Глава 4. Прием архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив (п.п. 23 - 26)

Глава 4. Прием архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив

23. Основанием для начала административной процедуры "Прием архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив" является наступление срока приема-передачи архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив согласно утвержденному графику.

Передачу архивных документов постоянного срока хранения организации - источника комплектования осуществляет специалист организации - источника комплектования, ответственный за работу ведомственного архива.

Архивные документы по личному составу подлежат передаче в муниципальный архив документов по личному составу только в случае ликвидации организации - источника комплектования.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей архивных документов, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются организациями - источниками комплектования, передающими архивные документы.

24. При приеме архивных документов в муниципальный архив передаются непосредственно архивные документы, сформированные и оформленные в дела (упорядоченные в единицы хранения), три экземпляра описей дел постоянного срока хранения, научно-справочный аппарат к описям и историческая справка.

Прием дел от организаций - источников комплектования осуществляет специалист сектора комплектования муниципального архива.

При приеме дел от специалиста организации - источника комплектования, ответственного за работу ведомственного архива, специалист сектора комплектования муниципального архива:

проверяет наличие и количество дел согласно утвержденным описям дел постоянного срока хранения;

проверяет физическое, санитарно-гигиеническое и техническое состояние передаваемых дел;

сверяет заголовок каждого дела и даты документов, указанные в описи, с документами, содержащимися в деле;

сверяет заголовок и даты дела с описями дел постоянного срока хранения;

проверяет наличие в деле листа-заверителя;

проверяет оформление обложки дела на предмет соответствия Правилам;

проверяет наличие на обложке дела архивного шифра, состоящего из номера фонда, номера описи и номера дела по описи;

проверяет наличие трех экземпляров описей дел постоянного срока хранения;

проверяет наличие научно-справочного аппарата к описям дел постоянного срока хранения и исторической справки;

проверяет наличие подписей руководителя организации - источника комплектования и составителя описи, круглой печати организации в описях дел постоянного срока хранения, наличие подписи составителя описей в научно-справочном аппарате к описям и в исторической справке.

В случае отсутствия замечаний к передаваемым делам, описям дел постоянного срока хранения, научно-справочному аппарату к описям дел постоянного срока хранения и исторической справке специалист сектора комплектования муниципального архива составляет акт приема-передачи архивных документов на хранение.

Акт приема-передачи архивных документов на хранение подписывается специалистом сектора комплектования муниципального архива и специалистом организации - источника комплектования, ответственным за работу ведомственного архива, в день завершения приема-передачи архивных документов в муниципальный архив.

В случае отсутствия одного или нескольких экземпляров описей дел постоянного срока хранения, научно-справочного аппарата подписанный акт приема-передачи архивных документов на хранение передается специалистом сектора комплектования муниципального архива на утверждение начальнику Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга и руководителю организации - источника комплектования.

Один экземпляр утвержд