Распоряжение Губернатора Свердловской области от 4 февраля 2014 г. N 17-РГ "Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области" (с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу)

Распоряжение Губернатора Свердловской области от 4 февраля 2014 г. N 17-РГ
"Об утверждении Правил делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области"

С изменениями и дополнениями от:

21 декабря 2015 г., 20 июля 2017 г.

В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти":

1. Утвердить Правила делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области (прилагаются).

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 20 июля 2017 г. N 160-РГ пункт 2 настоящего распоряжения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Первого Заместителя Губернатора Свердловской области - Руководителя Администрации Губернатора Свердловской области В.Г. Тунгусова.

3. Настоящее распоряжение опубликовать на "Официальном интернет-портале правовой информации Свердловской области" (wvw.pravo.gov66.ru).

Губернатор Свердловской области

Е.В. Куйвашев

Правила
делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области
(утв. распоряжением Губернатора Свердловской области
от 4 февраля 2014 г. N 17-РГ)

С изменениями и дополнениями от:

21 декабря 2015 г., 20 июля 2017 г.

Глава 1. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области устанавливают единый порядок делопроизводства в Администрации Губернатора Свердловской области, Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области (далее - государственные органы) в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

1.2. Требования настоящих Правил распространяются на делопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.

1.3. Организация и ведение делопроизводства в государственных органах осуществляются структурным подразделением государственного органа, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за делопроизводство в других структурных подразделениях государственного органа (далее - служба делопроизводства).

1.4. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 21 декабря 2015 г. N 311-РГ пункт 1.5 настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Организация работы с документами ограниченного распространения в государственных органах осуществляется в соответствии с порядком обращения с информацией ограниченного распространения, утверждаемым правовым актом Губернатора Свердловской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 21 декабря 2015 г. N 311-РГ пункт 1.6 настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.6. Государственный орган на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую правовым актом государственного органа по согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела.

Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области утверждается правовым актом Губернатора Свердловской области по согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела.

1.7. Настоящие правила разработаны в соответствии с федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Областным законом от 14 апреля 1997 года N 19-ОЗ "О гербе и флаге Свердловской области", Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области", постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 N 701-ПП "О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области".

Глава 2. Основные понятия

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 20 июля 2017 г. N 160-РГ пункт 2 настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

архив государственного органа - структурное подразделение государственного органа, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

ведомственная государственная информационная система Свердловской области - государственная информационная система Свердловской области, создаваемая в целях ее эксплуатации одним органом государственной власти Свердловской области или иным государственным органом Свердловской области;

государственная информационная система Свердловской области - информационная система, созданная на основании закона Свердловской области или иного правового акта органа государственной власти Свердловской области или иного государственного органа Свердловской области;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот государственного органа;

документальный фонд государственного органа - совокупность документов, образующихся в деятельности государственного органа;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности государственного органа;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в государственных органах;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

источник комплектования архива - организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в государственном органе, с указанием сроков их хранения;

областной государственный архив (государственный архив Свердловской области) - государственное учреждение Свердловской области, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

оператор технической поддержки системы электронного документооборота - организация, осуществляющая техническую поддержку системы электронного документооборота;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

сканирование документа - получение электронной копии документа; служба делопроизводства - структурное подразделение государственного органа, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях государственного органа;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме.

Глава 3. Создание документов в государственном органе

3.1. Документы, создаваемые в государственном органе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления.

Подготовка и оформление документов в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области осуществляются в соответствии с Правилами оформления документов в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области, утвержденными распоряжением Губернатора Свердловской области от 14.05.2012 N 187-РГ "О Правилах оформления документов в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области".

3.2. Бланки государственного органа разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в государственном органе используются электронные шаблоны бланков документов.

3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: 25 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 21 декабря 2015 г. N 311-РГ пункт 3.4 настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Образцы бланков документов государственного органа утверждаются правовым актом государственного органа. Образцы бланков документов, используемых в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области, утверждаются правовым актом Губернатора Свердловской области.

Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения бланков документов с изображением герба Свердловской области устанавливается Правительством Свердловской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 20 июля 2017 г. N 160-РГ пункт 3.5 настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности государственного органа, являются:

изображение герба Свердловской области (помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 14 апреля 1997 года N 19-ОЗ "О гербе и флаге Свердловской области" и постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 N 701-ПП "О порядке изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, бланков и иных носителей изображения герба Свердловской области");

наименование государственного органа (наименование государственной должности Свердловской области);

наименование структурного подразделения государственного органа;

наименование должности;

справочные данные о государственном органе;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; место составления (издания) документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о контроле;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи; гриф согласования документа; виза; печать;

отметка о заверении копии; отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа; ссылка на документ.

3.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.7. Согласование документа в государственном органе оформляется визой уполномоченного должностного лица государственного органа. Согласование документа, созданного в государственном органе, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Глава 4. Требования к организации документооборота в государственном органе

4.1. В документообороте государственного органа выделяются следующие документопотоки:

4.1.1. входящие документы;

4.1.2. исходящие документы;

4.1.3. внутренние документы.

4.2. В государственном органе доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, средствами системы электронного документооборота, системы межведомственного электронного документооборота и другими способами доставки.

4.3. Порядок работы с документами в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области (далее - СЭД) устанавливается в инструкциях, утвержденных распоряжением Правительства Свердловской области от 17.05.2013 N 624-РП "Об утверждении инструкций по работе с документами в системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Свердловской области".

Порядок работы с документами в ведомственных государственных информационных системах Свердловской области, создаваемых на основании правовых актов государственных органов, устанавливается государственными органами по согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере создания и эксплуатации государственных информационных систем Свердловской области в соответствии с Законом Свердловской области от 20 октября 2011 года N 94-ОЗ "О государственных информационных системах Свердловской области".

4.4. Документы, поступающие в государственный орган на бумажном носителе, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, направляются исполнителям, исполняются и помещаются в дела.

4.5. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4.6. Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в государственном органе, так и поступающие в государственный орган из других организаций и от физических лиц, за исключением документов, не подлежащих регистрации.

Регистрация документов осуществляется в информационных системах, использование которых регламентировано законодательством Свердловской области.

4.7. Документы, поступившие в государственный орган (на бумажном носителе, в электронном виде), передаются регистратору входящих документов в день поступления для централизованной регистрации.

Поступившие документы сортируются регистратором входящих документов на регистрируемые и нерегистрируемые согласно инструкции по делопроизводству.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 20 июля 2017 г. N 160-РГ в пункт 4.8 настоящих Правил внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.8. Регистрация входящих документов осуществляется в течение трех рабочих дней с даты поступления документа в службу делопроизводства государственного органа, если иные сроки регистрации документов не установлены законодательством Российской Федерации и Свердловской области.

Регистрация в СЭД входящих документов, поступивших в государственный орган на бумажном носителе, осуществляется после размещения в СЭД электронных копий данных документов, полученных путем сканирования. Размещение электронной копии документов в СЭД возможно после ее сравнения с подлинником документа.

4.9. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю государственного органа или по решению руководителя государственного органа иным должностным лицам государственного органа. Документы с указаниями по исполнению направляются исполнителям.

4.10. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов государственного органа в соответствии Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

4.11. Подлинник документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

4.12. Исходящие документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя, руководителем структурного подразделения) государственного органа регистрируются и направляются адресату средствами СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), в случае необходимости отправки документов на бумажном носителе - передаются в службу делопроизводства для отправки средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и другими способами доставки.

4.13. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы, направляемые в организации, не являющиеся участниками СЭД, возвращаются исполнителю.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 21 декабря 2015 г. N 311-РГ в пункт 4.14 настоящих Правил внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.14. Документы подлежат отправке не позднее двух рабочих дней с даты получения подлинника документа.

4.15. Передача документов между структурными подразделениями государственного органа осуществляется средствами СЭД, в случае необходимости передачи документов на бумажном носителе - через службу делопроизводства.

