте нахождения подлинника документа;

- обеспечение защиты от несанкционированного доступа к информации, хранящейся в системе документооборота.

4. СЭД администрации города является портальным решением, реализованным с использованием программных продуктов MS SharePoint 2010, MS Windows 2008 SR2, MS SQL 2008.

Корректная работа СЭД на компьютерах пользователей возможна только в веб-браузере Internet Explorer версии 8 и выше.

Формирование и корректировка проектов документов должна осуществляться с использованием MS Office 2010.

5. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:

- администратор информационной безопасности - специалист, исполняющий функции обслуживания, контроля и мониторинга событий, фиксируемых системами безопасности, а также функции контроля выполнения положений и требований нормативных документов по обеспечению информационной безопасности;

- администратор СЭД - специалист, имеющий полный доступ к операционной системе программно-аппаратного комплекса СЭД;

- администратор сопровождения СЭД - специалист, имеющий административный доступ к СЭД, обеспечивающий поддержание в актуальном состоянии справочников в соответствии с заявками;

- администрирование - выполнение администратором информационной безопасности, администратором системы или администратором сопровождения СЭД действий по управлению информационными ресурсами, включая планирование баз данных, управление доступом пользователей в СЭД, определение ограничений и процедур, а также выполнение иных административных функций;

- аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному документу;

- документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

- доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;

- инцидент - незапланированное прерывание или снижение качества информационно-технической услуги;

- обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию, либо получившее на основании закона право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

- обработка данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. К таким действиям (операциям) можно отнести: сбор, получение, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных;

- операторы сопровождения СЭД:

отдел документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил (входящая и исходящая корреспонденция, внутренние документы, правовые акты),

отдел организации работы с обращениями граждан управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил (обращения граждан),

отдел по организационно-протокольной работе управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил (протоколы совещаний), юридическое управление Администрации города Нижний Тагил (договоры и муниципальные контракты);

- оператор технической поддержки СЭД - отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил;

- отказ в работе СЭД - нарушение работоспособности программного обеспечения, программно-технических средств, серверного и телекоммуникационного оборудования, обеспечивающих функционирование СЭД;

- ошибка в работе программного обеспечения - невыполнение или некорректное выполнение программным обеспечением действий пользователя в системе;

- пользователи СЭД - уполномоченные лица, которым предоставляется доступ в СЭД на основании заявки от обладателей информации СЭД;

- поручения и указания в СЭД - зафиксированное уполномоченным обладателем информации управленческое решение Главы города Нижний Тагил, заместителей Главы Администрации города и руководителя аппарата Администрации города Нижний Тагил, руководителей органов Администрации города Нижний Тагил и иных руководителей, выданное в соответствии с их полномочиями;

- система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- служебная переписка - передача информации посредством подготовки и направления служебных документов;

- служебный документ - входящий, исходящий, внутренний, организационный документы и правовой акт, используемые в текущей деятельности Администрации города Нижний Тагил;

- участники СЭД - Глава города Нижний Тагил, заместители Главы Администрации города, руководитель аппарата Администрации города, сотрудники органов Администрации города Нижний Тагил;

- целостность электронного документа - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

- электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

- электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату и на хранение.

6. К СЭД предъявляются следующие требования:

1) обеспечение технологической возможности использования СЭД переменным числом его участников;

2) применение участниками СЭД совместных технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и единых программно-технических средств СЭД;

3) правомерное использование участниками СЭД программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

4) обеспечение целостности и сохранности передаваемой информации;

5) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками СЭД;

6) направление и получение в форме электронного документа поручений и указаний в СЭД;

7) направление и получение участниками СЭД служебных документов в форме электронного документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, иных правовых актов, регламентирующих порядок документооборота;

8) возможность постановки и снятия с контроля поручений и указаний в СЭД в соответствии с действующим законодательством;

9) обеспечение возможности использования мобильных устройств обработки данных при работе с СЭД;

10) наличие интерактивных средств в подсистеме ввода документов СЭД;

11) аутентичность, целостность электронного документа;

12) регистрация документов в СЭД путем фиксации реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

13) создание документов в СЭД в соответствии с Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, номенклатурами дел и другими правовыми актами, регулирующими область документооборота и архивного дела.