Статья 3. Функции отдела

Статья 3. Функции отдела

1. Отдел осуществляет следующие функции:

1) организует делопроизводство в Администрации города;

2) обеспечивает внедрение новых технологических процессов (системы электронного документооборота) работы с документами, способствующих повышению культуры работы с ними, сокращению сроков их прохождения и исполнения;

3) принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота;

4) принимает участие в эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) системы электронного документооборота, применяемой в Администрации города;

5) обеспечивает подготовку, регистрацию и своевременную передачу документов на подпись Главе города;

6) проверяет оформление документов, представляемых на подпись Главе города, на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил;

7) систематизирует, хранит подлинники исходящих документов, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

8) осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

9) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

10) организует и осуществляет с применением средств вычислительной техники изготовление, тиражирование документов;

11) организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями Главы города, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

12) осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в органах Администрации города и районов;

13) разрабатывает сводную номенклатуру дел Администрации города, номенклатуру дел отдела;

14) формирует дела отдела и осуществляет контроль за формированием дел в органах Администрации города;

15) организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

16) осуществляет подготовку и сдачу документов в отдел по делам архивов Администрации города;

17) организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на постоянное и временное хранение, составляет акты о выделении дел к уничтожению;

18) обеспечивает изготовление, учет, хранение и выдачу бланков служебных документов;

19) оказывает методическую помощь специалистам органов Администрации города по подготовке правовых актов Главы города и Администрации города;

20) проводит экспертизу проектов правовых актов Главы города и Администрации города на соответствие требованиям Положения о подготовке правовых актов, оформляет листы согласования;

21) разрабатывает нормативные и методические документы для повышения качества правовых актов Главы города и Администрации города и документов в области документационного обеспечения;

22) формирует и сопровождает информационные базы данных:

- правовых актов, принятых Главой города и Администрации города;

- правовых актов, опубликованных в средствах массовой информации;

- правовых актов, поставленных на контроль;

- правовых актов отмененных, признанных утратившими силу;

- правовых актов, включенных в Свердловский областной регистр муниципальных нормативных правовых актов;

23) координирует работу органов Администрации города по выполнению поставленных на контроль правовых актов Главы города и Администрации города;

24) осуществляет, в пределах компетенции отдела, проверку достоверности представленной информации и фактического исполнения правовых актов Главы города и Администрации города органами Администрации города, муниципальными учреждениями, предприятиями;

25) анализирует и выявляет причины неполного или некачественного исполнения правовых актов Главы города и Администрации города, стоящих на контроле;

26) ежемесячно готовит для Главы города, заместителей Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города, руководителей органов Администрации города информацию о соблюдении исполнительской дисциплины по выполнению правовых актов Главы города и Администрации города;

27) организует и проводит совместные совещания по вопросам организации контроля по исполнению правовых актов Главы города и Администрации города;

28) участвует в совещаниях по подготовке и выполнению муниципальных, ведомственных программ;

29) готовит проекты постановлений Главы города и Администрации города по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

30) осуществляет консультационную, методическую и информационную работу по вопросам ведения отдела;

31) участвует в реализации основных направлений подготовки, переподготовки и повышения квалификации муниципальных служащих;

32) осуществляет организационную, техническую и методическую подготовку заседаний коллегии при Главе города;

33) выдает заверенные копии правовых актов Главы города и Администрации города и выписки из правовых актов.