Глава 4. Организация учета и хранения гербовых печатей и гербовых бланков (п.п. 18 - 33)

Глава 4. Организация учета и хранения гербовых печатей и гербовых бланков

18. Гербовые печати и гербовые бланки подлежат обязательному учету и хранению.

19. Ответственность за организацию учета и хранения гербовых печатей и гербовых бланков несут руководители органов Администрации города или работники организаций, ответственные за ведение делопроизводства.

20. Для обеспечения надлежащего учета и хранения гербовых печатей и бланков в организации назначаются ответственные лица с возложением на них ответственности за учет и хранение гербовых печатей и бланков, о чем делается запись в должностной инструкции.

21. Оттиски изготовленных гербовых печатей должны проставляться в журнале учета печатей и штампов.

22. Выдача гербовой печати для использования производится под роспись в журнале учета печатей и штампов, в котором проставляется оттиск выдаваемой печати, а также указываются информация о лице, получившем печать, дата получения и расписка в получении печати, дата возврата печати, расписка в приеме печати и иная необходимая информация.

23. Лица, получившие гербовые печати для использования, несут ответственность за их использование и хранение.

24. Гербовые печати подлежат хранению в несгораемых, надежно запираемых металлических шкафах или сейфах. Передача гербовых печатей посторонним лицам, вынос печатей за пределы здания (помещений) организации не допускаются.

25. При увольнении, уходе в отпуск и в иных случаях длительного отсутствия лица, ответственного за хранение и использование гербовой печати, его полномочия возлагаются на другого работника, назначаемого руководителем организации или иным уполномоченным лицом.

26. При смене лица, ответственного за хранение и использование гербовых печатей, гербовые печати сдаются работнику, ответственному за их учет, для осуществления соответствующей отметки в журнале учета печатей и штампов.

27. Учет и выдачу гербовых бланков Главы города и Администрации города осуществляет отдел документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города.

На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Гербовые бланки выдаются под роспись в журналах учета бланков.

28. В журнале учета гербовых бланков указываются наименование вида бланка, наименование организации (структурного подразделения), запросившей бланки, информация о лице, получившем бланки, количество выданных бланков, дата их выдачи, расписка в получении бланков и иная необходимая информация.

29. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах, в условиях, исключающих их порчу и хищение.

30. Журналы учета печатей и штампов, а также журналы учета гербовых бланков прошиваются, листы нумеруются работником, ответственным за ведение журнала. Количество листов в журнале заверяется на последней странице подписью уполномоченного должностного лица и оттиском печати.

31. Журналы учета печатей и штампов, журналы учета гербовых бланков включаются в номенклатуру дел организации.

32. Проверку наличия, использования и хранения гербовых печатей и бланков проводит не реже одного раза в год специально созданная комиссия, в состав которой обязательно включается ответственный за учет и хранение работник. В случае обнаружения нарушения действующих норм при изготовлении, хранении и использовании гербовых печатей и гербовых бланков проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

33. Об утрате или хищении гербовых печатей и гербовых бланков незамедлительно докладывается руководителю аппарата Администрации города и в соответствующие органы внутренних дел. По фактам утраты или хищения гербовых печатей и бланков проводится служебное расследование. В случае подтверждения факта утраты или хищения гербовых печатей в газете "Тагильский рабочий" публикуется объявление о признании их недействительными.