Раздел 4. Регистрация и рассмотрение письменных обращений граждан (п.п. 21 - 44)

4. Регистрация и рассмотрение письменных обращений граждан

21. Структурным подразделением Управления, ответственным за регистрацию и рассмотрение письменных обращений граждан, является отдел правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления.

22. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется в отделе правового обеспечения и работы с обращениями граждан Управления отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Обязательная регистрация обращений граждан осуществляется с использованием имеющегося в Управлении программного обеспечения.

23. Уполномоченное должностное лицо отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан Управления в течение трех дней с момента поступления письменного обращения гражданина в Управление:

производит его регистрацию в электронном журнале, форма которого приведена в Приложении N 1 к Инструкции;

проставляет в регистрационном штампе, указанном в пункте 19 Инструкции, регистрационный входящий номер обращения;

определяет отнесение вопроса, поставленного в обращении, к соответствующей теме, тематике и разделу Тематического классификатора обращений и запросов граждан, организаций и общественных объединений Управления с учетом аннотации обращений, содержащейся в Типовом общероссийском классификаторе обращений и запросов граждан и организаций;

проверяет обращение на повторность, при установлении таковой - приобщает к нему копию предыдущего обращения и ответа на него; обращение регистрируется с отметкой о его повторности.

24. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, уполномоченное должностное лицо отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления регистрирует обращение с пометкой "Без подписи". "Без адреса".

25. При поступлении дубликата письменного обращения гражданина уполномоченное должностное лицо отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления регистрирует его с пометкой "Дубликат".

Дубликатом письменного обращения для целей Инструкции признается второй и последующий экземпляры обращения от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и переадресованные ими для рассмотрения в Управление.

26. Письменное обращение гражданина, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

В случае, если решение поставленных в письменном обращении гражданина вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Гражданин, направивший обращений, уведомляется о его переадресации.

Проект письма о переадресации обращения, уведомления гражданина готовит уполномоченное должностное лицо отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан Управления.

Письмо о переадресации обращения, уведомление гражданина после их согласования начальником отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан Управления направляются на подпись начальнику Управления (в его отсутствие - заместителю начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления), затем, для организации доставки адресатам, в организационный отдел Управления.

27. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

28. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 27 Инструкции, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

29. Ответ по существу поставленных в обращении гражданина вопросов не дается в следующих случаях:

в случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией в порядке, предусмотренном Инструкцией);

в случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению (такое обращение не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в порядке, предусмотренном Инструкцией);

в случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений в порядке, предусмотренном Инструкцией).

30. Мотивированное уведомление об оставлении обращения гражданина без ответа по существу поставленных в нем вопросов, в том числе возвращении обращения, направляется гражданину, его направившему, в течение семи дней со дня регистрации обращения.

31. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Управление.

32. Обращение гражданина, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

33. При получении письменного обращения гражданина, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица Управления, а также членов его семьи Управление вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

34. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления (в его отсутствие - заместитель начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Управление, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение.

35. Письменное обращение гражданина, поступившее в Управление в соответствии с его компетенцией, рассматривается уполномоченным должностным лицом отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан Управления в течение 30 дней со дня регистрации обращения

Начальник Управления (в его отсутствие - заместитель начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления) вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

Если последний день срока рассмотрения обращения гражданина приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается предыдущий до нерабочего рабочий день.

Срок для подготовки необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, пояснений по существу обращения структурными подразделениями Управления, устанавливается начальником отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан Управления в служебной записке, содержащей запрос о предоставлении указанной информации.

36. В исключительных случаях, а также в случае направления Управлением запроса, в том числе в электронной форме, на получение необходимых для рассмотрения обращения гражданина документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, начальник Управления (в его отсутствие - заместитель начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления) вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

При необходимости продления срока рассмотрения обращения уполномоченное должностное лицо отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления направляет начальнику Управления (в его отсутствие - заместителю начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления) служебную записку с изложением причин необходимости продления срока, а также срока, в который обращение будет рассмотрено.

Служебная записка, а также проект уведомления гражданина, направившего обращение, о продлении сроков его рассмотрения, должны быть представлены на подпись начальнику Управления (в его отсутствие - заместителю начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления) не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения контрольного срока разрешения обращения.

При необходимости продления установленного срока для подготовки необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, пояснений по существу обращения, начальник структурного подразделения Управления, в которое направлен запрос о предоставлении указанной информации, направляет служебную записку начальнику отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления с изложением причин необходимости продления срока, а также срока, в который информация будет предоставлена, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока ее предоставления.

37. При рассмотрении письменного обращения гражданина, поступившего в Управление в соответствии с его компетенцией, уполномоченное должностное лицо отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан Управления:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменного обращения гражданина, в случае необходимости - с участием гражданина, его направившего;

инициирует, в случае необходимости, проведение проверки в рамках предоставленных Управлению полномочий и с учетом требований Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля";

инициирует, в случае необходимости, проведение административного расследования в порядке, предусмотренном статьей 28.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях;

запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в структурных подразделениях Управления, в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

готовит проект письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов, организует его согласование начальником отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления, подписание начальником Управления (в его отсутствие - заместителем начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления).

Должностные лица структурных подразделений Управления, направившие документы и материалы, предоставившие пояснения, а также иную информацию, необходимую для рассмотрения обращения, по запросу уполномоченного должностного лица отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления, несут ответственность за ее содержание, в том числе достоверность и актуальность.

38. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации, исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.

Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтовой связи, не позднее чем за пять дней до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

39. Если письменное обращение гражданина содержит пометки "Без подписи" и "Без адреса" уполномоченное должностное лицо отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления по согласованию с начальником отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления оставляет обращение без ответа, обеспечивая его учет и хранение.

40. Если письменное обращение гражданина содержит пометку "Дубликат" уполномоченное должностное лицо отдела правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления приобщает его к имеющемуся и находящемуся на рассмотрении обращению. Гражданин, направивший дубликат письменного обращения, уведомляется о результатах их разрешения.

Если дубликат поступил после разрешения основного обращения, то не позднее 10-дневного срока ответ на него направляется с кратким изложением существа принятого ранее решения, со ссылкой на дату и исходящий номер отправленного ответа и с приложением его копии.

41. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений проекты ответов, писем о переадресации, иных уведомлений должны соответствовать следующим требованиям:

1) содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

2) если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

3) в мотивировочной части ответов разъяснительного характера необходимы ссылки на нормативные правовые акты Российской Федерации и Свердловской области;

4) в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя;

5) при оформлении письменного ответа на обращение обязательно соблюдение общепринятых требований, правил и стандартов делопроизводства, в том числе положений распоряжения Губернатора Свердловской области от 14.05.2012 N 187-РГ "О Правилах оформления документов в Администрации Губернатора Свердловской области и Правительстве Свердловской области".

42. Подготовка проектов ответов по результатам рассмотрения обращений, писем о переадресации, уведомлений гражданину, направление которых предусмотрено Инструкцией, осуществляется в порядке, изложенном в абзацах 4, 5 пункта 26 Инструкции.

Указанные документы оформляются на бланке Управления установленной формы, подписываются начальником Управления (в его отсутствие - заместителем начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления).

43. Письменный ответ на обращение или уведомление направляются гражданину по почтовому адресу, указанному в обращении.

44. Ответ на обращение, поступившее в Управление в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа, являющегося сканированной копией ответа, оформленного на бланке Управления, по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.