Приложение N 2. Регламент обработки документов в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил

Приложение N 2

Регламент
обработки документов в системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил
(утв. распоряжением Администрации города Нижний Тагил
от 27 декабря 2013 г. N 313)

1. Процесс "Регистрации входящего документа"

NN пп	Задача	Исполнитель (роль пользователя в СЭД)	Действия исполнителя	Регламентный срок исполнения задачи*
1.	Первичная обработка входящего документа	Специалист по регистрации	(вне СЭД)	В день поступления документа
2.	Регистрация входящего документа	Специалист по регистрации	Заполняет регистрационную карточку входящего документа, указывает на документе регистрационный номер и дату регистрации.	2 рабочих дня
3.	Сканирование входящего документа	Специалист по сканированию	Сканирует входящий документ, связывает его электронный образ с регистрационной карточкой и направляет документ адресату	2 рабочих дня
4.	Размещение на хранение входящих документов	Делопроизводитель	Размещает документа на хранение, указывает место хранения документа	2 рабочих дня

* Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи: - 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;

- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.

2. Процесс "Подготовка исходящего документа"

NN пп	Задача	Исполнитель (роль пользователя в СЭД)	Действия исполнителя	Регламентный срок исполнения задачи*
1.	Создание карточки и проекта исходящего документа	Разработчик	Заполняет регистрационную карточку и создает проект исходящего документа	Не регламентировано
			Дорабатывает проект исходящего документа (разработка внутреннего документам с функцией "Черновик")	Срок подготовки черновика, указанный в РК
2.	Визирование проекта исходящего документа	Руководитель разработчика (по умолчанию - все руководители разработчика до Утверждающего)	Визирует, отправляет на доработку или отклоняет проект исходящего документа с указанием замечаний. Может вносить изменения в проект исходящего документа.	2 рабочих дня
3.	Согласование проекта исходящего документа	Согласующий (последовательное и /или параллельное согласование в соответствии со списком согласующих, указанным в регистрационной карточке)	Согласовывает проект документа. Может только согласовать или отклонить проект исходящего документа, указав замечания.	2 рабочих дня
4.	Утверждение проекта исходящего документа	Утверждающий (подписывает документ)	Рассматривает и утверждает проект документа. Может утвердить, отправить на доработку или отклонить проект документа, указав замечания.	2 рабочих дня
5.	Распечатка и подтверждение подписания документа	Ответственный за вывод документа печать	Распечатывает документ в 2-х экземплярах, направляет бумажный вариант документа на утверждение (подписание), после возврата утвержденного (подписанного) документа вносит отметку в СЭД об утверждении.	2 рабочих дня
6.	Сканирование исходящего документа	Ответственный за сканирование	Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа исходящего документа	1 рабочий день
7.	Размещение на хранение и отправка исходящего документа	Делопроизводитель	Отправляет 1-й экземпляр документа адресата, вносит в СЭД отметку о дате и способе отправки. Размещает 2-й экземпляр документа на хранение, указывает в СЭД место хранения документа.	1 рабочий день
8.	Доработка проекта исходящего документа	Разработчик	Устранение замечаний, указанных визирующим, согласующим или утверждающим.	1 рабочий день

* Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи:

- 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания

- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.

3. Процесс "Подготовка внутреннего документа"

NN пп	Задача	Исполнитель (роль пользователя в СЭД)	Действия исполнителя	Регламентный срок исполнения задачи*
1.	Создание карточки и проекта внутреннего документа	Разработчик	Заполняет регистрационную карточку и создает по шаблону проект внутреннего документа	Не регламентировано
			Разработка проекта внутреннего документа (разработка внутреннего документам с функцией "Черновик")	Срок подготовки черновика, указанный в РК
2.	Визирование проекта внутреннего документа	Руководитель разработчика (по умолчанию - все руководители разработчика до Утверждающего)	Визирует, отправляет на доработку или отклоняет проект внутреннего документа с указанием замечаний. Может вносить изменения в проект внутреннего документа.	2 рабочих дня
3.	Доработка проекта внутреннего документа	Разработчик	Устранение замечаний, указанных визирующим, согласующим или утверждающим.	1 рабочий день
4.	Согласование проекта внутреннего документа	Согласующий (последовательное и /или параллельное согласование в соответствии со списком согласующих, указанным в регистрационной карточке)	Согласовывает проект документа. Может только согласовать или отклонить проект внутреннего документа, указав замечания.	2 рабочих дня
5.	Утверждение проекта внутреннего документа	Утверждающий	Утверждает (подписывает) проект внутреннего документа в СЭД. Может утвердить, отправить на доработку или отклонить проект внутреннего документа, указав замечания.	2 рабочих дня
6.	Распечатка и подтверждение подписания внутреннего документа (при необходимости)	Ответственный за печать документа	Распечатывает документ в 2-х экземплярах, направляет бумажный вариант документа на утверждение (подписание), после возврата утвержденного (подписанного) документа вносит отметку в СЭД об утверждении.	2 рабочих дня
7.	Сканирование внутреннего документа (при необходимости)	Ответственный за сканирование	Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа внутреннего документа	1 рабочий день
8.	Размещение на хранение и отправка исходящего документа (при необходимости)	Делопроизводитель	Отправляет 1-й экземпляр документа адресата, вносит в СЭД отметку о дате и способе отправки. Размещает 2-й экземпляр документа на хранение, указывает в СЭД место хранения документа.	1 рабочий день

* Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи: - 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;

- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.

