Статья 2. Организация доступа в СЭД

Статья 2. Организация доступа в СЭД

1. Отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил (далее - отдел АУП) является ответственным за организацию функционирования СЭД, предоставление доступа в СЭД сотрудникам Администрации города Нижний Тагил, техническую поддержку пользователей СЭД.

2. Доступ к системе электронного документооборота с учетом особенностей построения единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил получают пользователи, зарегистрированные в единой компьютерной сети Администрации города, в службе каталогов Active Directory и домене ntportal.ntagil.org.

3. Предоставление доступа в СЭД сотрудникам Администрации города осуществляется отделом АУП в течение 3-х рабочих дней с момента поступления информации, представленной руководителем органа, должностным лицом Администрации города, содержащей следующие сведения о сотруднике:

1) фамилия, имя, отчество;

2) занимаемая должность;

3) адрес рабочего места (улица, дом, номер кабинета);

4) номер служебного телефона;

5) ФИО замещаемого сотрудника (в случае поступления на службу вместо другого сотрудника).

Прекращение полномочий пользователя СЭД осуществляется администратором СЭД на основании уведомления, представленного руководителем органа Администрации города, должностным лицом.

4. В рамках электронного визирования, согласования и утверждения проектов документов системное имя и пароль пользователя, под которыми он идентифицируется в единой компьютерной сети Администрации города, считается внутренней электронной цифровой подписью, которая является реквизитом электронного документа, равносильным и равнозначным собственноручной подписи, позволяющим идентифицировать ее владельца.

Пользователи СЭД имеют право работать только под своими системными именами.

Пользователи СЭД обязаны сохранять свои пароли в тайне. В случае если пароль стал известен третьим лицам, немедленно уведомить администратора СЭД и произвести смену пароля.

5. Для организации процедуры замещения в СЭД во время длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте соответствующая информация направляется в отдел АУП в следующем порядке:

1) в случае планового длительного отсутствия сотрудника (командировка, отпуск и другое) информация представляется за 2 рабочих дня до начала замещения;

2) в случае непланового длительного отсутствия сотрудника (болезнь и другое) информация представляется незамедлительно по мере возникновения события.

Информация должна содержать следующие сведения:

- ФИО отсутствующего сотрудника;

- ФИО сотрудника, на которого возложено исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника;

- предполагаемый период времени, в течение которого возложено исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

6. СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам согласно функциям пользователя СЭД.

7. Правом доступа к документу СЭД обладают следующие пользователи:

1) пользователи СЭД, являющиеся в СЭД делопроизводителями, авторами документа или резолюции;

2) пользователи СЭД, указанные в полях "Визирование", "Согласование", "Утверждающий", "Исполнитель", "Контролер" РК документа или их замещающие, а также пользователи СЭД, участвующие в технологической обработке документа (помощники, эксперты, делопроизводители).

Пользователь СЭД, которому документ направлен на ознакомление, согласование, обладает правом доступа к содержательной части документа.