Глава 7. Организация работы со служебными документами

Глава 7. Организация работы со служебными документами

7.1. Организация работы со служебными документами осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Администрации муниципального образования Алапаевское, утверждаемой постановлением Администрации.

7.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации несут руководители соответствующих структурных подразделений Администрации или их заместители, согласно распределению должностных обязанностей.

7.2.1. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях Администрации осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.

7.3. Определение номенклатуры дел в структурных подразделениях Администрации осуществляется под руководством начальника организационного отдела Администрации по согласованию с архивным отделом Администрации.

7.4. Ответственность за учет, сохранность и своевременность прохождения документов вышестоящих органов государственной власти и управлений, других служебных документов, поступающих в адрес главы Администрации и его заместителей, возлагается на организационный отдел Администрации.

7.5. Вся входящая корреспонденция (включая телеграммы), адресованная в адрес Администрации, главы Администрации и его заместителей, должна поступать в организационный отдел Администрации, где она проходит регистрацию в день поступления.

7.6. Зарегистрированная корреспонденция, кроме корреспонденции, адресованной лично заместителям главы Администрации, передается на рассмотрение главе Администрации (по адресации).

7.7. Срочная корреспонденция рассматривается и визируется в течение 1 дня с момента регистрации, прочая корреспонденция - в течение 3-х дней.

7.8. Все поступившие телеграммы, телефонограммы регистрируются в организационном отделе и обязательно доводятся до сведения главы Администрации и его заместителей и только по их указанию доводятся до сведения соответствующих исполнителей.

7.9. Служебные документы с резолюцией (указанием) передаются на исполнение должностным лицам (исполнителям).

7.10. В случае если исполнение документа поручается нескольким должностным лицам, подготовку ответа по документу, обобщение материалов по документу, поставленному на контроль, осуществляет 1-е лицо, указанное в резолюции.

7.11. Служебные документы исполняются в сроки, указанные в резолюции.

7.11.1. В случае когда срок исполнения не определен в резолюции либо в самом документе, применяются следующие сроки исполнения документов:

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих организаций, министерств и ведомств, предприятий и организаций - в течение 10-ти дней;

- запросы депутатов Думы муниципального образования Алапаевское - в течение 10-ти дней;

- обращения депутатов Думы муниципального образования Алапаевское - в срок до 10-ти дней, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно;

- постановления, решения, распоряжения исполнительных органов власти Свердловской области - согласно указанному в них сроку;

- заявления и жалобы граждан - в срок до 30 дней со дня регистрации;

- телеграммы, требующие срочного решения, - до 2-х дней, остальные - в течение 10-ти дней.

7.11.2. Сроки исполнения документов указываются в журнале регистрации в соответствии с резолюцией главы Администрации или лица, на которое возложено право проставления резолюции.

7.12. После исполнения служебного документа и документа, стоящего на контроле, они должны быть возвращены с краткой информацией о выполненной работе с визой должностного лица, которому поручено исполнение документа.

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

7.13. Контроль исполнения всех служебных документов, в том числе документов, поставленных на контроль, телеграмм, телефонограмм, писем, осуществляет организационный отдел Администрации через руководителей соответствующих структурных подразделений Администрации.

7.14. Вся исходящая корреспонденция за подписью главы Администрации или его заместителей регистрируется в организационном отделе Администрации.

7.15. Исходящие документы за подписью главы Администрации визируются исполнителями согласно резолюции, руководителем структурного подразделения Администрации, ответственным за исполнение документа, согласовываются с заместителем главы Администрации.

7.16. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.