4. Процесс "Рассмотрение/исполнение документа/резолюции"

NN пп	Задача	Исполнитель (роль пользователя в СЭД)	Действия исполнителя	Регламентный срок исполнения задачи*
1.	Рассмотрение документа/резолюции	Помощник руководителя (руководитель работает с помощником)	Изучает поступивший документ/резолюцию и вводит в СЭД проект резолюции, указывает исполнителей, определяет необходимость контроля исполнения документа. При ошибочном поступлении задания (не по назначению) направляет соответствующую информацию специалисту по регистрации.	1 рабочий день
		Руководитель (руководитель работает с помощником)	Изучает документ / резолюцию, рассматривает проект резолюции, подготовленную Помощником. Утверждает или вносит уточнения в проект резолюции.	2 рабочих дня
		Руководитель	Изучает поступивший документ/резолюцию и вводит в СЭД резолюцию, указывает исполнителей, определяет необходимость контроля исполнения документа. При ошибочном поступлении задания (не по назначению) направляет соответствующую информацию специалисту по регистрации.	2 рабочих дня
2.	Обработка заданий, поступивших не по назначению	Специалист по регистрации	Рассматривает, поступившие возражения, в случае необходимости определяет новых исполнителей.	1 рабочий день
3.	Исполнение документа/резолюции	Исполнитель	Изучает поступивший документ/резолюцию, приступает исполнению резолюции. При необходимости направляет руководителю возражения к заданию на исполнение документа/резолюции	Срок, указанный в документе/резолюции
4.	Обработка возражения к заданию на исполнение	Руководитель	Рассматривает возражения к заданию на исполнение, принимает решение о назначении новых исполнителей или уточняет резолюцию	2 рабочих дня
5.	Проверка исполнения. Снятие с контроля	Специалист по контролю	Контролирует исполнение документа в срок, указанный в резолюции руководителя.	Срок, указанный в документе/резолюции
		Исполнитель	Направляет руководителю отчет об исполнении документа/резолюции	Срок, указанный в документе/ резолюции
		Руководитель	Рассматривает отчет об исполнении документа/резолюции	1 рабочий день

* Срок выполнения этапа определяется периодом рабочего времени, отведенного сотруднику для выполнения поступившей задачи: - 1 рабочий день составляет 8 часов рабочего времени после поступления задания;

- 2 рабочих дня составляют 16 часов рабочего времени после поступления задания.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

4. Процесс "Подготовка правового акта"

