Раздел 3. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан (п.п. 14 - 20)

3. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

14. Письменное обращение может поступить в Управление почтовым отправлением, посредством факсимильной связи, посредством электронной связи, а также быть доставлено непосредственно гражданином.

Структурным подразделением Управления, ответственным за его прием и первичную обработку, является организационный отдел Управления.

15. При поступлении письменного обращения гражданина в Управление почтовым отправлением должностное лицо организационного отдела Управления, уполномоченное на прием и первичную обработку письменных обращений граждан в соответствии с распределением обязанностей в отделе (далее - уполномоченное должностное лицо организационного отдела Управления):

проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, приобщает к письму конверт;

приобщает текст обращения гражданина перед поступившими с ним документами;

возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие в адрес Управления письма;

составляет акт в трех экземплярах на письма, в которых при вскрытии не имеется письменного вложения, а также в случае недостачи в конвертах документов, упомянутых авторами в тексте обращения, в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится в организационном отделе Управления, второй - приобщается к поступившему обращению, третий - направляется гражданину, направившему обращение.

16. Уполномоченное должностное лицо организационного отдела Управления, получив письменное обращение гражданина, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрывая конверт, сообщает об этом начальнику Управления (в его отсутствие - заместителю начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления) и действует в соответствии с его указаниями.

17. Обращение гражданина, поступившее в Управление в форме электронного документа, принимается уполномоченным должностным лицом организационного отдела Управления, распечатывается на бумажном носителе. Дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением с особенностями, установленными Инструкцией.

18. При непосредственном принятии от гражданина письменного обращения по просьбе заявителя уполномоченное должностное лицо организационного отдела Управления проставляет на копии или втором экземпляре принятого письменного обращения отметку с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, должности и фамилии, имени и отчестве лица, его принявшего.

19. По результатам приема и первичной обработки уполномоченным должностным лицом организационного отдела Управления в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляется штамп с указанием наименования Управления, даты поступления обращения.

В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом обращения, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

20. После приема и первичной обработки письменное обращение передается уполномоченным должностным лицом организационного отдела Управления в отдел правового обеспечения и работы с обращениями граждан и организаций Управления.