Глава 5. Хранение архивных документов муниципального архива (п.п. 27 - 31)

Глава 5. Хранение архивных документов муниципального архива

27. Основанием для начала административной процедуры "Хранение архивных документов муниципального архива" является прием архивных документов организаций - источников комплектования в муниципальный архив.

Хранение архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области архивного дела в архивохранилище и в порядке, обеспечивающем их комплексный учет, хранение и оперативный поиск.

28. В течение семи календарных дней после утверждения акта приема-передачи документов на архивное хранение специалист сектора комплектования муниципального архива помещает архивные документы на бумажных носителях в специальные архивные короба.

Каждый архивный короб оформляется ярлыком, на котором указывается номер архивного фонда, номер описи, номера единиц хранения, размещенных в коробе.

Архивные короба с архивными документами размещаются в архивохранилище на металлических стеллажах, а аудиовизуальные архивные документы - в специальном холодильнике.

В целях закрепления места хранения архивных документов в архивохранилище специалист сектора комплектования муниципального архива ежеквартально после завершения приема архивных документов организаций - источников комплектования вносит изменения или дополнения в пофондовые и постеллажные топографические указатели о хранящихся делах, которые размещает на стеллажах в архивохранилище.

29. Проверка наличия и состояния архивных документов в муниципальном архиве проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной и технической обработки.

Проверки наличия и состояния архивных документов могут быть плановыми и внеплановыми.

Внеплановые проверки проводятся в случае стихийных бедствий, массового перемещения архивных документов, а также в случае смены начальника Отдела по делам архивов Администрации города Екатеринбурга, ведущего специалиста сектора комплектования муниципального архива.

Плановую проверку наличия и состояния архивных документов проводят специалисты сектора комплектования муниципального архива ежегодно. Количество проверяемых дел, номера проверяемых фондов и сроки проведения проверки определяются годовым планом работы Отдела по делам архивов.

По результатам проверок наличия и состояния архивных документов в последнем месяце третьего квартала каждого года специалист сектора комплектования муниципального архива составляет по каждому проверенному архивному фонду акт проверки наличия и состояния архивных документов и лист проверки наличия и состояния архивных документов