NN пп	Задача	Исполнитель (роль пользователя в СЭД)	Действия исполнителя	Регламентный срок исполнения задачи
1.	Создание карточки и проекта правового акта	Разработчик	Заполняет регистрационную карточку и создает проект правового акта	Не регламентировано
2.	Визирование	Руководитель(и) Разработчика	Визирует либо возвращает правовой акт на доработку с указанием замечаний, либо вносит изменения в проект правового акта, либо отклоняет	2 рабочих дня
3.	Доработка правового акта	Разработчик	Дорабатывает правовой акт по замечаниям визирующих	2 рабочих дня
4.	Юридическая экспертиза	Руководитель юридического управления	Проводит экспертизу или направляет проект правового акта на предварительную экспертизу специалисту юридического управления. В случае необходимости ставит отметку о направлении правового акта в прокуратуру (запускается новый подпроцесс, п. 5).	Определяется по признаку правового акта (административные регламенты - 10 рабочих дней, прочие - 2 рабочих дня)
5.	Отправка проекта правового акта в прокуратуру (параллельно нижеследующим пунктам)	Специалист отдела документационного обеспечения	Отправляет проект правового акта на экспертизу в прокуратуру, ожидает ответ из прокуратуры	7 рабочих дней
6.	Финансовая экспертиза (при необходимости)	Руководитель финансового управления	Проводит экспертизу или направляет проект правового акта на предварительную экспертизу специалисту финансового управления	2 рабочих дня
7.	Рассмотрение результатов проведения экспертизы (в случае возврата на доработку)	Разработчик	Дорабатывает проект правового акта, либо отменяет подготовку по результатам юридической или финансовой экспертизы	2 рабочих дня
8.	Проверку проекта правового акта на соответствие требованиям Положения о подготовке правовых актов. Проверка заполнения регистрационной карточки	Начальник отдела документационного обеспечения	Проводит проверку проекта правового акта, проверку заполнения регистрационной карточки или направляет специалисту отдела. В случае необходимости: 1) редактирует в регистрационной карточке лист согласования, лист рассылки; 2) редактирует проект правового акта или возвращает на доработку с указанием замечаний; 3) распечатывает, визирует руководителем отдела документационного обеспечения лист внешнего согласования, выдает Разработчику	3 рабочих дня
9.	Рассмотрение результатов проведения экспертизы (в случае возврата на доработку)	Разработчик	Дорабатывает проект правового акта по результатам экспертизы отдела документационного обеспечения	2 рабочих дня
10.	Согласование проекта правового акта	Параллельное или последовательное согласование по списку согласования, указанному в регистрационной карточке: 1-й уровень - руководители органов Администрации города.	Согласуют либо возвращают на доработку с указанием замечания При нарушении регламентного срока согласования СЭД автоматически завершает задание и ставит отметку об автоматическом согласовании	2 рабочих дня
11.	Внешнее согласование проекта правового акта	Согласование по списку, указанному в регистрационной карточке (одновременно с пунктом 10)	Согласуют либо возвращают на доработку с указанием замечания	По 2 рабочих дня на каждого согласующего
12.	Проверка результатов внешнего согласования, внесение отметки о внешнем согласовании	Начальник отдела документационного обеспечения либо специалист отдела (в соответствии с подпунктом 3 пункта 8)	Проверяет результаты внешнего согласования по листу согласования, представленного Разработчиком	1 рабочий день
13.	Согласование проекта правового акта	Параллельное или последовательное согласование по списку согласования, указанному в регистрационной карточке: 2-й уровень - заместители Главы Администрации города	Согласуют либо возвращают на доработку с указанием замечания При нарушении регламентного срока согласования СЭД автоматически завершает задание и ставит отметку об автоматическом согласовании	2 рабочих дня
14.	Согласование проекта правового акта руководителем аппарата Администрации города	Руководитель аппарата Администрации города	Согласует либо возвращает на доработку с указанием замечания	2 рабочих дня
15.	Проверка результатов согласования	Начальник отдела документационного обеспечения	Проверяет результаты согласования и направляет проект правового акта в машбюро на печать	3 рабочих дня
16.	Задание на вывод правового акта и листа согласования на печать	Специалист отдела документационного обеспечения (машинистка)	Распечатывает проект правового акта с листом согласования	3 рабочих дня
17.	(вне СЭД)	Специалист отдела документационного обеспечения	Формирует документы для представления на подпись Главе города	2 рабочих дня
18.	(вне СЭД)	Глава города	Рассматривает документы на бумажном носителе и возвращает в отдел документационного обеспечения	Не регламентировано
19.	(вне СЭД)	Начальник отдела документационного обеспечения	Передает документы, поступившие от Главы города, специалисту для внесения данных о результатах подписания правового акта в регистрационную карточку	1 рабочий день
20.	Внесение в СЭД данных о принятии правового акта	Специалист отдела документационного обеспечения	При подписании правового акта - автоматически присваивается регистрационный номер и дата регистрации. В случае не подписания Главой города проекта правового акта Разработчик получает соответствующую информацию	1 рабочий день
21.	Доработка проекта правового акта (при возврате проекта правового акта с замечаниями)	Разработчик	Дорабатывает проект правового акта по итогам экспертизы отдела документационного обеспечения, замечаний согласующих или утверждающего	2 рабочих дня
22.	(вне СЭД)	Специалист отдела документационного обеспечения (машинистка)	Впечатывает регистрационный номер и дату в правовой акт	1 рабочий день
23.	Сканирование подписанного правового акта	Специалист отдела документационного обеспечения	Выполняет сканирование и прикрепление к регистрационной карточке электронного образа правового акта	2 рабочих дня
24.	СЭД автоматически рассылает правовой акт согласно списку рассылки
25.	Опубликование правового акта (одновременно с пунктом 24)	Специалист отдела по работе со СМИ и информационно-аналитической работе	Направляет документ на опубликование в газету "Тагильский рабочий" и (или) осуществляет размещение на официальном сайте города. Вносит в регистрационную карточку информацию о месте и дате опубликования правового акта	2 рабочих дня
26.	Тиражирование правового акта (при наличии в списке рассылки внешних получателей) (одновременно с пунктом 24)	Специалист отдела документационного обеспечения	Тиражирует необходимое количество копий правового акта для внешней рассылки	1 рабочий день
27.	Внешняя рассылка (при наличии в списке рассылки, после пункта 26)	Специалист отдела документационного обеспечения	Распечатывает Реестр рассылки, осуществляет рассылку правового акта внешним исполнителям и вносит информацию в регистрационную карточку о дате и форме рассылки	2 рабочих дня
28.	Задание на постановку правового акта на контроль (при наличии соответствующей отметки в регистрационной карточке, после пункта 23)	Специалист отдела документационного обеспечения	Осуществляет заполнение карточки исполнения документа (срок контроля, исполнитель)	2 рабочих дня