Глава 3. Основные процессы делопроизводства, реализуемые с использованием СЭД (п.п. 10 - 17)

Глава 3. Основные процессы делопроизводства, реализуемые с использованием СЭД

10. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД включают:

1) комплекс действий по сохранению документа или сведений о документе в СЭД, определяющих место документа в СЭД и позволяющих управлять им (далее - ввод документа);

2) доведение документа до пользователя СЭД;

3) согласование документа;

4) подписание (утверждение) документа;

5) фиксацию ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД и включающих действия пользователей СЭД и администраторов СЭД, а также действия, автоматически инициируемые самой СЭД вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемых в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭД;

6) передачу документа (отправку);

7) контроль исполнительской дисциплины;

8) подготовку справочных материалов и статистических отчетов в СЭД.

11. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД в зависимости от способа приема, передачи документов делятся на следующие группы:

1) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных, поступивших и включенных в СЭД путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные средствами почтовой, электрической, фельдъегерской связи или поступившие другими способами доставки);

2) обработка организационных, внутренних документов и правовых актов в СЭД.

12. Процесс ввода документов включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

13. Процесс ввода документа обеспечивает средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД регистрировать документы независимо от формата файла - используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик без внесения каких-либо изменений в их содержание.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

16. Для реализации процессов согласования и подписания документов СЭД обеспечивает доведение документа до пользователей СЭД, являющихся исполнителями, согласующими и утверждающими по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу.

17. Для реализации процессов контроля и исполнения документов СЭД обеспечивает:

1) доведение сроков исполнения поручений до пользователей СЭД;

2) возможность осуществления контроля исполнения поручений и указаний, автоматического уведомления пользователей СЭД о состоянии исполнения поручений;

3) создание статистических отчетов.