Раздел 2. Прием, первичная обработка и регистрация обращений (п.п. 11 - 24)

Раздел 2. Прием, первичная обработка и регистрация обращений

11. Обращение может быть направлено в Администрацию следующими способами:

направлено в письменном виде почтовым отправлением;

доставлено лично гражданином, представителем организации;

направлено гражданином в виде электронного документа через электронную приемную на официальном сайте Администрации или органа Администрации в сети Интернет;

направлено в виде электронного документа по электронной почте;

изложено по телефону (круглосуточному);

изложено устно или передано в ходе личного приема, осуществляемого должностным лицом Администрации либо уполномоченным лицом.

12. В своем письменном обращении гражданин или организация (вместе - заявители) указывают наименование Администрации, либо органа Администрации, либо фамилию, имя, отчество должностного лица Администрации, либо должность должностного лица Администрации, в адрес которых направляется письменное обращение, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый и (или) электронные адреса, по которым должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель может приложить к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.

13. Обращения, поступившие по каналам почтовой связи, доставляются в отдел по работе с обращениями граждан, отдел регистрации документов и органы Администрации сотрудниками экспедиции отдела хозяйственно-технического и транспортного обеспечения Управления делами Администрации города Екатеринбурга (далее - экспедиция) в развернутом виде вместе с конвертом. Конверты сохраняются для подтверждения адреса, индекса почтового отделения и почтового штемпеля, подтверждающего время отправления письма.

Работник экспедиции, ответственный за прием документов:

вскрывает конверт, проверяет наличие в конвертах вложенных документов;

в случае отсутствия обращения в конверте составляет акт о проверке наличия почтового вложения в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству.

14. Для приема обращений граждан, направленных через официальный сайт Администрации в электронной форме, применяется специализированное программное обеспечение. При использовании указанного программного обеспечения для формирования обращения гражданин должен заполнить необходимые для заполнения поля: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, содержание обращения (раздел "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации).

15. Личный прием заявителей в Администрации проводится должностными лицами Администрации либо уполномоченными лицами.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и сообщает суть обращения.

16. Все поступившие в Администрацию обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления.

17. В отделе по работе с обращениями граждан регистрируются:

обращения граждан, адресованные главе Администрации города Екатеринбурга, заместителям главы Администрации города Екатеринбурга или направленные в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица или органа Администрации, в том числе поступившие в виде электронных документов, во время личного приема главы Администрации города Екатеринбурга, заместителей главы Администрации города Екатеринбурга; а также обращения граждан, поступившие в Администрацию с сопроводительными письмами из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов;

запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений граждан, поступившие в Администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц, за исключением органов прокуратуры и органов судебной власти (далее - запросы в Администрацию);

ответы на запросы Администрации о предоставлении материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений граждан (далее - ответы на запросы Администрации).

18. В отделе регистрации документов регистрируются:

обращения организаций, адресованные главе Администрации города Екатеринбурга, заместителям главы Администрации города Екатеринбурга или направленные в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица или органа Администрации, в том числе поступившие в виде электронных документов, а также обращения организаций, поступившие в Администрацию с сопроводительными письмами из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов;

запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений организаций, поступившие в Администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц, за исключением органов прокуратуры и органов судебной власти (далее - запросы в Администрацию);

ответы на запросы Администрации о предоставлении материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений организаций (далее - ответы на запросы Администрации).

19. В органе Администрации регистрируются:

обращения, адресованные органу Администрации, в том числе поступившие в виде электронных документов, во время личного приема организуемого в органе Администрации; а также обращения, поступившие в орган Администрации с сопроводительными письмами из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов;

запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений, поступившие в орган Администрации из органов государственной власти, органов местного самоуправления и от должностных лиц (далее - запросы в орган Администрации);

ответы на запросы органа Администрации о предоставлении материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений (далее - ответы на запросы органа Администрации).

20. При регистрации в правом нижнем углу первого листа обращения (если это место занято текстом - в любом свободном месте на первом листе обращения) ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный номер документа. Если обращение поступило с сопроводительным письмом, на бланке сопроводительного письма также ставится регистрационный штамп.

В момент подачи обращения по просьбе заявителя на копии его письменного обращения работник отдела по работе с обращениями граждан, отдела регистрации документов, органа Администрации, ответственный за прием обращений, проставляет штамп, в котором указывает дату поступления обращения и наименование органа Администрации, принявшего данное обращение.

21. При регистрации обращения с использованием АС ДОУ в электронную регистрационно-контрольную карточку вносится следующая информация: дата поступления обращения, регистрационный номер, фамилия, имя, отчество (или инициалы), адрес гражданина (или наименование организации и фамилия, имя, отчество лица, подписавшего обращение); в случае если обращение поступило с сопроводительным письмом, - данные о корреспонденте, направившем обращение, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения; тематика обращения, его краткое содержание.

22. Регистрационный номер обращения гражданина (запроса в Администрацию), подлежащего регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, ответа на запрос Администрации состоит из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой:

порядковый номер документа внутри регистрируемого в отделе по работе с обращениями граждан массива обращений граждан, запросов в Администрацию, ответов на запросы Администрации с начала календарного года (далее - порядковый номер поступившего документа);

индекс (классификационное обозначение) должности лица, которому обращение гражданина направляется на рассмотрение, согласно Классификатору должностей руководства Администрации города Екатеринбурга, представленному в приложении N 44 к Инструкции по делопроизводству (далее - индекс должности лица, которому обращение гражданина направляется на рассмотрение);

индекс района муниципального образования "город Екатеринбург", на территории которого проживает гражданин, направивший обращение, согласно Классификатору административно-территориальных районов муниципального образования "город Екатеринбург", представленному в приложении N 1 к настоящему Положению (далее - индекс территории);

индекс категории входящего документа согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

Например, 458/0121/62/1, где:

458 - порядковый номер поступившего документа;

0121 - индекс должности лица, которому обращение гражданина направляется на рассмотрение;

62 - индекс территории;

1 - индекс категории входящего документа.

23. Регистрационный номер обращения (запроса в орган Администрации), подлежащего регистрации в органе Администрации, ответа на запрос органа Администрации состоит из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой:

порядковый номер документа внутри регистрируемого массива обращений граждан, запросов в орган Администрации, ответов на запросы органа Администрации, поступающих в орган Администрации с начала календарного года (далее - порядковый номер поступившего в орган Администрации документа);

индекс органа Администрации, в котором зарегистрировано обращение гражданина, запрос в орган Администрации, ответ на запрос органа Администрации согласно Классификатору отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга, представленному в приложении N 45 к Инструкции по делопроизводству (далее - индекс органа Администрации, в котором зарегистрирован поступивший документ);

индекс категории входящего документа согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

Например, 458/14/1, где:

458 - порядковый номер поступившего в орган Администрации документа;

14 - индекс органа Администрации, в котором зарегистрирован поступивший документ;

1 - индекс категории входящего документа.

24. Регистрационный номер обращению организации, подлежащему регистрации в отделе регистрации документов, присваивается в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.