Статья 6. Подготовка внутреннего документа

Статья 6. Подготовка внутреннего документа

1. Подготовка документов, направляемых в органы Администрации города, осуществляется в процессе "Подготовка внутреннего документа" (далее - "Внутренние").

2. Процесс "Подготовка внутреннего документа" как элемент СЭД по своим основным функциям включает в себя выполнение следующих действий:

- создание и заполнение регистрационной карточки проекта внутреннего документа;

- подготовка проекта внутреннего документа по шаблону, выбранному из РК;

- прикрепление к РК дополнительных файлов (при необходимости);

- визирование проекта внутреннего документа вышестоящими руководителями;

- согласование проекта внутреннего документа (при необходимости);

- утверждение (подписание) проекта внутреннего документа;

- доработка разработчиком проекта внутреннего документа (при поступлении замечаний в ходе визирования, согласования или утверждения проекта документа);

- автоматическая рассылка СЭД утвержденного внутреннего документа адресату (адресатам);

- распечатка утвержденного в электронном виде документа и утверждение (подписание) руководителем его бумажного варианта (при необходимости, вне СЭД);

- сканирование утвержденного на бумаге документа и прикрепление его электронного образа к РК (при необходимости);

- размещение на хранение копии подписанного бумажного внутреннего документа (при необходимости), внесение отметки о месте хранения;

- отправка бумажного варианта документа адресату (при необходимости, вне СЭД).

3. Сотрудник, разработавший проект исходящего документа, несет ответственность за полноту и достоверность внесения информации в РК внутреннего документа.

4. После утверждения (подписания) документа в СЭД содержимое РК документа блокируется для изменения.

5. Руководитель не может отменить свою электронную подпись у зарегистрированного документа.

6. Дальнейшая работа с внутренними документами осуществляется в порядке, установленном в статье 11 настоящего Порядка.