Статья 5. Подготовка исходящего документа

Статья 5. Подготовка исходящего документа

1. Подготовка исходящего документа осуществляется в процессе "Подготовка исходящего документа" (далее - "Исходящие").

2. Процесс "Подготовка исходящего документа" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:

- создание и заполнение РК исходящего документа;

- подготовка проекта исходящего документа по шаблону, выбранному из РК;

- прикрепление к РК дополнительных файлов (при необходимости);

- визирование проекта исходящего документа вышестоящими руководителями;

- согласование проекта исходящего документа (при необходимости);

- утверждение (подписание) проекта исходящего документа;

- доработка разработчиком проекта исходящего документа (при поступлении замечаний в ходе визирования, согласования или утверждения проекта документа);

- распечатка утвержденного в электронном виде документа и утверждение (подписание) руководителем его бумажного варианта (в случае необходимости);

- сканирование утвержденного на бумаге документа и прикрепление его электронного образа к РК;

- размещение на хранение копии подписанного бумажного исходящего документа;

- направление адресату бумажного варианта исходящего документа (вне СЭД), внесение отметки о дате и способе передачи исходящего документа адресату.

3. Сотрудник, разработавший проект исходящего документа, несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в РК исходящего документа.

4. После утверждения (подписания) документа в СЭД содержимое РК документа блокируется для изменения.