Статья 3. Организация проведения мероприятий и оформление протоколов

Статья 3. Организация проведения мероприятий и оформление протоколов

1. Первый заместитель Главы Администрации города, заместители Главы Администрации города, руководитель аппарата или руководитель органа, на которого Главой города возлагается ответственность за подготовку и проведение соответствующего мероприятия с участием Главы города, организует приглашение участников мероприятия.

2. Ответственные исполнители обеспечивают подготовку докладов выступающих, проектов документов, информационных материалов и не позднее, чем за 2 рабочих дня до дня проведения мероприятия рассылают их участникам.

В случае, если на мероприятии предусмотрена демонстрация мультимедийных презентационных материалов, то ответственные исполнители представляют подготовленный материал и порядок его демонстрации в отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе не позднее, чем за 2 рабочих дня до дня проведения мероприятия.

3. На мероприятиях, кроме приглашенных участников, могут присутствовать муниципальные служащие: руководитель аппарата, сотрудники отдела по работе со средствами массовой информации и информационно-аналитической работе Администрации города, специалисты органа, ответственного за проведение мероприятия, специалисты управления по организационно-массовой работе.

4. Специалисты органа, ответственного за проведение мероприятия, проводят регистрацию прибывших участников в соответствии с требованиями, установленными данным Порядком (Приложение N 6) и представляют эту информацию Главе города.

5. Отделом по организационно-протокольной работе обеспечивается аудиозапись всех мероприятий (совещаний, заседаний).

6. Специалист отдела по организационно-протокольной работе ведет протокол мероприятия (совещания, заседания), который оформляется по установленной форме с учетом аудиозаписи (Приложение N 3), в течение 2 рабочих дней.

По итогам выездных мероприятий с участием Главы города (рабочих встреч, комиссионных обследований, оперативных совещаний) специалистами отдела по организационно-протокольной работе по установленной форме с учетом аудиозаписи в течение двух дней формируется и оформляется Перечень поручений Главы города (Приложение N 4).

Заседание комиссий, организационных комитетов проводятся в соответствии с правовым актом, утверждающим их состав и регламентирующим порядок их деятельности.

По согласованию с руководителем аппарата протокол заседания или организационного комитета готовится секретарем соответствующей комиссии, организационного комитета либо отделом по организационно-протокольной работе в соответствии с требованиями, установленными настоящим постановлением и направляется в электронном виде в организационно-протокольный отдел для предварительного согласования. После чего протокол передается отделом по организационно-протокольной работе руководителю аппарата для согласования.

7. Протокол и Перечень поручений согласовывается руководителем аппарата и утверждается Главой города.

8. Протоколы и Перечни поручений, утвержденные Главой города, регистрируются отделом по организационно-протокольной работе в электронной базе "Контроль исполнения поручений" и рассылаются исполнителям в соответствии с реестром рассылки, как правило, в течение 2 рабочих дней, а срочные и оперативные - незамедлительно. Аудиозапись мероприятия помещается в фонотеку, формируемую в отделе организационно-протокольной работе.

9. Руководитель органа, осуществляющий подготовку мероприятия, организует и обеспечивает контроль исполнения заданий, определенных протоколами мероприятий (Перечнем поручений Главы города).

10. Руководитель аппарата координирует работу по выполнению поручений Главы города, определенных протоколами мероприятий (Перечнями поручений Главы города), и обеспечивает оперативный контроль за сроками выполнения данных поручений.