4.16. В государственном органе службой делопроизводства ведется учет входящих, исходящих и внутренних документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю государственного органа в установленном им порядке.

4.17. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах согласно приложению к настоящим правилам. В СЭД могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Глава 5. Документальный фонд государственного органа

5.1. Государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

5.2. Формирование документального фонда государственного органа осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив государственного органа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 21 декабря 2015 г. N 311-РГ пункт 5.3 настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Экспертиза ценности документов в государственном органе осуществляется совместно с уполномоченным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела, государственным архивом Свердловской области.

Экспертизе ценности подлежат все документы государственного органа независимо от видов носителей и способа записи. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится:

при составлении номенклатуры дел, формировании дел, подготовке дел к передаче на хранение в архив государственного органа;

при составлении описей на дела постоянного хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет) хранения, при выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 20 июля 2017 г. N 160-РГ в пункт 5.4 настоящих Правил внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности государственного органа, в государственном органе создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

ЭК ЭК Администрации Губернатора Свердловской области создается для осуществления экспертизы ценности документов в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 21 декабря 2015 г. N 311-РГ пункт 5.5 настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. Государственные органы, имеющие сложную структуру и (или) подведомственные организации, создают центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК).

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 21 декабря 2015 г. N 311-РГ пункт 5.6 настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.6. ЦЭК (ЭК) государственного органа создается правовым актом государственного органа.

В состав ЦЭК (ЭК), по согласованию с государственным архивом Свердловской области, для которого данный государственный орган является источником комплектования, может включаться представитель государственного архива Свердловской области.

5.7. Номенклатура дел государственного органа:

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 20 июля 2017 г. N 160-РГ в пункт 5.7.1 настоящих Правил внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.7.1. составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений в соответствии с Типовой номенклатурой дел исполнительных органов государственной власти Свердловской области - участников электронного документооборота, включающей типовые организационно-распорядительные документы, образующиеся в процессе деятельности исполнительных органов государственной власти Свердловской области при осуществлении однотипных управленческих функций (далее - Типовая номенклатура дел), и Перечнем кодов индексов дел для органов государственной власти Свердловской области, применяемых в системе электронного документооборота, утвержденными распоряжением Правительства Свердловской области от 25.10.2011 N 1911-РП "Об утверждении Типовой номенклатуры дел исполнительных органов государственной власти Свердловской области - участников электронного документооборота, включающей типовые организационно-распорядительные документы, образующиеся в процессе деятельности исполнительных органов государственной власти Свердловской области при осуществлении однотипных управленческих функций, и Перечня кодов индексов дел для органов государственной власти Свердловской области, применяемых в системе электронного документооборота";

Номенклатура дел Администрации Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений Администрации Губернатора Свердловской области и утверждается правовым актом Администрации Губернатора Свердловской области.

5.7.2. рассматривается ЦЭК (ЭК) государственного органа;

5.7.3. согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК) не реже чем раз в пять лет;

5.7.4. утверждается правовым актом государственного органа после ее согласования с ЭПК не позднее 25 декабря текущего года и вводится в действие с 01 января следующего года;

5.7.5. составляется в формате Excel и представляется в электронном виде оператору технической поддержки СЭД для последующей загрузки в СЭД не позднее 25 декабря текущего года;

5.7.6. в случае изменения функций и (или) структуры государственного органа подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК и утверждению.

5.8. Номенклатура дел государственного органа строится по структурно-функциональному принципу в соответствии с Типовой номенклатурой дел и структурой государственного органа.

Номенклатура дел государственного органа должна включать все документы, образующиеся в деятельности государственного органа.

Разделы номенклатуры дел, отражающие деятельность государственного органа, разрабатываются с учетом сложившейся в государственном органе практики.

5.9. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.10. Дела со дня их формирования до передачи в архив государственного органа или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

5.11. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем государственного органа, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям выдаются копии или заверенные копии документов из дел либо дела на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа или его заместителя, ведающего вопросами делопроизводства.

5.12. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя государственного органа с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 21 декабря 2015 г. N 311-РГ пункт 5.13 настоящих Правил изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.13. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив государственного органа не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив государственного органа производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях государственного органа. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив государственного органа не передаются и подлежат по истечении сроков хранения уничтожению в установленном порядке.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих Свердловской области, уволенных с государственной гражданской службы Свердловской области, передаются в архив государственного органа по истечении 10 лет со дня увольнения.

В исключительных случаях по решению руководителя государственного органа дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив государственного органа по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

5.14. Службами делопроизводства разрабатываются и согласовываются с уполномоченным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела примерные или типовые номенклатуры дел для территориальных исполнительных органов государственной власти Свердловской области, подведомственных государственному органу организаций.

5.15. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

5.16. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в государственном органе устанавливается уполномоченным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела.

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Свердловской области от 20 июля 2017 г. N 160-РГ глава 6 настоящих Правил изложена в новой редакции

См. текст главы в предыдущей редакции

Глава 6. Особенности работы с электронными документами в государственном органе

6.1. В государственном органе используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

6.2. Состав электронных документов, создаваемых в государственном органе, определяется в соответствии с типовым перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронного документа, утверждаемым Правительством Свердловской области, и на основе методических рекомендаций уполномоченного исполнительного органа государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых в государственном органе может осуществляться исключительно в форме электронного документа, утверждается правовым актом государственного органа по согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти Свердловской области в сфере архивного дела.

6.3. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Свердловской области.

6.4. Электронные документы поступают, создаются, обрабатываются, отправляются, учитываются и хранятся с помощью средств СЭД и ведомственной государственной информационной системы Свердловской области.

6.5. СЭД взаимодействует с системой МЭДО.

Взаимодействие СЭД с системой МЭДО регламентируется техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 N 1403-р.

6.6. Процессы документационного обеспечения управления государственного органа в СЭД в зависимости от типа, способа приема и передачи документов делятся на следующие группы:

6.6.1. Обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных, поступивших и включенных в СЭД путем регистрации и создания электронной копии документов посредством их сканирования (включая документы, полученные средствами почтовой, электрической, фельдъегерской связи или поступившие другими способами доставки).

6.6.2. Обработка электронных входящих, исходящих и внутренних документов, созданных в СЭД.

6.6.3. Обработка электронных документов, полученных или переданных по системе МЭДО.

6.6.4. Обработка организационных документов и правовых актов в СЭД.

Документы, создание, хранение и использование которых может осуществляться

исключительно в форме электронных документов, не требуют распечатки в процессе обработки.

6.7. Электронные исходящие и внутренние документы, созданные в СЭД, электронные документы, поступившие по СЭД, проходят регистрацию в установленном порядке в соответствии с инструкциями по работе с документами в СЭД, утверждаемыми Правительством Свердловской области.

6.8. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица государственного органа в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Федеральный закон от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ).

6.9. В системе электронного документооборота государственного органа могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ.

6.10. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства государственного органа осуществляет проверку действительности электронной подписи.

6.11. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа. В номенклатуре дел в графе "Примечание" указывается, что дело ведется в электронной форме.

6.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД и ведомственной государственной информационной системе Свердловской области.

6.13. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в государственном органе в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.14. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем государственного органа.

6.15. Защита информации в СЭД осуществляется оператором технической поддержки СЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Свердловской области.

6.16. Достоверность данных в СЭД обеспечивается пользователями при вводе информации при отсутствии вмешательства в документ.

6.17. Электронные документы постоянного хранения передаются и принимаются на хранение в государственные архивы Свердловской области в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, с необходимым комплексом сопроводительной документации.

Приложение
к Правиламделопроизводства и документооборота
в Администрации Губернатора
Свердловской области, Правительстве
Свердловской области и исполнительных
органах государственной власти
Свердловской области

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота государственных органов

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

8. Заголовок документа.

9. Индекс дела.

10. Количество листов основного документа.

11. Количество приложений.

12. Общее количество листов приложений.

13. Указания по исполнению документа.

14. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

15. Отметка о конфиденциальности.